Por el cual se aprueban los Estatutos de la Superintendencia de Notariado y Registro

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de las facultades legales y en especial de las que le confiere el Decreto 3172 de 1963.

decreta:

Artículo primero. Apruébense los estatutos de la Superintendencia de Notariado y Registro, cuyo texto es el siguiente:

«ACUERDO NUMERO 09 DE 1969

(septiembre 18 )

por el cual se expiden los estatutos de la Superintendencia de Notariado y Registro.

La Junta de la Superintendencia de Notariado y Registro, en uso de las Facultades que le confiere el artículo 27, ordinal b), del Decreto 3172 de 1968 y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 45 del mismo Decreto.

acuerda:

Artículo 1.° Adóptanse los siguientes estatutos que regirán la administración y funcionamiento de la Superintendencia de Notariado y Registro.

CAPITULO I

Naturaleza, Objetivo y funciones.

Artículo 2.° La Superintendencia de Notariado y Registro funcionará como una unidad administrativa adscrita al Ministerio de Justicia, y por medio de ella se proveerá a que sea correcta y eficaz la prestación de los servicios de Notariado y Registro de instrumentos públicos y privados.

Artículo 3.° La Superintendencia de Notariado y Registro cumplirá las siguientes funciones principales:

• a) Orientar la prestación de los servicios de Notariado y Registro de instrumentos públicos y privados;

• b) Organizar y mantener el control de dichos servicios a efecto de que se presten en forma técnica y eficaz;

• c) Procurar la mejor preparación del personal que deba atender la prestación de tales servicios;

• d) Absolver las consultas que se le formulen en torno a la interpretación y aplicación de las normas legales sobre Notariado y Registro;

• e) Atender y resolver las quejas que se presenten contra los Notarios y Registradores de instrumentos públicos y privados o sus empleados, en relación con el servicio a ellos encomendado;

• f) Adelantar y auspiciar estudios e investigaciones en materia de Notariado y Registro y divulgar sus resultados;

• g) Contribuir a la dotación de las Notarías y oficinas de registro de instrumentos públicos y privados, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1ª de 1962,y cuando a ello hubiere lugar percibir el pago o reembolso de esa dotación;

• h) Vigilar el cobro de derechos o emolumentos por la prestación de los servicios de Notariado y Registro, e imponer las sanciones disciplinarias que ordena la ley, cuando fuere el caso;

• i) Percibir de los Notarios y Registradores de instrumentos públicos y privados los recaudos y participaciones ordenados en la ley, y los demás recursos e ingresos que por cualquier otro concepto le correspondan;

• j) Reglamentar los sistemas de contabilidad, expedición de comprobantes, rendición de cuentas y organización del archivo pertinente a que están sometidos los Notarios y Registradores, en cuanto manejen fondos del Tesoro Público, o en los cuales este tenga participación directa y estén destinados a la Superintendencia;

• k) Revisar las asignaciones de los empleados subalternos de las Notarías y oficinas de Registro, con el objeto de que se dé cumplimiento a las normas que establecen el salario mínimo;

• l) Vigilar que las Notarías y oficinas de registro de instrumentos públicos y privados funcionen en locales seguros y de fácil acceso al público;

• ll) Suministrar a las oficinas de registro de instrumentos públicos y privados los libros que señale la ley para el cumplimiento de sus funciones, y recaudar el valor correspondiente a tales suministros, cuando fuere el caso;

• m) Suministrar gratuitamente a los Notarios y funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil de las personas, los libros correspondientes, mientras este servicio corra a cargo de tales funcionarios, y

• n) Las demás funciones previstas en las leyes y los reglamentos.

CAPITULO II

Órganos de dirección y administración.

Artículo 4.° La dirección y administración de la Superintendencia de Notariado y Registro estará a cargo de un Superintendente, de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República, y de una junta de seis (6) miembros, integrada así:

• a) El Ministro de Justicia, o su delegado, que la presidirá;

• b) Dos delegados designados por el Presidente de la República;

• c) El Director del Instituto Geográfico "Agustín Codazzi", o en su defecto, el Secretario General de la entidad, y

• d) Sendos representantes de los Notarios y Registradores de instrumentos públicos y privados, elegidos por éstos para períodos de un año.

Artículo 5.° Son funciones de la Junta de la Superintendencia:

• a) Elaborar los planes y programas a que debe someterse el funcionamiento de la Superintendencia, con adecuación a la política general adoptada por el Ministerio de Justicia;

• b) Expedir los estatutos de la entidad y las enmiendas que a ellos sea preciso introducir, sometiéndolos en todo caso a la aprobación del Gobierno Nacional;

• c) Expedir el presupuesto de ingresos y gastos de la Superintendencia para someterlo a la aprobación del Ministerio de Justicia, previa revisión de la Dirección General del Presupuesto;

• d) Crear los cargos y fijar las asignaciones para aprobación del Gobierno Nacional;

• e) Controlar el funcionamiento de la entidad, verificando su conformidad con los planes y programas adoptados;

• f) Tomar las decisiones que tiendan a darle un eficaz y sólido desenvolvimiento a los servicios de Notariado y Registro;

• g) Exonerar de participaciones a las oficinas de registro de instrumentos públicos y privados cuyos ingresos lo justifiquen, y ordenar subsidios equitativos a favor de los Notarios y Registradores, cuando la Junta lo considere necesario;

• h) Resolver las apelaciones interpuestas contra las providencias que dicte el Superintendente. En caso de destitución de un Notario o Registrador de instrumentos públicos y privados, conocerá del recurso el Ministro de Justicia;

• i) Aprobar todo acto o contrato que implique desembolsos o compromisos comprendidos entre cien mil ($ 100.000) y quinientos mil pesos ($ 500.000);

• j) Autorizar al Superintendente para delegar algunas de sus funciones en los Jefes de la dependencia, con los límites que la misma Junta establezca;

• k) Expedir su propio reglamento, y

• j) Las demás que le otorguen la ley, los reglamentos los presentes estatutos y las que por su naturaleza le correspondan, siempre que no estén atribuidas a otra autoridad.

Parágrafo. De conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 30 del Decreto 3172 de 1968, la provisión de los empleos se hará por el Ministro de Justicia.

Artículo 6° La Junta de la Superintendencia sesionará ordinariamente cuatro veces por mes, y extraordinariamente cuando la convoque el Presidente de la Junta. La Junta sesionará válidamente con la mayoría de sus miembros, y sus decisiones se adoptarán con el voto favorable de cuatro miembros, como mínimo. El Superintendente concurrirá a las sesiones de la Junta con voz pero sin voto.

En las reuniones de la Junta actuará como Secretario el mismo de la Superintendencia, o quien haga sus veces.

Artículo 7.° Las reuniones de la Junta se harán constar en actas la cuales, una vez aprobadas, serán autorizadas con la firmas del Presidente y del Secretario de la misma.

Artículo 8.° Los actos de la Junta por medio de los cuales se dicten reglamentos u otras disposiciones de carácter general, lo mismo que aquellos que resuelvan situaciones particulares, se llamarán acuerdos y deberán llevar la firma de quien presida la sesión y la del Secretario de la Junta.

Parágrafo. Los acuerdos se numerarán sucesivamente con indicación del día, mes, y año en que se expidan, y estarán bajo la custodia del Secretario de la Junta. Lo mismo se hará en relación con las actas.

Artículo 9.º A falta del Ministro o de su delegado, presidirá la sesión el miembro de la Junta a quien corresponda por orden alfabético de apellidos.

Artículo 10. Los representantes del Gobierno en la Junta de la Superintendencia deberán rendir al Presidente de la República informes anuales de carácter general, o particulares cuando les sean pedidos, sobre las actividades de la entidad

Artículo 11. Los miembros de la Junta de la Superintendencia no podrán, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a su retiro, prestar sus servicios profesionales a la entidad, ni hacer por sí ni por interpuesta persona, contrato alguna con la misma, ni gestionar ante ella negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen acciones por el nombrado organismo, o se trate de reclamos por el cobro de participaciones o recaudos que se haga a los mismos.

Tampoco podrán intervenir, por ningún motivo y en ningún tiempo, en negocios que hubieren conocido o adelantado durante el desempeño de sus funciones.

Artículo 12. El Superintendente y demás empleados de la entidad no podrán gestionar directa ni indirectamente a título personal ni en representación de terceros en asuntos que estuvieron a su cargo en la Superintendencia. Durante el año siguiente a su retiro tampoco podrán adelantar gestiones directa e indirectamente, ni a título personal ni en representación de terceros, ante el nombrado organismo.

A los miembros de la Junta de la Superintendencia les son aplicables las prohibiciones contenidas en los artículos 26 y 27 del Decreto-ley 3130 de 1968.

Artículo 13. La remuneración de los miembros de la Junta de la Superintendencia será fijada por Resolución ejecutiva.

Artículo 14. El Superintendente es la autoridad ejecutiva de la entidad y, en consecuencia, le corresponde velar por su correcto funcionamiento y eficaz desarrollo de sus objetivos, cumpliendo las siguientes funciones:

• a) Ejecutar los acuerdos de la Junta;

• b) Dirigir, coordinar y controlar el personal de la Superintendencia y dictar los actos que de conformidad con las facultades estatutarias sean necesarios para la administración del personal;

• c) Ejecutar o celebrar todos los actos y contratos que deban celebrarse por la Superintendencia, sometiendo a la aprobación de la Junta los que impliquen desembolsos u obligaciones de valor de cien mil pesos ($ 100.000) o más, y todos aquellos que así lo requieran de acuerdo con la ley, los reglamentos y los presentes estatutos;

• d) Presentar a la Junta proyectos de acuerdos para la buena marcha de la entidad;

• e) Presentar oportunamente a la Junta el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos para la vigencia anual subsiguiente;

• f) Preparar los proyectos de la ley, de decreto o reglamentos relacionados con el Notariado y Registro;

• g) Dictar las normas, órdenes e instrucciones necesarias para el buen funcionamiento de la Superintendencia, dentro de la ley, los reglamentos y los estatutos;

• h) Cumplir los programas de inversiones y adquisiciones para el correcto funcionamiento de la Superintendencia, de las notarías y de las oficinas de registro de instrumentos públicos y privados;

• i) Ejercer por medio de sus subalternos la vigilancia y control de las Notarías y oficinas de registro; preparar los proyectos de reforma de las leyes sobre la materia; absolver las consultas que se formulen a la Superintendencia; tramitar las quejas que se presenten contra los Notarios, Registradores o sus empleados; propender por el mejoramiento y preservación de la moral del personal de las Notarías y oficinas de registro; intervenir para que las oficinas donde se presten los servicios de Notariado y Registro estén debidamente dotadas y en condiciones de seguridad; velar por la conservación de los archivos; orientar y estimular los colegios de Notarios y Registradores y colaborar en el normal funcionamiento de los mismos, en lo que a la Superintendencia concierna; controlar el cobro de derechos o emolumentos por la prestación de los servicios de Notariado y Registro; ejecutar el presupuesto; organizar el recaudo de las sumas que por cualquier concepto deban ingresar a la Superintendencia; ordenar el pago de los gastos de funcionamiento e inversión de la entidad y autorizar las altas y bajas de su Almacén;

• j) Aplicar las sanciones disciplinarias a los Notarios y Registradores de instrumentos públicos y privados en los términos de la Ley;

• k) Resolver los recursos y solicitudes de su competencia;

• l) Realizar investigaciones estadísticas sobre las necesidades del servicio;

• m) Rendir a la Oficina de Planeación del Ministerio de Justicia, en la forma que ésta lo determine, informes sobre el estado de ejecución de los programas que corresponden al organismo; y al Presidente de la República, por intermedio del Ministerio de Justicia, los informes generales y periódicos, o particulares, que le soliciten sobre las actividades desarrolladas, la situación general de la entidad y las medidas adoptadas que puedan afectar el curso de la política del Gobierno, y

• n) Las demás funciones señaladas en la ley, los reglamentos y los acuerdos de la Junta.

Artículo 15. Las providencias que dicte el Superintendente se denominarán resoluciones, y se numerarán sucesivamente con indicación del día, mes y año en que se expidan.

CAPITULO III

Presupuesto de la Superintendencia.

Artículo 16. La Superintendencia de notariado y registro se financiará con los recaudos y participaciones establecidos en los artículos 13 y 18 de la Ley 1ª de 1962; con las sumas que se le asignen en el Presupuesto Nacional; con el producto de la venta de elementos a los Notarios y Registradores y con las sumas que por cualquier otro concepto se apropien en el presupuesto de la entidad.

Artículo 17. La Junta de la Superintendencia de Notariado y Registro expedirá anualmente el presupuesto de ingresos y gastos de la entidad, con base en el proyecto que debe presentarle el Superintendente, y lo someterá a la aprobación del Ministro de Justicia, previa revisión por la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 18. El presupuesto se adecuará a las normas orgánicas del Presupuesto de la Nación, compatibles con la naturaleza de la Superintendencia y a las especiales que para ella establezca la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda. La junta velará porque las partidas de operación de la entidad y las destinadas al mejoramiento de los servicios públicos de Notariado y Registro guarden la debida proporción.

CAPITULO IV

Del personal de la Superintendencia.

Artículo 19. Las personas que presten sus servicios a la Superintendencia de Notariado y Registro tendrán el carácter de empleados públicos y, en tales condiciones, estarán sujetos al respectivo estatuto legal y reglamentario.

Artículo 20. Para el ejercicio de las funciones de carácter permanente se crearán en la Superintendencia los empleos correspondientes, y no podrán celebrarse contratos de prestación de servicios para el desempeño de tales funciones. La Junta podrá autorizar que se contrate por tiempo determinando la ejecución de trabajos eventuales, cuando lo exijan las necesidades urgentes del servicio.

CAPITULO V

De la adquisición de bienes.

Artículo 21. La adquisición de los bienes muebles que requiera la Superintendencia se hará conforme a las disposiciones del Decreto 2370 de 1968. Mediante la autorización del Instituto Nacional de Provisiones prevista en el artículo 6° del precitado Decreto, la Superintendencia podrá comprar directamente muebles en general o especial, lo mismo que realizar publicaciones o contratos con terceras personas.

CAPITULO VI

Disposiciones generales.

Artículo 22. El Superintendente y los miembros de la Junta que no hagan parte de ella por razón del cargo que ocupan, tomarán posesión ante el Ministro de Justicia. Los demás empleados de la entidad tomarán posesión ante el Superintendente.

Las certificaciones sobre el ejercicio del cargo del Superintendente y de miembros de la Junta las expedirá el respectivo empleado del Ministerio de Justicia. Los certificados sobre la misma materia del personal de la Superintendencia los expedirá el Superintendente o el empleado al cual se delegue tal función;

Artículo 23. Los actos administrativos que realice la Superintendencia para el cumplimiento de sus funciones están sujetos al procedimiento gubernativo establecido en el decreto 2733 de 1959.

Artículo 24. Los contratos de la Superintendencia deberán contener las cláusulas que sobre garantías, caducidad administrativa y reclamaciones diplomáticas exige la ley. La declaración de caducidad, llegado el caso, se hará por el Superintendente con aprobación de la Junta.

Artículo 25. De acuerdo con lo ordenado en el decreto 528 de 1964 y las demás normas pertinentes, de las controversias relativas a contratos administrativos en que se hubiere pactado la cláusula de caducidad, conocerá la justicia administrativa, y la ordinaria de las originadas en los demás contratos.

Artículo 26. La Contraloría General de la República ejercerá la vigilancia sobre el manejo de los fondos que utiliza la Superintendencia, mediante la aplicación de reglamentos especiales acordes con la naturaleza de la entidad, el origen de los recursos que conforman su presupuesto y la clase de actividades a ella encomendadas.

Artículo 27. Los representantes de los Notarios y Registradores en la Junta de la Superintendencia, serán designados por los respectivos colegios. Si no estuviere organizado legalmente alguno de los colegios, la designación la hará el Ministro de Justicia.

Artículo 28. Las faltas temporales de los miembros de la Junta serán suplidas por interinos designados por quien hizo el nombramiento del principal.

Las faltas temporales del Superintendente serán suplidas por un interino, designado por el Ministerio de Justicia.

Artículo 29. La Superintendencia habrá de ceñirse en el cumplimiento de sus funciones a las prescripciones establecidas para ella por medio del Decreto 3172 de 1968 y a las demás normas legales que regulen sus objetivos y a estos estatutos. Por consiguiente, no podrá desarrollar actividades o ejecutar actos distintos a los allí previstos, ni destinar cualquier parte de sus bienes o recursos para fines diferentes de los contemplados en la ley o en estos estatutos.