por el cual se organiza el Régimen de Recaudación de Aportes para el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidasen el artículo 189 numera 11 de la Constitución Política,

DECRETA:

CAPITULO I

Definiciones

Artículo 1º.Alcance de la expresiones "Entidad Administradora"

"administradora y "Aportante". Para los efectos del presente decreto, la expresiones "entidad administradora", "administradora" y "aportante" tendrán los siguientes alcances:

"Entidad administradora" o "administradora" comprende a las entidades administradoras de pensiones del régimen solidario de prima media con prestación definida, a las entidades administradoras de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, a las entidades promotoras de salud y a las entidades administradoras de riesgos profesionales.

"Aportante" es la persona o entidad que tiene la obligación directa frente a la entidad administradora de cumplir con el pago de los aportes de uno o más riesgos y para uno o más afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. Cuando en este decreto se utilice la expresión "Aportantes", se entenderá que se hace referencia a las personas naturales o jurídicas con trabajadores dependientes y a los trabajadores independientes, en ambos casos afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral.

Artículo 2º.Alcance de la expresión "Riesgos". Para los efectos del presente decreto, la expresión "riesgos" comprende los eventos que están definidos en los sistemas General de Pensiones, de Seguridad Social en Salud y General de Riesgos Profesionales, regulados por la ley 100 de 1993 y por el decreto ley 1295 de 1994.

Artículo 3º.Otras definiciones. Para los efectos del presente decreto, las expresiones definidas en este artículo tendrán los siguientes alcances:

"Valor base" corresponde al valor que, de conformidad con la información de las novedades permanentes suministradas por el aportante, configura el monto total periódico de las cotizaciones a su cargo frente a cada una de las entidades administradoras. Es decir, es el monto de la cotización calculada a partir de los salarios base.

"Novedades" comprende todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o de las obligaciones económicas que éstos tienen frente al sistema.

Las novedades pueden ser de carácter transitorio o permanente:

a. Novedades transitorias son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas a cargo del aportante, tales como incapacidades, suspensiones del contrato de trabajo y variaciones no permanentes del Ingreso Base de Cotización.

b. Novedades permanentes son las que afectan el valor base a cargo del aportante en relación con una determinada entidad administradora, tales como ingreso al sistema, cambio de empleador o retiro, traslado de entidad administradora y cambio permanente de ingreso base de cotización, cambio de condición de independiente a dependiente o viceversa.

El ingreso al sistema del trabajador que por primera vez se afilia se entenderá reportada como novedad permanente en el formulario de afiliación.

CAPITULO II

Clasificación de aportantes

Artículo 4º.Administración diferenciada de aportantes.

Los aportantes se clasifican como grandes o pequeños, según el número de trabajadores que laboren a su cargo. o trabajadores independientes.

El aportante quedará clasificado al momento de la presentación de la primera autoliquidación o declaración de novedades a cada entidad administradora, entendida como tal, aquellas que se presenten con posterioridad a la vigencia de este derecho, y deberá cumplir con sus obligaciones de declaración y pago, en la forma prevista para cada clasificación por el presente decreto.

Artículo 5º.Clases de aportantes. Para los efectos de este decreto, los aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral son de tres (3) clases:

A. GRANDES APORTANTES.

Se clasifican como Grandes Aportantes:

• 1. A partir de la vigencia de este decreto, los empleadores con cincuenta (50) o más trabajadores a su servicio.

• 1. A partir del 1o. de enero de 1997, los empleadores con cuarenta (40) o más trabajadores a su servicio.

• 1. A partir del 1o. de enero de 1998, los empleadores con veinte (20) o más trabajadores a su servicio.

Para efectos de determinar el número de trabajadores, el aportante deberá tomar el promedio mensual de trabajadores a su servicio en lo diez primeros meses del año calendario inmediatamente anterior.

B. PEQUEÑOS APORTANTES.

Se clasifican como Pequeños Aportantes, los empleadores que no tengan a su servicio el número de trabajadores previstos en el literal anterior.

Los empleadores que tengan trabajadores del servicio doméstico se incluyen dentro de esta clase, sin perjuicio de que se puedan asimilar a trabajadores independientes para efectos del régimen de recaudación de aportes de que trata el presente decreto.

• C. TRABAJADORES INDEPENDIENTES.

Se clasifica como Trabajador Independiente las madres comunitarias, el trabajador que no se encuentre vinculado laboralmente con un empleador mediante contrato de trabajo, o mediante una relación legal y reglamentaria.

Artículo 6º.Reclasificación de los aportantes por cambio en el número de trabajadores. Si durante los diez primeros meses del año calendario aumenta el promedio mensual de trabajadores del aportante, en forma tal que implique su reclasificación como gran aportante, ésta sólo tendrá efectos a partir de la declaración que deba presentar por el primer período del año calendario inmediatamente siguiente, que corresponde a enero o febrero, según el último dígito de su NIT o cédula de ciudadanía sea par i impar, respectivamente.

