por el cual se establecen las Unidades Principales y Auxiliares de la Subjefatura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se señalan sus funciones y responsabilidades

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales que le confiere el ordinal 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y de las legales contempladas en el artículo 15 del Decreto 1680 de 1991,

DECRETA:

Del Despacho del Subjefe del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica.

Artículo 1º Establécese en el Despacho del Subjefe del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la Unidad Auxiliar de Control Interno, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Hacer el seguimiento de los actos, transacciones, operaciones y documentos que se produzcan en la actividad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el Fondo Especial de la Presidencia de la República y el Fondo de Solidaridad y Emergencia Social, durante el término de su duración, para verificar el cumplimiento de las normas vigentes y los procedimientos establecidos y de acuerdo con las reglamentaciones de la Contraloría General de la República.

• 1. Realizar evaluaciones sobre los procedimientos financieros y de operación.

• 1. Estudiar y evaluar los registros financieros (contables, presupuestales y de tesorería) y de operación.

• 1. Asistir a la Administración en el desarrollo de sus funciones mediante análisis, apreciaciones y recomendaciones para mejorar su eficiencia y productividad.

• 1. Verificar el cumplimiento de las políticas, planes y programas de la Administración de acuerdo con las normas vigentes y los procedimientos establecidos.

• 1. Examinar con antelación la ejecución de las transacciones y operaciones, los actos y documentos que las originan o respaldan para garantizar el cumplimiento de las normas vigentes y de los procedimientos establecidos.

• 1. Determinar y comprobar la correcta contabilización e imputación de las operaciones y transacciones que afectan los presupuestos aprobados para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas. Igualmente comprobar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, presupuestales y de tesorería.

• 1. Verificar la adecuada utilización de los bienes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas, de acuerdo con la destinación oficial de los mismos.

• 1. Comprobar la existencia física de los bienes de consumo y devolutivos localizados en el almacén general de la Presidencia de la República, así como de los bienes devolutivos asignados a las distintas dependencias, bajo la custodia y responsabilidad de los funcionarios del Departamento y tomar las medidas que garanticen su adecuada custodia y conservación.

• 1. Evaluar el funcionamiento y aplicación del sistema de control interno implantado por el Departamento, para cada una de sus dependencias, y proponer las reformas y mejoras del mismo con el fin de proteger el patrimonio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas, y asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

• 1. Presentar los informes sobre la gestión de control que le solicite el Subjefe del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Responder patrimonialmente por los perjuicios que ocasione a la Administración o a terceros por sus actuaciones u omisiones en el ejercicio de sus funciones, sin menoscabo de las sanciones disciplinarias, penales y fiscales a que hubiere lugar.

• 1. Rendir cuentas y responder ante las autoridades cuando éstas en desarrollo de sus funciones determinen que han sido violadas las normas vigentes en materia de control.

• 1. Obtener la máxima eficacia, eficiencia y economía en todos los niveles de actuación y así mismo fomentar el desarrollo de las políticas administrativas establecidas y velar por el estricto cumplimiento de las mismas.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Subjefe del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Del Area de Recursos Humanos.

Artículo 2ºEl Area de Recursos Humanos tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Proponer políticas, planes y programas relacionados con la administración de personal, en coordinación con las demás dependencias.

• 1. Dirigir, evaluar y controlar los procesos inherentes a la administración del personal que requiera la Presidencia de la República.

• 1. Realizar los estudios referentes a la clasificación de los empleos y elaborar los manuales de descripción de los mismos.

• 1. Elaborar el reglamento interno de trabajo para el personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y una vez adoptado velar por su cumplimiento.

• 1. Elaborar el reglamento interno de higiene y seguridad y velar por su cumplimiento.

• 1. Elaborar los programas de selección de personal y llevarlos a cabo de conformidad con las normas vigentes y las políticas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Dar información a los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República sobre las normas de administración de personal y sobre los procedimientos y funciones. Así mismo, orientar y dar la inducción necesaria sobre la estructura y funcionamiento de la entidad y funciones que le correspondan a las personas que se vinculen al servicio.

• 1. Formular los programas de capacitación y perfeccionamiento de los empleados para optimizar la gestión pública.

• 1. Coordinar los registros, el control y las estadísticas de personal.

• 1. Expedir los certificados de tiempo de servicio del personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Actuar como Secretario de la Comisión de Personal, elaborar y llevar el registro de las actas correspondientes.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades de la Unidad Principal de Personal y de la Unidad Principal de Bienestar Social y de Capacitación y efectuar la evaluación de su gestión.

• 1. Velar y responder por el cumplimiento de las normas que rigen la administración del personal.

• 1. Verificar el cumplimiento de las funciones, horarios y demás obligaciones de los empleados del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Coordinar y velar por el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la Caja de Previsión Social de la Superintendencia Bancaria "Capresub".

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Subjefe del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Artículo 3ºEstablécese la Unidad Principal de Personal, como una dependencia del Area de Recursos Humanos, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades.

• 1. Atender y tramitar los asuntos relativos a la administración de personal y llevar el registro y control sobre las novedades que se produzcan.

• 1. Llevar los registros, el control y las estadísticas de personal.

• 1. Proponer las normas y programas de seguridad industrial para el personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y velar por su cumplimiento.

• 1. Atender, tramitar y llevar el control de las licencias, permisos, vacaciones concedidas al personal, e informar oportunamente a los respectivos superiores.

• 1. Comunicar oportunamente las incapacidades médicas del personal a las diferentes dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Preparar los certificados de tiempo de servicio del personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para la firma del Jefe del Area de Recursos Humanos.

• 1. Atender y tramitar los asuntos relacionados con el cumplimiento y pago de las prestaciones sociales de los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Atender y tramitar las comisiones tanto en el interior del país como al exterior y el pago oportuno de los viáticos y pasajes correspondientes a los funcionarios de la Presidencia de la República, de conformidad con las normas y reglamentos vigentes.

• 1. Atender y tramitar el reconocimiento y pago de las horas extras, en forma oportuna, de los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Responder patrimonialmente por los perjuicios que ocasione a la Administración o a terceros por sus actuaciones u omisiones en el ejercicio de sus funciones, sin menoscabo de las sanciones disciplinarias, penales y fiscales a que hubiere lugar.

• 1. Elaborar y tramitar oportunamente la nómina del personal que presta sus servicios en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Presentar los informes que le solicite el Jefe del Area de Recursos Humanos en relación con los asuntos a su cargo.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Jefe del Area de Recursos Humanos.

Artículo 4ºEstablécese la Unidad Principal de Bienestar Social y de Capacitación, como una dependencia del Area de Recursos Humanos, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Elaborar y someter a consideración del Jefe del Area de Recursos Humanos, los programas de bienestar social, cultural y deportivo para el personal del Departamento.

• 1. Coordinar la ejecución de los programas de bienestar social, cultural y deportivo.

• 1. Tramitar la consecución de los elementos necesarios para las actividades de bienestar social y velar por su correcta utilización y conservación.

• 1. Velar por el cumplimiento de las políticas de bienestar social y hacer evaluación periódica de los programas realizados.

• 1. Ejecutar y coordinar los programas de capacitación de conformidad con las políticas del Departamento.

• 1. Organizar y programar la capacitación del personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante el sistema de concursos, en coordinación con las dependencias del Departamento.

• 1. Supervisar los cursos de capacitación técnica, administrativa y académica que requiere el personal del Departamento.

• 1. Adelantar los procesos de inducción del personal sobre los servicios a que se tiene derecho en razón de la vinculación a la entidad.

• 1. Coordinar y tramitar lo referente a becas y auxilios de estudios para el personal del Departamento.

• 1. Responder patrimonialmente por los perjuicios que ocasione a la Administración o a terceros por sus actuaciones y omisiones en desarrollo de sus funciones, sin menoscabo de las sanciones disciplinarias, penales o fiscales a que hubiere lugar.

• 1. Presentar los informes que le solicite el Jefe del Area de Recursos Humanos en relación con los asuntos a su cargo.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Jefe del Area de Recursos Humanos.

Del Area Administrativa y Financiera.

Artículo 5ºEl Area Administrativa y Financiera tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Dar apoyo administrativo y prestar los servicios necesarios para asistir al Presidente de la República, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales.

• 1. Proponer políticas, planes y programas relacionados con el manejo presupuestal y financiero y los servicios administrativos, en coordinación con las demás dependencias.

• 1. Dirigir, evaluar y controlar los procesos inherentes a la gestión financiera y a los servicios administrativos que requiera la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir, controlar y coordinar con las demás dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, los trámites de contratación que deba adelantar la Nación- Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas.

• 1. Dirigir y controlar la ejecución del presupuesto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas.

• 1. Dirigir y controlar las adquisiciones de bienes y servicios que requieran las distintas dependencias de la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir, planear y controlar la prestación de los servicios administrativos de la Presidencia de la República.

• 1. Velar por el cumplimiento de los reglamentos internos y el manual de procedimientos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades de la Unidad Principal de Contratos y Adquisiciones, la Unidad Principal Financiera y de Planeación y la Unidad Principal Operativa, y sus dependencias y efectuar la evaluación de su gestión.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Subjefe del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Artículo 6º Establécese la Unidad Principal de Contratos y Adquisiciones como una dependencia del Area Administrativa y Financiera, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Coordinar con las dependencias correspondientes lo relativo a los pliegos de condiciones y los términos de referencia para las licitaciones,los concursos y en general,los mecanismos de selección del contratista, para la celebración de los contratos que vayan a adelantarse.

• 1. Preparar y tramitar las licitaciones, concursos y procedimientos de selección de contratistas que deba realizar el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el Fondo Especial de la Presidencia de la República y el Fondo de Solidaridad y Emergencia Social, en la ejecución de sus planes, programas y proyectos.

• 1. Coordinar con las Unidades Principales, la ejecución de los planes de compras, de mantenimiento y de suministros de bienes.

• 1. Controlar y verificar la elaboración legal de los contratos y de las resoluciones de reconocimiento y pago del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el Fondo Especial de la Presidencia de la República y el Fondo de Solidaridad y Emergencia Social y adelantar los trámites de su legalización.

• 1. Llevar el control del cumplimiento de los contratos en ejecución y preparar los actos administrativos de sanción a los contratistas que incumplan sus obligaciones.

• 1. Adelantar los trámites de liquidación de los contratos.

• 1. Coordinar con la Unidad Principal Financiera y de Planeación, los trámites ante el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público las autorizaciones requeridas para la celebración de contratos cuya realización comprenda más de una vigencia fiscal.

• 1. Llevar actualizado el registro de los contratos vigentes, liquidados o en proceso de liquidación.

• 1. Tramitar las compras de bienes y servicios que requieran las distintas dependencias de la Presidencia de la República.

• 1. Colaborar en la elaboración de los cuadros de necesidades y programas de adquisición de bienes muebles para el normal funcionamiento de la Presidencia de la República.

• 1. Solicitar las cotizaciones a los proveedores y exigir su respuesta oportuna. Adelantar los trámites de reconocimiento para el pago de los bienes y servicios que se adquieren o contraten.

• 1. Llevar y mantener actualizada la relación de proveedores del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y de sus entidades adscritas.

• 1. Verificar la adecuada selección de los contratistas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas y llevar y mantener actualizado al registro de inhabilitados por razón de declaratorias de caducidad administrativa contractuales.

• 1. Elaborar los planes de contratación y adquisiciones en coordinación con las demás dependencias, que deba adelantar el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas.

• 1. Velar por la apropiación racional y eficiente, de los recursos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el Fondo Especial de la Presidencia de la República y el Fondo de Solidaridad y Emergencia Social, en los procesos de contratación y adquisición.

• 1. Responder patrimonialmente por los perjuicios que ocasione a la Administración o a terceros por sus actuaciones u omisiones en el ejercicio de sus funciones, sin menoscabo de las sanciones disciplinarias, penales y fiscales a que hubiere lugar.

• 1. Dirigir y coordinar la actividad de la Unidad Auxiliar de Contratos y de los grupos bajo su dependencia.

• 1. Presentar los informes que le solicite el Jefe del Area Administrativa y Financiera, en relación con las funciones a su cargo.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Jefe del Area Administrativa y Financiera.

Artículo 7ºEstablécese la Unidad Auxiliar de Contratos como una dependencia de la Unidad Principal de Contratos y Adquisiciones, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades.