por el cual se reglamenta el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación (Smsce) del Sistema General de Regalías (SGR) y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en particular las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1530 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el 18 de julio de 2011, fue sancionado el Acto Legislativo número 05 de 2011, "por el cual se constituye el Sistema General de Regalías, se modifican los artículos 360 y 361 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones sobre el Régimen de Regalías y Compensaciones";

Que el inciso 1 del parágrafo 3° del artículo 361 de la Constitución Política creó el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación de las Regalías;

Que los artículos 99 y 100 de la Ley 1530 de 2012 definen el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación de Regalías (Smsce), como el conjunto de actores, normas, procedimientos y actividades que tienen como finalidad velar por el uso eficiente y eficaz de los recursos del Sistema General de Regalías, administrado por el Departamento Nacional de Planeación (DNP);

Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario determinar respecto del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación de Regalías (Smsce), sus componentes, alcance, ámbito de aplicación, actividades, responsables, instrumentos, medidas y sistema único de información, con el fin de garantizar su operación;

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

TÍTULO 1

GENERALIDADES

Artículo 1°.Alcance del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación. El Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación, en adelante Smsce, desarrollará procesos de recolección, consolidación, verificación, análisis de la información, imposición de medidas de control y retroalimentación de los resultados de las inversiones ejecutadas con recursos del Sistema General de Regalías, en adelante SGR, con el fin de velar por el uso eficaz, y eficiente de los mismos.

Parágrafo 1°. La verificación de los requisitos para la aprobación de los proyectos, señalada en el inciso 4 del artículo 26 de la Ley 1530 de 2012, se podrá adelantar en el marco del Smsce, bajo el enfoque de acciones preventivas de este.

Artículo 2°. Naturaleza de la Labor del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación. Las labores del Smsce son de naturaleza administrativa, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 361 de la Constitución Política.

Esta labor es diferente de la del control fiscal, disciplinario y penal que corresponde a los órganos de control y a la Fiscalía General de la Nación y para su ejecución no ejerce funciones de policía judicial o de investigación.

Artículo 3°. Ámbito de aplicación. Las disposiciones previstas en el presente decreto aplican a los siguientes órganos y actores del SGR, señalados en la Ley 1530 de 2012, respecto de los recursos de este Sistema:

• 1. Comisión Rectora.

• 1. Órganos Colegiados de Administración y Decisión.

• 1. Secretarías técnicas de los Órganos Colegiados de Administración y Decisión.

• 1. Secretaría Técnica de la Comisión Rectora.

• 1. Banco de la República, respetando su autonomía constitucional.

• 1. Administrador del Ahorro Pensional de las Entidades Territoriales.

• 1. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• 1. Ministerio de Minas y Energía, la Agencia Nacional de Hidrocarburos y la Agencia Nacional de Minería, quienes cumplen funciones en el ciclo de las regalías, y las entidades en quien delegue la función constitucional de fiscalizar la exploración y explotación de los recursos naturales no renovables y de adelantar las actividades de conocimiento y cartografía geológica del subsuelo colombiano.

• 1. Departamento Nacional de Planeación.

• 1. Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias).

11.Departamentos, municipios y distritos en cuyo territorio se adelanten explotaciones de recursos naturales no renovables, así como los municipios y distritos con puertos marítimos y fluviales por donde se transporten dichos recursos o productos derivados de los mismos, reconociendo su autonomía administrativa.

• 1. Cualquier entidad pública que sea designada por un Órgano Colegiado de Administración y Decisión, como ejecutora de un proyecto de inversión o como instancia para la contratación de la interventoría.

• 1. Los representantes legales y ordenadores del gasto de las entidades beneficiarias o ejecutoras de proyectos de inversión financiadas con recursos del SGR.

• 1. Las personas designadas como gestores temporales.

Parágrafo. Todos los actores del sistema definidos en el presente artículo estarán sujetos a las actividades de monitoreo y además, serán sujetos pasivos de seguimiento, control y evaluación por el Smsce, los señalados en los numerales 11, 12, 13 y 14, cuando a ello hubiere lugar.

