por el cual se establece la estructura de la Previsora Vida S. A. Compañía de Seguros y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades Constitucionales y Legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que la Junta Directiva de la Previsora Vida S. A. Compañía de Seguros, decidió someter a aprobación del Gobierno Nacional, la modificación de su estructura, de acuerdo con el Acta número 442 de 21 de diciembre de 2007.

DECRETA:

Artículo 1º. Estructura. La Previsora Vida S. A. Compañía de Seguros, tendrá la siguiente estructura:

• 1. Asamblea General de Accionistas

• 1. Junta Directiva

• 1. Presidencia

• 3.1. Oficina Asesora de Planeación

• 3.2. Oficina de Gestión Integral del Riesgo

• 3.3. Oficina de Control Interno

• 3.4. Oficina de Control Disciplinario Interno

• 1. Secretaría General

• 1. Vicepresidencia Comercial

• 1. Vicepresidencia de Operaciones

• 1. Vicepresidencia Técnica

• 1. Vicepresidencia de Promoción y Prevención

• 1. Vicepresidencia Financiera y Administrativa

• 1. Gerencias Regionales

• 10.1. Gerencia Regional Centro

• 10.2. Gerencia Regional Oriente

• 10.3. Gerencia Regional Norte

• 10.4. Gerencia Regional Occidente

• 10.5. Gerencia Regional Cundinamarca

• 10.6. Gerencia Regional Sur Occidente

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación

• 11.1. Comité de Auditoría

• 11.2. Comité de Control Interno

• 11.3. Comisión de Personal

• 11.4. Comité de Riesgos

Artículo 2º. Asamblea General de Accionistas y Junta Directiva. La Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva cumplirán las funciones a ellas asignadas en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales vigentes.

Artículo 3º. Presidencia. Son funciones de la Presidencia, las siguientes:

• 1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de los programas y propósitos de la empresa y establecer las funciones del personal al servicio de la sociedad.

• 1. Actuar como ordenador del gasto expidiendo todos los actos y celebrando todos los contratos que no haya delegado, conforme a las disposiciones pertinentes.

• 1. Representar legalmente a la sociedad para los efectos a que haya lugar.

• 1. Contratar y nombrar de acuerdo con las leyes a los servidores de la sociedad, cuya designación no corresponda a la Asamblea General de Accionistas o a la Junta Directiva, así como también removerlos y conceder las licencias a que hubiere lugar.

• 1. Presentar los balances mensuales a la Junta Directiva.

• 1. Mantener enterada a la Junta Directiva de la marcha de la sociedad y rendir los informes que esta le solicite.

• 1. Otorgar poder para ejercer la representación legal de la sociedad en los asuntos judiciales o extrajudiciales a que haya lugar.

• 1. Velar por que el personal de la sociedad cumpla con los deberes a su cargo.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.

• 1. Ejercer las funciones que le deleguen la Asamblea General de Accionistas o la Junta Directiva y las que le confieren los estatutos y las leyes.

• 1. Delegar alguna o algunas de sus atribuciones y funciones delegables en los funcionarios que estime conveniente.

• 1. Rendir anualmente cuentas de su gestión o dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retire del cargo o cuando se lo exija la Asamblea General de Accionistas. Para tal efecto, presentará los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión.

• 1. Fallar la segunda instancia de los procesos disciplinarios de los servidores de la entidad.

• 1. Aprobar las políticas de ventas de la empresa.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale la Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva en consonancia con las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad.

Artículo 4º. Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

• 1. Asesorar a la alta dirección en la revisión periódica de la filosofía organizacional de la empresa.

• 1. Levantar la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas, estableciendo la información primaria y secundaria que se recogerá de fuentes internas y externas.

• 1. Coordinar y ejecutar el ejercicio para definir periódicamente el direccionamiento estratégico de la empresa.

• 1. Con el apoyo de la alta dirección de la entidad, revisar la vigencia y actualizar cada año las estrategias de crecimiento y competitividad de la empresa.

• 1. Generar el plan maestro de proyectos de la entidad, de acuerdo con los lineamientos estratégicos.

• 1. Asesorar a todas las áreas y personas responsables en los temas relacionados con la administración de proyectos.

• 1. Elaborar y solicitar aprobación del anteproyecto de presupuesto de la empresa y realizar el seguimiento a la ejecución del mismo.

• 1. Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos del plan estratégico y del Cuadro de Mando Integral.

• 1. Presentar informes periódicos a Presidencia respecto del avance de los proyectos y obstáculos encontrados en los mismos.

• 1. Colaborar junto con la Vicepresidencia Financiera y Administrativa en la planeación financiera de la empresa y comunicar los resultados a las áreas pertinentes.

• 1. Apoyar a las diferentes áreas en la recolección y producción de informes claves para los procesos y en el establecimiento de planes de mejora de los mismos.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Liderar la definición, revisión e implementación de los programas de calidad y mejoramiento continuo de todos los procesos de la empresa.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 5º. Oficina de Gestión Integral del Riesgo. Son funciones de la Oficina de Gestión Integral del Riesgo, las siguientes:

• 1. Definir los instrumentos, metodologías y procedimientos para que la empresa administre efectivamente los diferentes tipos de riesgo, en concordancia con los lineamientos previstos en el sistema de administración de riesgos.

• 1. Administrar el registro de eventos de riesgo.

• 1. Desarrollar e implementar el sistema de reportes internos y externos de la entidad.

• 1. Coordinar la recolección de la información para alimentar el registro de riesgo.

• 1. Evaluar el impacto de las medidas de control potenciales para cada uno de los eventos de riesgo identificados y medidos.

