Por el cual se aprueba el Acuerdo número 002 de 1989 que fija la Estructura Orgánica del Colegio Mayor del Cauca y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 26 del Decreto-ley 1050 de 1968, y 59 del Decreto-ley 80 de 1980,

DECRETA:

Artículo 1°. Apruébase el Acuerdo número 002 de 1989; emanado del Consejo Superior del Colegio Mayor del Cauca, por el cual se fija la Estructura Orgánica y se determinan las funciones de sus dependencias y cuyo texto es el siguiente:

«ACUERDO NUMERO 002 DE 1989

"por el cual se establece la Estructura Orgánica del Colegio Mayor del Cauca y se determinan las funciones de sus dependencias".

El Consejo Superior del Colegio Mayor del Cauca, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

CAPITULO I

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

Artículo 1°La Estructura Orgánica del Colegio Mayor del Cauca será la siguiente:

• 1. Consejo Superior.

• 1. Rectoría

• 2.1. Oficina de Planeación y Sistemas.

• 1. Secretaría General.

• 3.1. Sección de Admisiones, Registro y Control Académico.

• 1. Consejo Académico.

• 1. Unidad de Arquitectura e Ingeniería.

• 5.1. Consejo de Unidad.

• 1. Unidad de Economía, Administración y Contaduría.

• 6.1. Consejo de Unidad.

• 1. Centro de Investigación y Extensión.

• 1. Centro de Biblioteca y Recursos Educativos.

• 1. Sección Administrativa.

• 9.1. Grupo Financiero.

• 9.2. Grupo de Personal y Bienestar Social.

• 9.3. Grupo de Servicios Generales.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación.

• 10.1. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 10.2. Comité de Investigaciones.

• 10.3. Comité Administrativo.

• 10.4. Comisión de Personal.

• 10.5. Comisión de Personal Docente.

CAPITULO II

DE LAS FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS.

Artículo 2°El Consejo Superior, la Rectoría, el Consejo Académico y los Consejos de Unidad se integran y cumplen las funciones para ellos señaladas en el Estatuto General y demás disposiciones vigentes.

Artículo 3°OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS. Son funciones de la Oficina de Planeación y Sistemas:

• a) Asesorar a la Rectoría en la planeación, programación y evaluación académica, administrativa y financiera del Colegio Mayor;

• b) Realizar estudios sobre organización, funcionamiento, métodos y procedimientos, elaborar los manuales respectivos y colaborar a las distintas dependencias en su implantación;

• c) Preparar en coordinación con las diferentes dependencias del Colegio Mayor el proyecto anual de presupuesto de rentas y gastos;

• d) Recopilar, analizar, evaluar y consolidar la información estadística sobre las actividades del Colegio Mayor;

• e) Hacer recomendaciones a la Rectoría sobre la utilización de la capacidad instalada, el acondicionamiento de locales y espacios de la planta física del Colegio Mayor;

• f) Elaborar y evaluar los planes de desarrollo institucionales, coordinar su ejecución y sugerir ajustes;

• g) Establecer pautas y procedimientos para el desarrollo de la autoevaluación institucional;

• h) Dirigir y coordinar la elaboración de estudios de factibilidad y la implementación de los procesos de sistematización y automatización en el Colegio Mayor;

• i) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• j) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4°SECRETARIA GENERAL. La Secretaría General cumple además de las funciones previstas en el Estatuto General, las siguientes:

• a) Participar en la preparación y elaboración de los planes y programas relacionados con sus funciones;

• b) Asistir a las distintas dependencias del Colegio Mayor en el estudio y solución de los asuntos de orden jurídico y elaborar y revisar los actos administrativos correspondientes;

• c) Elaborar y actualizar la codificación de las disposiciones internas y externas relacionadas con el Colegio Mayor y darlas a conocer a los empleados y estudiantes;

• d) Conservar y actualizar los títulos de los bienes inmuebles propiedad del Colegio Mayor:

• e) Dirigir y controlar los procesos de inscripción selección, admisión, matrícula, transferencia y reingreso de estudiantes;

• f) Expedir las certificaciones y constancias requeridas por los alumnos, exalumnos, profesores y personal administrativo;

• g) Administrar los procesos de correspondencia y archivo;

• h) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5°SECCION DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO. Son funciones de la Sección de Admisiones, Registro y Control Académico las siguientes:

• a) Ejecutar los procesos de inscripción, selección, admisión y matrícula de estudiantes;

• b) Informar y orientar al aspirante sobre los planes de estudio, requisitos y procedimientos para inscripción, matrícula, transferencia y reintegro;

• c) Organizar y actualizar los registros, archivos y kárdex de alumnos;

• d) Elaborar y publicar listas, calendarios académicos, horarios, certificados y constancias de alumnos;

