por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Instituto Caro y Cuervo y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998,

DECRETA:

CAPÍTULO I

Estructura

Artículo 1°. Estructura. La estructura del Instituto Caro y Cuervo será la siguiente:

5.1 Comisión de Personal.

5.2 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

CAPÍTULO II

Funciones de las dependencias

Artículo 2° El Consejo Directivo del Instituto Caro y Cuervo, estará integrado y cumplirá sus funciones de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, en sus estatutos y demás disposiciones legales vigentes.

Artículo 3°.Dirección General. Son funciones de la Dirección General las siguientes:

• 1. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y acuerdos del Consejo Directivo.

• 1. Crear y conformar con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, mediante resolución, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y los planes y pro gramas trazados por la entidad; así como designar el funcionario bajo el cual quedará la coordinación y supervisión del grupo.

• 1. Representar legalmente al Instituto en los asuntos judiciales, extrajudiciales y demás actuaciones administrativas, y en ejercicio de esta facultad nombrar los apoderados especiales que demande la mejor defensa de los intereses del Instituto.

• 1. Adoptar los manuales específicos de funciones y competencias laborales y los manuales de procesos y procedimientos adecuados a la naturaleza, estructura y misión del Instituto.

• 1. Establecer y mantener el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad del Instituto, en los términos de oportunidad, eficacia y eficiencia definidos legalmente para cada una de las materias.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento administrativo y académico del Instituto.

• 1. Expedir los actos y adelantar las actuaciones administrativas requeridas para el cumplimiento de los objetivos misionales del Instituto.

• 1. Suscribir y/o celebrar los contratos y convenios necesarios para la consecución de los objetivos misionales y el funcionamiento administrativo del Instituto, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas por el Gobierno Nacional.

• 1. Ordenar los gastos con cargo al presupuesto del Instituto y efectuar el control en la ejecución de los mismos.

• 1. Nombrar, dar posesión y remover al personal del Instituto de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia.

• 1. Autorizar a los funcionarios del Instituto los permisos y comisiones de acuerdo con la ley y los reglamentos.

• 1. Orientar, promover, mantener y difundir la realización de acuerdos entre el Instituto e instituciones de índole nacional e internacional por medio de convenios y/o cartas de acuerdo y/o compromiso en las áreas de interés académico, investigativo, científico y humanístico.

• 1. Ejecutar y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias aplicables al Instituto, al igual que las diferentes disposiciones estatutarias y las demás decisiones emanadas del Consejo Directivo.

• 1. Orientar el diseño, planeación, programación, ejecución y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo institucional a corto, mediano y largo plazo.

• 1. Diseñar los planes, metas, procedimientos, mecanismos de seguimiento y evaluación del Sistema de Control Interno de la Entidad.

• 1. Garantizar la integridad y eficacia de la aplicación del sistema de control interno en las diferentes dependencias, a través de un seguimiento preciso, eficaz y continuo, que permita los resultados propuestos.

• 1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno Institucional y adoptar las medidas correctivas pertinentes.

• 1. Procurar que la atención de quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos en relación con la misión de la entidad, se presten en forma oportuna y eficiente.

• 1. Procurar la adecuada defensa extrajudicial y judicial del Instituto en los procesos y litigios, y en las demás actuaciones de resolución de conflictos en las cuales sea parte el Instituto.

• 1. Mantener la compilación y actualización de la jurisprudencia y de las normas legales y administrativas que regulan las funciones del instituto, de cada una de sus dependencias y velar por su adecuada difusión y aplicación.

• 1. Mantener al interior del Instituto la unidad de interpretación y aplicación de disposiciones legales respecto de los asuntos de competencia de la Entidad.

• 1. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Directivo.

• 1. Preparar y presentar para aprobación oportuna del Consejo Directivo, el anteproyecto de presupuesto anual, de acuerdo con las políticas generales fijadas por la ley y el Instituto Caro y Cuervo.

• 1. Presentar al Consejo Directivo, cuando este se lo solicite y por lo menos una vez al año, el informe de gestión y de rendición comprobada de las cuentas del periodo respectivo, conforme a la ley.

• 1. Rendir ante el Consejo Directivo los informes sobre el estado y ejecución de los programas de la Entidad.

• 1. Verificar la correcta aplicación de los recursos y el debido mantenimiento, custodia, y utilización de los bienes de la Entidad.

• 1. Adoptar el Sistema Integral de Gestión del Instituto Caro y Cuervo y responder por la eficacia de su funcionamiento.

• 1. Conocer en segunda instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores públicos del Instituto.

• 1. Adoptar las medidas necesarias para garantizar el correcto funcionamiento de la Entidad.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza de la entidad y que le sean asignadas por las normas legales.

Artículo 4°.Subdirección Académica. Son funciones de la Subdirección Académica las siguientes:

Artículo 5°.Subdirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera las siguientes:

• 1. Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la institución en todos los niveles.

• 1. Coordinar y programar las actividades de administración de personal, seguridad industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las políticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.

• 1. Coordinar la realización de estudios sobre planta de personal y adelantar los estudios necesarios con el fin de mantener actualizado el manual específico de funciones y de competencias laborales de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.

