Por la cual se reglamenta el despacho en el Ministerio de Instrucción Pública

por la cual se reglamenta el despacho el Ministerio de Instrucción Pública,

El Ministro de Instrucción Pública,

En ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 78 de la Ley 149 de 1888, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 8.º del presente año (Abril 7) puso la enseñanza primaria á cargo de los Departamentos; Que en la Ley de Presupuestos no se han votado las cantidades destinadas al pago de sueldos de varios de los empleados actuales del Ministerio,

RESUELVE:

Artículo 1º. El personal subalterno del Ministerio de Instrucción Pública se divide en tres Secciones, así:

Sección 1.ª

El Subsecretario.

Un Oficial Mayor.

El Inspector de las Escuelas Nocturnas y Ayudante del Oficial Mayor.

El Oficial de Registro.

Dos Escribientes.

Un Portero Escribiente.

Dos Conserjes.

Sección 2.ª

El Jefe.

Un Ayudante.

Un Portero.

Sección 3.ª

El Jefe.

El Subjefe Tenedor de Libros.

Un Oficial Mayor.

Dos Escribientes.

Artículo 2º. A la Sección 1.ª quedan adscritos los siguientes asuntos: Negocios Generales; Universidad Nacional; Instrucción Secundaría, Profesional, Artística é Industrial; Biblioteca Nacional Museo, Observatorio Astronómico y demás institutos análogos á éstos; Inspección de las Escuelas Nocturnas y demás asuntos no especificados en las otras Secciones.

Artículo 3°. Corresponden á la Sección 2.ª los siguientes negocios : distribución de textos y útiles de enseñanza; instrucción primaria en los Territorios Nacionales; enseñanza manual y agrícola en las Escuelas Primarias ; becas é inspección de alumnos becados; estadística escolar; inventarios de útiles, muebles, gabinetes y demás enseres en general de los establecimientos oficiales.

Artículo 4°. A cargo de la Sección 3.ª estarán los asuntos siguientes: contabilidad; contratos en general; auxilios y subvenciones, y provisión de material al Ministerio.

Artículo 5°. El Director Editor de la Revista dependerá directamente del Ministro, y tendrá las siguientes atribuciones:

1.ª Percibir en cada una de las Secciones del Ministerio, en las Facultades Universitarias, en el Museo, en la Biblioteca Nacional, en el Observatorio Astronómico y demás entidades inmediatamente dependientes de este Despacho los documentos que por su calidad ó importancia merezcan en concepto

del Ministro ser publicados en la Revista;

2.ª Seleccionar, de acuerdo con el Ministro, escritos sobre el desarrollo del ramo en el país y en el Exterior, sobre métodos de enseñanza, régimen escolar, enseñanza manual y agrícola, trabajos científicos, y en general todo aquello que convenga ser conocido de los Maestros de las Escuelas ;

3.ª Llevar los originales de todo documento que deba publicarse, á la Imprenta Nacional; corregir las pruebas respectivas y procurar dentro del límite de sus atribuciones, que los números de la Revista aparezcan con la mayor regularidad;

4.ª Llevar una cuenta pormenorizada del número de ejemplares del periódico y una lista de las oficinas, institutos é individuos, tanto nacionales como extranjeros, entre quienes se reparta, debiendo vigilar su distribución ;

6.ª Recibir la correspondencia dirigida á la Redacción de la Revista, substanciarla, previo acuerdo con él Ministro, poniendo á la firma de éste las notas y cartas oficiales que dicha correspondencia origine, y archivar ordenadamente la recibida.

Artículo 6°. Las horas ordinarias de oficina en los días no feriados serán las siguientes: dé 8 á 11 de la mañana y de 1 á 5 eV la: tarde; pero en caso de urgencia el despacho se prorrogará por e1 tiempo necesario para dar evasión al trabajo pendiente, y mientras el Ministro permanezca en el Despacho, ningún empleado subalterno podrá separarse de su oficina.

Artículo 7°. Son deberes del Subsecretario:

1.° Recibir y hacer registrar toda la correspondencia oficial; recibir y hacer registrar los memoriales y documentos de cualquier clase que entren al Ministerio;

2.° Cuidar de que en las tres Secciones del Ministerio se observe la distribución señalada para el trabajo ; de que se guarde completo orden y se emplee debidamente el tiempo;

3 ° Estudiar con el Ministro previamente los expedientes, comunicaciones, memoriales, que por su naturaleza correspondan á la Sección 1.a, y presentar al Ministro el proyecto de resolución que en su concepto deba dictarse;

4.° Expedir, previa providencia del Ministro, las copias y certificados que soliciten otros empleados y los particulares;

5.° Solicitar previamente de las Oficinas los datos que sean necesarios para el despacho de los negocios de la Sección á su cargo;

6.º Substanciar los negocios que pertenezcan á la Sección 1.ª y no requieran Resolución gubernativa, y ponerlos á la firma del Ministro ;

7.° Disponer lo conveniente á fin de que los decretos, resoluciones, oficios, etc. Que hayan de presentarte á la firma del Presidente de la República y del Ministro estén escritos correcta y fielmente, y que en lo general los libros de contabilidad, los copiadores de oficios, los de resoluciones, los de recibos y demás que deben llevarse en el Ministerio lo sean con pulcritud;

8.º Cuidar que se pasen al Director Editor de la Revista y al Director de la Imprenta Nacional los documentos que deben publicarse en dicho periódico y en el Diario Oficial;

9.° Cumplir con los deberes que como Secretario del Consejo Universitario le impongan las disposiciones legales y reglamentarias;

• 1. Distribuir convenientemente entre los empleados de las tres Secciones los trabajos que deban ejecutarse en cada una de ellas, según las órdenes que reciba del Ministro, y hacer á éste las indicaciones que juzgue útiles para el buen servicio público;

• 1. Dar al Ministro, cuando éste lo solicite, los informes verbales ó escritos, en tiempo oportuno, sobre los negocios de la Sección 1.ª;

• 1. Suplir las faltas accidentales del Ministro con autorización de éste, y las otras; cuando así lo disponga el Presidente de la República;

• 1. Cuidar del orden interior y gobierno económico del Ministerio y del cumplimiento estricto de esta Resolución;

• 1. Solicitar del Ministro la remoción de los empleados subalternos del Ministerio cuando á su juicio haya causa suficiente para ello;

• 1. Señalar término á los Jefes de Sección para estudiar los asuntos importantes sobre los cuales deba presentarse al Ministro proyecto de resolución definitiva;

• 1. Dar cuenta al Ministro, de los asuntos que por su naturaleza y urgencia requieran despacho inmediato;

• 1. Cuidar de que los Jefes de Sección despachen debidamente los negocios que les correspondan, y hacer que arreglen cuidadosamente el expediente de cada asunto;

• 1. Practicar visita mensual al depósito de textos y útiles;

• 1. Poner el visto bueno a las cuentas, nóminas ó documentos que ocasione giros contra la Tesorería General por los gastos adscritos al Ministerio, cuándo para ello lo autorice el Ministro;

• 1. Cuidar de que el archivo de la Sección 1.ª esté debidamente arreglado y legajado.

Artículo 8º. Son deberes del Jefe de la Sección 2.ª:

1.° Estudiar los expedientes, comunicaciones, memoriales y demás documentos relativos á los asuntos de su Sección, y presentar al Ministro el proyecto de resolución que en su concepto deba dictarse, previa consulta con el Subsecretario ;

2.º Preparar y redactar las comunicaciones, resoluciones decretos, etc. que deban enviarse ó expedirse relativos á los ramos de su Sección cuidando de que todo lo que se despache en ella quede escrito correctamente y en los precisos términos en que haya sido acordado ;

3.° Dar al Ministro y al Subsecretario los informes verbales ó escritos que le pidan, y hacerles las indicaciones que estime convenientes para el buen servicio público ;

4.° Mantener rigurosa reserva en los asuntos que cursen en su sección, y cuando sean solicitudes de particulares informar á éstos del estado en que se encuentran sus asuntos y notificarles ó comunicarles la respectiva resolución ;

5.° Presentar al Subsecretario los asuntos que éste pueda firmar según las disposiciones de esta Resolución ;

6.° Cuidar de que el Depósito de textos y útiles de enseñanza esté bien arreglado y de que se rindan las cuentas oportunamente a la Corte del Ramo ;

7.° Preparar, de acuerdo con el Ministro y con él Jefe de la Sección 3.ª, las facturas de pedido y los proyectos de contratos para provisión de textos y útiles de enseñanza que hayan de surtir el Depósito, y las que se refieran á empaque y conducción de éstos á los Departamentos. Tales contratos se efectuarán por medio de la Sección 3.ª

8.° Llevar un registro de órdenes verbales, en el cual escribirá las que reciba del Ministro ó del Subsecretario, en su caso, anotando al margen lo que haya hecho en cumplimiento de cada orden ;

9.° Cuidar dé que él archivó de su Sección esté perfectamente arreglado y legajado ;

• 1. Llevar un registro de las faltas de asistencia de los empleados de su Sección, y dar cuenta diariamente al Subsecretario, para que éste ordene los descuentos de sueldos que hubiere lugar ;

