Por el cual se reorganiza el servicio nacional de suministros

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de las facultades extraordinarias de que se halla investido por la Ley 19 de 1958, oído concepto favorable del Consejo de Ministros, y

CONSIDERANDO:

• 1. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley 19 de 1958, la reorganización de la Administración Pública ordenada en tal estatuto, tiene por objeto: la coordinación y la continuidad de la acción oficial, conforme a planes de desarrollo progresivo establecidos o que se establezcan por la Ley; la estabilidad y preparación técnica de los funcionarios y empleados; el ordenamiento racional de los servicios públicos; la simplificación y economía de los trámites y procedimientos evitando la duplicidad de labores o las funciones paralelas, propiciando a la vez el ejercicio de un adecuado control administrativo.

• 1. Que en relación con el servicio público de suministros, que comprende la adquisición de los bienes muebles indispensables para el normal desempeño de las funciones públicas a cargo de la Nación, y la oportuna distribución de los mismos, es indispensable adelantar una reorganización fundamental que permita prestar el servicio en armonía con las necesidades presentes y futuras.

• 1. Que la Misión Técnica de Expertos en Administración Pública de las Naciones Unidas recomendó, por medio de un informe, la reorganización total de dicho servicio.

• 1. Que el mencionado informe recomienda adoptar, para el efecto, un Catálogo y un Programa de Compras uniformes para todas las oficinas nacionales, y dictar normas sobre estandarización, centralización de compras, unifica

5.Que con base en dicho informe y recomendaciones se elaboró por la Oficinas de Organización y Métodos, un proyecto de decreto sobre la materia, el cual fue sometido, posteriormente, al estudio y revisión de la Comisión de Reforma Administrativa creada por Decreto número 0517 del 24 de febrero de 1959, Comisión entre cuyas funciones está la de hacer recomendaciones al Gobierno (sic) sobre la distribución de los negocios públicos, y sobre los métodos de trabajo que garanticen la eficiencia de los servicios, la simplificación de los procedimientos de trabajo, el adecuado control administrativo y la economía de su costo.

• 1. Que la Comisión de Reforma Administrativa ha realizado un estudio del informe y del proyecto de decreto antes mencionado, habiendo redactado, a la vez, una Estatuto que se amolda en lo esencial a tales documentos, y contempla, por otra parte, la realidad fiscal y administrativa,

DECRETA:

CAPITULO I

Del servicio nacional de suministros.

• A) Normas Generales

Artículo 1°. Corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la prestación del servicio de suministros, en relación con las dependencias directas del Gobierno Nacional. En consecuencia, tendrá facultad legal para:

• 1. Dictar las normas para las compras oficiales.

• 1. Impartir instrucciones para la aplicación y cumplimiento de tales normas.

• 1. Comprobar que las normas dictadas y las instrucciones impartidas tengan estricto cumplimiento.

• 1. Comprar, custodiar y distribuir aquellos bienes muebles que requieran las mencionadas dependencias. Las listas de éstos se adoptarán por decretos posteriores.

• 1. Celebrar, a nombre del Presidente de la República, y por expresa delegación de éste, todos los contratos de suministros necesarios para la prestación del servicio de que se trata.

• 1. Organizar talleres y garajes para la prestación de los correspondientes servicios.

Artículo 2°. Para la prestación del servicio de suministros se crean, como dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

• a) La Oficina de Normas y Control de Suministros.

• b) La División de Suministros.

Artículo 3°. Para los efectos previstos en el presente Estatuto y demás normas legales sobre la materia, los bienes muebles de uso común se denominan Generales; y los de carácter técnico o especializado Especiales.

• B) De la centralización (sic) de las compras.

Artículo 4°. Centralizase en la División de Suministros la adquisición de la totalidad de los bienes muebles generales, de acuerdo con el Catálogo de Compras.

Centralizase en los Ministerios y Departamentos Administrativos que designe el Presidente de la República, la adquisición total de los bienes muebles especiales, de acuerdo con el Catálogo de Compras.