• 1. Establecer y monitorear el perfil de riesgo individual y consolidado de la entidad, e informarlo al órgano correspondiente.

• 1. Realizar el seguimiento permanente de los procedimientos y planes de acción relacionados con el sistema de administración de riesgos de la empresa y proponer sus correspondientes actualizaciones y modificaciones.

• 1. Desarrollar los modelos de medición de los diferentes tipos de riesgo.

• 1. Desarrollar los programas de capacitación de la entidad acordes con el sistema de administración de riesgos.

• 1. Realizar seguimiento a las medidas adoptadas para mitigar los riesgos con el propósito de evaluar su efectividad.

• 1. Reportar periódicamente al Presidente la evolución de los riesgos, los controles implementados y el monitoreo que se realice sobre el sistema de administración de riesgos de la entidad.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 6º. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

• 1. Planear, dirigir y organizar la verificación y la evaluación del sistema de control interno.

• 1. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la empresa y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• 1. Asesorar a las instancias directivas de la empresa en la gestión y mejoramiento continuo del sistema de control interno.

• 1. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

• 1. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la empresa estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

• 1. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Empresa y recomendar los ajustes necesarios.

• 1. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, con el fin de obtener los resultados esperados.

• 1. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

• 1. Fomentar en toda la empresa la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la entidad correspondiente.

• 1. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

• 1. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Liderar la adopción del Modelo Estándar de Control Interno MECI, conforme las disposiciones legales vigentes.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás que le señalen los órganos superiores de administración, las normas legales vigentes y las relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidas a otra dependencia.

Artículo 7º. Oficina de Control Disciplinario Interno. Son funciones de la Oficina de Control Disciplinario Interno, las siguientes:

• 1. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales contempladas en el Código Disciplinario Unico y la normatividad emitida por la Procuraduría General de la Nación.

• 1. Adelantar las indagaciones preliminares e investigaciones disciplinarias para verificar la ocurrencia de hechos constitutivos de falta disciplinaria, sus responsables e imponer las respectivas sanciones.

• 1. Elaborar diagnósticos y recomendaciones de política por temas y áreas, sobre fallas institucionales en materia de regulación, fallas administrativas en control administrativo y fallas personales o actuaciones irregulares especiales en casos de corrupción.

• 1. Capacitar a todos los servidores públicos de la empresa en temas relacionados con el Código Disciplinario Unico, tales como derechos, deberes, prohibiciones, inhabilidades, incompatibilidades, entre otros.

• 1. Diseñar e implementar correctivos y políticas anticorrupción para disminuir infracciones al régimen disciplinario.

• 1. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se promuevan en contra de los servidores de la entidad, salvo aquellos que deban ser investigados por un ente externo competente.

• 1. Controlar los términos procesales, consignar las decisiones adoptadas en los medios dispuestos para tal fin y elaborar una hoja de seguimiento a cada expediente disciplinario.

• 1. Elaborar oportunamente los informes para la Procuraduría General de la Nación, garantizando el debido proceso.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Las demás funciones que le señale el Presidente y las normas legales vigentes relacionadas con las funciones y objetivos generales de la entidad, afín con el área y que no estén expresamente atribuidos a otra dependencia.

Artículo 8º. Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

• 1. Ejercer la secretaría de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva de la empresa, llevar los libros de actas correspondientes y el libro de registro de accionistas.

• 1. Implementar las políticas y normas establecidas a través de los manuales y circulares internas y por la normatividad vigente para el sector asegurador.

• 1. Apoyar a la entidad en su relación con los entes de control y vigilancia y preparar, si es del caso, los informes requeridos.

• 1. Autenticar los documentos que le corresponda de acuerdo con la ley.

• 1. Asesorar y dar soporte a la empresa en los aspectos legales y jurídicos de la operación.

• 1. Emitir conceptos jurídicos para apoyar y soportar las acciones de la empresa que lo requieran.

• 1. Identificar riesgos legales que puedan afectar la operación de la empresa.

• 1. Dirigir los procesos de compras y contratación de bienes y servicios, ejecutarlos, elaborar los contratos y resoluciones respectivas y hacer su seguimiento conforme la normatividad vigente.

• 1. Hacer seguimiento y supervisión a la gestión judicial y extrajudicial encomendada con terceros.

• 1. Atender procesos judiciales en todas sus instancias y jurisdicciones en contra y las interpuestas por la empresa.

• 1. Informar al área competente las reservas económicas que se deben realizar con ocasión de los litigios adelantados en contra de la empresa.

• 1. Asistir a las audiencias en representación judicial o extrajudicial de la empresa.

• 1. Atender oportunamente las tutelas, derechos de petición y demás reclamaciones de tipo legal presentadas por terceros.

• 1. Responder requerimientos formulados por las autoridades judiciales.

• 1. Realizar las objeciones de los siniestros calificados como de origen común.

• 1. Establecer mecanismos y canales de información para la divulgación de la normatividad vigente.

• 1. Interponer los recursos legales a que haya lugar en contra de decisiones de tipo administrativo y judicial que afecten los intereses de la empresa.

• 1. Elaborar las resoluciones de reconocimiento de pensiones de sobrevivientes y de invalidez con base en la información suministrada por la Vicepresidencia Técnica.

• 1. Elaborar las resoluciones y demás actos administrativos relacionadas con los procesos de contratación.

• 1. Planear la gestión humana y proponer las políticas que guiarán la administración del recurso humano en la empresa.

• 1. Administrar el recurso humano de la empresa, en todo lo concerniente a vinculación, capacitación, bienestar, evaluación de desempeño y retiro de servidores.

• 1. Administrar la nómina de la empresa.