• 1. Llevar el libro de entradas y salidas de textos y útiles de enseñanza, y formar el expediente de comprobantes mensuales de las salidas;

• 1. Solicitar, de acuerdo con el Subsecretario, el empaque de los textos y útiles de enseñanza que deban enviarse á los Departamentos, y vigilar que este trabajo se haga con puntualidad; esmero y economía ;

• 1. Abrir ó hacer abrir el Deposito en las horas convenientes para su aseo y ventilación;

• 1. Llevar la correspondencia sobre los asuntos de su cargo, poniéndola á la firma del Ministro ó del Subsecretario, á quien siempre debe consultar;

• 1. Cuidar de que del Depósito no salga objeto alguno sin orden escrita del Ministro, y no informar á los particulares sobre la existencia de útiles y textos.

Artículo 9°. Son deberes del Jefe de la Sección 3.ª :

1.° El estudio y redacción de los contratos, expedientes, memoriales, comunicaciones y documentos; relación y liquidación de los gastos á cargo del Ministerio; reunión de los antecedentes y datos que se necesiten para el Despacho en su Sección, y consultar con el Subsecretario el proyecto de resolución que en su concepto deba dictarse en cada asunto;

• 2º Cuidar de que el Subjefe Tenedor de Libros lleve perfectamente arregla las las cuentas; que forme los balances mensuales y anuales, y mantenga debidamente arreglada la contabilidad del Ministerio;

3.° Llevar un registro de órdenes verbales, en el cual escribirá las que reciba del Ministro o del Subsecretario, en su caso, anotando al margen lo que haya hecho en cumplimiento de cada orden ;

4'.° Cuidar de que todo lo que se despache en su Sección quede en los precisos términos en que haya sido acordado;

5.° Mantener rigurosa reserva en los asuntos que cursan en su Sección. Cuando sean solicitudes de particulares informar á éstos del estado en que se encuentren y notificarles ó comunicarles las resoluciones que se hayan dictado;

6.° Dar al Ministro y al Subsecretario los informes verbales ó escritas que le pidan sobre la marcha de los asuntos de su Sección ;

7.º Presentar al Subsecretario los documentos que éste pueda firmar por el Ministro, de acuerdo con las disposiciones de esta Resolución ;

8.° Cuidar de qua el archivo de la Sección esté perfectamente arreglado y legajado;

• 1. Llevar un registro minucioso de las faltas de asistencia puntual de los empleados de su Sección y darle cuenta diariamente al Subsecretario para que éste ordene los descuentos de sueldo á que hubiere lugar;

• 1. Formar la nómina mensual de los empleados del Ministerio consultando al empleado de cada Sección que lleva el registro del servicio y faltas de asistencia.

Artículo 10. Son deberes y funciones del Portero y de los Conserjes:

1.° Traer la correspondencia y los pliegos de las Oficinas de correos, previo recibo, si se les exigiere;

2.° Recibir asimismo en la portería del Despacho los memoriales, peticiones y demás correspondencia de los particulares y de las Oficinas públicas, previa firma del recibo correspondiente;

8.° Copiar y cerrar la correspondencia que se despache en el Ministerio, y llevarla el mismo día á las Oficinas respectivas ó á las personas á quienes se les dirija, tomando recibo de todo en el libro correspondiente ;

4.° Recibir la correspondencia y periódicos del Director de la Revista de la Instrucción Pública y entregársela bajo recibo á éste ;

5.° Recibir, repartir y coleccionar, de acuerdo con el Subsecretario, los ejemplares del Diario Oficial que sé envíen al Ministerio ;

6.° Cuidar de la seguridad, orden y aseo del local del Ministerio y cumplir con los deberes anexos á sus cargos;

7.° El Portero y los Conserjes están en la obligación de abrir la oficina antes de las ocho de la mañana y antes de la una de la tarde, debiendo ser los últimos en salir;

8.° Recibir con la debida cortesía á los particulares qué necesiten ventilar algún asunto en el Ministerio, é introducirlos en las horas y días señalados para la audiencia.

Artículo 11. En cada una de las Secciones del Ministerio se abrirá un libro de recibos de la correspondencia que se despache en las Sección respectiva. El Jefe de cada Sección dispondrá que al Portero ó los Conserjes se les entreguen los pliegos con el recibo ya escrito en dicho libro.

Artículo 12. El Oficial Mayor de la Sección 3.º reemplazará al Subsecretario del Despacho en sus ausencias de la Oficina. Dicho empleado llevará un registro de las faltas de asistencia de los empleados y le dará cuenta diaria al Subsecretario, a fin de que este ordene los descuentos de sueldo á que hubiere

lugar.

Artículo 13. El Oficial Mayor de la Sección 3.º reemplazará al Jefe de ella en sus ausencias de la Oficina.

Artículo 14. Fíjanse las siguientes horas para la conferencia ó consulta diaria del Subsecretario y de los otros dos Jefes de Sección con el Ministro:

Sección 1.ª, 2 á 3 de la tarde.

Sección 2.ª', 3 á 4 de la tarde:

Sección 3.ª, 4 á 5 de la tarde.

Sin embargo el Ministro puede apartarse de esta fijación de horas y llamar cuando lo tenga a bien Subsecretario y á los otros Jefes de Sección para despachar los asuntos pendientes en cualquier momento y á la hora en que lo estime conveniente.

Artículo 15. Los empleados subalternos de las Secciones no podrán consultar asuntos oficiales con el Ministro, mientras no estén autorizados por él, y eso en caso de ausencia del respectivo Jefe.

Artículo 16. Todos los empleados del Ministerio están en la obligación de guardar absoluta reserva respecto de los negocios que cursan en el Despacho, mientras no se haya dictado resolución acerca de ellos. El Subsecretario y los Jefes de Sección pueden informar á los particulares acerca del estado de los asuntos en que estén interesados; pero no en cuanto á las opiniones que haya en el Ministerio acerca de los mismos asuntos, y en cuanto al contenido de documentos que se hallan en las Oficinas, se atendrán á lo establecido en los artículos 353, 354 y 357 de la Ley 149 de 1888.

Artículo 17. En relación con los particulares, los empleados del Ministerio procederán conforme al artículo 367 de la misma Ley.

Artículo 18. A ningún particular le será permitido acercarse á las mesas de las diversas oficinas del Ministerio, ni mucho menos imponerse del contenido de ningún documento, expediente, etc., que se halle eh dichas mesas.

Artículo 19. Les particulares no podrán penetrar al Despacho del Ministro sino en los días y á las horas señaladas para audiencia, á no mediar permiso especial del Ministro.

Artículo 20. Es prohibido hablar á voces en las oficinas del Ministerio así como todo altercado ó desorden.

Artículo 2l. Las faltas cometidas contra esta Resolución reglamentaria serán castigadas por el Ministro, de acuerdo con el artículo 324 de la Ley 149 de 1888.

Artículo 22. Se prohíbe á los empleados citar á las oficinas á sus amigos ú otras personas para tratar asuntos particulares; los extraños no deben permanecer dentro de la oficina sino el tiempo indispensable para obtener los datos ó documentos oficiales que soliciten, y siempre deben entrar en la oficina con la cabeza descubierta; cuando esto no suceda, los empleados, que son los primeros que deben dar ejemplo de respeto, los excitarán á ello cortésmente.

Artículo 23. Durante las horas señaladas para el trabajo cada empleado debe estar en su puesto, siéndoles absolutamente prohibido permanecer en las otras Secciones del Ministerio haciendo tertulia. Igualmente les es prohibido leer novelas ú otros libros ajenos al servicio de los negocios oficiales.

Artículo 24. Será destituido de su destino el empleado que por dos veces se presentare ebrio en la oficina; la primera vez será amonestado seriamente por el Ministro, y la segunda le será notificada su destitución.

Artículo 25. Son obligaciones generales de los Jefes de Sección y del Oficial Mayor de la Sección 1ª formar anualmente un minucioso inventario del archivo, mueblaje, biblioteca, útiles de escritorio y demás enseres del servicio de la respectiva Oficina y entregarlo al Subsecretario, debidamente firmado, dejando copia en su Despacho.

Dejar constancia escrita al pie de cada expediente ó documento, como substanciación, de las resoluciones que se adopten por el Ministro, quien debe firmarlas personalmente, pudiendo encargar

esta función al Subsecretario; en todo caso es prohibido á todos los empleados subalternos firmar documentos oficiales mientras no estén legalmente autorizados por el Ministro. También dejarán constancia del cumplimiento de lo resuelto.

Artículo 26. De toda demora injustificada será responsable el Jefe de la Sección respectiva, y cuando esta clase de falta ocurra frecuentemente, el empleado responsable será reemplazado, si ha dado motivo para ser amonestado por dos ocasiones.

Artículo 27. En las tres Secciones del Ministerio se mantendrá perfectamente arreglado el archivo, siendo responsable el Jefe de la Sección de todos los expedientes que hayan pasado de su Oficina, según el libro de registro general.