por el cual se establece la estructura del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex, y se determinan las funciones de sus Dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política, los artículos 45 y 54 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 11 de la Ley 1002 de 2005, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Acta número 06 el 28 de noviembre de 2006, la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex, decidió someter a consideración del Gobierno Nacional, la modificación de la estructura.

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura

Artículo l°.Estructura. La Estructura del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex, será la siguiente:

• 1. La Junta Directiva.

• 1. Presidencia.

• 2.1. Oficina de Control Interno.

• 2.2. Oficina de Riesgos.

• 2.3. Oficina de Relaciones Internacionales.

• 2.4. Oficina Comercial y de Mercadeo.

• 2.5. Oficina Asesora de Planeación.

• 2.6. Oficina Asesora Jurídica.

• 2.7. Oficina Asesora de Comunicaciones.

• 1. Secretaría General.

• 1. Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología.

• 4.1. Dirección de Tecnología.

• 1. Vicepresidencia Financiera.

• 5.1. Dirección de Tesorería.

• 5.2. Dirección de Contabilidad.

• 1. Vicepresidencia de Crédito y Cobranza.

• 6.1. Dirección de Cobranzas.

• 1. Vicepresidencia de Fondos en Administración.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación.

• 8.1. Comisión Nacional de Becas.

• 8.2. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

• 8.3. Comisión de Personal.

• 8.4. Comité Financiero y de inversión.

• 8.5. Comité de Riesgos.

Artículo 2°.Funciones del Despacho de la Presidencia. Son funciones del Despacho de la Presidencia las previstas en el Decreto-ley 3155 de 1968, en la Ley 18 de 1988, en la Ley 30 de 1992, en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero contenido en el Decreto-ley 663 de 1993, en la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, en las leyes que expresamente se refieran al Icetex, en los estatutos y en el Régimen Especial de Inspección y Vigilancia que expida el Gobierno Nacional acorde con su naturaleza de Entidad financiera de carácter especial.

Artículo 3°.Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, además de las establecidas en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, las siguientes:

• 1. Formular propuestas para la optimización del sistema de control interno, que identifique, mida y minimice los riesgos contables, operativos, tecnológicos, administrativos, de liquidez, legal, de mercado y crediticio, en aplicación y cumplimiento de la normatividad aplicable al Icetex. Así mismo diseñar instrumentos y estrategias para fomentar una cultura de autocontrol.

• 1. Definir y hacer seguimiento a las estrategias de control para las diferentes actividades, operaciones, funciones, procesos y procedimientos desarrollados en la Entidad.

• 1. Diseñar y aplicar modelos de auditoria financiera acorde con la naturaleza especial de la Entidad.

• 1. Verificar y controlar la aplicación, funcionamiento y cumplimiento del manual del Sistema de Prevención para el Lavado de Activos, Sipla, y coordinar su gestión de control con el oficial de cumplimiento.

• 1. Rendir a la Presidencia las evaluaciones de gestión de las Dependencias para los efectos previstos en el artículo 39 de la Ley 909 de 2004, y realizar el seguimiento.

• 1. Diseñar e implementar la auditoria de los aplicativos que conforman la plataforma tecnológica de la Entidad, y recomendar medidas preventivas y correctivas con base en el resultado de las mismas.

• 1. Formular propuestas para el logro de la efectividad y eficiencia de las operaciones financieras que desarrolle la Entidad, salvaguardando los recursos de la misma, los activos de la Entidad y los recursos de terceros que se encuentren en poder de la Institución.

• 1. Diseñar mecanismos de control para el cumplimiento de la normatividad aplicable a la Entidad y hacer el seguimiento correspondiente.

• 1. Diseñar e implementar sistemas de monitoreo en todas las operaciones que desarrolle la Entidad para lograr el control de su marcha integral.

• 1. Realizar el estudio y análisis de la política general de administración de los riesgos a que está expuesta la Entidad en cumplimiento de sus funciones y operaciones; efectuar el control y seguimiento a la implementación de la misma y proponer medidas correctivas o preventivas sobre la materia.

• 1. Verificar que la Entidad cuente con las políticas, estructura organizacional, metodologías de medición de riesgos y procedimientos de control adecuados y acordes con la complejidad de las operaciones que realiza la Entidad y la normatividad vigente en materia de riesgos.

12.Verificar la consistencia, suficiencia y grado de integración de los sistemas de información utilizados por la Oficina de Riesgos para la medición de la exposición a los diferentes tipos de riesgo.

• 1. Realizar análisis periódicos al Sistema de Administración de Riesgo de Mercado, SARM, para verificar su integridad, precisión y razonabilidad y efectuar las recomendaciones que resulten pertinentes a la Junta Directiva y a la Presidencia.