Artículo 4°. Responsabilidad de los Órganos y Actores del Smsce. En concordancia con el capítulo VI de este Decreto, los órganos y actores del Smsce son responsables del reporte de la información que demande el Sistema en el marco de sus funciones, dentro de los 15 primeros días de cada mes y en las condiciones que defina el DNP, en su calidad de administrador del Smsce, conforme a lo previsto en el artículo 100 de la Ley 1530 de 2012.

Las entidades administradoras, beneficiarias y ejecutoras son responsables de suministrar de forma veraz, oportuna e idónea dicha información para realizar el monitoreo, seguimiento, control y evaluación; identificar las situaciones que puedan afectar la correcta utilización de los recursos y el cumplimiento de los resultados programados; así como de implementar de forma inmediata las acciones de mejora que se requieran.

Parágrafo 1°. Las Secretarías Técnicas serán responsables del reporte de información de la totalidad de los proyectos de inversión radicados y de su presentación a los Órganos Colegiados de Administración y Decisión, en adelante OCAD. Las oficinas de Planeación o la dependencia que haga sus veces, deben remitir a la Secretaría Técnica del OCAD correspondiente todos los proyectos radicados en la misma, que se pretendan financiar o cofinanciar con recursos del SGR.

Parágrafo 2°. Las entidades designadas por los OCAD, como ejecutores de los proyectos aprobados por estos, serán responsables de la recolección, custodia y reporte al Smsce de la información del proyecto desde la aprobación hasta su cierre; así como del expediente del proyecto formulado que será trasladado por la respectiva secretaría técnica a este.

Artículo 5°. Verificación, Consolidación, Análisis y Evaluación de Información. El DNP de forma trimestral efectuará la consolidación, análisis, evaluación y retroalimentación de la información reportada por los órganos y actores del Sistema señalados en el artículo 3° del presente decreto, necesaria para el adecuado funcionamiento del SGR.

Artículo 6°. Control Social. El DNP, en su calidad de administrador del Smsce, propiciará espacios de control social, donde el ejecutor, contratista e interventor o supervisor, informan e interactúan con la sociedad civil sobre el alcance y la ejecución del proyecto de inversión; para ello señalará los mecanismos y las metodologías a ser utilizadas en concordancia con las disposiciones y políticas vigentes. Los resultados de este ejercicio se deben reportar al Smsce conforme a los lineamientos que el DNP señale.

Se promoverá la creación y consolidación de Grupos de Auditores Ciudadanos, y el desarrollo de auditorías ciudadanas, audiencias públicas de rendición de cuentas, comités de obra participativos o foros virtuales con organizaciones y otros instrumentos definidos en las normas de carácter general que reglamenten la materia.

Para el ejercicio de la participación ciudadana y control social se dispondrá la información sobre el proyecto formulado y su ejecución a través de reportes públicos que deben generar y publicar de forma mensual los ejecutores en la Plataforma Integrada de Información del SGR o través de sus respectivas páginas web, hasta tanto esta se implemente.

Parágrafo. Cuando los proyectos sean de impacto regional, conforme lo dispuesto por el artículo 155 de la Ley 1530 de 2012, en los grupos de Auditores Ciudadanos tendrán derecho a participar integrantes de los departamentos o municipios que se beneficien del proyecto.

TÍTULO II

MONITOREO, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN

CAPÍTULO I

Monitoreo

Artículo 7°. Alcance del monitoreo. En virtud de lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 102 de la Ley 1530 de 2012, el monitoreo se llevará a cabo a través de indicadores definidos por el DNP respecto del manejo de los recursos del SGR que incluye: la presentación de las iniciativas a consideración de las instancias colegiadas, su aprobación y ejecución; los recursos orientados al funcionamiento del SGR, Smsce, Ahorro Pensional Territorial, FAE y actividades relacionadas con la fiscalización de la exploración y explotación de los yacimientos, y el conocimiento y cartografía del subsuelo; así como las inversiones financieras realizadas con los mismos. Se realizará de manera periódica sobre cada uno de los actores del SGR, a través de las siguientes actividades:

• 1. Recolección: Consiste en la recopilación de la información generada por los diferentes actores del SGR a través del sistema de información al que se refiere el Capítulo IX Título II del Decreto número 1949 de 2012.

