por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y con sujeción a lo previsto en el artículo 54 de la Ley 489 de 1998,

CONSIDERANDO:

Que el Consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro, en sesión de 20 y 29 de Enero de 2004 decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura,

DECRETA:

CAPITULO I

Naturaleza, Objetivos, Funciones y Patrimonio

Artículo 1°.Naturaleza. La Superintendencia de Notariado y Registro es un organismo que goza de autonomía administrativa y financiera, con personería jurídica y patrimonio independiente, adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia.

Artículo 2°.Objetivos. La Superintendencia de Notariado y Registro tendrá como objetivos primordiales.

• 1. 1. Orientar, vigilar, inspeccionar y controlar el servicio público notarial.

• 2.2. Asesorar al Gobierno Nacional en la fijación de las políticas y los planes relacionados con los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 2.3. Prestar del servicio público del registro de instrumentos públicos y, dirigir, disponer la organización y administración las oficinas de registro.

Artículo 3.Funciones. Son funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro:

• 3.1. Adelantar las gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestación del servicio público de notariado.

• 3.2. Prestar en forma eficaz y transparente el servicio público del registro de instrumentos públicos.

• 3.3. Impartir las instrucciones de carácter general, dictar las resoluciones y demás actos que requiera la eficiente prestación de los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos, las cuales serán de cumplimiento obligatorio.

• 3.4. Instruir a los notarios sobre la aplicación de las normas que regulan su actividad.

• 3.5. Fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 3.6. Administrar y organizar el registro de instrumentos públicos de conformidad con la ley, sin perjuicio de la facultad del Gobierno Nacional para la creación o supresión de círculos y de oficinas del registro de instrumentos públicos.

• 3.7. Ejercer la inspección, vigilancia y control de las notarías en los términos establecidos en las normas vigentes, mediante visitas generales, especiales, de seguimiento, por procedimientos, virtuales, o por cualquier otra modalidad.

• 3.8. Realizar visitas periódicas de vigilancia, inspección y control a los entes vigilados.

• 3.9. Investigar y sancionar las faltas disciplinarias de los notarios en el desarrollo de sus funciones, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación.

• 3.10. Ordenar, cuando fuere pertinente de conformidad con la ley, la suspensión inmediata de aquellas actuaciones irregulares de los sujetos de vigilancia y disponer que se adopten las medidas correctivas del caso.

• 3.11. Establecer sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente atención de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización.

• 3.12. Proponer al Gobierno Nacional la creación, supresión y fusión de círculos de notarías y de oficinas de registro de instrumentos públicos.

• 3.13. Proponer al Gobierno Nacional la fijación de tarifas por concepto de derechos por la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 3.14. Adelantar las gestiones necesarias para asignar a las oficinas de registro de instrumentos públicos el presupuesto necesario para garantizar una adecuada y eficiente prestación del servicio público.

• 3.15. Adelantar y auspiciar estudios, investigaciones y compilaciones en materia de notariado y de registro de instrumentos públicos y divulgar sus resultados.

• 3.16. Llevar a cabo, directamente o por medio de entidades especializadas, los programas de capacitación que se requieran para los servidores públicos vinculados a la Superintendencia de Notariado y Registro, así como a los notarios y los empleados de notaría. La capacitación de los Notarios se hará con los recursos del Fondo Cuenta Especial de Notariado.

• 3.17. Preparar y presentar a consideración del Ministro del Interior y de Justicia proyectos de ley, decretos y reglamentos relacionados con los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 3.18. Gestionar en coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores y las demás entidades públicas responsables de la materia, convenios de cooperación internacional.

• 3.19. Las demás que se le asignen.

Artículo 4°.Patrimonio. El patrimonio de la Superintendencia de Notariado y Registro estará conformado por:

• 4.1. Los bienes, derechos y obligaciones que a cualquier título haya adquirido o adquiera.

• 4.2. Los ingresos de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

• 4.3. Los aportes a la Superintendencia establecidos en la ley a cargo de los notarios.

• 4.4. Los dineros y bienes que por cualquier otro concepto ingresen a la Superintendencia.

CAPITULO II

Estructura Interna

Artículo 5°.Estructura. La estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro será la siguiente:

• 5.1. Consejo Directivo.

• 5.2. Despacho del Superintendente.

5.2.1. Oficina Asesora Jurídica.

5.2.2. Oficina Asesora de Planeación.

5.2.3. Oficina de Control Interno.

5.2.4. Oficina de Investigación y Capacitación.

5.2.5. Oficina de Informática.

5.2.6. Oficina de Control Disciplinario Interno

• 5.3. Secretaría General.

• 5.4. Dirección de Vigilancia.

• 5.5. Dirección de Gestión Notarial.

• 5.6. Dirección de Registro.

5.6.1. Oficinas de registro de instrumentos públicos.

• 5.7. Organos de Asesoría y Coordinación

5.7.1. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

5.7.2. Comisión de Personal

CAPITULO III

Organos de Dirección

Artículo 6°.Dirección. La dirección y administración de la Superintendencia de Notariado y Registro estará a cargo de un Consejo Directivo y del Superintendente.

Artículo 7°.Integración. El Consejo Directivo estará integrado por cinco (5) miembros así:

• El Ministro del Interior y de Justicia o el Viceministro de Justicia quien lo presidirá.

• El Jefe del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, o del organismo que haga sus veces, o su delegado.

• El Director del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” o su delegado.

• Dos (2) representantes del Presidente de la República, quienes no podrán ser notarios, ni registradores en el ejercicio de sus cargos, ni haberlos desempeñado en el período inmediatamente anterior.

El Superintendente asistirá a las reuniones del Consejo con derecho a voz.

Parágrafo. El Secretario General de la Superintendencia será el Secretario del Consejo Directivo.

Artículo 8°.Funciones del Consejo Directivo. Son funciones del Consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro además de las señaladas en el artículo 76 de la Ley 489 de 1998:

• 8.1. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que consideren pertinentes.

• 8.2. Aprobar el proyecto de presupuesto anual de la entidad y las modificaciones que se le hagan.

• 8.3. Dictar su propio reglamento.

• 8.4. Las demás que le señale la ley.

Artículo 9°.Funciones del Superintendente de Notariado y Registro. Son funciones del Superintendente de Notariado y Registro las siguientes:

• 9.1. Organizar, dirigir y controlar, de conformidad con las directrices trazadas por el Gobierno Nacional las actividades de la Superintendencia.

• 9.2. Expedir los actos administrativos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad.

• 9.3. Dirigir y coordinar conjuntamente con el director de Vigilancia, la vigilancia, inspección y control del servicio público de notariado de conformidad con las normas previstas sobre la materia.

• 9.4. Prestar de forma eficiente los servicios de vigilancia, inspección y control.

• 9.5. Conocer de los recursos de apelación que se interpongan contra las providencias que profieran los directores de la Superintendencia y el Secretario General.

• 9.6. Resolver las apelaciones interpuestas por los notarios, registradores de instrumentos públicos y funcionarios públicos de la Superintendencia contra las providencias sancionatorias.

• 9.7. Dirigir la administración de personal de la Superintendencia, nombrar y remover a sus empleados y expedir los actos necesarios para la misma.

• 9.8. Ejercer el control de los recursos físicos y financieros de la Superintendencia y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

• 9.9. Fijar las políticas requeridas para el apoyo y el buen desempeño de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

• 9.10. Divulgar los programas y directrices de la entidad, para que notarios, registradores, organismos relacionados y usuarios internos y externos en general tengan conocimiento sobre su vigencia y aplicación.

• 9.11. Expedir y ejecutar los actos, realizar las operaciones, ordenar los gastos y celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Superintendencia, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• 9.12. Delegar la ordenación del gasto de conformidad con la ley.

• 9.13. Presentar para su aprobación ante las instancias gubernamentales pertinentes, el proyecto de presupuesto anual de la entidad.

• 9.14. Presentar a consideración del Gobierno Nacional, propuestas y proyectos sobre tarifas para los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 9.15. Proponer al Gobierno Nacional la creación, supresión, modificación o fusión de notarías y de oficinas de registro de instrumentos públicos y la creación o modificación de los respectivos círculos.

• 9.16. Preparar y presentar a consideración del Ministro del Interior y de Justicia, proyectos de Ley o de Reglamento y de decretos relacionados con los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos, garantizando que dichos proyectos cumplen los requisitos constitucionales, legales y reglamentarios para su expedición.

• 9.17. Conocer de los impedimentos de los notarios y designar notarios ad hoc.

• 9.18. Conocer de los impedimentos de los directores, de los registradores de instrumentos públicos y designar los correspondientes funcionarios ad hoc.

• 9.19. Asignar funciones complementarias a los funcionarios, cuando fueren compatibles con la naturaleza de las mismas.

• 9.20. Otorgar licencias y permisos a los notarios de primera categoría y encargar a quienes deban reemplazarlos.

• 9.21. Velar por el buen funcionamiento de la entidad, para lo cual podrá delegar las funciones que estime pertinentes de conformidad con la Ley.

• 9.22. Aprobar el Plan Nacional de Formación de Notariado y Registro.

• 9.23. Promover ante las instancias respectivas y con la colaboración de las entidades estatales competentes la cooperación internacional en los asuntos de su competencia.

• 9.24. Crear y organizar mediante acto administrativo Grupos internos de trabajo para atender el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia de acuerdo con las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos aprobados por la entidad.

• 9.25. Las demás que le sean asignadas.

CAPITULO IV

Funciones de las Dependencias

Artículo 10. Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica:

• 10.1. Asesorar al Superintendente en los asuntos jurídicos y emitir los conceptos que requieran las dependencias de la Entidad.

• 10.2. Preparar o revisar y conceptuar sobre los proyectos de ley, de decretos, circulares o instructivos concernientes a la Superintendencia y, a los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos.

• 10.3. Estudiar y proyectar las providencias que deba proferir el Superintendente relacionadas con la vigilancia, inspección y control de los servicios de notariado en segunda instancia y en materia disciplinaria.

• 10.4. Prestar asistencia y orientación jurídica a los servidores de las distintas dependencias de la Superintendencia con miras a lograr y mantener la debida uniformidad de criterio institucional.

• 10.5. Coordinar con las distintas dependencias de la Superintendencia, las actuaciones jurídicas con miras a lograr y mantener la debida uniformidad de criterio institucional.

• 10.6. Revisar las instrucciones y directrices que sobre materias jurídicas proyecten las otras dependencias, para la firma del Superintendente.

• 10.7. Absolver las consultas jurídicas que le formulen a la Superintendencia los usuarios y particulares, en concordancia con el director respectivo.

• 10.8. Adelantar estudios jurídicos relacionados con los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos, coordinar su difusión y análisis y procurar que se tengan en cuenta para la regulación de dichos servicios.

• 10.9. Atender por delegación del Superintendente, los asuntos judiciales en que sea parte o tenga interés la Superintendencia, efectuar los cobros coactivos de los créditos a favor de la Entidad, e informar oportunamente sobre el avance de los negocios.

• 10.10. Recopilar, actualizar y sistematizar las normas legales y reglamentarias de la Superintendencia y de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos, velando por su difusión, en concordancia con el director respectivo.

• 10.11. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 11.Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación:

• 11.1. Asesorar al Superintendente de Notariado y Registro en la formulación y adopción de las políticas y planes de la Entidad.

• 11.2. Asesorar al Superintendente en la formulación de los programas y proyectos que en materia de notariado y registro de Instrumentos públicos, le corresponda desarrollar.

• 11.3. Efectuar en coordinación con las dependencias de la Entidad, evaluación y seguimiento a los planes, programas y proyectos.

• 11.4. Diseñar, coordinar y definir el proceso de planeación en cuanto a los aspectos técnicos, económicos, humanos y administrativos de la Entidad.

• 11.5. Elaborar en coordinación con la Secretaría General el anteproyecto anual de presupuesto y el programa anual de caja, así como sus modificaciones y someterlos a consideración del Superintendente.

• 11.6. Evaluar, formular y presentar los proyectos de inversión de la Entidad.

• 11.7. Orientar los estudios sobre organización y desarrollo administrativo de la entidad, reformas a la planta de personal, simplificación, agilización y modernización de trámites, procesos y procedimientos y demás asuntos relacionados con la gestión, organización y métodos de trabajo.

• 11.8. Elaborar estudios económicos y financieros referentes a los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos.

• 11.9. Orientar la elaboración y desarrollo de sistemas estadísticos de la Superintendencia, Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y Notarías del país y velar por su actualización y divulgación.

• 11.10. Preparar los estudios técnicos administrativos acerca de la creación, supresión, modificación o fusión de notarías, oficinas de registro de instrumentos públicos y los círculos correspondientes y emitir su concepto al Superintendente.

• 11.11. Diseñar, coordinar e implantar en coordinación con las dependencias de la Entidad, un sistema de medición mediante la aplicación de indicadores, que permitan obtener mayores niveles de eficacia, eficiencia, calidad y economía tendientes a un mejoramiento continuo.

• 11.12. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 12.Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno:

• 12.1. Asesorar al Superintendente en la planificación y diseño del Sistema de Control Interno.

• 12.2. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.

• 12.3. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• 12.4. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

• 12.5. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

• 12.6. Adelantar las acciones necesarias para la protección de los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

• 12.7. Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de los objetivos y funciones de la entidad.

• 12.8. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad.

• 12.9. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

• 12.10. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.