por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política, los artículos 8° de la Ley 298 de 1996 y 43 de la Ley 489 de 1998, y el Estatuto Orgánico de Presupuesto,

DECRETA:

CAPITULO I

El Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación

Artículo 1°.Objeto. El presente decreto determina, el marco para la administración, implantación, operatividad y aplicabilidad del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación.

Artículo 2°.Definición. En el marco de lo dispuesto en el artículo 8° de la Ley 298 de 1996, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.

Artículo 3°. Información del sistema. El SIIF Nación reflejará la siguiente información:

• a) El detalle de todas las transacciones con efectos económico-financieros que se deriven de la gestión de los órganos conectados en línea con el SIIF Nación. Esta información se reflejará en tiempo real y concomitante con la operación realizada;

• b) La gestión financiera pública agregada de los órganos que operan fuera de línea al SIIF Nación;

• c) La ejecución presupuestal y la gestión contable de las entidades públicas, de manera actualizada, integral y simultánea;

• d) La secuencia de todos los registros con el fin de facilitar el seguimiento y control de las operaciones;

• e) Los clasificadores presupuestales y contables utilizados para registrar la gestión en el sistema con una estructura escalonada por niveles;

• f) Las reservas presupuestales y las cuentas por pagar, que deben constituir las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación;

• g) El Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, su distribución, modificaciones, cupos utilizados y cupos disponibles;

• h) Los pagos realizados a través de la Cuenta Unica Nacional.

Artículo 4°.Obligatoriedad de utilización del Sistema. Los órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Contaduría General de la Nación, o quien haga sus veces, deberán registrar en línea las transacciones en el SIIF Nación asociadas con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos que para el efecto expida el Administrador del Sistema.

Las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de estas, que reciban aportes de la Nación como Unidades Ejecutoras de una sección presupuestal, también estarán obligadas a registrar en línea sus transacciones en el SIIF Nación.

Igualmente dichas entidades y dependencias deberán registrar la información de los órganos y regionales que realizan su gestión financiera pública fuera de línea con el SIIF Nación.

El Comité Directivo del SIIF Nación, de que trata el artículo 8° del presente decreto, determinará qué órganos ejecutores, por restricciones de carácter técnico, no registrarán la gestión financiera pública en línea con el SIIF Nación.

Artículo 5°.Responsabilidad de la información. El representante legal de cada órgano conectado con el SIIF Nación, deberá establecer los procedimientos de control interno administrativo y contable, que garanticen la aplicación de los requerimientos técnicos y de seguridad previstos para el adecuado funcionamiento del sistema, con el fin de propender por un registro en el aplicativo de la gestión financiera pública, basado en criterios de oportunidad, veracidad, confiabilidad, confidencialidad e integridad.

Igualmente, son responsables por la información registrada todos los usuarios del SIIF Nación. Las irregularidades en los registros deberán ser reportadas a las autoridades competentes.

Artículo 6°.Alcance de la información registrada en el SIIF Nación. La información registrada en el sistema es fuente válida para:

• a) El desarrollo de los procesos operativos relacionados con la gestión de apropiaciones, la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos, la distribución y administración del Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC, la tramitación de las órdenes de pago para el abono en cuenta a través del sistema de Cuenta única Nacional y la gestión contable;

• b) La elaboración de informes de seguimiento presupuestal;

• c) La evaluación financiera de la Inversión Pública y el control de resultados que realicen las autoridades públicas;

• d) La generación de información contable básica y la obtención de los informes y estados contables requeridos por la Contaduría General de la Nación;

• e) La obtención de los informes requeridos por las entidades de control;

• f) La constitución de la reserva presupuestal y de las cuentas por pagar;

• g) Expedir certificados de disponibilidad presupuestal, asumir compromisos, registrar obligaciones y efectuar pagos con cargo a las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nación.

CAPITULO II

Organización y administración del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación

Artículo 7°.Organización del SIIF Nación. La organización del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación estará compuesta por:

• a) Un Comité Directivo;

• b) Un Comité de Seguridad;

• c) Un Administrador del Sistema;

• d) Un funcionario responsable del SIIF en cada entidad usuaria del aplicativo.

Artículo 8°.Composición del Comité Directivo del SIIF Nación. El Comité Directivo del SIIF Nación estará conformado por el Viceministro General de Hacienda, quien lo presidirá, los Directores Generales del Presupuesto Público Nacional, del Crédito Público y del Tesoro Nacional y de Tecnología del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el Contador General de la Nación, y por el Administrador del SIIF Nación quien será el Secretario Técnico.

