Por el cual se aprueba el Acuerdo número 002 del 7 de abril de 1989, expedido por el Consejo Superior del Colegio Mayor de Antioquia, sobre adopción de la Estructura Orgánica de la Institución

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales y en especial de las que le confiere el Decreto-ley 1050 de 1968 y el Decreto-ley 80 de 1980,

DECRETA:

Articulo 1°. Aprobar el Acuerdo número 002 del 7 de abril de 1989, expedido por el Consejo Superior del Colegio Mayor de Antioquia, sobre adopción de la Estructura Orgánica de la Institución, cuyo texto es el siguiente:

«ACUERDO NUMERO 002 DE 1989

(abril 7)

"por el cual se establece la Estructura Orgánica del Colegio Mayor de Antioquia y se determinan las funciones de sus dependencias.

El Consejo Superior del Colegio Mayor de Antioquia, en uso de las atribuciones legales y estatutarias y en especial de las que le confiere el literal b) del artículo 59 del Decreto-ley 80 de 1980 en armonía con lo dispuesto en el artículo 4°del Decreto-ley 758 de 1988, y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

CAPITULO I

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

Artículo 1° La Estructura Orgánica del Colegio Mayor de Antioquia será la siguiente:

• 1. Consejo Superior.

• 1. Rectoría.

• 2.1. Oficina de Planeación y Sistemas.

• 1. Secretaría General.

• 1. Consejo Académico.

• 1. Vice-Rectoría Académica.

• 5.1. Facultad de Ciencias de la Salud.

5 1.1. Consejo de Facultad.

5 2. Facultad de Administración.

5.2.1. Consejo de Facultad.

5 2.2. Escuela de Administración Turística.

5 2.3. Escuela de Secretariado Bilingüe.

• 5.3. Facultad de Arquitectura e Ingeniería.

5.3.1. Consejo de Facultad.

• 5.4. Facultad de Ciencias Sociales.

5.4.1. Consejo de Facultad.

• 5.5. Centro de Biblioteca y Recursos Educativos.

• 5.6. Centro de Admisiones, Registro y Control Académico

• 5.7. Centro de Salud y Extensión Vocacional.

• 5.8. Centro de Investigación.

• 1. División Administrativa.

• 6.1. Sección Financiera.

6.1.1. Grupo de Tesorería.

• 6.2. Sección de Personal.

• 6.3. Sección de Servicios Generales.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación.

• 7.1. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 7.2. Comisión de Personal.

• 7.3. Comisión de Personal Docente.

• 7.4. Comité de Investigaciones.

• 7.5. Comité Administrativo.

CAPITULO II

DE LAS FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS.

Artículo 2° El Consejo Superior, la Rectoría, el Consejo Académico y los Consejos de Facultad se integran y cumplen las funciones para ellos, señaladas en el Estatuto General y demás disposiciones vigentes.

Artículo 3° DE LA OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS. Son funciones de la Oficina de Planeación y Sistemas:

• a) Proponer, elaborar, actualizar y evaluar las políticas, planes, programas y proyectos de la entidad en coordinación con las distintas dependencias;

• b) Asesorar a la Rectoría en la planeación, programación y evaluación académica, administrativa y financiera del Colegio Mayor;

• c) Realizar estudios sobre organización, funcionamiento, métodos y procedimientos, elaborar los manuales respectivos y colaborar a las distintas dependencias en su implantación;

• d) Preparar en coordinación con las diferentes dependencias del Colegio Mayor el proyecto anual de presupuesto de rentas y gastos;

• e) Recopilar, analizar, evaluar, consolidar la información estadística sobre las actividades del Colegio Mayor;

• f) Hacer recomendaciones a la Rectoría sobre la utilización de la capacidad instalada, el acondicionamiento de locales y espacios de la planta física del Colegio Mayor;

• g) Elaborar y evaluar los planes de desarrollo institucionales, coordinar su ejecución y sugerir ajustes;

• h) Establecer pautas y procedimientos para el desarrollo de la autoevaluación institucional;

• i) Dirigir y coordinar la elaboración de estudios de factibilidad y la implementación de los procesos de sistematización y automatización en el Colegio Mayor;

• j) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4° SECRETARIA GENERAL. La Secretaría General cumple, además de las funciones previstas en el Estatuto General, las siguientes:

• a) Participar en la preparación y elaboración de los planes y programas relacionados con sus funciones:

• b) Asistir a las distintas dependencias del Colegio Mayor en el estudio y solución de los asuntos de orden jurídico y elaborar y revisar los actos administrativos correspondientes;

• c) Elaborar y actualizar la codificación de las disposiciones internas y externas relacionadas con el Colegio Mayor y darlas a conocer a los empleados y estudiantes;

• d) Expedir las certificaciones y constancias requeridas por los alumnos, exalumnos, profesores y personal administrativo;

• e) Administrar los procesos de correspondencia y archivo;

• f) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5° VICE-RECTORIA ACADEMICA. Son funciones de la Vice-Rectoría Académica:

