por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y con sujeción a lo previsto en el artículo 54 de la Ley 489 de 1998,

CONSIDERANDO QUE:

El Consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro, en sesión del 19 de diciembre de 2006 decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura,

DECRETA:

CAPIULO I

Naturaleza, adscripción y objetivo

Artículo 1°.Naturaleza. La Superintendencia de Notariado y Registro es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial.

Artículo 2°.Adscripción. La Superintendencia de Notariado y Registro está adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia.

Artículo 3°.Objetivo. La Superintendencia de Notariado y Registro ejercerá la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; atenderá la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral.

CAPITULO II

Dirección y representación legal

Artículo 4°.Dirección. La dirección y administración de la Superintendencia de Notariado y Registro estará a cargo de un Consejo Directivo y del Superintendente de Notariado y Registro, quien para todos los efectos será su representante legal.

Artículo 5°.Integración del Consejo Directivo. El Consejo Directivo estará integrado por cinco (5) miembros así:

• 1. El Ministro del Interior y de Justicia, o su delegado, quien lo presidirá.

• 1. El Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, o su delegado.

• 1. El Director del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, o su delegado.

• 1. Dos representantes del Presidente de la República, quienes no podrán ser notarios ni registradores en el ejercicio de sus cargos, ni haberlos desempeñado en el período inmediatamente anterior.

El Superintendente asistirá a las reuniones del Consejo con derecho a voz.

Artículo 6°.Secretario del Consejo Directivo. El Secretario General de la Superintendencia será el Secretario del Consejo Directivo.

Artículo 7°.Funciones del Consejo Directivo. Son funciones del Consejo Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro:

• 1. Proponer, de acuerdo con la orientación del Gobierno Nacional, la política general de la Superintendencia y adoptar los planes y programas conforme a las normas legales.

• 1. Aprobar el proyecto de presupuesto de la entidad y las modificaciones que se le hagan.

• 1. Adoptar los estatutos de la entidad.

• 1. Dictar su propio reglamento.

• 1. Las demás que les sean asignadas.

CAPITULO III

Domicilio, ingresos y patrimonio

Artículo 8°.Domicilio. La Superintendencia de Notariado y Registro tendrá como domicilio principal la ciudad de Bogotá, D. C., y desarrollará sus competencias en el ámbito nacional.

Artículo 9°.Ingresos. Los recursos necesarios para cubrir los gastos de funcionamiento e inversión que requiera la Superintendencia de Notariado y Registro provendrán de los siguientes conceptos:

• a) Los recursos que obtenga por la venta de sus publicaciones, de pliegos de licitaciones, de concursos de méritos y de fotocopias;

• b) Los aportes, subvenciones o donaciones que reciba para el cumplimiento de sus fines;

• c) Los recursos provenientes de los servicios que preste la entidad;

• d) Los recursos originados en la venta o arrendamiento de sus activos;

• e) Los recursos que se le transfieran del Presupuesto General de la Nación;

• f) Los valores por concepto de las multas que imponga en ejercicio de sus atribuciones;

• g) Los dineros provenientes del recaudo coactivo;

• h) Los intereses, rendimientos y demás beneficios que reciba por el manejo de sus recursos propios, y

• i) Los demás ingresos que le sean reconocidos por las leyes.

Artículo 10.Patrimonio. El patrimonio de la Superintendencia de Notariado y Registro estará constituido por:

• 1. Los bienes, derechos y obligaciones que a cualquier título haya adquirido o adquiera.

• 1. Los ingresos de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, con la excepción de las reasignaciones legales.

• 1. Los aportes a la Superintendencia establecidos en la ley a cargo de los notarios.

• 1. Los dineros y bienes que por cualquier otro concepto ingresen a la Superintendencia.

CAPITULO IV

Estructura de la Superintendencia

Artículo 11.Estructura. La Superintendencia de Notariado y Registro tendrá la siguiente estructura:

• 1. Consejo Directivo

• 2. Despacho del Superintendente

• 2.1. Oficina Asesora Jurídica

• 2.2. Oficina Asesora de Planeación

• 2.3. Oficina de Control Interno

• 2.4. Oficina de Investigación y Capacitación

• 2.5. Oficina de Informática

• 2.6. Oficina de Control Disciplinario Interno

• 3. Secretaría General

• 3.1. Dirección Financiera

• 4. Despacho del Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos Públicos

• 4.1. Dirección de Registro

• 5. Despacho del Superintendente Delegado para el Notariado

• 5.1. Dirección de Gestión Notarial

• 6. Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos

• 7. Organos de asesoría y coordinación

CAPITULO V

Funciones

Artículo 12.Funciones de la Superintendencia. Son funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro:

• 1. Adelantar las gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestación del servicio público notarial y registral.

• 1. Impartir las instrucciones de carácter general, dictar las resoluciones y demás actos que requiera la eficiente prestación de los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

• 1. Instruir a los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos, sobre la aplicación de las normas que regulan su actividad.

• 1. Fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 1. Administrar y organizar el registro de instrumentos públicos de conformidad con la ley, sin perjuicio de la facultad del Gobierno Nacional para la creación o supresión de círculos y de Oficinas del Registro de Instrumentos Públicos.

• 1. Ejercer la inspección, vigilancia y control de las notarías y las oficinas de registro de instrumentos públicos, en los términos establecidos en las normas vigentes, mediante visitas generales, especiales, de seguimiento, por procedimientos virtuales, o por cualquier otra modalidad.

• 1. Realizar visitas periódicas de vigilancia, inspección y control a los entes vigilados.

• 1. Investigar y sancionar las faltas disciplinarias de los Notarios y Registradores de instrumentos públicos, en el desarrollo de sus funciones, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación.

• 1. Ordenar, cuando fuere pertinente de conformidad con la ley, la suspensión inmediata de aquellas actuaciones irregulares de los sujetos de vigilancia y disponer que se adopten las medidas correctivas del caso. Tales medidas podrán estar orientadas desde un seguimiento especial hasta la propia intervención.

• 1. Establecer sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente atención de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional la creación, supresión y fusión de notarías, oficinas de registro de instrumentos públicos y sus círculos respectivos.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional la fijación de tarifas por concepto de derechos por la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 1. Adelantar las gestiones necesarias para asignar a las oficinas de registro de instrumentos públicos el presupuesto necesario para garantizar una adecuada y eficiente prestación del servicio público.

• 1. Adelantar y auspiciar estudios, investigaciones y compilaciones en materia de notariado y de registro de instrumentos públicos y divulgar sus resultados.

• 1. Llevar a cabo, directamente o por medio de entidades especializadas, los programas de capacitación que se requieran para los servidores públicos vinculados a la Superintendencia de Notariado y Registro, así como a los notarios y los empleados de notaría.

• 1. Preparar y presentar a consideración del Ministro del Interior y de Justicia proyectos de ley, decretos y reglamentos relacionados con los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos.

• 1. Gestionar en coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores y las demás entidades públicas responsables de la materia, convenios de cooperación internacional.

• 1. Las demás que se le asignen.

Artículo 13.Funciones del Despacho del Superintendente. El Despacho del Superintendente de Notariado y Registro ejercerá las siguientes funciones:

• 1. Organizar, dirigir y controlar, de conformidad con las directrices trazadas por el Consejo Directivo y con la colaboración de los Superintendentes Delegados, las actividades de la Superintendencia y expedir los actos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de las funciones asignadas a sus distintas dependencias.

• 1. Dirigir y coordinar, de acuerdo con lo dispuesto por el Consejo Directivo y conjuntamente con los Superintendentes Delegados, la inspección, vigilancia y control de los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos, de conformidad con las normas previstas sobre la materia.

• 1. Expedir los actos administrativos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad.

• 1. Velar, en cuanto sea de su competencia, por la eficiente prestación de los servicios bajo su vigilancia y procurar el cumplimiento de las disposiciones que al respecto se dicten.

• 1. Conocer de las apelaciones interpuestas por los Notarios, Registradores de Instrumentos Públicos, funcionarios de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y de la Superintendencia contra las providencias sancionatorias.

• 1. Ejercer el control del manejo de los recursos humanos, físicos y financieros de la Superintendencia y de las oficinas de registro de instrumentos públicos, en el desarrollo de sus planes y programas.

• 1. Definir el apoyo y la asistencia técnica, administrativa y financiera que las dependencias de la Superintendencia deban suministrar a las oficinas de registro de instrumentos públicos; evaluar su desempeño y aplicar los ajustes requeridos, en aras a proporcionar un servicio eficaz al usuario.

