Por el cual se regulan las actividades de los Fondos de Empleados como personas jurídicas que manejan ahorro privado

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le otorga el numeral 14 del artículo 120 de la Constitución Política,

DECRETA:

TITULO I. DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS

CAPITULO I. Disposiciones generales.

Artículo 1º El propósito del presente Decreto es regular las actividades de los Fondos de Empleados, de acuerdo con los siguientes objetivos:

• 1. Estimular el fomento del ahorro privado que los fondos de empleados vienen cumpliendo sin la normatividad indispensable que impulse sus actividades, y precautelar los intereses de los asociados ahorrantes.

• 1. Contribuir al fortalecimiento del sector solidario de la economía nacional, propiciando el desarrollo de los fondos de empleados mediante programas de mejoramiento de las condiciones económicas, sociales, culturales, recreativas, de seguridad social y de bienestar familiar de los trabajadores asociados a estas entidades.

• 1. Facilitar al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas el cumplimiento de las funciones señaladas por la Ley 24 de 1981, relacionadas con los fondos de empleados y referentes a su fomento, asistencia técnica y ejercicio de su control y vigilancia.

Artículo 2º Los fondos de empleados deberán reunir las siguientes caracterísicas básicas:

• a) Afiliación restringida de personas cuyo vínculo común es la relación laboral de empleados de una misma empresa, o de las compañías, entidades o empresas subsidiarias, anexas, dependientes o vinculadas, o que tengan una misma actividad económica.

• b) Libertad y voluntariedad en el ingreso de asociados, su permanencia en el fondo y su retiro de la entidad, dentro de los requisitos, procedimientos y estipulaciones consagradas en los respectivos estatutos.

• c) Igualdad de derechos y obligaciones de los asociados.

• d) Duración indefinida, o por un término fijo, siempre que este último caso no exceda a la duración de la empresa donde trabajan los asociados del Fondo.

• e) Autonomía jurídica en el funcionamiento de estas entidades.

• f) Objetivos fundamentales orientados al fomento del ahorro de sus asociados, el suministro de préstamos o créditos en diversas modalidades y la prestación de diferentes servicios, actividades que el Fondo cumplirá sin ánimo de lucro.

• g) Patrimonio variable e ilimitado, sin perjuicio de constituirse un capital mínimo no reducible durante la existencia del Fondo.

• h) Irrepartibilidad entre los asociados de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente final según lo previsto en este Decreto.

Artículo 3º Los Fondos de Empleados podrán establecer las relaciones que se estimen procedentes con la empresa que genera el vínculo común de asociación, dentro de la más amplia concepción contractual

Artículo 4º Por regla general los Fondos de Empleados limitaran a sus asociados la prestación de los servicios a que se refiere su objeto social.

La extensión de servicios a no asociados podrá hatease mediante convenios con otros Fondos de Empleados, cooperativas, sociedades mutuarias o con entidades del sector social, a través de los cuales sus asociados podrán recibir los servicios del Fondo dentro de los términos y modalidades establecidos en los respectivos convenios.

Los préstamos o créditos en cualquier modalidad serán exclusivamente para los asociados del Fondo.

Artículo 5º. Los servicios de consumo y los inherentes a centros educativos organizados por Fondos de Empleados, pueden extenderse a terceros con la autorización previa del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Artículo 6º Los excedentes que se obtengan por la realización de las operaciones contempladas en los artículos 4 y 5 de este Decreto, se destinarán al incremento de las reservas o fondos de las respectivas entidades.

Artículo 7º Los Fondos de Empleados son de responsabilidad limitada. Para todos los efectos legales se limita la responsabilidad de los asociados al valor de sus aportes de capital, y la responsabilidad del Fondo para con terceros al monto del patrimonio social.

Artículo 8º Los Fondos de Empleados podrán recibir y mantener ahorros en depósitos por cuenta de sus asociados o de terceros en forma ilimitada. Los depósitos figurarán en cuentas de ahorros distintas de las de aportaciones de capital, de acuerdo con lo que sobre el particular dispongan los estatutos o reglamentos.

Artículo 9º Un asociado no podrá ser deudor de un Fonda de Empleados por créditos que en un total excedan del diez por ciento (10%) de los recursos destinados a tal fin. El señalamiento de las cuantías, plazos, formas de amortización, tasas de servicios, garantías y demás requisitos para el otorgamiento de préstamos, se hará en los estatutos o reglamentos del Fondo.

Artículo 10. Las tasas de interés sobre los depósitos de ahorro comunes y a término, y sobre las operaciones por créditos otorgados por los Fondos de Empleados, serán regulados por las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

CAPITULO II. Constitución y reconocimiento.

Artículo 11. Los Fondos de Empleados que se constituyan con arreglo al presente Decreto, serán reconocidos y registrados por el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Artículo 12. La constitución de todo Fondo de Empleados deberá hacerse en Asamblea General, en la cual serán aprobados los estatutos y nombrados en propiedad los organismos de administración y control interno, igualmente será designada la persona encargada de tramitar el reconocimiento de personería jurídica.

El acta de constitución que constará en documento privado será firmada por los fundadores, anotando su documento da identificación, nacionalidad, domicilio, empleo que desempeña dentro de la empresa, y el valor de los aportes suscritos y pagados.

El número mínimo de fundadores será de diez (10).

Artículo 13. Los estatutos de todo Fondo de Empleados deberán contener:

• a) Razón social, domicilio, ámbito territorial de operaciones y duración;

• b) Objeto y actividades;

• c) Condiciones para admisión, retiro y exclusión de asociados, lo mismo que sus procedimientos;

• d) Derechos y deberes de los asociados;

• e) Régimen de sanciones, causales y procedimientos;

• f) Procedimientos para resolver diferencias o conflictos entre los asociados o entre éstos y el Fondo por causa o con ocasión de las actividades sociales;

• g) Constitución y convocatoria de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, funcionamiento, procedimiento, objeto y atribuciones de las mismas;

• h) Régimen de organización interna, constitución, procedimientos y funciones de los órganos de administración y control; condiciones, incompatibilidades, forma de elección y período de sus miembros;

• i) Representación legal y revisoría fiscal; forma de elección, funciones y responsabilidades;

• j) Constitución e incremento patrimonial del Fondo de Empleados, reservas, provisiones y fondos sociales; finalidades y formas de utilización de los mismos;

• k) Capital inicial y, cuando fuere el caso, capital mínimo no reducible durante la vida del Fondo;

• l) Aportes de los asociados; forma de pago y de devolución;

• m) Forma y reglas para la aplicación de los excedentes;

• n) Régimen de responsabilidad del Fondo de Empleados y de sus asociados;

ñ) Normas para disolución y liquidación;

• o) Procedimientos para reforma de estatutos, y para fusión, incorporación o transformación;

• p) Las demás estipulaciones que se consideren necesarias para asegurar el adecuado cumplimiento de las actividades del Fondo de Empleados y que sean compatibles con su objeto social.

Artículo 14. La solicitud de reconocimiento de personería jurídica se acompañará con los siguientes documentos:

• a) Acta de constitución;

• b) Texto de los estatutos;

• c) Certificación de existencia y representación legal de la empresa en donde trabajan los fundadores;

• d) Constancia del carácter de empleados de los fundadores, expedida por la respectiva empresa;

• e) Certificado de pago del veinticinco por ciento (25%) de loS aportes suscritos por los socios fundadores.

Artículo 15. En la resolución de reconocimiento se ordenará el registro del Fondo de Empleados, cuerpo directivo y representante legal. La resolución de reconocimiento, el acta de constitución y los estatutos, deberán ser protocolizados en tina Notaría del domicilio principal del Fondo, dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación de la mencionada resolución.

Para todos los efectos legales, será prueba suficiente de la existencia de un fondo de empleados y de su representación Legal, la certificación que expida el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Artículo 16. Las reformas a los estatutos deberán ser aprobadas en Asamblea General, sancionadas por el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas y protocolizadas en la Notaría donde se haya hecho la protocolización inicial.

CAPITULO III. De los asociados.

Artículo 17. Podrán ser asociados de los Fondos de Empleados:

• a) Los empleados de una misma empresa, o de las compañías, entidades o empresas subsidiarias, anexas, dependientes o vinculadas, o que tengan una misma actividad económica;

• b) Los pensionados por las empresas referidas en el literal anterior, de conformidad con los estatutos o reglamentaciones del Fondo;

• c) Los propios empleados del Fondo, si sus estatutos permiten esta afiliación.

Artículo 18. La calidad de asociado de un Fondo de Empleados se adquiere:

• a) Para los fundadores a partir de la fecha del acta de constitución, y

• b) Para los que ingresen posteriormente, a partir de la fecha del acta del organismo estatuario en que se aceptan como tales.

Artículo 19. Serán derechos fundamentales de los asociados:

• a) Utilizar los servicios del Fondo y realizar con él las operaciones contempladas en los estatutos;

• b) Participar en las actividades del Fondo y en su administración mediante el desempeño de cargos sociales;

• c) Ser informados de la gestión del Fondo, de acuerdo con las prescripciones estatutarias;

• d) Ejercer actos de decisión y elección en las Asambleas Generales en forma que a cada asociado corresponda un voto;

• e) Fiscalizar la gestión del Fondo por medio de los órganos estatutarios de control, o examinar los libros, balances; archivos y demás documentos pertinentes en la oportunidad y con los requisitos que prevean los estatutos o los reglamentos, y

• f) Retirarse voluntariamente del Fondo.

Artículo 20. Serán deberes especiales de los asociados:

• a) Conocer los estatutos y las reglamentaciones generales del Fondo;

• b) Cumplir las obligaciones derivadas de su vinculación con el Fondo;

• c) Aceptar y cumplir las decisiones de los organismos de dirección, administración y control;

• d) Comportarse con espíritu solidario en sus relaciones con el Fondo y con los asociados del mismo, y

• e) Abstenerse de efectuar actos o de incurrir en omisiones que afecten la estabilidad económica o el prestigio social del Fondo.

Artículo 21. Los Fondos de Empleados contemplarán en los estatutos sanciones internas para los asociados que contravengan los estatutos y reglamentos, las cuales podrán ser: pecuniarias, suspensión temporal, parcial o total de sus derechos y aún la exclusión.

Los estatutos señaarán el procedimiento para la aplicación de las sanciones y los recursos que podrán interponer, los afectados, fijando términos para interponerlos y para resolverlos. En todo caso antes de imponer la sanción deberá dársele al asociado la oportunidad de hacer sus descargos.

Artículo 22. Ninguna persona podrá ser asociada de dos o más fondos de empleados y/o cooperativas de trabajadores conformados dentro de las mismas empresas, y que presten similares servicios dentro del mismo radio de acción.

La asociación posterior será ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial y dará lugar a la resolución de los actos y contratos celebrados en desarrollo de ella.

Artículo 23. La calidad de asociado al Fondo de Empleados se pierde por:

• a) Retiro voluntario;

• b) Pérdida de los requisitos estatutarios para ser asociado;

• c) Exclusión;

• d) Fallecimiento.

CAPITULO IV. De la dirección, la administración y el control.

Artículo 24. La dirección, administración y control interno de los Fondos de Empleados estarán a cargo de:

• a) La Asamblea;

• b) La Junta Directiva;

• c) El representante legal, y

• d) El Revisor Fiscal.

Los Fondos de Empleados podrán establecer en sus estatutos comités especiales con el carácter de auxiliares para el cumplimiento de su objeto social.

Artículo 25. La Asamblea es el organismo máximo de di noción de los Fondos de Empleados, estará compuesta por asociados hábiles del mismo y sus acuerdos y decisiones serán obligatorios para todos los asociados. Las atribuciones de las Asambleas serán detalladas en los estatutos respectivos.

Artículo 26. Es asociado hábil el regularmente inscrito en el registro social que el día de la convocatoria se halle en pleno goce de los derechos estatutarios, según las normas internas del Fondo.

Artículo 27. La asistencia de la mitad de los asociados hábiles constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas. Si dentro de la hora siguiente a la de convocatoria no se hubiere integrado este quórum, la Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con un número de asociados no inferior al diez por ciento (10%) del total de socios hábiles, ni al cincuenta por ciento (50%) del número requerido para constituir un Fondo de Empleados.

Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo a que se refiere el inciso anterior.

Siempre que se realicen elecciones, deberá verificarse el quórum.

Artículo 28. Las reuniones de Asambleas serán Ordinarias y Extraordinarias.

Ordinarias las que se reúnen dentro de los primeros tres (3) meses del año calendario, para conocer y examinar los informes sobre la administración del año anterior, considerar los balances y estados financieros, elegir cuerpos administrativos y de control y trazar políticas generales de acción.

Extraordinarias las que se reúnen en cualquier época del año con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse hasta la reunión de Asamblea Ordinaria.

Artículo 29. El Fondo de Empleados que por cualquier causa no realice Asamblea Ordinaria dentro del plazo previsto en el anterior artículo, realizará la reunión como Asamblea especial en la fecha que para el efecto fije el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones que correspondan de acuerdo con la ley.

Artículo 30. La Asamblea Extraordinaria sólo podrá tomar decisiones sobre los asuntos señalados en la respectiva convocatoria. Pero una vez agotado el orden del día y por decisión de un setenta por ciento (70%) de los asociados presentes en la reunión podrá ocuparse de otros temas y adoptar decisiones válidas con el voto mínimo de las dos terceras () partes de los asociados asistentes.

Artículo 31. Las decisiones de la Asamblea se adoptarán por simple mayoría de votos, salvo que la ley o los estatutos exijan mayorías superiores.

Las decisiones sobre disolución y liquidación, fusión o in-corporación y sobre reformas de los estatutos requerirán el voto favorable de por lo menos el setenta por ciento (70%) de los asociados hábiles presentes en la Asamblea.

Artículo 32. Las convocatorias a Asamblea General se harán con anticipación no menor de diez (10) días hábiles, para lugar, fecha y hora determinados.

Artículo 33. La Asamblea Ordinaria será convocada por la Junta Directiva.

Las Asambleas especiales serán convocadas por la Junta Directiva, o por el Revisor Fiscal para la fecha fijada por el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas y, en su defecto, por el mismo Departamento.

Las Asambleas Extraordinarias serán convocadas por la Junta Directiva por decisión propia o a petición del Revisor Fiscal o de un diez por ciento (10%) de los asociados hábiles.

Artículo 34. El Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas ordenará la convocatoria de Asamblea Extraordinaria o la convocará directamente cuando no exista posibilidad de hacerlo por el Fondo de Empleados, en los siguientes casos:

• a) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves que deban ser conocidas y subsanadas por la Asamblea, y

• b) Cuando la Junta Directiva no hubiere atendido la solicitud a que se refiere el artículo anterior en el término de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de solicitud.

Artículo 35. La elección de órganos o cuerpos plurales se hará empleando el sistema que determinen los estatutos de cada fondo. Cuando se adopte el de listas o planchas se aplicará el cuociente electoral.

Artículo 36. Los asociados que no puedan concurrir a las Asambleas Generales podrán autorizar a otro asociado pasa que actúe en su nombre y representación, de conformidad cor las estipulaciones estatutarias pertinentes.

Las reglamentaciones al respecto preverán los procedimientos que precautelen la absoluta autonomía individual para otorgar y/o revocar estos poderes, y que garanticen la real y libre expresión de la voluntad de los poderdantes.

Los miembros de la Junta Directiva, el representante legal, el Revisor Fiscal y los empleados del fondo que sean socios de la entidad no podrán aceptar representaciones.

Artículo 37. Los estatutos pueden establecer que las Asambleas de Socios sean sustituidas por Asambleas de Delegados cuando por el número de asociados o su domicilio en diferentes lugares del país, se dificulte la reunión general de asociados.

Las reglamentaciones que al respecto expidan los Fondos darán una adecuada y equitativa participación a sus asociados consultando las modalidades específicas de cada empresa.

En las Asambleas de Delegados no habrá lugar a la re• presentación en ningún caso y para ningún efecto.

Artículo 38. La Junta Directiva es el órgano de dirección y decisión administrativas, subordinado a las directrices políticas de la Asamblea.

La Junta se integrará por asociados hábiles en número no inferior a tres (3) ni superior a nueve (9), con suplentes numéricos o personales según lo determinen los estatutos.

Las atribuciones de la Junta Directiva serán las precisadas en los estatutos y las necesarias para la realización del objeto social. A este respecto se consideran atribuciones implícitas las no asignadas expresamente a la Asamblea por este Decreto o los estatutos.