• 1. Programar, en coordinación con la Dirección General, los procesos de licitación, contratación, adquisición, almacenamiento y custodia de bienes y materiales.

• 1. Asesorar al Director en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.

• 1. Conocer en primera instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores públicos del Instituto.

• 1. Velar por la debida aplicación del Sistema de Desarrollo Administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la (entidad), orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.

• 1. Asistir a la Dirección General en la ejecución de las políticas institucionales en asuntos administrativos y financieros.

• 1. Formular políticas, planes y programas de desarrollo y administración del talento humano, recursos financieros y físicos a cargo del Instituto.

• 1. Prestar asesoría financiera y presupuestal al Consejo Directivo, la Dirección General y demás dependencias que lo requieran.

• 1. Colaborar en la formulación y evaluación de las normas y procedimientos que deben seguirse para la ejecución de las actividades administrativas y financieras que desarrolla el Instituto.

• 1. Participar conjuntamente con los funcionarios responsables de Planeación y la Coordinación Financiera en la elaboración del anteproyecto de presupuesto del Instituto y someterlo a consideración de las autoridades competentes.

• 1. Vigilar la eficiente administración, conservación, mantenimiento, custodia y seguridad de los recursos físicos y financieros del Instituto.

• 1. Elaborar informes y estudios sobre el desarrollo y cumplimiento de las actividades, planes y programas de las dependencias adscritas a Subdirección Administrativa y Financiera.

• 1. Participar en los comités, consejos y demás órganos consultivos del Instituto, que por Estatuto o Reglamento se establezcan o competan a los asuntos a su cargo.

• 1. Dirigir el desarrollo de las políticas de seguros que garanticen el amparo total de los bienes del Instituto.

• 1. Velar por la consecución y recaudo oportuno de los recursos presupuestales.

• 1. Propender por la destinación adecuada de los recursos teniendo como precepto básico la racionalización del gasto.

• 1. Velar por la correcta ejecución del Programa Anual de Caja (P.A.C.) en concordancia con los acuerdos de gastos.

• 1. Velar por la eficiente y oportuna aplicación de la Ley, los Estatutos, Acuerdos y demás disposiciones vigentes para el personal vinculado al Instituto.

• 1. Administrar el recurso humano desde el proceso de selección y vinculación, complementado con el desarrollo de programas de bienestar social y capacitación, para el logro de un óptimo clima laboral y eficiente desempeño de las funciones a cargo de cada funcionario.

• 1. Dirigir y coordinar el conjunto de procedimientos para el adecuado manejo de recursos, bienes y servicios, que soporten el área misional, en el marco de la normatividad pública.

• 1. Dirigir y coordinar el conjunto de procedimientos para el intercambio de información entre los funcionarios y el adecuado manejo de recursos informáticos y físicos.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y que le sean asignadas por las normas legales.

Artículo 6°.Funciones generales de las dependencias. Además de las funciones asignadas a cada dependencia, estas deben cumplir con las siguientes:

• 1. Realizar los reportes del cumplimiento de las metas y proponer oportunamente los correctivos cuando se presenten desviaciones de los objetivos definidos por la Gerencia.

• 1. Preparar, revisar y conceptuar, en los aspectos inherentes a las funciones de su dependencia, los proyectos de acuerdo, decreto, resolución o cualquier otro acto administrativo que elabore o expida el Instituto caro y Cuervo.

• 1. Elaborar los contenidos técnicos, de competencia de cada dependencia, que deben ser incluidos en los términos de referencia y pliegos de licitación.

• 1. Evaluar los aspectos técnicos, de competencia de cada dependencia, de las ofertas presentadas por los proponentes de los procesos licitatorios y de contratación y elaborar la documentación técnica requerida en las distintas etapas de los procesos contractuales correspondientes a los proyectos de su dependencia.

• 1. Coadyuvar al fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo y Plan Institucional de Gestión Ambiental mediante la aplicación de indicadores de gestión, estándares de desempeño y mecanismos de evaluación y control.

• 1. Dar respuesta oportuna y sustentada a las sugerencias, quejas y reclamos de acuerdo con el trámite establecido por la Subdirección Administrativa y Financiera.

• 1. Dar respuesta oportuna y sustentada a los derechos de petición, y a los requerimientos de las entidades de control fiscal y político, según su competencia.

• 1. Preparar los informes de gestión con destino a la Dirección General y los demás requeridos para los entes externos.

• 1. Aplicar los indicadores de gestión, estándares de desempeño y mecanismos de evaluación y control sobre el recurso humano y programas y proyectos que adelante.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza de cada dependencia y las que les sean asignadas por las normas legales.

Artículo 7°.Órganos de Asesoría y Coordinación. La Comisión de Personal, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y demás órganos de Asesoría y Coordinación que se organicen e integren, cumplirán sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. El Director General podrá crear comités permanentes o transitorios especiales.

Artículo 8°. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1442 de 1970.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 28 de julio de 2010.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Óscar Iván Zuluaga Escobar.

La Ministra de Cultura,

Paula Marcela Moreno Zapata.

La Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública,

Elizabeth Rodríguez Taylor.