Parágrafo 1°. La centralización a que se refiere el presente artículo se cumplirá a medida que se confeccionen y adopten las listas de que trata el ordinal 4 del artículo 1, sin que el plazo para ello pueda extenderse más allá del día 31 de diciembre de 1960.

Parágrafo 2°. La designación de los Ministerios y Departamentos Administrativos la hará el Presidente de la República, previo concepto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• C) De la Oficina de Normas y Control de Suministros.

Artículo 5°. La Oficina de Normas y Control de Suministros estará a cargo y bajo la responsabilidad de un Jefe, experto en legislación fiscal, con experiencia mercantil.

Artículo 6°. Corresponde a la Oficina de Normas y Control de Suministros, el desarrollo de lo previsto en el artículo:

• a) Asesorar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público (sic) en todo lo relacionado con la planeación y la política de compras; la legislación y reglamentación de las mismas, los planes de aprovisionamiento (sic); los programas de compras, de producción y fabricación de artículos.

• b) Preparar las listas de los bienes muebles generales de que trata el ordinal 4 del artículo 1, para efectos de la centralización gradual.

• c) Conceptuar sobre los Ministerios y Departamentos Administrativos que deben ser designados para efectuar las compras de los bienes muebles especiales.

• d) Elaborar las normas e instrucciones sobre el Catálogo de Compras; los programas de compras; la estandarización de los bienes muebles; la unificación y simplificación de procedimientos de compras, almacenamiento y suministro de provisiones; el procedimiento y documentación para las operaciones entre los Ministerios y Departamentos (sic) Administrativos, la División de Suministros y los fabricantes o vendedores; la unificación, sistematización y centralización de las estadísticas de compras, existencias y consumo.

• e) Inspeccionar la División de Suministros, las Proveedurías y los almacenes de los Ministerios y Departamentos Administrativos, y rendir informes sobre la aplicación y el cumplimiento de las normas dictadas para la prestación del servicio nacional de suministros.

• f) Realizar los estudios, proyectos y trabajos relacionados con él mismo servicio, que de encomiende el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Parágrafo. Los Ministerios y Departamentos Administrativos están en la obligación de facilitar la inspección de sus Proveeduría y almacenes y de rendir todos los informes que la Oficina de Normas y Control de Suministros requieran para el cumplimiento de sus funciones.

• D) De la División de Suministros.

Artículo 7°. La División de Suministros estará a cargo y bajo la responsabilidad de un Director Ejecutivo.

Para el ejercicio de este cargo se requiere ser ciudadano colombiano, con experiencia en negocios mercantiles no menor de diez años. Este último requisito se comprobará (sic) con certificaciones de las Cámaras de Comercio, o de la Asociación Nacional de Industriales, o de la Federación Nacional de Comerciantes.

Parágrafo. El Director Ejecutivo tendrá un Asistente que actuará como Subdirector, y quien lo reemplazará en las faltas temporales, desempeñando, además, las funciones específicas que se le señalan posteriormente.

Artículo 8°. Corresponde al a División Nacional de Suministros, en desarrollo de lo previsto en el artículo 1, y con la cooperación de la Oficina de Normas y Control de Suministros:

• a) Adquirir, dentro y fuera del país, los bienes muebles generales que requieran los Ministerios y Departamentos Administrativos, de acuerdo con el Catálogo y los programas de compras.

• b) Almacenar y custodiar los bienes adquiridos, y tomar todas las medidas indispensables para su adecuada conservación.

• c) Distribuir y suministrar a las dependencias oficiales del Gobierno Nacional los bienes muebles generales que requieran para su funcionamiento.

• d) Tomar todas las medidas del caso para que la estandarización de bienes muebles, aprobada por la Oficina de Normas y Control de Suministros, sea aplicada estrictamente, sin excepciones, en todas las dependencias oficiales del Gobierno Nacional.

• e) Atender a la prestación de los servicios de talleres y garajes.

