Que organiza el servicio de la Secretaría de Relaciones Exteriores

El Presidente de los Estados Unidos de Colombia

DECRETA:

CAPÍTULO I.

Disposiciones generales.

Art. 1°. El servicio de la Secretaría de Relaciones Exteriores se distribuye en tres Secciones, que se componen de los siguientes empleados:

La primera, de un Oficial Mayor, Jefe de Sección;

Un Subjefe;

Un Oficial y

Un Escribiente,

La segunda, de un Jefe de Sección;

Un Tenedor de libros y

Un Oficial.

La tercera, de un Archivero diplomático y consular;

Un Ayudante de éste;

Un Intérprete oficial y

Un Portero-escribiente.

Art. 2°. Corresponde á la Sección 1.a todo lo relativo al servicio diplomático, Canal interoceánico, cartas de naturaleza, pasaportes y negocios generales.

Art. 3°. Corresponde á la Sección 2.a lo relativo a1 servicio consular, contabilidad, reclamaciones de extranjeros y contratos,

Art. 4°. Corresponde á la 3.a lo referente a la traducción de documentos oficiales, arreglo y conservación de los archivos diplomático y consular, y conservación y custodia de los Tratados públicos originales.

CAPÍTULO II

Funciones de los empleados-Sección 1.a

Art. 5°. Son deberes del Oficial Mayor :

1.° Mantener ordenada la Biblioteca de la Secretaría, de la cual formará y guardará un catálogo;

2.° Recibir y abrir toda le correspondencia, escritos y documentos de cualquiera clase que entren a la Secretaría ; anotar, en el mismo documento, la fecha de su recibo y distribuirlos a las Secciones;

3.° Hacer llevar el Registro de los documentos que cursen en la Secretaría y cuidar de que éste tenga los requisitos de claridad y sencillez apetecibles ;

4.° Despachar, bajo su firma, los recibos de la correspondencia que dirijan a la Secretaría los empleadas nacionales y de los Estados;

5.° Autenticar el Diario Oficial y las demás publicaciones que necesiten de esta formalidad;

6.° Pedir a las oficinas o empleados públicos los informes y los documentos originales, o en copia, que se necesiten para el despacho de la Secretaría;

7.° Destinar temporalmente, cuando lo requiera el buen servicio, uno o más empleados de las Secciones 2.a o 3.a al desempeño de funciones adscritas a la 1.a ;

8.° Cuidar de que los empleados cumplan sus deberes en las horas de despacho, dando cuenta al Secretario de las faltas que observe;

9.° Administrar los útiles de escritorio y suministrarlos convenientemente;

• 1. Entenderse, en ausencia del Secretario, con los Ministros públicos o empleados consulares residentes en la ciudad, para facilitarles los informes que soliciten sobre asuntos oficiales;

• 1. Estudiar los expedientes sobre cartas de naturalización y darles el curso correspondiente;

• 1. Visar las cuentas para cobrar sueldos de empleados diplomáticos y consulares, con lo cual da fe de que el individuo ha obtenido del Poder Ejecutivo el nombramiento respectivo y ha prestado el servicio público de que se trata;

• 1. Redactar la correspondencia diplomática y lo demás concerniente a este servicio, con las salvedades que expresa este Reglamento;

• 1. La expedición de pasaportes y el despacho de nuestros Ministros diplomáticos y Agentes consulares con los documentos de regla que acrediten su carácter público;

• 1. La vigilancia de los libros de recibo del correo y de otras oficinas que debe llevar el Portero de la Secretaría;

• 1. Todo lo relativo al exequátur para Agentes consulares extranjeros;

• 1. La formación por semestres del índice de los documentos de la Secretaría publicados en el Diario Oficial, y

• 1. Cumplir las demás atribuciones que naturalmente le corresponden como segundo Jefe de la Oficina, y aquellas que le encargue el Secretario,

Art. 6°. En la Sección 1.a de la Secretaría se llevarán los libros siguientes :

El de Registro, en el cual se apuntarán todos los negocios que entren a la Secretaría, extractando su contenido, la fecha de la entrada, la del documento mismo, el número de fojas útiles y la Sección á que pasan.

Este libro será llevado por el Oficial 1.°;

El de decretos ejecutivos;

El de posesión de empleados;

El de pasaportes;

El de cartas de naturaleza;

El de letras patentes de provisión consular;

El de exequátur;

El de resoluciones, y

El de certificaciones y autenticaciones.

Estos últimos, con los copiadores de correspondencia de la oficina, correrán á cargo del Escribiente de la Sección, quien debe formarles a todos su índice por folios.

Tales índices se arreglarán día por día, y cada nota, en el copiador respectivo, contendrá en caracteres bien visibles, el número de folio siguiente en que se haya copiado otra nota para el mismo empleado.

Art. 7°. Corresponde al Oficial 1.° de la Sección 1.a la perforación de las estampillas de Timbre nacional y extender en ellas la correspondiente diligencia para la firma del Oficial Mayor. En sus trabajos, el Oficial Mayor será ayudado por el Subjefe de la Sección 1.a, que es su auxiliar inmediato, y, en caso de recargo, por el Archivero diplomático.

Art. 8°. En el libro de certificaciones y autenticaciones se dejará constancia de las que expida la Secretaría, con expresión de la fecha en que se extienda, de la firma o empleado a que se refiera y del negociado de que se trate.

CAPÍTULO III.

Sección 2.a

Art. 9°. Corresponde al Jefe de la Sección 2.a :

1.° Todo el servicio de Contabilidad de la oficina, en los términos que establecen el Código Fiscal y los reglamentos sobre la materia, vigentes. Entre sus ayudantes, que son los especificados en el artículo 1.° de este Reglamento, distribuirá el trabajo de la Sección, como los reconocimientos, ordenaciones, balances, cartas de aviso, relaciones de pagos, &c. &c.; pero, como directamente responsable, dicho Jefe invigilará por sí mismo tales trabajos y después de. Revisados los pasará a la aprobación y firma del Secretario;

• 2° Examinar por sí mismo las cuentas de los pagos hechos por anticipación, que deban legalizarse;

3.° Redactar los contratos que se celebren por la Secretaría;

4.° El servicio consular, y

5.° El estudio y despacho de las reclamaciones de extranjeros que estén en curso.

Parágrafo. Los libros de la cuenta de la Secretaría estarán exclusivamente a cargo del Tenedor de libros, y los demás, como copiadores de contratos, correspondencias, delegaciones, &c., serán llevados por este mismo empleado o por el Oficial-escribiente, según lo disponga el Jefe.

CAPÍTULO IV.

Sección 3.a

Art. 10. Al Intérprete oficial corresponde la correcta versión la castellana o, a otros idiomas, según se necesite, de los documentos que entren a las Secretarías de Estado y demás oficinas nacionales de la capital; y desempeñará, igualmente, las funciones de Intérprete en las conferencias que tengan, sobre asuntos públicos, los Secretarios de Estado con individuos extranjeros, investidos o no de carácter oficial, que no puedan fácilmente explicarse en castellano.

Art. 11. El Intérprete llevará un libro de traducciones, en el cual copiará todas las que haga de importancia, como las relativas a negocios contenciosos ante los Tribunales de la Unión.

Art. 12. El Intérprete coleccionará los periódicos extranjeros que se reciban en la Secretaría y extractará las noticias más importantes que contengan, sobre política, ciencias, industria, comercio y estadística, para publicarlas con la debida oportunidad en el Diario Oficial. Esos extractos llevarán su firma y en ellos se expresará el nombre del periódico de que han sido tomados.

Parágrafo. En estos trabajos será auxiliar del Intérprete el Oficial 1.° de la Sección 1.a, encargado del Registro de la correspondencia.

Art. 13. El Archivero diplomático y consular estará a órdenes del Oficial Mayor, como auxiliar de la Sección 1." Sus funciones serán las siguientes:

1.a La clasificación y conservación de los documentos del Archivo, para lo cual él es inmediato responsable por la pérdida é extravío de cualquiera de ellos ;

2.a La formación anual del índice del Archivo por orden alfabético de negociados.

Estos índices se llevarán en un libro, en el cual se harán, a su tiempo, las anotaciones que el inventario del año siguiente haga necesarias;

3.a La preparación de materiales para continuar la publicación de los Anales diplomáticosde Colombia, cuando el Poder Ejecutivo tenga a bien disponerlo ;

4.a Todo lo relativo al canje o ratificación de Tratados públicos;

5.a Llevar un libro en el cual consten aquellas resoluciones de 1a Secretaría, relativas a la inteligencia que haya dado a las cláusulas de los Tratados públicos en vigor o, a los principios del Derecho de Gentes con especificación de las contestaciones a que cada resolución haya dado lugar y del resultado definitivo que ella alcanzare;

6.a La formación de cuadros anuales de los empleados diplomáticos y consulares de la República en el exterior, y de los de Gobiernos extranjeros en el territorio de la Unión;

7.a El Libro de negociaciones, en el cual constarán las que celebre la Secretaría, bien con el Secretario de Relaciones Exteriores en su calidad de tal, o bien en su carácter de Plenipotenciario de Colombia en un caso dado. Cuando las negociaciones se conduzcan por escrito, en este libro se consignarán, las razones fundamentales que se alegaron de una y otra parte; y

8.a Las demás que le correspondan en virtud de las atribuciones especiales que tiene á su cargo.

Art. 14. El Archivo diplomático y consular es reservado por su naturaleza. A esta oficina no tienen acceso sino les empleados que lo sirven y los superiores de la Secretaría, Todo informe que los particulares desearen obtener de él, lo pedirán al Secretario directamente y éste los dará por conducto del Oficial Mayor.

Art. 15. Son deberes del Portero:

1.° Mantener en perfecto estado de aseo el salón, oficinas, mobiliario, archivo y demás enseres del servicio de la Secretaría;

2.° Practicar las diligencias de carácter oficial que se le encarguen por el Secretario, Oficial Mayor y Jefes de Servicio,

3.° Recibir diariamente de quien corresponda, y bajo su responsabilidad, los números del Diario Oficial que deben entregarse según esté estipulado o sea necesario, y hacer su distribución en los términos que disponga el Oficial Mayor;

4.° Entregar sin dilación alguna los pliegos, notas &o. que se le den para las oficinas públicas, para las Legaciones y para los particulares residentes en la capital;

5.° Cuidar de pedir, con la anticipación necesaria, la correspondencia que haya de remitirse por los correos, de modo que ésta sea colocada en las oficinas del Ramo en las horas fijadas en los itinerarios;

6.° Llevar los libros de recibo de correspondencia o impresos, que sean necesarios para resguardo de la Secretaría;

7.° Cuidar de que el pabellón nacional sea izado en el Capitolio en aquellas fechas de fiesta nacional o en los días en que las naciones amigas conmemoren algún acontecimiento notable; y

8.° Asistir a la oficina desde las ocho de la mañana hasta las diez, y desde las once y media hasta las cuatro de la tarde, y no ausentarse cuando ocurra algún trabajo urgente en horas extraordinarias.

CAPÍTULO V.

Disposiciones varias.

Art. 16. Las nóminas de la Secretaría se harán por la Sección de Contabilidad.

Art. 17. Las horas de despacho de la Secretaría serán las siguientes: de 8 a 10 a. m.; de 11 1/2 a, m. á 3 p. m., y, en caso de ocupaciones urgentes, las que designen el Secretario, Oficial Mayor o Jefe de Sección respectivo.

Art. 18. Señálase el viernes de cada semana, desde las dos hasta las tres y media de la tarde, para recibir el Secretario a los particulares; y los sábados, desde la una hasta las cuatro p. m., para dar audiencia á, los Ministros públicos.

Art. 19. Todo negocio que curse en la Secretaría es de carácter reservado, y en los de carácter diplomático, la reserva será absoluta: el empleado que la quebrante será removido.

Dado en Bogotá, á 1.° de Enero de 1883.

JOSÉ E. OTÁLORA.

El Secretario de Relaciones Exteriores.

Julioe.Pérez.