• e) Rendir informes a la Rectoría sobre el desarrollo de sus funciones;

• f) Expedir y refrendar el carné estudiantil;

• g) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°UNIDADES. Son funciones de las Unidades:

• a) Organizar, dirigir y controlar los programas académicos a su cargo;

• b) Coordinar el uso de los recursos que le sean asignados para el desarrollo de sus actividades;

• c) Atender y coordinar la prestación de los servicios docentes y de asesoría a los otros programas académicos y los de asistencia a le comunidad;

• d) Organizar, desarrollar y evaluar los planes y programas de docencia e investigación;

• e) Estructurar los planes de estudio y el diseño curricular y evaluativo de los programas;

• f) Elaborar el calendario de actividades académicos y proponerlo al Consejo Académico;

• g) Controlar el desarrollo del calendario académico y de las actividades de los docentes y estudiantes adscritos a los programas;

• h) Elaborar, en coordinación con la Oficial de Planeación, el proyecto anual de gastos e inversiones de la Unidad;

• i) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°CENTRO DE INVESTIGACION Y EXTENSION. Son funciones del Centro de Investigación y Extensión:

• a) Formular los criterios y normas generales sobre investigación y extensión, orientar y coordinar los programas y proyectos que desarrollen los alumnos los profesores y la comunidad;

• b) Promover el espíritu científico e investigativo en la comunidad y en el Colegio Mayor;

• c) Apoyar los programas académicos en aspectos de investigación, extensión y capacitación para docentes y alumnos;

• d) Elaborar programas de asesoría y extensión a la comunidad;

• e) Establecer relaciones de intercambio y colaboración en las áreas de investigación y extensión con organismos nacionales y extranjeros;

• f) Impulsar y coordinar la publicación de los resultados de las investigaciones y programas de extensión;

• g) Programar, administrar y evaluar programas de educación continuada y educación no formal;

• h) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la Naturaleza de la dependencia.

Artículo 8°CENTRO DE BIBLIOTECA Y RECURSOS EDUCATIVOS. Son funciones del Centro de Biblioteca y Recursos Educativos:

• a) Organizar y controlar la prestación de los servicios de biblioteca y documentación.

• b) Definir los sistemas de clasificación, procesamiento y conservación de los materiales bibliográficos y ayudas didácticas;

• c) Establecer sistemas de distribución, préstamo e intercambio de material bibliográfico y de apoyo a la docencia;

• d) Publicar boletines bibliográficos e informativos sobre disponibilidades y novedades de material didáctico y bibliográfico para los diferentes usuarios de la biblioteca;

• e) Organizar, coordinar y controlar la adquisición y utilización de recursos bibliográficos, didácticos y de ayudas educativas;

• f) Instruir y asesorar a los usuarios sobre el manejo de los equipos audiovisuales y ayudas didácticas;

• g) Prestar servicios de diseño y diagramación de documentos que le sean solicitados;

• h) Presentar informes, sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9°SECCION ADMINISTRATIVA. Son funciones de la Sección Administrativa:

• a) Asistir a la Rectoría en la formulación de planes y programas relacionados con el área administrativa y financiera;

• b) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la prestación de los servicios administrativos de la institución;

• c) Ejecutar y controlar las actividades presupuestales, contables, financieras, de administración de personal, adquisiciones, almacén suministros y servicios generales del Colegio Mayor;

• d) Elaborar, en coordinación, con la Oficina de Planeación el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos del Colegio Mayor;

• e) Dirigir y controlar la prestación de los servicios de bienestar y recreación a los estudiantes, personal docente y administrativo de la institución;

• f) Coordinar la administración de los recursos físicos del Colegio Mayor, velar por su conservación, mantenimiento y seguridad;

• g) informar a la Rectoría sobre el desempeño de las funciones a su cargo;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10.GRUPO FINANCIERO. Son funciones del Grupo Financiero:

• a) Disponer los mecanismos para el recaudo de todas las rentas o ingresos del Colegio Mayor;

• b) Desarrollar y coordinar planes y programas y procedimientos encaminados a racionalizar los gastos originados en el funcionamiento de la institución, así como también a incrementar sus rentas;

• c) Establecer y desarrollar, de acuerdo con las normas de la Contraloría General de la República los sistemas de contabilidad financiera, presupuestal y de costos del Colegio Mayor;

• d) Evaluar el rendimiento financiero del patrimonio y las inversiones de la institución, procurando rentabilidad y seguridad en las mismas;

• e) Controlar y supervisar lo relacionado con la administración de pólizas de seguros, manejo y/o cumplimiento;

• f) Rendir informes periódicos a las directivas de la institución y a los órganos oficiales que lo soliciten, sobre todo aquellos aspectos relacionados con la situación económica y presupuestaria de la institución;