• 1. Expedir y ejecutar los actos, realizar las operaciones, ordenar los gastos y celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Superintendencia, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias.

• 1. Presentar a consideración del Consejo Directivo, el anteproyecto de presupuesto anual de la entidad y sus modificaciones.

• 1. Presentar a consideración del Gobierno Nacional, propuestas y proyectos sobre tarifas para los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 1. Reajustar anualmente los valores absolutos y las cuantías de los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial.

• 1. Dirigir, con sujeción a la ley, la administración de personal de la Superintendencia; nombrar y remover a sus empleados, con excepción de los Registradores de Instrumentos Públicos principales, cuya designación y remoción corresponde al Presidente de la República, y expedir los actos necesarios para la administración de personal.

• 1. Fijar las políticas requeridas para el apoyo y el buen desempeño de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

• 1. Divulgar los programas y directrices de la entidad, para que Notarios, Registradores de Instrumentos Públicos, organismos relacionados, funcionarios y usuarios en general tengan conocimiento sobre su vigencia y aplicación.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional la creación o supresión de notarías y de oficinas de registro de instrumentos públicos y la creación o modificación de los respectivos círculos.

• 1. Preparar y presentar a consideración del Ministro del Interior y de Justicia proyectos de ley o de reglamento relacionados con los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos.

• 1. Conocer de los impedimentos de los notarios y designar notarios ad hoc, si se trata de notario único de círculos de primera categoría.

• 1. Conocer de los impedimentos y las recusaciones de los superintendentes delegados, de los directores, de los registradores de instrumentos públicos y designar los correspondientes funcionarios ad hoc.

• 1. Delegar en sus subalternos, conforme a la ley y a los reglamentos, las funciones que considere pertinente, entre otras, la de ordenar el gasto.

• 1. Velar por el buen funcionamiento de la entidad.

• 1. Reasignar y distribuir competencias entre las distintas dependencias. cuando ello resultare necesario para el mejor desempeño de la entidad.

• 1. Conceder licencias a los notarios de primera categoría y encargar a quienes deban reemplazarlos.

• 1. Conocer de los recursos de apelación que se interpongan contra las providencias que profieran los Superintendentes Delegados, el Secretario General y los Directores de la Entidad.

• 1. Elaborar los proyectos de planta de personal de la entidad y someterlos, por medio del Ministerio del Interior y de Justicia a la aprobación del Gobierno Nacional.

• 1. Conceder licencias, vacaciones y permisos a los Registradores principales y seccionales de Instrumentos Públicos y designar a quienes deban reemplazarlos temporalmente.

• 1. Proyectar el acto administrativo de confirmación del nombramiento, en propiedad, de los notarios de primera categoría.

• 1. Promover ante las instancias respectivas y con la colaboración de las entidades públicas y privadas competentes, la cooperación internacional en los asuntos de su competencia.

• 1. Crear, organizar y suprimir mediante acto administrativo grupos internos de trabajo para atender el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia de acuerdo con las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos aprobados por la entidad.

• 1. Ordenar lo necesario para la correcta prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos.

• 1. Las demás que la ley y los reglamentos le atribuyan.

CAPITULO VI

Funciones de las dependencias

Artículo 14.Oficina Asesora Jurídica. La Oficina Asesora Jurídica ejercerá las siguientes funciones:

• 1. Asesorar al Superintendente en los aspectos jurídicos relacionados con la Superintendencia, así como a las dependencias y oficinas de registro de instrumentos públicos.

• 1. Emitir los conceptos jurídicos que requieran los usuarios de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, y las dependencias de la entidad.

• 1. Resolver las diferencias de interpretación en cuanto a la aplicación y liquidación de tarifas por los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos.

• 1. Fijar y unificar la posición doctrinaria institucional en las materias propias de las competencias de la Superintendencia de Notariado y Registro y prestar la asesoría jurídica a los funcionarios encargados de atenderlas.

• 1. Preparar y ejecutar planes de gestión y de desarrollo de la dependencia, identificando acciones integradas y de control interno e informarlas a la Oficina Asesora de Planeación y de Control Interno, según su competencia, para su consolidación.

• 1. Preparar o revisar y conceptuar sobre los proyectos de ley, de decretos, circulares o instructivos concernientes a la Superintendencia y, a los servicios que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos.