Por el cual se reglamenta la Ley 25 de 1981 por la cual se crea la Superintendencia del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones, y la Ley 21 de 1982 por la cual se modifica el régimen del subsidio familiar y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades, en especial las que le confiere el numeral 3º, del artículo 120 de la Constitución Política, y

CONSIDERANDO:

• 1. Que el importante desarrollo alcanzado por el sistema del Subsidio Familiar, hace necesario la expedición de disposiciones que permitan el adecuado funcionamiento de las cajas de compensación familiar, la eficacia de los mecanismos de control y el cumplimiento de las leyes sociales.

• 1. Que las cajas de compensación familiar son instrumento primordial para la redistribución del ingreso en favor de los trabajadores de menores recursos.

• 1. Que el control que el Estado ejerce sobre las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del Subsidio Familiar, debe estar dirigido a que en la gestión de las cajas de compensación familiar prevalezca el interés social, sin olvidar las causas que dieron origen a la creación del Subsidio Familiar.

• 1. Que el manejo de los recursos financieros a cargo de las cajas de compensación familiar, debe redundar en beneficios directos para el sector laboral al que la ley ha querido conceder recursos suplementarios, y

• 1. Que el actual Gobierno es consciente de la importancia que dentro del sector social desempeñan las cajas de compensación familiar, y que por lo tanto estima que la expedición de un estatuto que clarifique las relaciones entre aquéllas y el Estado, contribuye al mejor desempeño de las cajas.

DECRETA:

CAPITULO I. CONSTITUCION DE LAS CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR.

Artículo 1º La constitución de una caja de compensación familiar, deberá hacerse con arreglo a lo dispuesto en los artículos 39, 40 y 41 de la Ley 21 de 1982.

Los interesados deberán reunirse y suscribir el acta de constitución respectiva.

El acta de constitución deberá expresar:

• 1. El nombre y domicilio de la persona jurídica que se constituye.

• 1. Nombre de las personas naturales o jurídicas que constituyen la respectiva entidad con la correspondiente identificación.

La existencia y representación de las personas jurídicas constituyentes será debidamente acreditada y los documentos pertinentes harán parte del acta.

• 1. La forma de elección e integración de la junta directiva provisional, con indicación del nombre e identificación de los elegidos.

• 1. Nombre, identificación y domicilio del Director administrativo provisional.

• 1. Forma de elección y nombre del revisor fiscal y su suplente.

• 1. Texto y forma de aprobación de los estatutos de la corporación.

Artículo 2º El Director Administrativo provisional, efectuará los trámites correspondientes para la aprobación y reconocimiento de la personería jurídica de la corporación ante la Superintendencia del Subsidio Familiar a la cual remitirá la siguiente documentación:

• 1. Solicitud escrita sobre aprobación y reconocimiento de la corporación.

• 1. Original y copia del acta de constitución suscrita por los constituyentes de la corporación.

• 1. Estudio de factibilidad.

Artículo 3º El estudio de factibilidad deberá contener:

• 1. Relación de empleadores con indicación del número de trabajadores a su servicio.

• 1. Relación de trabajadores beneficiarios de la prestación del Subsidio Familiar por empleador constituyente, con indicación del número de personas a cargo.

• 1. Valor de la nómina mensual de salarios por empleador.

• 1. Cálculo de los aportes a recaudar por la nueva corporación.

• 1. Proyección de la distribución de los aportes y gastos de administración, instalación y funcionamiento.

• 1. Sustentación sobre la conveniencia económica y social de la nueva corporación.

Artículo 4º Recibida la solicitud de aprobación y reconocimiento de la personería jurídica de la corporación por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, ésta dispondrá del término de un mes para estudiar la petición.

Si la Superintendencia del Subsidio Familiar encontrare incompleta la documentación, lo comunicará por escrito al interesado con indicación de las deficiencias encontradas a efecto de que sean subsanadas dentro de los dos (2) meses siguientes.

En caso de que el interesado no dé respuesta a las observaciones efectuadas por la Superintendencia dentro del término expresado, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

Las peticiones que fueron objeto de corrección o adición oportuna, serán decididas dentro de los quince (15) días siguientes al hecho respectivo, mediante resolución motivada.

Artículo 5º La resolución que apruebe y reconozca la personería jurídica de una corporación, tendrá vigencia y surtirá efectos a partir de la publicación en el DIARIO OFICIAL, por cuenta de la respectiva entidad.

Toda la documentación se conservará en los archivos de la Superintendencia.

Artículo 6º Ejecutoriada la resolución de aprobación y reconocimiento de personería jurídica de una corporación, la entidad convocará a asamblea general dentro de los dos (2) meses siguientes, en la cual se elegirán los miembros del consejo directivo que fueren de su competencia y Revisor Fiscal y suplente.

Dentro del mismo término, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social procederá a designar los miembros del Consejo Directivo, representantes de los trabajadores.

Artículo 7º De conformidad con lo preceptuado en los artículos 46 y 48 de la Ley 21 de 1982, toda caja de compensación familiar estará dirigida por la asamblea general de afiliados, el Consejo Directivo y el Director Administrativo: tendrá un Revisor Fiscal principal y su respectivo suplente, elegidos por la asamblea general, con las calidades y los requisitos que la ley exige para ejercer las funciones que les son propias.

CAPITULO II

ASAMBLEA GENERAL.

Artículo 8º La asamblea General está conformada por la reunión de los afiliados hábiles o de sus representantes debidamente acreditados. Es la máxima autoridad de la corporación, sus decisiones son obligatorias y cumplen las funciones que les señalan la ley y los estatutos.

Artículo 9º Las reuniones de la asamblea general pueden ser ordinarias oextraordinarias y se realizarán de conformidad con lo dispuesto en el presente Decreto y los estatutos de la respectiva caja de compensación.

Artículo 10. La asamblea general deberá ser convocada por lo menos condiez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de su celebración, en la forma estatutariamente prevista. Si los estatutos no prevén un procedimiento sobre el particular, se hará mediante aviso publicado en un periódico de amplia circulación en el domicilio principal de la corporación, o a través de comunicación dirigida a cada uno de sus afiliados suscrita por quien la convoque.

La convocatoria debe indicar el orden del día propuesto, el sitio, la fecha, la hora de la reunión, la forma y términos para presentación de poderes, inscripción de candidatos e inspección de libros y documentos; así como la fecha límite para pago de quienes deseen ponerse a paz y salvo con la corporación para efectos de la asamblea.

Artículo 11. Las cajas de compensación familiar informarán mediante comunicación dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar, con no menos de tres (3) días hábiles de anticipación, toda convocatoria a asamblea general, en la forma como haya sido efectuada a los afiliados, con el fin de que dicha entidad si lo estima conveniente designe un delegado.

Artículo 12. Las asambleas ordinarias serán convocadas así:

• 1. Por los órganos de la caja previstos en los respectivos estatutos, dentro de los seis primeros meses del año.

• 1. Por orden de la Superintendencia del Subsidio Familiar en caso de no haberse efectuado la reunión en la forma contemplada en el numeral anterior.

Artículo 13. La asamblea general ordinaria deberá realizarse anualmente y ocuparse entre otros de los siguientes aspectos:

• 1. Informe del Director Administrativo.

• 1. Informe del Revisor Fiscal y consideración del balance del año precedente.

• 1. Elección de consejeros representantes de los empleadores y de Revisor Fiscal principal y suplente, cuando exista vencimiento del período estatutario.

• 1. Fijación del monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo, conforme a lo dispuesto en el numeral 9ºdel artículo 54 de la Ley 21 de 1982.

Artículo 14. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea general de afiliados se hará constar en el libro de actas respectivo. Cada una de las actas será aprobada por la asamblea en la misma sesión o por una comisión designada para tal efecto dentro de los diez días siguientes a su celebración. Las actas se firmarán por el Presidente de la Asamblea y el Secretario.

Cada acta se encabezará con el número de orden correspondiente y deberá indicar el lugar, la fecha y la hora de la reunión: la forma de convocatoria; el número de miembros o afiliados hábiles presentes, con indicación de los casos de representación; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas; las proposiciones aprobadas, negadas o aplazadas, con indicación del número de votos emitidos a favor, en contra en blanco o nulos; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas; la fecha y hora de terminación, y en general, todas las circunstancias que suministren una información clara y completa sobre el desarrollo de la asamblea.

Artículo 15. El libro de actas de las reuniones de la asamblea general será registrado ante la Superintendencia del Subsidio Familiar. La copia de las actas, autorizada por el Director Administrativo, será prueba suficiente de los hechos consignados en ellas.

El Director Administrativo enviará a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los quince (15) días siguientes al de la reunión una copia autorizada del acta de la respectiva asamblea.

Artículo 16. Las reuniones extraordinarias se realizarán por convocatoria que haga el Consejo Directivo, el Director Administrativo, el Revisor Fiscal o por solicitud escrita de un número plural de afiliados que represente por lo menos una cuarta parte del total de los miembros hábiles de la corporación.

Artículo 17. El Superintendente del Subsidio Familiar, podrá convocar areunión extraordinaria de la asamblea general de una caja de compensación familiar cuando a su juicio se presenten circunstancias que así lo ameriten.

Artículo 18. Las decisiones que adopte la asamblea requieren, por reglageneral, la mayoría simple de votos de los afiliados hábiles presentes en la reunión, sin perjuicio de las mayorías calificadas que establezcan las normas legales y estatutarias.

Artículo 19. La asamblea general de afiliados podrá sesionar válidamente y adoptar decisiones con el quórum que los estatutos indiquen. En silencio de éstos se requerirá el 25% de los afiliados hábiles.

Artículo 20. Transcurrida la hora señalada para la reunión si no hay quórum para deliberar y decidir, la asamblea podrá sesionar válidamente iniciando su deliberación dentro de la hora siguiente y podrá adoptar decisiones con cualquier número de afiliados hábiles presentes.

Pasada la oportunidad anterior si no se realiza la asamblea general, será necesario proceder a nueva convocatoria.

Artículo 21. Cada afiliado por el solo hecho de serlo tiene derecho en las reuniones de la asamblea a un (1) voto, por lo menos.

Los estatutos de cada caja podrán adoptar sistemas de votación ponderada.

En todo caso deberá tenerse en cuenta el número de trabajadores beneficiarios vinculados laboralmente a la empresa afiliada.

Artículo 22. Las decisiones que adopte la asamblea general con plena observancia de los requisitos de convocatoria y quórum deliberatorio y decisorio, exigidos por las normas legales y estatutarias, obligan a todos los miembros o afiliados de la caja de compensación familiar, siempre y cuando tengan carácter general y guarden armonía con la ley y con los estatutos.

Artículo 23. Las decisiones que se adopten sin observancia de los requisitos de convocatoria y quórum, sin el número de votos establecido legal o estatutariamente o excediendo el objeto legal de las cajas de compensación familiar, no serán válidas, previa calificación de la Superintendencia del Subsidio Familiar. El cumplimiento de las adoptadas con carácter individual no podrá exigirse a los afiliados ausentes o disidentes.

Artículo 24. Todo afiliado a la corporación puede hacerse representar en las reuniones de la asamblea mediante poder escrito.

Se estará a lo dispuesto en los respectivos estatutos para la inscripción de participantes con la calidad de afiliados hábiles y la presentación de poderes ante la dependencia de la caja señalada en la convocatoria.

Cada poder deberá ser presentado por quien lo otorga, o estar autenticado ante autoridad competente.

Cuando la caja tenga oficinas en diferentes municipios los poderes podrán ser presentados en éstas por los respectivos afiliados.

Artículo 25. Para efectos de las asambleas generales de las cajas de compensación familiar, son afiliados hábiles aquéllos que al momento de la celebración de la reunión ordinaria o extraordinaria, se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga de conformidad con la ley y los estatutos de la respectiva corporación y se encuentren a paz y salvo con ésta por todo concepto, en relación con las obligaciones exigibles.