• g) Colaborar con la Sección Administrativa y la Oficina de Planeación y Sistemas en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de rentas y gastos de la institución;

• h) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11.GRUPO DE PERSONAL Y BIENESTAR SOCIAL. Son funciones del Grupo de Personal y Bienestar Social las siguientes:

• a) Desarrollar los sistemas y procedimientos de administración del personal del Colegio Mayor;

• b) Organizar y llevar los registros, el control y las estadísticas de personal y elaborar las constancias requeridas;

• c) Cuidar que la institución se mantenga dentro de las normas vigentes, pactos y reglamentos establecidos en lo que se refiere a las relaciones con sus profesores, empleados y trabajadores;

• d) Elaborar la nómina del personal de la institución;

• e) Realizar los procesos de selección e incorporación de personal y velar por la aplicación de los sistemas de carrera administrativa, escalafón nacional docente, calificación de servicios y regímenes disciplinario y prestacional;

• f) Programar, fomentar, coordinar y ejecutar actividades culturales, artísticas, deportivas, de capacitación, adiestramiento, perfeccionamiento y bienestar para los alumnos, profesores y personal administrativo del Colegio Mayor;

• g) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• h) Las demás que le sean asignadas y corresponda a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 12.GRUPO DE SERVICIOS GENERALES. Son funciones del grupo de Servicios Generales:

• a) Prestar servicio de mantenimiento y aseo en las instalaciones de la institución, efectuar reparaciones locativas y trabajos concernientes a los servicios básicos de las instalaciones para garantizar su normal funcionamiento y responder por la limpieza y buena presentación de las aulas, oficinas y, en general, de todas las áreas físicas del Colegio Mayor;

• b) Organizar, implantar y desarrollar sistemas de vigilancia y control de los bienes e instalaciones del Colegio Mayor, y de protección del personal vinculado a la institución;

• c) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;

• d) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

CAPITULO III

DE LOS ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION.

Artículo 13.JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones está integrada y cumple sus funciones conforme a lo establecido en el Estatuto General y demás disposiciones vigentes.

Artículo 14.INTEGRACION DEL COMITE DE INVESTIGACIONES. El Comité de Investigaciones estará integrado por:

• a) El Jefe del Centro de Investigación y Extensión, quien lo presidirá;

• b) Los Directores de la Unidad;

• c) Los investigadores o docentes a cuyo cargo estén proyectos a estudiar;

• d) Actuará como Secretario el funcionario que el comité determine.

Artículo 15.FUNCIONES DEL COMITE DE INVESTIGACIONES. Son funciones del Comité de Investigaciones:

• a) Coordinar y evaluar los planes y programas para el desarrollo de la investigación y la extensión;

• b) Asesorar en la planeación, coordinación y evaluación del desarrollo de la actividad investigativa y de extensión de la institución y fijar las prioridades en su desarrollo;

• c) Recomendar la divulgación de los resultados de las investigaciones técnicas y artísticas;

• d) Proponer instrumentos de evaluación de proyectos de investigación y extensión y recomendar su adopción;

• e) Presentar informes sobre las actividades desarrolladas en el Comité;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del Comité.

Artículo 16.INTEGRACION DEL COMITE ADMINISTRATIVO. El Comité Administrativo estará integrado por:

• a) El Jefe de la Sección Administrativa, quien lo presidirá;

• b) El Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas;

• c) Los jefes de las Secciones y Grupos Administrativos;

Actuará como Secretario el funcionario que el Comité determine.

Artículo 17.FUNCIONES DEL COMITE ADMINISTRATIVO. Son funciones del Comité Administrativo:

• a) Facilitar la coordinación entre las secciones y grupos administrativos;

• b) Asesorar a la Sección Administrativa en la planeación, coordinación y orientación de los programas a su cargo;

• c) Estudiar y proponer políticas sobre asuntos administrativos y financieros;

• d) Presentar informes sobre las actividades desarrolladas en el Comité;

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del Comité;

Articulo 18.COMISION DE PERSONAL. La comisión de personal está integrada y cumple sus funciones de conformidad con lo establecido en el Decreto-ley 2400 de 1968 y demás disposiciones que lo reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.

Artículo 19.COMISION DE PERSONAL DOCENTE. Está integrada y cumple las funciones conforme a lo establecido en el Estatuto de Personal docente.

Artículo 20.VIGENCIA. El presente Acuerdo requiere de la aprobación del Gobierno Nacional y rige a partir de la fecha de la publicación del respectivo Decreto.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Popayán, a los 14 días del mes de junio de 1989.

El Presidente,

(Fdo.) Cesar Tulio Vergara Mendoza.

La Secretaria,

(Fdo.) Rosalba Fernández Gómez.