por el cual se aprueba el Acuerdo número 34 de 1991 que establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología "Francisco José de Caldas, Colciencias y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el artículo 26 del Decreto-ley 1050 de 1968,

DECRETA:

Artículo 1º Apruébase en todas sus partes el Acuerdo No. 34 del 20 de diciembre de 1991, emanado de la Junta Directiva del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología "Francisco José de Caldas", Colciencias, cuyo texto es el siguiente:

<<ACUERDO NUMERO 34 DE 1991

(diciembre 20)

"por el cual se establece la Estructura Orgánica del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología 'Francisco José de Caldas', Colciencias y se determinan las funciones de sus dependencias".

La Junta Directiva del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología "Francisco José de Caldas", Colciencias, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias,

ACUERDA:

• I. DE LA ESTRUCTURA

Artículo 1º Como consecuencia de la organización del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, del cambio de adscripción del Instituto Colombiano para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología "Francisco José de Caldas", Colciencias, y de las nuevas funciones asignadas a este Instituto por la Ley 29 de 1990 y por el Decreto-Ley 585 de 1991, a partir de la aprobación de este Acuerdo por el Gobierno Nacional, se deroga el Acuerdo 0097 de 1983 y la estructura del mencionado Instituto queda así:

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. DIRECCION

2.1 Secretaría General

2.1.1 Oficina de Evaluación de Operaciones

• 2.2. Oficina Jurídica

3 ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

3.1 Comité de Dirección

3.2 Comités Técnicos

3.3 Junta de Licitaciones y Adquisiciones

3.4 Comisión de Personal

• 1. SUBDIRECCION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

4.1 Oficina de Planeación Financiera

4.2 División de Coordinación de Crédito Externo

4.3 División de Presupuesto y Contabilidad

4.4 Tesorería

4.5 Oficina de Calidad Total

4.6 División de Personal

4.7 División de Servicios Generales

4.8 División de Biblioteca y Documentación

• 1. SUBDIRECCION DE FORMACION Y REDES DE CIENCIA Y TECNOLOGIA

5.1 Oficina de Relaciones Internacionales

5.2 Oficina de Sistemas de Información Científica y Tecnológica

5.3 División de Estadística

5.4 División de Formación Científica y Tecnológica

5.5 División de Comunicación y Cultura

• 1. SUBDIRECCION DE PROGRAMAS DE CIENCIA Y TECNOLOGIA

6.1 Oficinas de Programas Nacionales de Ciencia y Tecnología

• 6.2. División de Regionalización

6.3 División de Evaluación de Proyectos

• II. FUNCIONES

Junta Directiva

Artículo 2º La Junta Directiva cumplirá las funciones señaladas en el Decreto 585 de 1991, en las demás disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia y en los estatutos del Instituto.

Parágrafo. Si el Consejo Nacional, en uso de sus facultades legales, crease o modificase uno de los programas nacionales de ciencia y tecnología ya existentes, la Junta Directiva hará las modificaciones correspondientes, de tal manera que para cada programa exista una Oficina Inicialmente las Oficinas corresponderán a los siguientes programas: Ciencia y Tecnología Agropecuarias; Desarrollo Tecnológico Industrial y Calidad; Ciencias Básicas; Ciencias Sociales y Humanas; Ciencia y Tecnología de la Salud; Estudios Científicos de la Educación; Ciencias del Medio Ambiente y del Hábitat; Electrónica, Telecomunicaciones e Informática; Ciencia y Tecnología del Mar; Investigaciones en Energía y Minería, y Biotecnología.

Director

Artículo 3º El objetivo básico de la Dirección de Colciencias será dirigir, orientar, supervisar y controlar todas las operaciones de la entidad, con miras al mejor cumplimiento de la misión de la entidad y de las funciones asignadas por la Ley.

Artículo 4º Las funciones de la Dirección de Colciencias serán:

• 1. Representar legalmente a Colciencias; cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas a la Entidad por la ley y los estatutos.

• 1. Representar al Gobierno Nacional en materia de Ciencia y Tecnología en las instancias y eventos nacionales e internacionales, salvo aquellos en los cuales participen directamente el Presidente de la República, los Ministros del Despacho o el Jefe del Departamento Nacional de Planeación.

• 1. Definir, con la asesoría del cuerpo directivo de la entidad, las propuestas de política y estrategias que deberán presentarse al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología para su aprobación.

• 1. Dirigir y, con la colaboración del cuerpo directivo, planear, coordinar y controlar el desarrollo de las funciones del Instituto, tanto en lo que se refiere a sus operaciones directas como a las que debe realizar en relación con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.

• 1. Organizar el Instituto en sus diferentes dependencias, con el propósito de lograr el cumplimiento de sus funciones, dentro de un marco de excelencia que promueva la eficacia y la eficiencia crecientes.

• 1. Distribuir, mediante resolución, el personal entre las diferentes dependencias del Instituto, de acuerdo con la naturaleza de las funciones, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la entidad. En particular, podrá nombrar a los asesores para desempeñar funciones de subdirector o ejecutivas.

