por el cual se modifica la estructura del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM, y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que en la sesión del 21 y el 27 de enero de 2004, según Actas números 42 y 43, el Consejo Directivo decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de Estructura del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM.

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura y funciones

Artículo 1°.Estructura. El Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM, tendrá la siguiente estructura:

• 1. Consejo Directivo

• 1. Dirección General

2.1 Oficina Asesora de Planeación

2.2 Oficina Asesora Jurídica

2.3 Oficina de Control Interno

2.4 Oficina de Informática

2.5 Oficina del Servicio de Pronósticos y Alertas.

• 1. Secretaría General

• 1. Subdirección de Hidrología

• 1. Subdirección de Meteorología

• 1. Subdirección de Ecosistemas e Información Ambiental

• 1. Subdirección de Estudios Ambientales

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación

• 8.1. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

• 8.2. Comisión de Personal

• 8.3. Comité Científico.

Artículo 2°.Dirección y Administración. La dirección y administración del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM, estará a cargo de un Consejo Directivo y de un Director General que será su representante legal.

Artículo 3°.Integración del Consejo Directivo. El Consejo Directivo del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM, estará integrado de la siguiente manera:

• 1. El Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial o su delegado quien lo presidirá.

• 1. El Ministro de Transporte o su delegado.

• 1. El Director del Departamento Nacional de Planeación o su delegado.

• 1. El Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, o su delegado.

• 1. Un (1) delegado del Presidente de la República.

• 1. Un (1) representante de los Directores de las Corporaciones Autónomas Regionales.

• 1. Un (1) representante del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

El Director General del IDEAM asistirá a las reuniones del Consejo Directivo con voz pero sin voto.

Artículo 4°.Funciones del Consejo Directivo. Son funciones del Consejo Directivo además de las señaladas en el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, las siguientes.

• 1. Formular, la propuesta del representante legal, la política general del Instituto y los planes y programas que conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica de Presupuesto deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y a través de estos al Plan Nacional de Desarrollo.

• 1. Formular, a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo del Instituto, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

• 1. Conocer y analizar las evaluaciones semestrales de ejecución presentadas por la administración de la entidad.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura y a la planta de personal que considere pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca.

• 1. Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del Instituto.

• 1. Señalar los criterios generales para la ejecución de los planes, programas, proyectos y recursos del Instituto, para el cumplimiento del objeto y funciones para el cual fue creado.

• 1. Estudiar y aprobar las modificaciones al presupuesto de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Estudiar y aprobar el programa anual mensualizado de caja, PAC, de los recursos propios.

• 1. Aprobar, adoptar y modificar su propio reglamento.

• 1. Las demás funciones que le asignen la ley y los estatutos.

Artículo 5°.Funciones de la Dirección General. Son funciones de la Dirección General, las siguientes:

• 1. Dirigir, coordinar, vigilar, controlar y evaluar la ejecución y cumplimiento de los objetivos, funciones, políticas, planes y programas inherentes al objeto de la entidad.

• 1. Ordenar los gastos, dictar los actos administrativos, realizar las operaciones y celebrar los contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad, dentro de los límites legales y estatutarios.

• 1. Presentar al Consejo Directivo el anteproyecto de presupuesto y los planes de inversión del Instituto, así como los estados financieros, de conformidad con las disposiciones legales que regulan la materia y ejecutar las decisiones de dicho organismo.

• 1. Controlar el manejo de los recursos financieros, para que estos se ejecuten de conformidad con los planes y programas establecidos y con las normas orgánicas del Presupuesto General de la Nación.

• 1. Administrar los bienes que constituyen el patrimonio del Instituto.

• 1. Proponer al Consejo Directivo las modificaciones a la estructura y planta de personal del Instituto.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Consejo Directivo.

• 1. Dictar las disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos.

• 1. Nombrar, remover y contratar al personal de la entidad, conforme a las normas legales, reglamentarias y estatutarias vigentes.

• 1. Crear y organizar en el territorio nacional, de acuerdo con las necesidades del servicio, grupos de trabajo, determinando su sede y jurisdicción, para la obtención de la información hidrológica y meteorológica, requerida en el desarrollo de los planes, programas y proyectos del Instituto, atendiendo la racionalización de los recursos, previo concepto del Consejo Directivo.

• 1. Designar mandatarios que representen al Instituto en asuntos judiciales y extrajudiciales, para la mejor defensa de los intereses de la entidad.

• 1. Coordinar con el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, las acciones relacionadas con los asuntos institucionales y promover la coordinación de las actividades del Instituto con las demás entidades u organismos públicos que tengan relación con el sector ambiental.

• 1. Presentar a los organismos de control correspondientes, los informes de gestión establecidos.

• 1. Rendir informes al Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, sobre las actividades desarrolladas, la situación general de la entidad y las medidas adoptadas que puedan afectar el curso de la política del Gobierno.

• 1. Ejercer la competencia relacionada con el control disciplinario interno, de acuerdo con la ley.

• 1. Delegar en servidores públicos de la entidad, funciones atribuidas a su cargo, de conformidad con las normas vigentes.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

Artículo 6°.Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General y a las demás dependencias, en la formulación de políticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Realizar seguimiento y evaluación permanente a los planes, programas y proyectos de la entidad, evaluar su cumplimiento y proponer ajustes a los mismos.

• 1. Liderar, orientar, asesorar y concertar con las distintas dependencias, la formulación de los planes de mediano y largo plazo, y los planes anuales en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo y presentarlos a las instancias correspondientes.

• 1. Establecer y mantener actualizado el Banco de Proyectos de Inversión de la entidad.

• 1. Preparar, en coordinación con la Secretaría General, el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión.

• 1. Participar en los procesos de concertación de acuerdos y compromisos inter e intra sectoriales, para la coordinación de acciones complementarias a los planes, programas y proyectos de la entidad.

• 1. Elaborar y presentar a la Dirección General, informes periódicos de gestión y responder por las estadísticas institucionales.

• 1. Identificar y gestionar fuentes alternas de financiamiento, así como formular y participar en la consecución de créditos y programas de cooperación técnica nacional e internacional, que la entidad requiera para el cumplimiento de su misión, en coordinación con las instancias pertinentes.

• 1. Participar en la definición de estrategias y procedimientos para fortalecer espacios y mecanismos de participación ciudadana, del sector público y privado, que posibiliten concretar acuerdos estratégicos.

• 1. Diseñar el sistema de Seguimiento y Evaluación de planes, programas y proyectos adelantados por el Instituto, en coordinación con las dependencias de la entidad.

• 1. Coordinar y participar en la realización de estudios organizacionales y planes de mejoramiento continuo y promover la simplificación y supresión de trámites.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

Artículo 7°.Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General y a las dependencias del Instituto, en la interpretación de normas y asuntos jurídicos y conceptuar y absolver consultas de carácter jurídico, tanto internas como externas, referidas a la institución.

• 1. Compilar las normas legales, conceptos, jurisprudencia y doctrina relacionadas con la actividad de la institución y velar por su actualización, difusión y aplicación.

• 1. Revisar los proyectos de actos administrativos que sean sometidos a su consideración.

Así mismo, en los casos en que se requiera, deberá elaborar los actos administrativos a que haya lugar.

• 1. Elaborar, cuando sea del caso, los actos administrativos que se deriven de la contratación y revisar los pliegos de condiciones y las pólizas de garantía impartiendo la aprobación de estas últimas.

• 1. Sustanciar los recursos que sean interpuestos contra los actos administrativos proferidos por la entidad.

• 1. Coordinar la atención de todos los procesos judiciales y extrajudiciales en los que sea parte la entidad.

• 1. Coordinar la atención de las tutelas, acciones de cumplimiento y demás acciones que se profieran en contra de la entidad.

• 1. Suministrar al Ministerio Público la documentación e información necesarias para la defensa de los intereses de la entidad, en los juicios en que sea parte el Instituto.

• 1. Representar judicial y extrajudicialmente a la entidad en los procesos que se instauren en su contra o que esta deba promover, mediante poder o delegación que le otorgue el Director General y mantenerlo informado sobre el desarrollo de los mismos.

• 1. Llevar a cabo las actuaciones encaminadas a lograr el cobro efectivo de las sumas que le adeuden a la entidad por todo concepto, desarrollando las labores de cobro persuasivo, y adelantando los procesos ejecutivos por jurisdicción coactiva.

• 1. Sustanciar para decisión del Director General la segunda instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten por la entidad, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

Artículo 8°.Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

• 1. Asesorar y apoyar a la Dirección General en la definición de políticas referidas al diseño e implantación del sistema de control interno que contribuya a incrementar la eficiencia y calidad en prestación de los servicios de la entidad.

• 1. Promover la cultura de autocontrol y el fortalecimiento de valores institucionales.

• 1. Establecer los mecanismos de control a los procesos y procedimientos de la entidad que faciliten la evaluación de la gestión, identificar factores de riesgo y proponer las medidas correctivas a que haya lugar.

• 1. Evaluar el Sistema de Control Interno de la entidad.

• 1. Definir el plan de control de gestión, asesorar a las dependencias en su ejecución y evaluar el mismo.

• 1. Definir directrices, consolidar y hacer seguimiento al mapa de riesgos institucional y verificar que se tomen las medidas preventivas y correctivas.

• 1. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana diseñados por la entidad.

• 1. Velar por que la atención de quejas y reclamos presentados por los ciudadanos en relación con la misión del Instituto, se preste en forma oportuna y eficiente y rendir informes sobre el particular.

• 1. Vigilar que todas las operaciones institucionales se enmarquen dentro de las normas legales, reglamentarias y estatutarias vigentes y se realicen teniendo en cuenta los principios constitucionales aplicables a la administración pública.

• 1. Asesorar a la Dirección General y a las demás dependencias, en los procesos internos orientados a superar las deficiencias e irregularidades y al mejoramiento continuo de la institución.

• 1. Realizar las evaluaciones periódicas a la gestión del Instituto y rendir los informes a las instancias correspondientes.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

Artículo 9°.Oficina de Informática. Son funciones de la Oficina de Informática, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General y a las demás instancias pertinentes en lo referente a la administración de recursos tecnológicos de la Institución.

• 1. Analizar, diseñar y desarrollar los elementos conceptuales, técnicos y metodológicos que permitan disponer de sistemas de información normalizados e integrados que faciliten la toma de decisiones en la Institución.

• 1. Orientar y asesorar a las dependencias y personal del Instituto en el establecimiento de normas para la transmisión o captura, procesamiento, verificación y control de calidad de los datos y almacenamiento de la información ambiental, al igual que la aplicación de los manuales y reglamentos técnicos que le permitan al Instituto la transmisión de los datos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por los organismos internacionales.

• 1. Contribuir al diseño, construcción, uso y mejoramiento de los submódulos y aplicativos de la base de datos en cada dependencia e integrarlos al Sistema de Información Ambiental Central del IDEAM, aplicando las metodologías propias de la ingeniería de software.

• 1. Propender al óptimo funcionamiento de la infraestructura informática y de telecomunicaciones a través de procesos planificados de mantenimiento preventivo y correctivo, brindando capacitación y asesoría a los usuarios para obtener el máximo aprovechamiento de los recursos informáticos.

• 1. Administrar y mantener actualizada la infraestructura tecnológica, operar los sistemas computacionales y asesorar a las dependencias de la entidad en esta materia.

• 1. Consolidar la cultura informática organizacional en las diferentes dependencias del Instituto.

• 1. Asegurar el funcionamiento del Sistema de Información Ambiental y registrar y generar los reportes de información necesarios.

• 1. Definir los términos de referencia de las aplicaciones tecnológicas que se decida contratar, así como diseñar e implementar mecanismos de protección para la información que manejen todas las áreas de la entidad.

• 1. Coordinar el mantenimiento y actualización de las aplicaciones sistematizadas de acuerdo con las necesidades y políticas de la entidad.

• 1. Elaborar los manuales de usuario e impartir la capacitación requerida para el manejo de las aplicaciones a las diferentes dependencias de la entidad.

• 1. Investigar y difundir información sobre actualización de herramientas y tendencias del mercado mundial para mantener tecnologías de punta.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

Artículo 10°.Oficina del Servicio de Pronósticos y Alertas. Son funciones de la Oficina del Servicio de Pronósticos y Alertas, las siguientes:

• 1. Prestar el servicio de pronósticos y alertas, con información básica, oportuna y eficaz.