Artículo 9°.Funciones del Comité Directivo. Corresponde al Comité Directivo del SIIF Nación, desarrollar las siguientes funciones:

• a) Definir políticas respecto de la funcionalidad y cobertura del sistema, de conformidad con las normas vigentes y con las características del mismo;

• b) Presentar a consideración de la autoridad competente propuestas de modificación a las normas presupuestales, contables o tributarias que impidan un registro integral de la gestión financiera de los usuarios en el sistema;

• c) Aprobar los cambios en la funcionalidad, la cobertura y/o los aspectos tecnológicos del sistema, propuestos por cualquiera de sus miembros, cuyo desarrollo implique un gran impacto al aplicativo. Para tal fin, previamente el Administrador del SIIF Nación deberá presentar un informe sobre el impacto en la funcionalidad, integralidad y seguridad del Sistema;

• d) Autorizar la definición de los requerimientos e instalación de la infraestructura tecnológica necesaria, cuando haya lugar a modificaciones en los componentes tecnológicos sobre los cuales opera el sistema;

• e) Darse su propio reglamento.

Parágrafo. Cualquier decisión o modificación que se le realice al sistema que afecte el área de competencia de las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional, de Crédito Público y del Tesoro Nacional y de Tecnología del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y de la Contaduría General de la Nación, o delas dependencias que las reemplacen, requerirán previamente de su aprobación.

Artículo 10.Composición del Comité de Seguridad del SIIF Nación. El Comité de Seguridad del SIIF Nación, estará conformado por el Administrador del SIIF Nación, quien lo presidirá, los Directores Generales del Presupuesto Público Nacional, del Crédito Público y del Tesoro Nacional y de Tecnología del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, o sus delegados, por el Contador General de la Nación, o su delegado, y el Asesor de Seguridad del SIIF Nación quien ejercerá las funciones de Secretario del Comité, quien levantará las actas de las reuniones y tendrá voz pero no voto. Asistirá como invitado con voz pero sin voto el Jefe de la Oficina de Control Interno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 11.Funciones del Comité de Seguridad del SIIF Nación. Corresponde al Comité de Seguridad del SIIF Nación, desarrollar las siguientes funciones:

• a) Dictar las Políticas y los estándares que constituyen el modelo de seguridad del SIIF Nación;

• b) Aprobar el modelo de seguridad del SIIF Nación presentado por el Administrador del Sistema;

• c) Determinar pautas para la implantación, complementación y mejoramiento permanente del modelo de seguridad del SIIF Nación;

• d) Trazar directrices para la divulgación e implantación de estándares de seguridad por parte de las entidades usuarias;

• e) Solicitar al Administrador del SIIF Nación informes de seguimiento sobre la implantación del modelo de seguridad del sistema;

• f) Evaluar el informe anual de riesgos del SIIF Nación presentado por el Administrador del aplicativo;

• g) Mantener actualizado al Comité Directivo acerca del estado de implantación del modelo de seguridad del SIIF Nación, para lo cual deberá:

• 1. Informar sobre los resultados obtenidos de las evaluaciones realizadas a la seguridad del sistema.

• 1. Identificar los nuevos riesgos que amenazan el SIIF Nación, determinando sus causas y posibles soluciones.

• 1. Determinar las desviaciones en el desarrollo del plan de seguridad del SIIF Nación, identificar sus causas y posibles soluciones.

• 1. Informar sobre el estado de las investigaciones y análisis en curso sobre la seguridad de la información del SIIF Nación.

• h) Determinar los eventos en que por motivos técnicos o de seguridad no se deba realizar el pago directo al beneficiario a través del SIIF Nación;

• i) Tomar las medidas que considere pertinentes cuando el Administrador del Sistema le informe del mal uso del aplicativo por parte de los usuarios;

• j) Darse su propio reglamento;

• k) Las demás que le determine el Comité Directivo respecto de la seguridad del sistema.

Artículo 12.El Administrador del SIIF Nación. El Viceministerio General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es la dependencia encargada de la administración del SIIF Nación. Para tal fin, el Viceministro General de Hacienda designará a un funcionario de alto nivel de la planta de personal de su despacho como Administrador del Sistema, quien tendrá a su cargo un grupo de apoyo.

Parágrafo. Se entiende por administración del SIIF Nación la realización de todas las gestiones necesarias para mantener actualizado el aplicativo a la normatividad vigente, introducir mejoras a su funcionalidad, atender y capacitar a los usuarios, velar por el cumplimiento del modelo de seguridad aprobado por el Comité de Seguridad y posibilitar su normal servicio dentro del horario que se establezca.

Artículo 13.Funcionario responsable del SIIF en la entidad. Los representantes legales de las entidades usuarias o en su defecto los Secretarios Generales o quien haga sus veces, designarán mediante acto administrativo, un funcionario del nivel directivo, asesor o ejecutivo, para que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, quien será el enlace oficial entre la Entidad y el Administrador del Sistema.

En el evento que la entidad tenga más de una unidad ejecutora, se podrá designar un Coordinador SIIF Entidad por cada una de ellas.

Artículo 14. Responsabilidades de la coordinación del SIIF en la Entidad. El Coordinador SIIF Entidad será responsable de la implantación de las medidas de seguridad señaladas por el Comité de Seguridad y de la administración de los usuarios de la Entidad. Para tal fin deberá, responder por la creación de usuarios y de terminales; verificar las restricciones de uso del aplicativo; brindar soporte funcional y técnico; mantener actualizado al administrador del sistema respecto a las novedades de los usuarios y del funcionario responsable del sistema; capacitar a los usuarios nuevos previa su creación en el aplicativo; mantener un archivo documental de los usuarios y cumplir con las políticas y estándares de seguridad del sistema SIIF Nación.

CAPITULO III

Del pago a beneficiario final

Artículo 15.Pago a beneficiario final. Las entidades en línea con el SIIF Nación efectuarán el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada. En los casos que expresamente determine el Comité de Seguridad del SIIF Nación, el pago se efectuará por medio de la figura del endoso al pagador de la Entidad.

Los pagos con recursos del Presupuesto General de la Nación que no se realicen por medio del SIIF Nación, deberán efectuarse a través de los sistemas electrónicos ofrecidos por las entidades financieras. En caso de no ser posible dicho pago, se atenderá con cheques de gerencia de las entidades bancarias en las que las pagadurías tengan abiertas sus cuentas. Los costos que genere el pago serán asumidos con cargo al presupuesto de gastos de la Entidad.

Artículo 16.Registro de cuentas bancarias de beneficiarios. Las entidades deberán registrar previamente en el SIIF Nación, la cuenta bancaria a través de la cual efectuará el pago de las obligaciones reconocidas a favor de cada beneficiario.

Para el registro de las cuentas bancarias el beneficiario deberá informar por escrito el número de la misma y anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste que es el cuentahabiente, su identificación, el número, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa. Este documento será parte integral del acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales.

El registro de los beneficiarios y de las cuentas que se utilicen para recibir pagos a través del SIIF Nación, es responsabilidad de los ordenadores del gasto de las entidades usuarias y de los funcionarios que intervienen en él. Para tal fin, el perfil de usuario que envía a validación dichas cuentas a través del sistema, deberá estar en cabeza de un funcionario del nivel directivo, asesor o ejecutivo. En los eventos que tal designación no sea posible, tal perfil estará en cabeza del funcionario de más alta jerarquía de la dependencia que efectuará el registro.

Solamente se podrán registrar cuentas que estén asociadas a un compromiso presupuestal, a una devolución o a las transferencias de recursos entre entidades públicas nacionales y territoriales, el incumplimiento de lo anterior se deberá poner en conocimiento de las autoridades correspondientes.

Artículo 17.Responsabilidad del pago a beneficiario final. Todo pago que se haga a beneficiario final a través de las cuentas registradas por las entidades usuarias del SIIF Nación es de responsabilidad de la Entidad. En el evento que se haga un pago no debido a través de dichas cuentas, serán responsables el ordenador del gasto y los funcionarios de la Entidad cuyos perfiles de usuario intervinieron en el pago.

Para el pago en el exterior por concepto de servicio de la deuda o de proveedores, la validación de las cuentas será responsabilidad del ordenador del gasto de la entidad que efectúa el pago o en quien este haya delegado.

Artículo 18.Exclusividad del pago a beneficiario final. El pago a beneficiario final se efectuará únicamente al beneficiario registrado en el acto administrativo o en la relación contractual por medio de la cual se afectan las apropiaciones presupuestales, salvo en los eventos definidos por el Comité de Seguridad del SIIF Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 11 del presente decreto.

Las entidades usuarias del SIIF Nación son responsables por las modificaciones que se hagan al beneficiario de un compromiso, en virtud de una cesión de contratos o en los demás eventos permitidos por la ley. Para tal fin, estas deberán contar con autorización del ordenador del gasto.

Artículo 19.Información del pago al beneficiario final. Las entidades usuarias del SIIF Nación una vez han ordenado el pago al beneficiario, deberán informarle sobre la realización del mismo, con el fin de que verifiquen el abono en cuenta.

Las entidades usuarias del SIIF Nación, verificarán que los pagos realizados con abono en cuenta, hayan sido recibidos por el correspondiente beneficiario.

CAPITULO IV

De la gestión en línea

Artículo 20.Requisitos para el registro de usuarios. El Coordinador del SIIF Nación de cada entidad previo a la solicitud de creación de un usuario en el SIIF Nación, debe considerar lo siguiente:

• a) Que el usuario sea un funcionario o un contratista activo de la entidad;

• b) Que el superior inmediato del funcionario o contratista solicite por escrito su creación en el SIIF Nación y señale las restricciones que debe tener;

• c) Verificar que el perfil asignado en el SIIF Nación es consistente con las funciones del cargo o del contrato;

• d) Validar que el funcionario o contratista ha recibido previamente capacitación sobre la seguridad y funcionalidad del SIIF Nación;

• e) En caso que el usuario sea un contratista debe validar que el contrato tenga cláusula de confidencialidad.

Artículo 21.Registro del anexo del decreto de liquidación del Presupuesto General de la Nación y de sus modificaciones. La Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público registrará en el SIIF Nación el anexo del decreto de liquidación de cada vigencia fiscal a más tardar el 28 de diciembre de cada año. Las modificaciones al anexo se registrarán inmediatamente después de que se apruebe el acto administrativo que las contenga.