Sobre reglamentación de la contabilidad de los almacenes de materiales y útiles telegráficos

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales,

decreta:

Artículo 1.° La Oficina de Contabilidad de la Inspección de la Zona de Bogotá llevará las cuentas de materiales y útiles del Almacén General y las de los materiales y útiles de los Almacenes Seccionales, así:

Almacén General.

• a) En un libro que se llamará diario, en el cual como primera partida se copiará el inventario de los materiales y útiles existentes en este Almacén el día 1.° de febrero próximo pasado.

Con fechas 29 de febrero próximo pasado y 31 de marzo presente se anotarán en una o varias partidas las entradas y las salidas de materiales y útiles, durante cada uno de dichos meses, señalando la orden de la Administración General de Telégrafos en virtud de la cual se recibieron o entregaron, el almacén que los envió o al que van destinados; el nombre de quien los entregó o recibió; y los demás pormenores necesarios para la completa claridad en las partidas.

Del 1.° de abril en adelante se harán, diariamente, los asientos por las entradas y salidas de los artículos que se reciban o despachen, haciendo todas las aclaraciones exigidas al tratar de las partidas para el 29 de febrero y 31 de marzo. Las partidas se numerarán en serie de continuidad, y se trasladarán inmediatamente al libro de cuentas de especies de que se trata en seguida.

Para la completa relación entre el libro diario y el de cuentas de especies, se destinará una columna en el diario para anotar enfrente del nombre de la cuenta afectada el folio en donde se halla esta cuenta en el de Cuentas de especies. Al pie de cada operación descrita irá la firma del Inspector de Zona de Bogotá.

El Libro llamado cuenta de especies del Almacén General llevará en el encabezamiento de cada página el nombre de la cuenta que en ella se lleva; y constará cada página de seis columnas: la primera, para la fecha; la segunda para el número de la partida a que corresponda en el diario; la tercera, para citar el número de la orden de entrega o recibo, y el nombre de la persona que recibió o entregó; la cuarta, para la cantidad recibida; la quinta, para la cantidad entregada, y la sexta, para el saldo existente, después de la entrega o recibo. Para cada especie o artículo de una misma especie se llevará una cuenta.

Almacenes Seccionales.

• a) En un libro que se llamará inventariosde los Almacenes Seccionales y Remesas, se copiarán los inventarios que cada uno de los Almacenes enviará, hechos el 1.° de febrero último, según orden enviada a todos ellos. Con fechas 29 de febrero y 31 de marzo se anotarán las remesas verificadas durante el mes a cada uno de los Almacenes; y, si las hubiere, las hechas por los Almacenes Seccionales al Almacén General. Del 1.° de abril próximo venidero en adelante, se anotarán las remesas en la fecha en que se hagan o reciban. Tanto los inventarios como las remesas se trasladarán al libro de cuentas de especies, que se llevará en cada Almacén.

• b) A los Almacenes Seccionales se llevará cuenta especial en libro aparte a cada uno, y que se llamará cuenta de especies del Almacén de … Este libro Será ingual en la formación, aunque de menor tamaño, al libro análogo destinado al Almacén General; y se llevará de la misma manera, trasladando las partidas del libro de Inventarios de los Almacenes Seccionales y Remesas.

Artículo 2.° Mensualmente se resumirá el movimiento de especies del Almacén General, en un cuadro que debe contener nueve columnas: la primera para citar el folio del libro de Cuentas de especies, en donde se halla la cuenta; la segunda, para el nombre de la cuenta; la tercera expresará la existencia el día 1.° del mes; la cuarta, la suma de lo recibido durante el mes; la quinta, la suma que resulte de la existencia del día 1.°del mes y de lo recibido durante él; la sexta, la suma de las salidas durante el mes; la séptima, el saldo existente el día final del mes; la octava, para citar los comprobantes de las entradas; y la novena, para citar los comprobantes de las salidas.

Artículo 3.° A partir de la cuenta del 1.° de abril próximo venidero, los Almacenes Seccionales formarán su cuenta de movimiento en el mes, así:

• a) Enviarán una relación resumida de los totales de cada especie, o artículo de una misma especie que han salido en el mes del Almacén a su cargo. Esta relación se copiará en el libro de inventarios de los Almacenes Seccionales y Remesas; y después de verificado el traslado al libro respectivo, han de arrojarlas cuentas los saldos existentes el día final del mes.

• b) Resumirán el movimiento en un cuadro igual al expresado en el artículo 2.°, hecha excepción de la primero columna. Se verificará la conformidad de este cuadro con la cuenta correspondiente, y si estuviere bien, el Inspector de Zona de Bogotá le pondrá el visto bueno, que firmará. Si hubiere diferencias las manifestará también poniendo al pie su firma. Para las cuentas de febrero próximo pasado y marzo presente servirán los cuadros que hasta ahora se han empleado; y la relación resumida, de que se trata en la parte primera de este artículo, se extractará del cuadro que manden por la cuenta del mes.

Artículo 4.° Las solicitudes por materiales y útiles que hagan las Inspecciones de Zona o Almacenes Seccionales, las dirigirán a la Administración General del ramo; y las órdenes de entrega o despacho se darán por esta entidad a la Inspección de Zona Central. Esta Oficina las cumplirá directamente, u ordenando las remesas de un Almacén Seccional a otro.

Artículo 5.° Los responsables de los Almacenes Seccionales rendirán sus cuentas a la Inspección de Zona de Bogotá, la cual las incorporará bajo su responsabilidad en las cuentas de la Oficina de Contabilidad a su cargo. Tal rendición de cuentas la harán con los siguientes documentos:

• a) Un ejemplar del cuadro de movimiento de especies en el mes, con el visto bueno de la primera autoridad política del lugar.

• b) Los recibos originales de las entregas hechas a las Oficinas Subalternas; y las notas de remisión de la Inspección de Zona de Bogotá.

Artículo 6.° El Inspector de Zona de Bogotá rendirá las cuentas del Almacén General a la Corte de Cuentas, con los siguientes documentos:

• a) Copia de las partidas descritas en el libro diario durante el mes a que se refiere la cuenta.

• b) Las notas de orden (originales) de la Administración General de Telégrafos, por cuya disposición se recibieron o entregaron las especies.

• c) Un ejemplar del cuadro de movimiento de especies durante el mes.

Artículo 7.° Como el Inspector de Zona de Bogotá tiene a su cargo el Almacén General, y a la vez tiene que suministrar los materiales y útiles a las Oficinas dependientes de esta Zona, la cuenta del Almacén de la Zona de Bogotá se llevará independientemente de la del Almacén General, de modo igual al de cualquiera otro de los Seccionales.

Para esto, el señor Inspector de Zona de Bogotá hará mensualmente, en los primeros días del mes, una relación de los materiales y útiles que juzgue necesarios para atender en el mes las necesidades de sus Oficinas. Dicha relación la enviará al señor Administrador General de Telégrafos para que ordene la salida de esos artículos del Almacén General.

Artículo 8.° Se llevará un libro llamado copiador de comprobantes. En él se copiarán textualmente las órdenes que dé el señor Administrador General de Telégrafos para las entregas o recibos de materiales y útiles. Este libro es para conservarlo en el archivo de la Inspección de Zona de Bogotá.

Artículo 9.° En otro libro llamado Observaciones a las cuentas de los Almacenes Seccionales se anotarán los exámenes de sus cuentas, advirtiendo, si no se hallaron corrientes, cuáles fueron las observaciones hechas. Se anotarán también cuales fueron encontradas de conformidad con la respectiva cuenta.

Artículo 10. Habrá también un libro de diligencias de visitas. En él se escribirán las actas de las visitas que practiquen a esta Oficina los empleados que deban hacerlas. El Inspector General de Correos y Telégrafos hará una visita mensual, en los cinco primeros días del mes al Almacén General, y elegirá varias especies, cuya existencia verificará de acuerdo con los datos que arrojen los libros de cuentas.

Artículo 11. Se prorroga hasta el 30 de abril próximo venidero el tiempo en que deben rendirse las cuentas del Almacén General, correspondientes a febrero próximo pasado y al presente marzo. Las de abril y siguientes deben rendirse en los quince primeros días del mes subsiguiente.

Artículo 12. El 31 de diciembre de cada año se hará en el Almacén General y en todos los Almacenes Seccionales un inventario, que con el nombre de Inventario de salida, se asentarán: el del Almacén General en el libro diario, y los de los Almacenes Seccionales en el de Inventarios de los Almacenes Seccionales y Remesas. Trasladadas las partidas de este libro, a los respectivos de cuentas de especies, quedarán saldadas todas las cuentas y cerrados los libros de cuentas del año que termina.

Artículo 13. El 1.° de enero de cada año se abrirán nuevamente libros para las cuentas del año comenzado, copiando en el diario y en el de inventarios de los Almacenes Seccionales y Remesas el inventario de salida con que se cerraron las operaciones anteriores. Estos inventarios con que comienzan las nuevas cuentas, se llamarán Inventarios de entrada.

Artículo 14. Dos veces en él año, en las fechas que elijan los Almacenistas, pasarán una relación detallada de los artículos que haya en sus Almacenes, dañados o inútiles. Y la Administración General ordenará darles salida, de la manera que ella determine.

Artículo 15. Los cuadros mensuales de movimiento del Almacén General se formarán por triplicado, destinados uno para conservar en el archivo de la Oficina; otro para la Administración General de Telégrafos, y el tercero para la Corte de Cuentas.

Artículo 16. Los cuadros mensuales del movimiento de los Almacenes Seccionales, se harán también por triplicado, y se destinarán: uno para el archivo de la Oficina remitente; otro para la Oficina de Contabilidad de la Inspección de Zona de Bogotá, y el tercero para la Administración General.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá a 14 de marzo de 1916.

JOSE VICENTE CONCHA-El Ministro de Gobierno, MiguelABADIAMENDEZ.