• f) Suministrar a la Oficina de Normas toda la información que ésta requiera para el desarrollo de sus labores.

• g) Realizar cualquier otra actividad relacionada con el servicio nacional de suministros que le encomiende el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Parágrafo. Los Ministerios y Departamentos Administrativos están en la obligación de rendir todos los informes que la División de Suministros requiera para el cumplimiento de sus funciones.

• E) De la estandarización.

Artículo 9º. Para efectos del presente estatuto, se entiende por estandarización el procedimiento técnico para eliminar toda innecesaria diversidad en los bienes muebles, y determinar la uniformidad más económica en su diseño, calidad y materiales.

Artículo 10. Para acordar y decidir la estandarización de un bien mueble se tendrán en cuenta:

• a) Los programas anuales de compras.

• b) El volumen y frecuencia de las compras efectuadas.

• c) La producción nacional y la importación.

• d) Las ventajas administrativas y económicas de la estandarización.

Artículo 11. La estandarización se aplicará en primer término a los siguientes bienes muebles generales:

• a) Papelería y formularios.

• b) Útiles de escritorio.

• c) Mobiliario.

• F) Del Catálogo de Compras.

Artículo 12. Adoptase como oficial el Catálogo de Compras elaborado por la Oficina de Organización y Métodos, bajo la dirección técnica de la Misión de Expertos en Administración Pública de las Naciones Unidas.

Artículo 13. Dicho Catálogo de Compras se aplicará, sin excepción:

• a) A las compras de bienes muebles generales que efectúe la División de Suministros.

• b) A las compras de bienes muebles especiales que efectúen los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para el caso.

• c) A la elaboración de los programas de compras.

• d) A la elaboración de tarjetas de compras, y al arreglo e inventarios de almacén.

• G) De los programas anuales de compras.

Artículo 14. Los Ministerios y Departamentos Administrativos elaborarán y presentarán al Ministerios de Hacienda y Crédito Público, en el mes de octubre de cada año, los programas de compras de los materiales y elementos que requieran para el año fiscal siguiente.

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público objetará los programas anuales de compras que excedan las apropiaciones presupuestales definitivas, y el Ministerio o Departamento Administrativo respectivo hará el reajuste interno del caso.

Cada vez que en el curso del año fiscal se produzca la creación o ampliación de un servicio, el Ministerio o Departamento Administrativo correspondiente presentará al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el programa adicional, elaborado de acuerdo con las normas del programa anual, para efectos de su aprobación y cumplimiento.

Artículo 15. Los programas anuales de compras deben comprender:

• a) Las compras de bienes muebles generales, que debe efectuar la División de Suministros.

• b) Las compras de bienes muebles especiales que deben efectuar los Ministerios y Departamentos Administrativos designados para ello.

• c) Los bienes muebles no incluidos en el Catálogo de Compras.

• d) Un porcentaje, hasta del cinco por ciento (5%) del valor total del programa de compras, para las compras directas imprevista de cada Ministerio y Departamento Administrativo.

• e) Un porcentaje, hasta del uno por ciento (1%) del valor total del programa de compras, para las compras menores de cada Ministerio y Departamento Administrativo.

Artículo 16. Los programas anuales de compras deben presentarse en forma comparativa con los del año anterior, acompañados de un inventario de las existencias. Para este fin se hará uso del modelo preparado por la Oficinas de Organización y Métodos, bajo la dirección técnica de la División de Expertos e Administración Pública de las Naciones Unidas.

CAPITULO II

Clasificación de las compras oficiales.

• A) De las compras en el país.

Artículo 17. Para los efectos del procedimiento que deben aplicarse en cada caso, las compras que se efectúen en el país se clasificarán en dos grupos.

• a) Compras locales, que son las que se realizan en el mercado de Bogotá.

• b) Compras en el interior, que son las que se realicen en las demás mercados nacionales.

Artículo 18. Las compras locales de bienes muebles generales se harán en Bogotá por la División de Suministros, y las de bienes muebles especiales por los Ministerios y Departamentos Administrativos del caso, de acuerdo con los programas de compras y las normas del presente Estatuto.

