por el cual se establece la estructura del nivel central del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las que le confieren los artículos 189, numeral 16 de la Constitución Política y 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que en la sesión del 28 de noviembre de 2002 según Acta número 7, el Consejo Directivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, se aprobó el proyecto de decreto "por el cual se establece la estructura del nivel central del ICBF, se determinan las funciones de sus dependencias" y en consecuencia se somete a aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura del ICBF,

DECRETA:

CAPITULO I

De la estructura

Artículo 1º. La estructura del ICBF es la siguiente:

• 1. CONSEJO DIRECTIVO

• 1. DIRECCION GENERAL

2.1 OFICINA DE COMUNICACIONES Y ATENCION AL CIUDADANO

2.2 OFICINA DE COOPERACION Y CONVENIOS

2.3 OFICINA JURIDICA

2.4 OFICINA DE CONTROL INTERNO

• 1. SECRETARIA GENERAL

3.1 DIRECCION ADMINISTRATIVA

3.2 DIRECCION DE GESTION HUMANA

3.3 DIRECCION FINANCIERA

3.4 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

• 1. DIRECCION DE PLANEACION

4.1 SUBDIRECCION DE PROGRAMACION

4.2 SUBDIRECCION DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL

4.3 SUBDIRECCION DE SISTEMAS DE INFORMACION

• 1. DIRECCION TECNICA

5.1 SUBDIRECCION DE LINEAMIENTIOS Y ESTANDARES

5.2 SUBDIRECCION DE ASESORIA TERRITORIAL

5.3 SUBDIRECCION DE INTERVENCIONES DIRECTAS

• 1. DIRECCION DE EVALUACION

6.1 SUBDIRECCION DE SEGUIMIENTO Y ANALISIS

6.2 SUBDIRECCION DE INVESTIGACIONES

CAPITULO II

De las funciones de las dependencias Consejo Directivo y Dirección General

Artículo 2º. Las funciones del Consejo Directivo son las contempladas en la Ley 7ª de 1979, el Decreto 2388 de 1979, el Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que las adicionen o modifiquen.

Las funciones de la Dirección General son las señaladas en la Ley 7ª de 1979, el Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que las adicionen o modifiquen.

Artículo 3º.Oficina de Comunicaciones y Atención Ciudadana. La Oficina de Comunicaciones y Atención Ciudadana es la dependencia encargada de diseñar, articular y ejecutar la política de comunicaciones de la Institución, así como de recepcionar, organizar y realizar seguimiento a las solicitudes y quejas del ciudadano y coordinar la entrega de información actualizada y útil.

Conforme a las políticas e instrucciones de la Dirección General, son funciones de la Oficina de Comunicaciones y Atención Ciudadana las siguientes:

• 1. Proponer mecanismos para la divulgación y comunicación de las políticas, planes, estrategias y programas implementados por el Instituto, orientados al cumplimiento de su misión.

• 1. Diseñar, conjuntamente con los servidores públicos de las diferentes dependencias, los programas de divulgación, promoción y educación que sean necesarios para informar a las diferentes audiencias objeto de la misión de la Entidad.

• 1. Dirigir, coordinar y programar todos los aspectos relacionados con la producción y emisión de las comunicaciones del Instituto en las áreas específicas de prensa, comunicación organizacional, producción editorial y centros de documentación e información.

• 1. Apoyar a la Dirección de Gestión Humana en el desarrollo de programas para la inducción, reinducción e información continua de los trabajadores del ICBF.

• 1. Coordinar el Consejo Editorial del ICBF, el cual velará por la calidad de la producción editorial del ICBF, tanto en el ámbito nacional como en el regional. La Oficina de Comunicaciones y Atención Ciudadana efectuará el proceso editorial y el acompañamiento técnico a las áreas generadoras del contenido.

• 1. Realizar los procedimientos para la legalización y registro de los productos editoriales y velar por el cumplimiento de la normatividad atinente a derechos de autor.

• 1. Dirigir, en coordinación con cada una de las áreas del nivel nacional y regional del Instituto, el diseño, implementación, análisis y evaluación de las estrategias de comunicación.

• 1. Administrar y coordinar los contenidos de la página web, y de la intranet del Instituto, velando por la coherencia comunicativa, la integralidad de la información y su permanente actualización.

• 1. Definir los contenidos y métodos comunicativos con relación al centro de atención nacional de llamadas y con el centro de información sobre niñez y familia.

• 1. Dirigir y coordinar las acciones para el correcto funcionamiento del sistema de atención virtual al usuario.

• 1. Desarrollar e implementar un sistema de escucha al cliente que incluya métodos de recolección y análisis de quejas y reclamos.

• 1. Diseñar e implementar un sistema de medición de la satisfacción de los clientes del Instituto.

• 1. Administrar el centro de información de la sede nacional y el centro de información virtual.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 4º.Oficina de Cooperación y Convenios. La Oficina de Cooperación y Convenios es la dependencia encargada de coordinar la política de cooperación y la promoción de los convenios que permitan su realización.

Conforme a las políticas e instrucciones de la Dirección General, son funciones de la Oficina de Cooperación y Convenios las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General del ICBF en todos los aspectos relativos a la cooperación nacional e internacional.

• 1. Participar en las comisiones del Gobierno que se creen con el fin de preparar y coordinar la participación del Estado colombiano en cumbres o reuniones internacionales y/o la presentación de informes.

• 1. Informar a la comunidad nacional e internacional sobre las políticas, programas y actividades que adelanta el ICBF.

• 1. Promover alianzas entre el ICBF y entidades u organismos nacionales o internacionales, de carácter público o privado, para el adecuado desarrollo de sus objetivos.

• 1. Gestionar la obtención de recursos de cooperación técnica y financiera ante organismos, organizaciones y agencias nacionales e internacionales y/o gobiernos extranjeros para el apoyo a los programas, políticas y proyectos que adelante el ICBF.

• 1. Coordinar con la Agencia Colombiana de Cooperación Internacional, ACCI y con el Ministerio de Relaciones Exteriores, las acciones de gestión de cooperación internacional para el ICBF.

• 1. Gestionar la suscripción y formalización de convenios entre el ICBF y los cooperantes.

• 1. Gestionar los recursos de contrapartida nacional necesarios para la suscripción de acuerdos de cooperación.

• 1. Gestionar y coordinar, junto con la instancia correspondiente del ICBF, la ejecución y seguimiento de los convenios de cooperación.

• 1. Con base en la información suministrada por las Direcciones de Planeación, Técnica y de Evaluación, elaborar los informes y evaluaciones sobre los acuerdos de cooperación con el ICBF.

• 1. Difundir los acuerdos de cooperación que se logren y los mecanismos de financiación de proyectos al interior del ICBF.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 5º.Oficina Jurídica. La Oficina Jurídica es la dependencia encargada de preparar los proyectos de normas y disposiciones legales que requiera la Entidad y de asesorar a la Dirección General y demás dependencias en los asuntos de carácter jurídico que se requieran para la gestión del Instituto.

Conforme a las políticas e instrucciones señaladas por la Dirección General son funciones de la Oficina Jurídica las siguientes:

• 1. Velar por la debida sustentación de los actos administrativos que deban ser suscritos por el Instituto.

• 1. Asistir a las dependencias del Instituto en el trámite y solución de todos los asuntos de carácter legal que se presenten en la gestión del Instituto.

• 1. Atender las diligencias de carácter extrajudicial y judicial en las cuales deba ser parte el Instituto y crear y mantener información actualizada sobre el estado de las demandas instauradas contra o por la Entidad.

• 1. Conceptuar sobre los asuntos que sometan a su consideración las diferentes dependencias de la Entidad.

• 1. Compilar y difundir las normas legales y la jurisprudencia contencioso administrativa, de derecho de familia y demás asuntos de competencia de la Entidad.

• 1. Mantener la unidad doctrinaria en la interpretación de las normas aplicables en los diferentes asuntos de competencia de la Entidad.

• 1. Coordinar los aspectos relacionados con derecho de familia y liderar la elaboración de normas y reglamentos sobre asistencia legal de la niñez y la familia, impartir directrices a los defensores de familia, conceptuar sobre todos los aspectos relacionados y dirimir los conflictos que en esta materia se presenten.

• 1. Asesorar jurídicamente el proceso de trámites legales de adopción que se realicen en el país.

• 1. Asesorar a la Dirección General en la preparación de propuestas de normatividad y reglamentación legal, propiciando la participación de las demás dependencias del Instituto.

• 1. Apoyar jurídicamente el trámite de las licitaciones y contratos, acorde con la reglamentación interna sobre el tema, con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales e internacionales que celebre el Instituto para el desarrollo de sus objetivos.

• 1. Asesorar jurídicamente las acciones en que el Instituto tenga interés por razón de su vocación hereditaria o de bienes vacantes o mostrencos.

• 1. Coordinar y mantener la información actualizada del estado de las denuncias de bienes vacantes, mostrencos y vocaciones hereditarias.

• 1. Supervisar y asesorar los aspectos legales en la imposición de multas a favor del ICBF en los casos previstos por la ley.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 6º.Oficina de Control Interno. La Oficina de Control Interno es la dependencia encargada de diseñar, verificar y evaluar los procesos de Control Interno del Instituto, asesorando a la Dirección General en la eficacia de la gestión técnica y administrativa, en la reorientación de los planes y programas y en las acciones correctivas necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Entidad.

Conforme a las políticas e instrucciones de la Dirección General, son funciones de la Oficina de Control Interno las siguientes:

• 1. Asesorar y apoyar el proceso de control interno en todos los niveles y dependencias del Instituto y recomendar las modificaciones que sean necesarias, de manera que permita a la Dirección General y demás directivos conocer la marcha de la administración, detectar las fallas y establecer las medidas correctivas pertinentes.

• 1. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• 1. Fomentar en todos los niveles y dependencias del Instituto la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas en las diferentes dependencias.

• 1. Evaluar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y verificar el cumplimiento de los controles definidos.

• 1. Realizar auditorías integrales y de gestión selectivas, adoptar medidas de control y proponer correctivos inmediatos cuando sean necesarios.

• 1. Mantener informados a los directivos acerca del resultado del control interno dentro del Instituto, mediante el uso de indicadores de gestión, comunicando oportunamente las debilidades y fallas detectadas.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 7º.Secretaría General. La Secretaría General es la dependencia encargada de asistir a la Dirección General en los asuntos que le delegue, apoyarla en la orientación y coordinación del funcionamiento de las dependencias de apoyo del Instituto, en las relaciones con el Congreso de la República y es la encargada de la Secretaría del Consejo Directivo.

Conforme a las políticas e instrucciones de la Dirección General, son funciones de la Secretaría General las siguientes:

• 1. Asistir a la Dirección General en el ejercicio de las funciones de dirección, coordinación y control del Instituto.

• 1. Asistir a la Dirección General en sus relaciones con el Congreso de la República y vigilar el curso de los proyectos de ley relacionados con el Servicio Público del Bienestar Familiar.

• 1. Velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas y las de la Oficina de Control Interno Disciplinario.

• 1. Preparar en colaboración con las dependencias pertinentes, los informes y estudios que solicite el Director del Instituto.

• 1. Coordinar con las dependencias responsables la gestión de recursos administrativos, financieros y humanos del Instituto.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 8º.Dirección Administrativa. La Dirección Administrativa es la dependencia encargada de planear, dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con la administración, mantenimiento y control de los recursos y bienes muebles e inmuebles del Instituto.

Conforme a las políticas e instrucciones de la Secretaría General, son funciones de la Dirección Administrativa las siguientes:

• 1. Coordinar la planeación, ejecución y control de la gestión administrativa de las diferentes dependencias del ICBF, proporcionándoles los recursos necesarios para la prestación de los servicios y la ejecución de los programas.

• 1. Definir y desarrollar las políticas sobre la administración de bienes y servicios administrativos del Instituto y llevar el registro único y el control de los bienes inmuebles del Instituto.

• 1. Administrar la sede nacional.

• 1. Formular, ejecutar y evaluar los planes estratégicos y de acción de la Dirección Administrativa.

• 1. Planear, coordinar y hacer seguimiento a los procesos relacionados con la administración de los recursos materiales y físicos del ICBF, garantizando su adecuado funcionamiento.

• 1. Coordinar con la Dirección de Planeación, la elaboración del anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y presentarlo a la Secretaría General.

• 1. Coordinar la elaboración y presentación de los informes administrativos solicitados por las diferentes dependencias y organismos de control.

• 1. Velar porque se ejerza el control interno sobre cada uno de los procesos y procedimientos de la Dirección Administrativa.

• 1. Liderar la producción, compra y distribución de alimentos de alto valor nutricional y coordinar con la Dirección Técnica el transporte y distribución de los mismos.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 9º.Dirección de Gestión Humana. La Dirección de Gestión Humana es la dependencia encargada de planear, dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con la selección, administración, desarrollo y evaluación del talento humano de la Entidad, de acuerdo con las políticas e instrucciones de la Secretaría General.

Conforme a las políticas e instrucciones de la Secretaría General, son funciones de la Dirección de Gestión Humana las siguientes:

• 1. Asistir a la Secretaría General en la formulación de las políticas de gestión de recursos humanos, aplicables a los servidores públicos que conforman la planta de personal del ICBF.

• 1. Dirigir y coordinar la implantación de los planes y programas de selección, administración, desarrollo, capacitación, evaluación del desempeño, carrera administrativa, bienestar de los servidores públicos del Instituto y aquellos relacionados con la salud ocupacional.

• 1. Aplicar y velar por la correcta aplicación de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas de Talento Humano.

• 1. Establecer y promover programas encaminados a generar y desarrollar una cultura de servicio en el Instituto.

• 1. Establecer, de acuerdo con las disposiciones vigentes, las normas y procedimientos internos que regulan la administración del Talento Humano.

• 1. Coordinar con las demás dependencias de la Entidad, la solución a las necesidades del Talento Humano para la realización de la gestión institucional.

• 1. Orientar y supervisar la gestión del Talento Humano en las Regionales y Agencias.

• 1. Llevar el registro actualizado de la planta de personal del Instituto.

• 1. Las demás que le sean asignadas.