Artículo 26. Las decisiones de las asambleas podrán objetarse ante la Superintendencia dentro del mes siguiente a la fecha de la reunión. Esta facultad podrá ejercerse por cualquier afiliado hábil de la corporación, por el Revisor Fiscal, por el funcionario delegado por parte de la misma Superintendencia para presenciar el desarrollo de la asamblea o por cualquier persona que acredite un interés legítimo para ello.

CAPITULO III. CONSEJO DIRECTIVO.

Artículo 27. la elección de consejeros en representación de los empleadores se efectuará mediante el sistema de cuociente electoral. Cuando se trate de la provisión de un solo renglón, se elegirá por el mayor número de votos.

Artículo 28. En caso de presentarse empate en la votación para la elección de Consejeros directivos se preferirá para la designación al afiliado que ocupe un mayor número de trabajadoresbeneficiarios.

Artículo 29. La inscripción de listas para la elección de Consejo Directivo debe hacerse por escrito, contener el nombre de los principales y sus suplentes personales, llevar la constancia de aceptación de los incluidos en ella, el nombre de la persona jurídica a la cual representan, y el número de identificación en caso de ser personas naturales.

Las listas deben inscribirse ante la Secretaría de la respectiva caja de compensación familiar o la dependencia que se indique en la convocatoria. El término para dicha inscripción será el señalado en los estatutos de cada corporación.

Artículo 30. Los estatutos de las cajas señalarán el período de los consejos directivos junto con la fecha de iniciación del mismo.

Sin embargo, el ejercicio de las funciones de los miembros de los consejos directivos requiere la previa posesión en el cargo en los términos del artículo 25 de la Ley 25 de 1981, y hasta entonces habrá prórroga automática de quienes estén desempeñándolos.

Artículo 31. La calidad de representante de los trabajadores en los consejos directivos de las cajas de compensación familiar subsistirá mientras conserven la condición de beneficiarios directos del subsidio familiar en la respectiva caja, de conformidad con los artículos 18 de la Ley 21 de 1982 y 3ºde la Ley 31 de 1984.

Artículo 32. Las listas de trabajadores a que se refiere el artículo 3ºde la Ley 31 de 1984, deberán ser presentadas por las centrales obreras con personería jurídica reconocida, con indicación de los nombres completos de sus integrantes, su identificación, el nombre de la empresa o empleador con quien se encuentren vinculados laboralmente, la constancia de aceptación de su inclusión en la lista y la certificación de su vinculación laboral expedida por el empleador y de afiliación de éste a la caja. Se adicionarán copias de las hojas de servicio respectivas, así como la constancia sobre la calidad de beneficiario del subsidio familiar.

Artículo 33. La vacante definitiva de un miembro principal del Consejo Directivo será llenada por el respectivo suplente hasta la finalización del período estatutario.

La vacante de un miembro principal y su suplente será llenada por la asamblea general o el Ministerio de Trabajo según el caso.

Artículo 33. La representación de los empleadores afiliados en los consejos directivos de las cajas de compensación familiar, se entenderá vacante por desafiliación del respectivo patrono.

Artículo 35. Los consejeros suplentes sólo actuarán en las reuniones del Consejo Directivo, en ausencia del respectivo principal.

Artículo 36. La prohibición de parentesco señalada en el artículo 53 de la Ley 21 de 1982 se predica en relación tanto de los miembros del Consejo Directivo entre sí, como de éstos con el Director Administrativo y el Revisor Fiscal.

Están inhabilitados para desempeñar cargos en las cajas de compensación familiar, los parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de los funcionarios del nivel directivo, asesor y ejecutivo de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

CAPITULO IV. REVISOR FISCAL.

Artículo 37.El Revisor Fiscal presentará a la asamblea general un informe que deberá expresar:

• 1. Si los actos de los órganos de la caja de compensación se ajustan a la ley, los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

• 1. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y

• 1. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservación y custodia de los bienes de la caja de compensación familiar o de terceros, recibidos a título no traslaticio de dominio.

Artículo 38. El dictamen o informe del Revisor Fiscal sobre los estados financieros deberá expresar, por lo menos:

• 1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.

• 1. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejables por la técnica de la interventoría de cuentas.