• 2. Verificación: Comprobación selectiva de la información reportada en relación con las respectivas fuentes de información. Para tal efecto, se podrán adelantar visitas para la verificación de la información reportada.

• 3. Consolidación: Consiste en la agrupación de la información recopilada a partir de los criterios establecidos por el DNP y la Comisión Rectora para efectos de su análisis.

• 4. Análisis: Examen general o particular de la información recopilada y consolidada para el cálculo de indicadores específicos y estratégicos que permitan identificar acciones u omisiones de los órganos y actores del SGR que generen riesgo en el uso eficaz y eficiente de los recursos del Sistema.

• 5. Elaboración de Informes de análisis y retroalimentación: Comprende la preparación de informes con el análisis de la información reportada por los órganos y actores señalados en el artículo 3° del presente decreto, para la toma de decisiones a que hubiere lugar.

Artículo 8°. Metodologías del Monitoreo. El monitoreo se realizará a partir de metodologías diferenciadas de acuerdo con la labor de los órganos y actores del Smsce, sobre los siguientes hechos y aspectos:

• 1. Ciclo de las regalías.

• 1. Presentación, viabilidad, priorización y aprobación de proyectos.

• 1. Ejecución de proyectos de inversión y el giro de recursos a los mismos.

• 1. Excedentes de liquidez y las inversiones financieras derivadas de estos.

• 1. Administración de recursos destinados al ahorro pensional territorial y a los del Fondo de Ahorro y Estabilización.

• 1. Ejecución de asignaciones diferentes a la inversión.

Estas metodologías serán desarrolladas y expedidas por el DNP, en su condición de administrador del Smsce y deben incluir como mínimo los indicadores que permitan medir el avance en el cumplimiento de las metas programadas, y el resultado e impacto de las mismas; los procedimientos para la identificación de acciones u omisiones en la gestión de las entidades beneficiarias, ejecutoras o administradoras, que pongan en riesgo la adecuada utilización de los recursos; y la formulación, aprobación y seguimiento de los planes de mejora.

Parágrafo 1°. Los resultados derivados del monitoreo serán comunicados a los respectivos órganos y actores del SGR para la implementación de las acciones a que haya lugar y serán considerados para la determinación de los proyectos de inversión objeto de seguimiento o evaluación por dicho Sistema.

Parágrafo 2°. Las secretarías técnicas de los OCAD y las entidades administradoras, beneficiarias y ejecutoras de recursos del SGR son responsables de suministrar de forma veraz, oportuna e idónea, la información requerida para realizar el monitoreo; identificar las situaciones que puedan afectar la correcta utilización de los recursos y el cumplimiento de los resultados programados; así como de implementar de forma inmediata las acciones de mejora que se requieran.

Parágrafo 3°. El sistema de monitoreo podrá tener en cuenta los conceptos emitidos por los órganos consultivos y dictámenes de expertos, en el momento de realizar las recomendaciones e implementación de planes de mejora.

Artículo 9°. Cuentas maestras. En estas sólo se podrá realizar operaciones débito que se destinen al pago de obligaciones generadas en la ejecución de dichos recursos o de la inversión financiera de los mismos. Toda transacción que se efectúe con cargo a estas se debe hacer por transferencia electrónica.

Parágrafo. Las cuentas autorizadas por el DNP en virtud del artículo 44 de la Ley 1530 de 2012 o registradas para el manejo de los recursos de fortalecimiento de las Secretarías Técnicas de los OCAD o de las Oficinas de Planeación Territorial se deben identificar como cuenta maestra. Estas se podrán sustituir cuando haya transcurrido como mínimo un año de su autorización o registro, o cuando se demuestren deficiencias en el servicio prestado por la entidad bancaria.

CAPÍTULO II

Seguimiento

Artículo 10. Alcance del seguimiento. El seguimiento está orientado a la verificación de la ejecución física y financiera de los proyectos de inversión financiados con recursos del SGR seleccionados como resultado del monitoreo, en términos de eficacia, eficiencia y calidad en la gestión de los bienes o servicios objeto de los mismos, respecto de la información suministrada por los ejecutores y la recopilada por el Smsce, de acuerdo con los siguientes conceptos:

• a) Eficacia: Cumplimiento de las metas de los indicadores del proyecto de inversión establecidas en la formulación del mismo;

• b) Eficiencia: Relación entre los recursos utilizados en el proyecto y los logros obtenidos, en términos del cumplimiento de las metas en los plazos programados en el cronograma establecido en la formulación y en los estándares técnicos de los bienes o servicios alcanzados en el desarrollo del mismo;

• c) Calidad: Cumplimiento de los estándares técnicos de los bienes o servicios logrados en el desarrollo del proyecto de conformidad con la formulación del mismo.

Artículo 11. Instrumentos del seguimiento. En el seguimiento se utilizarán los siguientes instrumentos:

• a) Visitas de Verificación: De acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 102 de la Ley 1530 de 2012, con el fin de verificar la ejecución de los proyectos financiados con recursos del SGR, objeto de seguimiento, se podrán practicar visitas de verificación a los sitios donde se realicen las inversiones. En desarrollo de las visitas se podrá solicitar información de carácter técnico, administrativo, legal y financiero, necesaria para su verificación.

Estas visitas serán anunciadas al ejecutor mediante comunicación escrita dirigida a la entidad visitada, indicando los integrantes, el objeto y duración de la misma. De esta se rendirá un informe que servirá de base para evaluar la procedencia de iniciar un procedimiento administrativo, en los términos previstos en la Ley 1530 de 2012 y en el presente decreto, y la adopción de medidas preventivas, correctivas o sancionatorias.

En desarrollo de las visitas de verificación los funcionarios o contratistas autorizados por el DNP, podrán solicitar al ejecutor, contratistas o interventores la presentación de documentos y los registros financieros y contables pertinentes para establecer la conformidad de la ejecución física y financiera del proyecto;

• b) Pruebas técnicas o conceptos de expertos: Cuando a ello hubiere lugar y con cargo al Smsce, se podrá disponer la práctica de pruebas técnicas o solicitar dictámenes de expertos para verificar la calidad de los bienes o servicios provistos en la ejecución de los proyectos de inversión o el avance físico de los mismos. Estas podrán practicarse directamente por el DNP o a través de terceros que cuenten con la experticia requerida certificada de acuerdo con el tipo de prueba o concepto a elaborar.

Parágrafo. En los proyectos financiados con recursos del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación se aplicarán los lineamientos que para el efecto se definan, conforme lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 10 de la Ley 1530 de 2012.

Artículo 12. Selección de Proyectos para Seguimiento. Con base en los resultados del monitoreo se determinará periódicamente la muestra de los proyectos objeto de seguimiento, atendiendo los criterios de selección y la metodología definida para tal fin.

CAPÍTULO III

Evaluación

Artículo 13. Alcance de la evaluación. La evaluación se realizará sobre los proyectos de inversión seleccionados y se orientará a la verificación de la gestión, productos y resultados del proyecto definidos en la formulación del mismo, en términos de eficacia, eficiencia y calidad. Periódicamente se efectuarán evaluaciones del impacto generado por la inversión de recursos del SGR.

Artículo 14. Tipos de evaluación. Las evaluaciones podrán ser:

• 1. De gestión: Es aquella que se practica durante la ejecución del proyecto para verificar la eficacia en la gestión del mismo.

• 2. De resultados: Es la verificación y análisis que se realiza al finalizar la ejecución del proyecto respecto del cumplimiento del propósito, metas, productos, resultados y beneficios generados con la ejecución del proyecto en la población beneficiada.

• 3. De operación de las inversiones: Consiste en la verificación in situ de la operación del proyecto al finalizar su ejecución y dentro de los dos años siguientes a su terminación.