A partir de dicha fecha, el aportante cumplirá con sus obligaciones legales para con el Sistema conforme a su nueva clasificación, sin necesidad de requerimiento previo alguno por parte de la entidad administradora.

Una vez clasificado o reclasificado como gran aportante, esta calidad será permanente durante la relación con el Sistema de Seguridad Social Integral, independiente del número de trabajadores a su servicio.

Artículo 7º.Reclasificación de oficio. Cuando el aportante se clasifique incorrectamente o no cumpla con sus obligaciones, la entidad administradora procederá de oficio a reclasificarlo y hará exigibles las obligaciones que surgieron desde el momento en el cual el aportante debió empezar a cumplir de acuerdo con la nueva clasificación, e informará a las autoridades de control pertinentes.

CAPITULO III

Grandes aportantes

Artículo 8º.*Autoliquidación y declaración de novedades.* Los grandes aportantes pagarán las cotizaciones de los diferentes riesgos del Sistema de Seguridad Social Integral por períodos mensuales, presentarán una declaración de las novedades ocurridas durante ese lapso, y la respectiva liquidación de aportes, en los lugares que señalen las entidades administradoras.

La declaración de novedades y liquidación de aportes deberán presentarse en medios computacionales de archivo de datos, con las especificaciones técnicas del formulario magnético único previsto en el artículo 20o. de este decreto.

Cuando por razón de su ubicación geográfica, de las características particulares de su objeto social o actividad económica, o de la imposibilidad de disponer o acceder a un computador, el aportante no pueda cumplir con la presentación de la declaración de novedades en medios computacionales, podrá hacerlo en formulario físico, diseñado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 de este Decreto.

Artículo 9º.Comprobante para el pago de aportes. Los grandes aportantes cancelarán sus cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral con el comprobante para el pago de aportes que generen para el efecto, el cual será adoptado conjuntamente por las Superintendencias Bancaria y de Salud. El proceso de verificación será posterior al pago, y los plazos para entrega del formulario magnético serán los mismos previstos para el pago de aportes.

La entidad administradora podrá requerir a los grandes aportantes para que la declaración de novedades se presente con una antelación máxima de dos días a la fecha de vencimiento para el pago.

Parágrafo. Con el fin de dar inicio al sistema de recaudación previsto en el presente Decreto, la primera declaración de novedades deberá contener una relación de los afiliados indicando como novedad permanente el monto de los ingresos con el cual se determina el valor base inicial de cada uno de los trabajadores y las novedades transitorias del período correspondiente.

Artículo 10.Lugar y plazo para el pago de aportes. Los grandes aportantes efectuarán el pago correspondiente y entregarán el reporte de las novedades, en los sitios determinados por la entidad administradora, dentro del mes calendario siguiente a cada período y a más tardar en las fechas señaladas a continuación:

Artículo 11.Plazo especial para el pago de aportes cuando se presentan declaraciones consolidadas. Los grandes aportantes que tengan más de veinte (20) sucursales, o con sucursales en más de cinco (5) ciudades, que presenten la declaración de novedades en forma consolidada, esto es, que incluya la totalidad de sus sucursales ubicadas en todo el territorio nacional, deberán pagar en los sitios fijados por la entidad administradora, dentro del mes calendario siguiente a cada período y a más tardar en las siguientes fechas:

Parágrafo. Para los efectos de lo previsto en este artículo, los grandes aportantes deberán informar a la entidad administradora con no menos de dos meses de anterioridad, la decisión de declarar en forma consolidada.

CAPITULO IV

Pequeños aportantes

Artículo 12.Obligaciones de los pequeños aportantes. El empleador que se clasifique como pequeño aportante, deberá cumplir con sus obligaciones de declarar novedades y pagar las cotizaciones al sistema de seguridad social integral de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo.

Artículo 13.Autoliquidación y declaración de novedades. Los empleadores clasificados como pequeños aportantes deberán presentar declaración de novedades en la forma prevista en el artículo 15 de este decreto, y realizar el pago de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral por medios mensuales con el comprobante para el pago de aportes que generen para el efecto.

No obstante lo dispuesto en el inciso anterior y sin perjuicio de lo previsto en el artículo 37 de este decreto, la entidad administradora podrá definir que ella generará un comprobante para el pago de los aportes cuando la declaración de novedades sea presentada en medio físico. En este evento, el aportante deberá entregar a la entidad administradora junto con el comprobante de pago la declaración de novedades. El ajuste originado en las novedades declaradas será incorporado por las entidad administradora en el siguiente comprobante de pago.

En todo caso la responsabilidad del pago es del aportante.

Parágrafo 1°. Las entidades administradoras podrán establecer que sus pequeños aportantes presenten la declaración de novedades por períodos bimestrales y efectúen el pago de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral por períodos mensuales.

Parágrafo 2°. Por el período establecido de conformidad con este artículo, cuando no se produzcan novedades, sólo existirá la obligación de efectuar el pago de aportes.

Artículo 14.Lugar y plazo de presentación de declaraciones y pago de aportes. Los pequeños aportantes deberán presentar la declaración de novedades y efectuar los pagos, en los sitios fijados por la entidad administradora, dentro del mes calendario siguiente a más tardar en las siguientes fechas:

Parágrafo. En caso de que los pequeños aportantes presenten la declaración de novedades por períodos bimestrales, deberán pagar mensualmente la cotización correspondiente, a más tardar en la fecha indicada en el cuadro contenido en este artículo, en los sitios fijados por la entidad administradora.

Se entenderá como íntegro y oportuno el pago de las cotizaciones correspondientes a cada bimestre, efectuado en la forma prevista en el presente artículo, sin perjuicio de los ajustes originados en las novedades del bimestre siguiente y de lo previsto en el artículo 37 de este decreto.

Artículo 15.Presentación de la declaración de novedades. La declaración de novedades de los pequeños aportantes, se efectuará en formulario físico, diseñado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 de este Decreto.

No obstante, el aportante podrá acordar con la entidad administradora que tal declaración se presente en el formulario magnético único previsto para los Grandes Aportantes, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 9o. de este decreto.

Artículo 16.Liquidación de ajustes originados en las novedades. Cuando la entidad administradora opte por la declaración bimestral de novedades, los pequeños aportantes pagarán mensualmente el valor base de la cotización liquidada en el bimestre inmediatamente anterior. Esta suma se adicionará o disminuirá, según sea el caso, en el valor correspondiente a la nota de ajuste liquidada por la entidad administradora, con base en las novedades declaradas en el bimestre, valor que deberá incluir en el siguiente comprobante para el pago de aportes que remita al aportante.

Si las novedades generan cambios permanentes en las condiciones de los afiliados que afecten la liquidación a pagar, como es el caso de los ingresos, los retiros, o el cambio en el Ingreso Base de Cotización, la entidad administradora informará al aportante el nuevo valor base para el pago de aportes de los períodos siguientes.

Parágrafo. Los ajustes originados en ingresos o retiros, reportados después de la fecha de corte establecida por la entidad administradora para la elaboración de comprobantes para el pago de aportes, serán incorporados a los pagos correspondientes al siguiente bimestre, sin perjuicio de lo previsto en los artículos 37 y 44 del presente decreto.

Artículo 17.Períodos de declaración bimestral de novedades. Cuando la entidad administradora opte por la declaración bimestral de novedades, los períodos bimestrales para los pequeños aportantes serán los siguientes, según el último dígito de su NIT o cédula de ciudadanía:

PEQUEÑOS APORTANTES

Artículo 18.Transitorio. Procedimiento para el pago de cotizaciones por el primer período a cargo de los pequeños aportantes. La entidad administradora podrá enviar, a más tardar el 10 de junio de 1996, a cada uno de los aportantes un extracto que contenga la información base de liquidación de aportes asociada con cada uno de sus trabajadores afiliados, junto con la correspondiente liquidación de aportes. Para el efecto, la entidad administradora tomará como referencia la información disponible más reciente en sus bases de datos que, en todo caso, no podrá ser anterior a la información contenida en la autoliquidación presentada para el mes de enero de 1996.

Los pequeños aportantes deberán presentar, a más tardar en el mes de julio o agosto de 1996, según el último dígito del nit o c.c. sea par o impar respectivamente, en los plazos señalados en el artículo 14 de este decreto, una declaración con las novedades permanentes ocurridas durante los meses posteriores al que la entidad administradora tomó como base para generar el extracto previsto en este artículo y las novedades temporales del último mes o sea junio o julio de 1996, según corresponda. Si la entidad administradora optó por generar el comprobante para el pago de aportes deberá, de acuerdo con tal declaración, entregar al aportante el comprobante ajustado para el pago de los aportes a su cargo.

El monto liquidado por concepto de aportes que se incluya en el comprobante entregado, será el valor a cancelar por el primer período de aplicación del sistema de declaración y pago, de conformidad con lo establecido en este decreto, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 37 de este decreto.

Si el aportante no presenta en tiempo la declaración prevista en este artículo, la entidad administradora tomará la información contenida en el extracto entregado por ella como base cierta para la cotización al Sistema de Seguridad Social y, en consecuencia procederá, si optó por ello, a la elaboración de los comprobantes para el pago de aportes. Lo anterior sin perjuicio de las glosas o ajustes que se deriven de verificaciones posteriores que realicen las administradoras o las entidades de control y de lo previsto en el artículo 37 de este decreto.

CAPITULO V

Normas comunes para grandes y pequeños aportantes