Por el cual se dictan disposiciones sobre las oficinas de Notaría y Registro

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus atribuciones legales, de las especiales que le confiere el artículo 121 de la Constitución Nacional, y

considerando

que por Decreto número 3518 de noviembre 9 de 1949 se declaró turbado el orden público y en estado de sitio todo el territorio de la República,

decreta:

Artículo primero. Aplázase la vigencia del Decreto número 1778 de 1954, con excepción de los artículos 2° y 5° de dicho Decreto, que entrarán a regir inmediatamente.

Artículo segundo. Todos los Notarios y Registradores están sometidos al control y vigilancia directos del Ministerio de Justicia, el cual podrá practicarles visitas en cualquier tiempo.

Las visitas serán ordinarias o extraordinarias.

La visita ordinaria se practicará por lo menos una vez al año, y deberá anunciarse al público con tres días de anticipación, a fin de que los ciudadanos que quieran formular reclamos puedan hacerlo al tiempo de la visita.

Los Notarios y Registradores deberán llevar un libro especial de visitas, que se conservará en el archivo de la respectiva oficina, y en el cual se consignarán, prolija y detalladamente, las actas de las visitas que se practiquen.

Podrán expedirse de dichas actas las copias que el funcionario visitado y el funcionario visitador estimaren conveniente, pero en todo caso una de ellas se enviará al Ministerio de Justicia.

Artículo tercero. Cuando los funcionarios de la Sección de Notariato y Registro del Ministerio de Justicia no fueren suficientes para practicar todas las visitas requeridas, el Ministerio podrá comisionar para tales efectos a cualquier otro funcionario.

Artículo cuarto. Habrá lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias a los Notarios y Registrador, o a sus empleados subalternos, que impondrá el Jefe de la Sección de Notario y Registro con la aprobación del Ministro, en los siguientes casos:

1°) Por actos u omisiones que tengan carácter delictuoso;

2°) Por errores en la prestación del servicio que causen perjuicios a terceros y se deban a negligencia o descuido del funcionario. Para los efectos de la sanción disciplinaria, comprobado el error en la visita, se presume legalmente la negligencia o descuido;

3°) Por la negativa o el retardo injustificados en la prestación del servicio;

4°) Por la alteración de los turnos sin causa plenamente justificada;

5°) Por el cobro a particulares de gratificaciones o propinas y, en general, de sumas de dinero no autorizadas por la ley;

6°) Por la falta inmotivada de asistencia al trabajo en las horas ordinarias;

7°) Por la demora en enviar oportunamente al Ministerio de Justicia las cuentas mensuales de la respectiva Notaría u Oficina de Registro, o por cualquier inexactitud, no originada en error excusable, que se comprobare en dichas cuentas, o por negarse a exhibir los duplicados de recibo, los comprobantes y los libros a que se refieren los artículos 7º y 8º de este Decreto;

8°) Por la embriaguez habitual, y

9°) Por la gestión particular de negocios ajenos o de negocios propios, cuya atención implique perjuicio notorio para el buen desempeño de las funciones que les competen.

Artículo quinto. Las sanciones disciplinarias se aplicarán teniendo en cuenta la gravedad de la falta comprobada o su repetición, y consistirán en multas de diez a quinientos pesos; suspensión del cargo hasta por sesenta días, y destitución del mismo, todo ello sin perjuicio de la responsabilidad penal en que puedan haber incurrido los funcionarios, cuando se trate de actos u omisiones que tengan carácter delictuoso.

Artículo sexto. Para la fijación del número, funciones y asignaciones de los empleos subalternos de carácter permanente en cada Notaría u Oficina de Registro, se requiere la aprobación del Ministerio de Justicia. Con tal fin, los Notarios y Registradores nombrados en propiedad deberán enviar al Ministerio una lista detallada de los cargos subalternos que en un concepto deban existir en la respectiva oficina, con expresión de funciones y remuneración.

Cuando el Notario o Registrador estimare conveniente una modificación de la lista anterior, deberá obtener, previamente, igual aprobación.

Artículo séptimo. A partir de febrero de 1955, dentro de los diez primeros días de cada mes, todos los Notarios y Registradores están en la obligación de enviar al Ministerio una cuenta detallada y completa de los ingresos y gastos habidos en el mes anterior en la Notaria u Oficina de Registro respectiva.

En la cuenta de ingresos deberán anotarse los derechos cobrados por cada escritura que se otorgue, o cada reproducción del protocolo o certificación que se expida, indicando el número y fecha del instrumento; la persona que hubiere hecho el pago, y todas las demás circunstancias que individualicen el ingreso.

La Oficina de Registro o Notaría deberá dar al enterante del ingreso recibo debidamente detallado y explicado, cuyo duplicado se conservará en el archivo del Notario o Registrador.

Artículo octavo. Los Notarios y Registradores deberán llevar libros de contabilidad, debidamente numerados y foliados. Cada una de sus hojas será rubricada por un funcionario de la Sección de Notariato y Registro o por la autoridad del lugar que comisione al efecto el Ministerio de Justicia.

Artículo noveno. Tanto los duplicados de los recibos que se expidan por ingresos, como los comprobantes de cualquier gasto, como los libros de contabilidad, deberán ser exhibidos por el Notario o Registrador a los funcionarios del Ministerio de Justicia en cualquier momento que lo solicitaren.

Artículo décimo. Las Notarías y Oficinas de Registro para las cuales no se haya designado el titular del periodo que empieza el primero de enero de 1955, antes de dicha fecha, continuarán a cargo de los funcionarios que actualmente las desempeñan, quienes se considerarán como interinos para todos los efectos legales.

El Gobierno queda autorizado para reemplazar los Notarios o Registradores interinos, en casos especiales, por un funcionario del Ministerio de Justicia, y dicho Ministerio para dictar, en cada uno de tales casos, la resolución que reglamente la forma como deba procederse.

Artículo once. Declaránse de utilidad pública cualesquiera libros, registros, índices, anotaciones, etcétera, que posean empleados actuales de Notarías u Oficinas de Registro, o particulares, y que hayan sido elaborados con base en los libros oficiales de la respectiva oficina.

El Ministerio de Justicia queda autorizado para arreglar, en cada caso, el valor de los objetos indicados con sus dueños, previa la intervención de peritos.

Artículo doce. La persona que sustraiga u oculte libros, registros, índices, anotaciones, etcétera, relacionados con las actividades propias de Oficinas de Registro o Notarías, incurrirá en prisión de 1 a 3 años.

Artículo trece. El presente Decreto rige desde la fecha de su expedición.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá a 22 de diciembre de 1954.

General Jefe Supremo, GUSTAVO ROJAS PINILLA.

Presidente de Colombia.

El Ministro de Gobierno,

Lucio Pabón Núñez.

El Ministro de Relaciones Exteriores,

Evaristo Sourdis.

El Ministro de Justicia,

Luis Caro Escallón.

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Carlos Villaveces.

El Ministro de Guerra,

Brigadier General Gabriel Paris.

El Ministro de Agricultura y Ganadería,

Juan Guillermo Restrepo Jaramillo.

El Ministro del Trabajo,

Cástor Jaramillo Arrubla.

El Ministro de Salud Pública,

Bernardo Henao Mejía.

El Ministro de Fomento,

Manuel Archila Monroy.

El Ministro de Minas y Petróleos,

Pedro Manuel Arenas.

El Ministro de Educación Nacional,

Aurelio Caicedo Ayerbe.

El Ministro de Comunicaciones,

Brigadier General Gustavo Berrio Muñoz.

El Ministro de Obras Públicas,

Capitán de Navío Rubén Piedrahita.