• 1. Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los reglamentos y las que correspondan de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Artículo 4°.Oficina de Riesgos. Son funciones de la Oficina de Riesgos las siguientes:

• 1. Formular en conjunto con la Presidencia de la Entidad, la política de gestión y control del riesgo originadas en las operaciones, estrategias, mecanismos de monitoreo, seguimiento, procesos, procedimientos, acciones y adoptar metodologías que identifiquen, midan, controlen, administren y fijen los límites globales y específicos de los riesgos. Igualmente realizará los estudios y análisis para establecer los niveles de tolerancia o exposición de riesgo a que está expuesta la Entidad.

Lo anterior debe ser consistente con la estrategia corporativa, con sus objetivos estratégicos y coherentes con la estructura financiera, con las competencias funcionales de las Dependencias del Icetex y con las operaciones y funciones de la Entidad.

• 1. Diseñar, proponer y ejecutar el esquema general de administración de riesgos de la Entidad.

• 1. Proponer y desarrollar estrategias que permitan fomentar e impulsar una cultura de administración del riesgo dentro de la Entidad, de forma que la Junta Directiva, la alta dirección y en general que los funcionarios vinculados a la Entidad incluyan dentro de sus procesos de toma de decisiones el factor riesgo.

• 1. Presentar y sustentar al Comité de Riesgos la información relacionada con la exposición por tipo de riesgo cuantitativo y cualitativo, las desviaciones o violaciones que se presenten en los límites de exposición por riesgo, las propuestas de acciones correctivas para mitigar los riesgos y sobre la evolución histórica de la exposición por tipo de riesgo de la Entidad.

• 1. Presentar, soportar y sustentar al Comité de Riesgos y a la Junta Directiva la propuesta de política general de administración del riesgo a que está expuesta la Entidad en el ejercicio de sus operaciones y funciones; velar por su implementación interna y efectuar el seguimiento a las decisiones que el Comité de Riesgos y la Junta Directiva adopten sobre la materia.

• 1. Elaborar y presentar al Comité de Riesgos la identificación de riesgos para nuevos procesos, productos y servicios junto con las metodologías de evaluación, medición y control de riesgos.

• 1. Investigar y mantener informado al Comité Financiero y de Inversión sobre las características de los diferentes títulos en los cuales se puedan colocar los recursos, así como de la calificación de los emisores y de los intermediarios.

• 1. Formular propuestas para la parametrización y desarrollo de herramientas tecnológicas que soporten la implementación y ejecución de la política general de la Entidad para la administración de los diferentes riesgos a que está expuesta la Entidad.

• 1. Elaborar reportes periódicos a la Junta Directiva y a la Presidencia de la Entidad sobre los niveles de exposición a los riesgos, las implicaciones de los mismos y las actividades revelantes para su mitigación y/o adecuada gestión.

• 1. Alertar al Comité de Riesgos sobre posibles incumplimientos en las políticas formuladas sobre riesgo, al igual que las violaciones de límites de exposición por tipo de riesgo.

• 1. Realizar los análisis técnicos que permitan apoyar al Comité de Inversiones, en sus decisiones en materia de Clasificación de Inversiones, de acuerdo con la norma.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar el proceso de análisis, medición, evaluación y control de los riesgos financieros de liquidez, tasa de interés y los inherentes a los negocios de tesorería, de acuerdo con las políticas de la Entidad.

• 1. Establecer los procedimientos para medir, analizar, monitorear, controlar y administrar los riesgos de crédito, mercadeo, liquidez y operaciones legales.

• 1. Preparar los informes que la Entidad deba generar con destino a los organismos de control, inspección y vigilancia.

• 1. Implementar y asegurar el cumplimiento de las políticas, las metodologías y procedimientos definidos por el Comité de Riesgos.

• 1. Dirigir, coordinar y elaborar el GAP (Gestión de Activos y Pasivos) de la Entidad.

• 1. Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los reglamentos y las que correspondan de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Artículo 5°.Oficina de Relaciones Internacionales. Son funciones de la Oficina de Relaciones Internacionales las siguientes:

• 1. Proponer políticas, planes y acciones que permitan establecer convenios y acuerdos de cooperación internacional en materia de educación, y coordinar la elaboración de los términos de referencia para la negociación de convenios, programas de becas de cooperación internacional y de intercambio educativo, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

• 1. Organizar y coordinar la asistencia de cooperación técnica educativa internacional que le soliciten o requiera el Icetex.

• 1. Dirigir, coordinar, ejecutar y hacer seguimiento a las políticas, planes, programas de servicios y convenios internacionales en función de los objetivos estratégicos del país y de acuerdo con la capacidad de gestión institucional y a las orientaciones de la Presidencia.

• 1. Formular propuestas y diseñar estrategias para ampliación de cobertura educativa con instituciones de educación superior internacionales y fuentes cooperantes nacionales y del exterior.

• 1. Promover y desarrollar acciones de cooperación internacional para la internacionalización de la educación superior.

• 1. Dirigir y coordinar conjuntamente con la Oficina Comercial y de Mercadeo el diseño de estrategias relacionadas con la divulgación de los servicios internacionales y con el desarrollo de mecanismos de orientación y consejería para estudios en el exterior.

• 1. Proponer a la Presidencia del Icetex, mecanismos para supervisar la administración del Colegio Mayor Colombiano “Miguel Antonio Caro”, con sede en Madrid, España.

• 1. Proponer a la Presidencia los reglamentos que se deben seguir para la prestación de los servicios a cargo de la Oficina y para el seguimiento de los becarios colombianos.

• 1. Dirigir, coordinar, ejecutar y hacer seguimiento a los programas de otorgamiento de becas y crédito educativo, en armonía con las prioridades educativas de las directivas y la Nación.

• 1. Establecer una gestión institucional basándose en procesos que satisfagan, con calidad y eficiencia, a los clientes y permita mejorar continuamente los servicios y productos de la Institución.

• 1. Coordinar, asesorar y organizar las reuniones de la Comisión Nacional de Becas prestando la asistencia técnica y acompañamiento requerido para la preselección de los becarios colombianos beneficiados con las convocatorias ofrecidas por los gobiernos extranjeros y organismos de cooperación internacional.

• 1. Proponer políticas de identificación y administración del riesgo legal y operacional para mitigar la exposición al riesgo, en las operaciones, procesos, procedimientos y actividades que se ejecuten en el área, de acuerdo con su competencia funcional.

• 1. Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los reglamentos y las que correspondan de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Artículo 6°.Oficina Comercial y de Mercadeo. Son funciones de la Oficina Comercial y de Mercadeo las siguientes:

• 1. Formular propuestas de políticas, metodologías, mecanismos, programas, acciones, procesos, procedimientos y demás estrategias comerciales y de mercadeo acordes con el Plan Estratégico del Icetex.

• 1. Implantar y hacer seguimiento a las políticas, planes, programas y estrategias para posicionar los servicios y productos del Icetex a nivel nacional, evaluando permanentemente las metas de colocación de crédito educativo y demás productos institucionales.

• 1. Asesorar a la Presidencia en el desarrollo y mantenimiento de estrategias comerciales que garanticen mercados objetivos acordes con la visión y misión de la Entidad.

• 1. Definir un plan estratégico comercial que permita al Icetex cumplir efectivamente su objeto en el sector educativo.

• 1. Promocionar las diferentes líneas de crédito de acuerdo con las políticas establecidas por el Gobierno Nacional y la Junta Directiva de la Entidad.

• 1. Proponer acciones de mejoramiento continuo con base en los resultados del seguimiento a las metas de colocación de crédito en las diferentes líneas de crédito establecidas por la Entidad.

• 1. Formular propuestas en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación que orienten las acciones de evaluación de la rentabilidad de los productos y servicios ofrecidos por el Icetex.

• 1. Evaluar la creación de nuevos productos en coordinación con las áreas pertinentes, evaluando las circunstancias de orden comercial, social o de riesgos relacionadas con su realización.

• 1. Establecer estrategias de control para minimizar riesgos de fraude en las acciones comerciales que se realizan en la Entidad.

• 1. Establecer las estrategias y dirigir los procesos relacionados con los mecanismos de control permanente que deben aplicarse para impedir que la Entidad sea utilizada en actividades de lavado de activos.

• 1. Ejecutar sistemas, métodos, procesos y procedimientos pertinentes al servicio del usuario, utilizando las tecnologías y medios con las cuales cuente la Entidad para mejorar la prestación de los servicios tendientes al mejoramiento continuo de servicio al cliente a nivel nacional.

• 1. Proponer y aplicar mecanismos que involucren los componentes de evaluación del servicio e indicadores de gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones y Oficina de Control Interno.

• 1. Diseñar e implementar estrategias para superar las causas que generan las quejas y reclamos de los usuarios.

• 1. Evaluar y comprobar permanentemente el buen funcionamiento del servicio al usuario y hacer los ajustes respectivos de los procesos desarrollados.

• 1. Coordinar con la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología el desarrollo o mejoramiento de los aplicativos diseñados para la atención virtual al usuario destinados a atender a los usuarios. Definir los criterios de sistematización para la atención de los usuarios del Icetex.

• 1. Administrar los procesos de comercialización de los productos del Icetex, protegiendo la imagen corporativa de la misma, de acuerdo con las políticas y estrategias establecidas por la Entidad.

• 1. Administrar los procesos de atención al cliente de acuerdo con las políticas y estrategias establecidas por la Entidad.

• 1. Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los reglamentos y las que correspondan de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.

Artículo 7°.Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de la Oficina de Planeación las siguientes:

• 1. Asesorar y prestar asistencia técnica a la Junta Directiva y a la Presidencia en la formulación de políticas y en el proceso de Planificación de la Entidad.

• 1. Elaborar el Plan Estratégico de la Entidad en coordinación con las diferentes Dependencias de la Entidad y realizar su seguimiento y evaluación mediante el diseño de un sistema de indicadores que permita monitorear la ejecución de los programas y proyectos.

• 1. Dirigir y coordinar el diseño y desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos que permitan el cumplimiento de los objetivos del Icetex a partir de un proceso de planeación participativa y permanente.