• a) Asesorar a la Rectoría en la formulación de políticas, planes y programas académicos, de investigación y extensión;

• b) Velar por el cumplimiento de las disposiciones emanadas del Consejo Superior, Rectoría y Consejo Académico en materia de docencia, investigación y extensión;

• c) Formular y coordinar los planes y programas de docencia, investigación y extensión que desarrolle la institución;

• d) Proponer a la Rectoría la creación, modificación o supresión de las dependencias y programas académicos:

• e) Coordinar con las diferentes facultades la organización y estructura de los planes de estudio y el diseño curricular y evaluativo de los diferentes programas;

• f) Coordinar y controlar las actividades relacionadas con el manejo de los recursos educativos;

• g) Dirigir y controlar a través de las dependencias correspondientes los sistemas de admisiones, registro y control académico y los servicios de biblioteca y recursos educativos;

• h) Dirigir la elaboración del calendario de actividades académicas y proponerlo al Consejo Académico a través de la Rectoría;

• i) Presentar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• j) Las demás funciones asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia;

Artículo 6° FACULTADES. Son funciones de las facultades:

• a) Organizar, dirigir y controlar los programas académicos a su cargo;

• b) Coordinar el uso de los recursos que le sean asignados para el desarrollo de las actividades;

• c) Atender y coordinar la prestación de los servicios docentes y de asesoría a los otros programas académicos y los de asistencia a la comunidad;

• d) Organizar desarrollar y evaluar los planes y programas de docencia e investigación;

• e) Estructurar y evaluar los planes de estudio, el diseño curricular, el desempeño docente y estudiantil, las metodologías, las prácticas y los procesos de formación

y proponer los ajustes necesarios del programa;

• f) Elaborar el calendario de actividades académicas y proponerlo al Consejo Académico;

• g) Controlar el desarrollo del calendario académico y de las actividades y responsabilidades de los docentes y estudiantes adscritos a los programas;

• h) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas el proyecto anual de gastos e inversiones de la facultad;

• i) Presentar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• j) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7° CENTRO DE BIBLIOTECA Y RECURSOS EDUCATIVOS. Son funciones del Centro de Biblioteca y Recursos Educativos:

• a) Organizar y controlar la prestación de los servicios de biblioteca y documentación;

• b) Definir los sistemas de clasificación, procesamiento y conservación de los materiales bibliográficos y ayudas didácticas;

• c) Establecer sistemas de distribución, préstamo e intercambio de material bibliográfico y de apoyo a la docencia;

• d) Publicar boletines bibliográficos e informativos sobre disponibilidades y novedades de material didáctico y bibliográfico para los diferentes usuarios de la biblioteca;

• e) Organizar, coordinar y controlar la adquisición y utilización de los recursos bibliográficos, didácticos y de ayudas educativas;

• f) Instruir y asesorar a los usuarios sobre el manejo de los equipos audiovisuales y ayudas didácticas;

• g) Prestar servicios de diseño y diagramación de documentos que le sean solicitados;

• h) Adelantar programas de intercambio bibliográfico con las redes nacionales e internacionales de información científica;

• i) Prestar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• j) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8° CENTRO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO. Son funciones del Centro de Admisiones, Registros y Control Académico;

• a) Ejecutar los procesos de inscripción, selección, admisión y matrícula de estudiantes;

• b) Informar y orientar al aspirante sobre los planes de estudio, requisitos y procedimientos para inscripción, matrícula, transferencia y reintegro;

• c) Organizar y actualizar los registros, archivos y kárdex de alumnos;

• d) Elaborar y publicar listas, calendarios académicos, horarios, certificados y constancias de alumnos;

• e) Rendir informes a la Rectoría sobre el resultado de sus funciones;

• f) Expedir y refrendar el carné estudiantil;

• g) Registrar y suministrar información estadística de estudiantes inscritos, matriculados, egresados y graduados;

• h) Expedir el paz y salvo académico de estudiantes;

• i) Presentar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9° CENTRO DE SALUD Y EXTENSION VOCACIONAL. Son funciones del Centro de Salud y Extensión Vocacional:

• a) Elaborar los proyectos y formular las recomendaciones que le sean propias en materia de programas de extensión para ser consideradas por las Directivas de la Institución.

• b) Programar y adelantar los programas de extensión a la comunidad aprobados por las Directivas del Colegio;

• c) Prestar servicios médicos, odontológicos, de laboratorio y primeros auxilios al personal estudiantil de la Institución y a la comunidad, en coordinación con la Secretaría de Salud del Departamento de Antioquia y la Facultad de Ciencias Sociales;

• d) Evaluar periódicamente los resultados de los programas establecidos y proponer aquellos que representen mayores beneficios a la comunidad;

• e) Elaborar programas de asesoría y extensión a la comunidad;

• f) Programar, administrar y evaluar programas de educación continuada y educación no formal;

• g) Presentar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10. CENTRO DE INVESTIGACION. Son funciones del Centro de Investigación:

• a) Formular los criterios y normas generales sobre investigación, orientar y coordinar los programas y proyectos que desarrollen los alumnos, los profesores y la comunidad;

• b) Promover el espíritu científico e investigativo en la comunidad y el Colegio Mayor;

• c) Apoyar los programas académicos en aspectos de investigación y capacitación para docentes y alumnos;

• d) Establecer relaciones de intercambio y colaboración en las áreas de investigación y extensión con organismos nacionales y extranjeros;

• e) Impulsar y coordinar la publicación de los resultados de las investigaciones;

• f) Presentar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11. DIVISION ADMINISTRATIVA. Son funciones de la División Administrativa:

• a) Asistir a la Rectoría en la formulación de políticas relacionadas con el área administrativa y financiera;

• b) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la prestación de los servicios administrativos de la Institución;

• c) Ejecutar y controlar las actividades presupuestales, contables, financieras, de administración de personal, adquisiciones, almacén, suministros y servicios generales del Colegio Mayor;

• d) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación el Proyecto de Presupuesto de ingresos y gastos del Colegio Mayor;

• e) Dirigir y controlar la prestación de los servicios de bienestar y recreación a los estudiantes, personal docente y administrativo de la institucional;

• f) Coordinar la administración de los recursos físicos del Colegio Mayor, velar por su conservación mantenimiento y seguridad;

• g) Organizar el almacén del Colegio Mayor de Antioquia con los sistemas y normas legales vigentes. Mantener actualizados los inventarios de bienes y elementos del Colegio Mayor, cumplir y hacer cumplir las normas que sobre la materia expida la Contraloría General de la República;

• h) Presentar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• I) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 12. SECCION FINANCIERA. Son funciones de la Sección Financiera:

• a) Disponer los mecanismos para el recaudo de todas las rentas o ingresos del Colegio Mayor;

• b) Formular, desarrollar y coordinar planes, programas y procedimientos encaminados a racionalizar los gastos originados en el funcionamiento de la Institución así como también a incrementar sus rentas;

• c) Establecer y desarrollar, de acuerdo con las normas de la Contraloría General de la República, los sistemas de contabilidad financiera, presupuestal y de costos del Colegio Mayor;

• d) Evaluar el rendimiento financiero del patrimonio y las inversiones de la Institución, procurando rentabilidad y seguridad en las mismas;

• e) Controlar y supervisar lo relacionado con la administración de pólizas de seguro, manejo y cumplimiento;

• f) Rendir informes periódicos a las Directivas de la Institución y a los órganos oficiales que los soliciten, sobre todos aquellos aspectos relacionados con la situación económica y presupuestaria de la Institución;

• g) Colaborar con la División Administrativa y la Oficina de Planeación y Sistemas en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de rentas y gastos de la Institución;

• h) Presentar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 13. GRUPO DE TESORERIA. Son funciones del Grupo de Tesorería:

• a) Custodiar los títulos, valores y demás documentos del patrimonio del Colegio Mayor;

• b) Realizar el recaudo y control de los dineros que ingresen a la Institución provenientes de las distintas fuentes de financiamiento;

• c) Efectuar el pago de las obligaciones contraídas por la Institución;

• d) Administrar y controlar las actividades de caja y cobranzas de la Institución;

• e) Informar a los directivos sobre el movimiento de tesorería;

• f) Expedir los certificados y presentar los Informes necesarios, de acuerdo a las actividades de la dependencia;

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 14. SECCION DE PERSONAL. Son funciones de la Sección de Personal:

• a) Desarrollar los sistemas y procedimientos de administración de personal del Colegio Mayor;

• b) Organizar y llevar los registros, el control y las estadísticas de personal y elaborar las constancias requeridas;

• c) Cuidar que la Institución se mantenga dentro de las normas vigentes, pactos y reglamentos establecidos, en lo que se refiere a las relaciones con sus profesores, empleados y trabajadores;

• d) Elaborar la nómina de personal de la Institución;

• e) Realizar los procesos de selección e incorporación de personal y velar por la aplicación de los sistemas de carrera administrativa, escalafón nacional docente, calificación de servicios y regímenes disciplinario y prestacional;

• f) Programar, fomentar, coordinar y ejecutar actividades culturales, artísticas, deportivas, de capacitación, adiestramiento, perfeccionamiento y bienestar para los alumnos profesores y personal administrativo del Colegio Mayor;

• g) Presentar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 15. SECCION DE SERVICIOS GENERALES Son funciones de la Sección de Servicios Generales:

• a) Atender y coordinar las actividades relacionadas con la prestación de los servicios de aseo, celaduría, mensajería, adquisiciones, almacén, suministros transporte, mantenimiento y publicaciones;

• b) Efectuar el mantenimiento y reparación de las instalaciones, equipos y enseres del Colegio Mayor;

• c) Coordinar la prestación y funcionamiento de los servicios públicos requeridos en el Colegio Mayor;

• d) Prestar informes del desarrollo de las actividades de la dependencia;