por el cual se aprueba el Acuerdo número 00036 del 1° de agosto de 1989 de la Junta Directiva de Las Residencias Femeninas del Ministerio de Educación Nacional, sobre adopción de la Estructura Orgánica

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 26 del Decreto-ley 1050 de 1968 y oído el concepto favorable de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República.

DECRETA:

Artículo 1°. Apruébase la Estructura Orgánica de las Residencias Femeninas del Ministerio de Educación Nacional, expedida por la Junta Directiva, cuyo texto es el siguiente:

ACUERDO NUMERO 00036 DE 1989

(agosto 1°)

por el cual se establece la Estructura Orgánica de las Residencias Femeninas del Ministerio de Educación Nacional y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva de las Residencias Femeninas del Ministerio de Educación Nacional, en uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial las establecidas en el artículo 26 del Decreto-ley 1050 de 1968 y numeral 4°del artículo 10 de los Estatutos Internos,

ACUERDA:

• I. DE LA ESTRUCTURA.

Artículo 1°La Estructura Orgánica de las Residencias Femeninas del Ministerio de Educación Nacional será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. DIRECCION GENERAL

• 1. SECRETARIA GENERAL

• 3.1. Sección Administrativa y Financiera.

3.1.1. Grupo de Personal.

3.1.2. Grupo Financiero.

3.1.3. Grupo de Servicios Generales.

• 3.2. Sección de Residentes.

3.2.1. Grupo de Registro y Control.

3.2.2. Grupo de Supervisión y Disciplina.

• 1. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

• 4.1. Comisión de Personal.

• 4.2. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 4.3. Comité de Dirección.

• II. DE LAS FUNCIONES.

Artículo 2°JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCION GENERAL. La Junta Directiva y la Dirección General cumplirán las funciones que les han sido asignadas en la ley y en los estatutos aprobados por el Decreto número 562 de 1989 y en las demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Artículo 3°SECRETARIA GENERAL. La Secretaría General cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Participar en la preparación y elaboración de los planes y programas de la entidad.

• 1. Actuar como Secretario de la Junta Directiva.

• 1. Asistir a las distintas dependencias de las Residencias, en el estudio y solución de los asuntos de orden jurídico y elaborar o revisar los actos administrativos correspondientes.

• 1. Refrendar los actos administrativos proferidos por la Junta Directiva y la Dirección General de la entidad y expedir las certificaciones que conforme a las normas y reglamentos le corresponden.

• 1. Notificar en los términos legales y reglamentarios los actos administrativos proferidos por las Residencias Femeninas.

• 1. Elaborar y actualizar la codificación de las disposiciones internas y externas relacionadas con las Residencias y darlas a conocer a empleados y residentes.

• 1. Conservar y actualizar los títulos de los bienes inmuebles propiedad de las Residencias.

• 1. Dirigir y coordinar la administración del personal, las actividades financieras y contables, así como lo relacionado con los servicios generales de las Residencias.

• 1. Organizar y controlar la prestación de los servicios de la Biblioteca.

• 1. Administrar los procesos de correspondencia y archivo y los servicios de mensajería requeridos en las Residencias.

• 1. Presentar informes a la Dirección General sobre el desarrollo de sus actividades.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas Y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4°SECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. La Sección Administrativa y Financiera cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Asistir a la Secretaría General en la formulación de planes y programas relacionados con las áreas de administración de personal, financiera y demás servicios administrativos.

• 1. Adelantar las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento, suministro y conservación de los bienes y elementos de consumo de la Entidad.

• 1. Elaborar el programa anual de compras, de acuerdo con las necesidades de la Institución.

• 1. Orientar la ejecución de los planes de modernización y racionalización administrativa de la entidad.

• 1. Supervisar la liquidación, cobro y recaudo de los fondos provenientes de la prestación de los servicios de la Entidad.

• 1. Elaborar propuestas sobre la gestión financiera en asuntos de presupuesto, contabilidad y pagaduría.

• 1. Dirigir la elaboración de los informes financieros que deba presentar la entidad al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a la Contraloría General de la República y demás entidades del Estado.

• 1. Velar por el cumplimiento de las normas sobre higiene y seguridad industrial.

• 1. Supervisar la prestación de los servicios de aseo, vigilancia, celaduría, mantenimiento y transporte.

• 1. Presentar informes sobre el desarrollo de sus actividades.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de su dependencia.

Artículo 5°GRUPO DE PERSONAL. El grupo de personal cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Atender las labores relacionadas con la administración del personal de las Residencias.

• 1. Velar por la aplicación de las normas y procedimientos sobre reclutamiento, selección, remuneración, desarrollo, promoción y evaluación de los recursos humanos de las Residencias.

• 1. Efectuar los trámites para el escalafonamiento y retiro de la Carrera Administrativa de los empleados públicos de las Residencias.

• 1. Elaborar la nómina de personal de la institución.

• 1. Ejecutar las actividades relacionadas con el registro y control del personal de la entidad.

• 1. Elaborar las providencias administrativas sobre las novedades de personal de las Residencias.

• 1. Efectuar la liquidación de prestaciones sociales de los funcionarios de la entidad.

• 1. Presentar informes sobre el desarrollo de sus actividades.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°GRUPO FINANCIERO. El Grupo Financiero cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Atender la ejecución y el registro de las operaciones presupuestales y contables, en concordancia con las normas legales y fiscales.

• 1. Expedir los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal.

• 1. Preparar en coordinación con la Sección Administrativa y Financiera y las distintas dependencias de la entidad, el proyecto anual de presupuesto.

• 1. Preparar y presentar los estados financieros y contables de las Residencias.