• 1. Delegar las funciones que considere necesarias para la buena marcha y eficiente administración del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y del Instituto.

• 1. Configurar espacios de planeación participativa, de elaboración colegiada de propuestas de políticas, de reflexión sobre el papel de la ciencia en la sociedad, y de actividad prospectiva sobre su desarrollo.

• 1. Convocar a la realización de investigaciones y estudios necesarios para el cumplimiento de la misión.

• 1. Las demás que le asignen la ley y la Junta Directiva, y las que se deriven del cumplimiento de la misión de Colciencias.

Secretaría General

Artículo 5º El objetivo básico de la Secretaría General es registrar los actos y custodiar los documentos provenientes de la gestión del Instituto y del Sistema, incluidos los convenios y contratos y las demás obligaciones institucionales de Colciencias, así como las decisiones tomadas por los Consejos y demás organismos del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología; autenticar y certificar la validez de los documentos; y velar por el desempeño eficaz y eficiente de la entidad, a través de la Oficina de Evaluación de Operaciones.

Artículo 6º Son funciones de la Secretaría General:

• 1. Registrar, custodiar y dar fe sobre los actos jurídicos de los organismos del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y en particular del Instituto. Ejercer el control del cumplimiento de todos los compromisos que de estos actos se deriven.

• 1. Ejercer las funciones de Secretaría de la Junta Directiva de Colciencias y demás órganos de asesoría y coordinación que le indique el Director.

• 1. Refrendar los actos administrativos emanados de la Junta Directiva y la Dirección de la Entidad.

• 1. Coordinar y supervisar la comunicación de las decisiones de la Junta Directiva y la Dirección a las dependencias internas del Instituto y a otras entidades y personas, según la naturaleza de tales decisiones.

• 1. Hacer el seguimiento de las decisiones adoptadas por la Junta Directiva y la Dirección.

• 1. Autenticar las copias de los actos administrativos y demás documentos oficiales que se requieran por parte de la Entidad o por parte de terceros debidamente autorizados.

• 1. Velar, a través de la Oficina de Evaluación de Operaciones, porque el desarrollo de las funciones del Instituto se realice dentro de estrictas normas de eficacia, eficiencia y calidad.

• 1. Las demás que le sean asignadas por la Dirección del Instituto.

Para desarrollar sus funciones, la Secretaría General cuenta con una oficina especializada: la Oficina de Evaluación de Operaciones.

Oficina de Evaluación de Operaciones

Artículo 7º El objetivo básico de la Oficina de Evaluación de Operaciones es evaluar críticamente el desarrollo operativo del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología en general, y las operaciones de Colciencias en particular, recomendando a la Dirección los correctivos necesarios para optimizar el funcionamiento de la Entidad y desarrollar la calidad de su gestión.

Artículo 8º La Oficina de Evaluación de Operaciones deberá desarrollar las siguientes funciones:

• 1. Diseñar, implantar y mantener un sistema de control de gestión para el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología como un todo, para cada uno de los Programas que lo conforman y para el Instituto, estableciendo, en coordinación con las distintas dependencias, el conjunto de indicadores básicos que deberán analizarse con el fin de realizar el seguimiento de sus operaciones.

• 1. Colaborar con las distintas entidades que realizan actividades de ciencia y tecnología en el diseño e implantación de los mecanismos e instrumentos derivados del Sistema de Control de Gestión, prestando la asesoría necesaria para que tales entidades realicen su propia autoevaluación en forma permanente.

• 1. Realizar estudios comparativos con el nivel internacional, respecto de la evolución y desarrollo del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y de sus actividades en los diferentes frentes, y divulgar esta información junto con las recomendaciones derivadas del análisis correspondiente.

• 1. Ejercer una labor de control interno sobre todas las operaciones de Colciencias, verificando que los procedimientos se cumplan, informar periódicamente al Director los resultados obtenidos y hacer las recomendaciones necesarias para superar los problemas detectados.

• 1. Analizar el desempeño del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, los procesos a cargo de Colciencias y la forma como éstos son ejecutados por la Entidad. Verificar, en coordinación con las distintas dependencias, la calidad, eficacia y eficiencia de los procesos en su ejecución. Recomendar la creación y animar el funcionamiento de grupos y mecanismos que aseguren la prevalencia de los anteriores criterios en la gestión del sistema y del Instituto.

• 1. Adelantar todas las demás funciones compatibles con la naturaleza de la Oficina, que sean asignadas por la Secretaria General y la Dirección del Instituto.

Oficina Jurídica

Artículo 9º El objetivo básico de la Oficina Jurídica es asesorar al Director de Colciencias en todos los asuntos jurídicos que demande el cumplimiento de las funciones de la Entidad, y desarrollar las actividades necesarias para garantizar que todas las operaciones de la Entidad y del sistema se enmarquen dentro de la normatividad vigente.

Artículo 10º La Oficina Jurídica deberá desarrollar las siguientes funciones:

• 1. Asesorar al Director y a los organismos del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología en todas las materias relativas a la suscripción de contratos, convenios y demás actos jurídicos, y asegurar el cumplimiento de los compromisos que de ellos se deriven.

• 1. Asesorar al Director de Colciencias en la definición de todos los requisitos de carácter legal que deben satisfacer las distintas operaciones realizadas por la Entidad y velar porque estas últimas se ajusten a esos requisitos.

• 1. Asesorar a Colciencias, y por su intermedio al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, sobre todos los aspectos legales que deben contemplarse en la definición de las políticas de promoción a las actividades científicas y tecnológicas, incluyendo lo relativo a la negociación y transferencia de tecnología, la contratación, la propiedad intelectual y el uso de recursos disponibles en la sociedad civil.

• 1. Asesorar al Instituto en el uso de formatos normalizados que deban ser utilizados por la Entidad para el desarrollo de sus operaciones, de tal manera que todos los actos administrativos derivados del cumplimiento de las funciones de Colciencias se ajusten a las normas legales.

• 1. Custodiar todos los documentos de carácter legal que respalden los derechos y obligaciones de Colciencias, asegurar el cumplimiento de los términos legales y representar a la Entidad ante los Tribunales (directa o indirectamente) en los casos en que las circunstancias lo exijan.

• 1. Asesorar a las demás dependencias de la Entidad, en todo lo relativo al cumplimiento y diligenciamiento de trámites legales asociados con el desarrollo de sus funciones de promoción y control.

Órganos de Asesoría y Coordinación

Artículo 11.El Comité de Dirección estará integrado por:

• a) El Director, quien lo presidirá;

• b) El Secretario General, quien desempeñará la Secretaria del Comité;

• c) Los Subdirectores;

• d) El Asesor Jurídico.

Artículo 12. El Comité de Dirección tendrá las siguientes funciones:

• 1. Asesorar al Director en la definición de políticas y toma de decisiones para el manejo del Instituto.

• 1. Armonizar los programas y actividades de las distintas dependencias.

• 1. Las demás que le fije el Director.

Artículo 13. El Director del Instituto queda facultado para integrar la composición y determinar las funciones de los Comités Técnicos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto.

Artículo 14. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones estará integrada por el Secretario General, quien la presidirá, por el Subdirector Financiero y Administrativo y por el Jefe de la División de Servicios Generales, quien actuará como su Secretario.

Artículo 15.La Junta de Licitaciones y Adquisiciones cumplirá funciones de conformidad con las disposiciones legales y los procedimientos vigentes sobre la materia.

Artículo 16. La Comisión de Personal se integrara y cumplirá sus funciones de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Subdirección Financiera y Administrativa

Artículo 17. El objetivo básico de la Subdirección Financiera y Administrativa es la planeación, manejo y control integral de los recursos financieros y administrativos de Colciencias, y el desarrollo de las actividades administrativas de soporte requeridas por el Instituto, todo ello dentro de una política de mejoramiento continuo y calidad total.

Artículo 18. La subdirección financiera y administrativa desarrollará las siguientes funciones:

• 1. Asesorar a la Dirección en la formulación e implantación de los planes, políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos humanos, físicos y financieros del Instituto.

• 1. Promover políticas de calidad total basadas en el mejoramiento de las personas.

• 1. Planear, organizar y dirigir las actividades relacionadas con el manejo y control integral de los recursos humanos, físicos y financieros de Colciencias.

• 1. Gestionar, manejar y controlar los recursos financieros confiados a Colciencias, independientemente de su fuente, velando porque los procesos de presupuestación, registro, contabilización y giro se realicen dentro de sanos principios de administración financiera y de conformidad con las normas vigentes sobre control fiscal.

• 1. Diseñar, planear, ejecutar y controlar todos los procesos necesarios para garantizar la adecuada administración y desarrollo de los recursos de Colciencias, así como la provisión (directa o indirecta) de los bienes y servicios que la Entidad requiere para su adecuado funcionamiento.

• 1. Coordinar con las demás instancias y áreas de Colciencias los sistemas, métodos, procedimientos y acciones de carácter administrativo y financiero que faciliten el cumplimiento de las funciones de la Entidad como un todo.

• 1. Hacer recomendaciones sobre las diferentes estrategias de financiamiento que deben ser llevadas a cabo para el fomento de programas de ciencia y tecnología.

• 1. Dirigir los estudios y análisis sobre el estado y comportamiento de los recursos financieros de la Entidad y proponer recomendaciones sobre estrategias y políticas que se deben adoptar para mejorar la gestión Financiera del Instituto.

• 1. Dirigir y controlar las actividades relacionadas con la adquisición de elementos, materiales y equipos, así como la contratación de servicios generales.

• 1. Desarrollar las actividades necesarias para que los equipos e instalaciones con que cuenta Colciencias estén permanentemente al servicio de sus funcionarios, dentro de un contexto de modernización y productividad crecientes.

• 1. Las demás que le asigne el Director.

Oficina de de Planeación Financiera y Presupuestal