Artículo 19. Las compras en el interior se harán por la División de Suministros y por los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para efectuar las especiales, así:

• a) A las fábricas y casas comerciales establecidas fuera de Bogotá.

• b) A sus agentes o representantes debidamente acreditados en Bogotá.

En el primer caso, la compra podrá hacerse por intermedio de funcionarios públicos, con delegación e instrucciones escritas de la División de Suministros, o de los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para el efecto.

Parágrafo. En todos los casos, las compras en el interior se harán de acuerdo con los programas de compras y con las normas del presente Estatuto.

• B) De las compras en el Exterior.

Artículo 20. Las compras en el Exterior se harán por la División de Suministros y por los Ministerios o Departamentos Administrativos designados para efectuar las especiales, así:

• a) A las fábricas o casas comerciales establecidas en el Exterior.

• b) A sus agentes o representantes debidamente acreditados en el país.

En el primer caso, la compra deberá hacerse por intermedio de los Cónsules de Colombia, quienes para este efecto tienen el carácter de Agentes de Compras del Gobierno Nacional.

Parágrafo. En todos los casos, las compras en el Exterior se harán de acuerdo con los programas de compras y con las normas del presente Estatuto.

• C) De las compras colectivas.

Artículo 21. Las compras de una misma especie de bienes muebles que se hagan en el país o en el Exterior, con destino a dependencias de diversos Ministerios o Departamentos Administrativos, se denominarán compras colectivas.

Las compras colectivas que hagan la División de Suministros y los Ministerios y Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, se ajustarán a los programas de compras y a las normas del presente Estatuto.

• D) De las compras permanentes.

Artículo 22. Se denominarán compras permanentes, las que se hacen con destino al suministro permanente (sic) de bienes generales, de acuerdo con los programas de compras, y con sujeción a las normas del presente Estatuto.

CAPITULO III

Régimen legal de las compras.

• A) De la unidad del sistema y de la responsabilidad.

Artículo 23. Toda compra, cualquiera que sea su clase, se realizará de conformidad con las normas de este Estatuto y de modo especial con las del presente Capítulo.

En caso contrario, la Nación no adquiere obligación alguna, y el funcionario que hubiere intervenido en la compras responderá administrativamente y fiscalmente de los daños causados, sin perjuicio de la sanción penal a que hubiere lugar.

Artículo 24. La ejecución de todo acto, operación o procedimiento que tienda a burlar el cumplimiento de los requisitos que aquí se establecen, implica la responsabilidad definida en el artículo anterior, en relación con el autor o autores.

• B) De la inscripción y listas de precios.

Artículo 25. Las personas que pretendan celebrar contratos de suministros, deberán inscribirse en la División de Suministros y en los Ministerios o Departamentos Administrativos encargados de las compras especiales, llenando los siguientes requisitos:

• 1. Comprobar su inscripción en el Registro Público de Comercio.

• 1. Si se trata de una persona jurídica, comprobar su constitución, existencia y representación legal.

• 1. Acreditar antecedentes de honorabilidad comercial, mediante certificación de un Banco, o de la Federación Nacional de Comerciantes, o de la Asociación Nacional de Industriales.

Artículo 26. Al inscribirse una persona, deberá remitir a la División de Suministros y a los Ministerios y Departamentos Administrativos antes mencionados (sic), listas de precios de los bienes muebles o mercancías que pretenda vender, e informar a las mismas entidades, de modo permanente, acerca de las variaciones de tales precios.

El cumplimiento de este requisito es indispensable para que sus ofertas sean tenidas en cuenta en toda clase de adquisiciones.

• C) De las Juntas de Licitaciones.

Artículo 27. En la División de Suministros habrá una Junta de Licitaciones integrada, por:

El Director Ejecutivo de la División o su delegado, quien la presidirá.

Un delegados del Comité de Compras de la Oficina de Normas y Control de Suministros.