• 1. Realizar el recaudo y control de los dineros que ingresen a la institución, provenientes de las distintas fuentes de financiamiento.

• 1. Efectuar el pago de las obligaciones contraídas por la Entidad.

• 1. Custodiar los títulos, valores y demás documentos del patrimonio de la Institución.

• 1. Registrar en los libros de caja y de bancos los ingresos y gastos de la Entidad.

• 1. Preparar y rendir informes sobre los asuntos que sean de su competencia.

• 1. Analizar y evaluar los estados bancarios y la situación de caja.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°GRUPO DE SERVICIOS GENERALES. El Grupo de Servicios Generales cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Velar por la oportuna prestación de servicios relacionados con: vigilancia, aseo, mantenimiento, transporte, cafetería y recepción.

• 1. Efectuar el mantenimiento y reparación de las instalaciones de la Entidad.

• 1. Coordinar la prestación y funcionamiento de los servicios públicos requeridos en las Residencias.

• 1. Presentar informes sobre el desarrollo de sus actividades.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8°SECCION DE RESIDENTES. La Sección de Residentes cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Participar en la formulación de los planes y programas sobre residentes, que adelante la entidad.

• 1. Prestar y administrar el servicio de alojamiento a cargo de la Entidad, conforme a las disposiciones legales y estatutarias sobre el particular.

• 1. Diseñar e implantar sistemas y técnicas para modernizar, desarrollar, ampliar y perfeccionar la prestación de servicios a las residentes.

• 1. Elaborar el calendario de admisiones y el reglamento interno de residentes.

• 1. Coordinar la ejecución de las labores relacionadas con supervisión y disciplina de las residentes.

• 1. Coordinar y controlar a través de las dependencias correspondientes los procesos de admisiones y los sistemas de registro y control de residentes.

• 1. Adelantar las investigaciones requeridas para detectar las necesidades e intereses de los funcionarios y residentes, con el fin de estructurar los programas de bienestar.

• 1. Programar, fomentar coordinar y ejecutar actividades culturales, artísticas, deportivas y de bienestar para las residentes y el personal administrativo de la Entidad.

• 1. Prestar los servicios médicos básicos al personal residente de la entidad.

• 1. Presentar informes sobre el desarrollo de sus actividades.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9°GRUPO DE REGISTRO Y CONTROL. El Grupo de Registro y Control cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Ejecutar los procesos de inscripción, selección y admisión de residentes.

• 1. Informar y orientar a las aspirantes sobre los requisitos y procedimientos para inscripción, selección y admisión.

• 1. Organizar, llevar y actualizar los registros, archivos y kárdex de residentes y huéspedes, conforme a los reglamentos establecidos por las Residencias.

• 1. Prestar los servicios de trabajo social y orientación a las aspirantes y residentes.

• 1. Participar en la elaboración del calendario de admisiones y del reglamento interno de residentes.

• 1. Presentar informes sobre el desarrollo de sus actividades.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10.GRUPO DE SUPERVISION Y DISCIPLINA. El Grupo de Supervisión y Disciplina cumplirá las siguientes funciones:

• 1. Atender la supervisión y control del comportamiento, disciplina, moralidad, salubridad y orden de las residentes y de las Residencias.

• 1. Velar por la aplicación del régimen disciplinario interno de las residentes.

• 1. Organizar y actualizar los registros, archivos y kárdex de permisos, sanciones e infracciones disciplinarias.

• 1. Controlar la entrada de personal extraño a los pisos exclusivos de las residentes.

• 1. Instalar a las residentes nuevas y hacerles conocer el reglamento interno.

• 1. Presentar informes sobre el desarrollo de sus actividades.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

• III. DE LOS ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION.

Artículo 11.COMISION DE PERSONAL. La Comisión de Personal se integrará y cumplirá sus funciones de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

Artículo 12.JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones estará integrada por:

-El Secretario General, quien la presidirá.

-El Jefe de la Sección Administrativa y Financiera.

-El Jefe de la Sección de Residentes.

En la Junta de Licitaciones y Adquisiciones actuará como Secretario el funcionario de la Institución que designe la Directora General.

Artículo 13.Son funciones de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones:

-Asesorar a la Dirección General en la evaluación de los contratos y adquisiciones que requiera la entidad.

-Estudiar el programa anual de compras.

-Corresponderá a la Junta de Licitaciones y Adquisiciones desarrollar las funciones previstas en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.

Artículo 14.COMITE DE DIRECCION. El Comité de Dirección estará integrado por:

-La Directora General, quien lo presidirá.

-El Secretario General.

-El Jefe de la Sección de Residentes.

-El Jefe de la Sección Administrativa y Financiera.

Actuará como Secretario del Comité de Dirección el funcionario de la Institución que designe la Directora General.

Artículo 15.Son funciones del Comité de Dirección:

-Asistir a la Dirección General en la preparación, formulación y evaluación de los planes, programas y proyectos de desarrollo institucional.

-Formular recomendaciones sobre el funcionamiento general de la entidad, supresión o modificación de unidades administrativas o cargo.

Las demás que le sean asignadas acordes con la naturaleza del Comité.

Artículo 16.El presente Acuerdo requiere de la aprobación del Gobierno Nacional y rige a partir de la fecha de la publicación del decreto respectivo,

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. E., a 1°de agosto de 1989.

La Presidente Junta Directiva,

(Fdo.) Julia Inés Bocanegra Aldana.

La Secretaria Junta Directiva,

(Fdo.) Magdalena Arbeláez Jiménez».

Articulo 2°. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.E., a 11 de diciembre de 1989.

VIRGILIO BARCO

El Ministro de Educación Nacional,

Manuel Francisco Becerra Barney.