por el cual se aprueba la estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades Constitucionales y legales, en especial las que le confieren los numerales 11 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y el artículo 155 de la Ley 1151 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, en sesión del 1° de octubre de 2009, según Acta número 001 de la misma fecha, aprobada el 8 de octubre de 2009, decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la estructura interna de la Entidad y las funciones de sus dependencias.

DECRETA:

CAPITULO I

Naturaleza, objeto, patrimonio y funciones de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones

Artículo 1°.Razón social y naturaleza jurídica. La Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, es una empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional, vinculada al Ministerio de la Protección Social, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Artículo 2°.Objeto. La Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, tiene por objeto la administración estatal del régimen solidario de prima media con prestación definida en los términos previstos en la Ley 1151 de 2007, como también de las prestaciones especiales que las normas legales le asignen, incluyendo la administración de los beneficios económicos periódicos en los términos que señale la Constitución y la ley.

Artículo 3°.Domicilio. La Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, tiene por domicilio principal la ciudad de Bogotá, D. C., pero podrá adelantar actividades en desarrollo de su objeto en todo el territorio nacional.

Artículo 4°.Patrimonio y capital fiscal. El patrimonio de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, estará conformado por los ingresos que genere en desarrollo de su objeto social, por los aportes del Presupuesto General de la Nación, los activos que le transfieran la Nación y otras entidades públicas del orden nacional y los demás activos e ingresos que a cualquier título perciba.

El capital fiscal estará constituido por los aportes y activos que se reciban para la entrada en funcionamiento de la Empresa, y la acumulación de los traslados que se hagan de otras cuentas patrimoniales.

Artículo 5°.Funciones. En desarrollo de su objeto, además de las que establece la ley, la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, cumplirá con las siguientes funciones:

• 1. Administrar el régimen solidario de prima media con prestación definida del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones. Inicialmente, asumirá las siguientes funciones frente al tema de reconocimiento de mesadas pensionales y la administración del Sistema, de manera gradual:

• a) Efectuar el reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas en favor de los afiliados al régimen de prima media con prestación definida del orden nacional, que estén vinculados en esta condición a las entidades que actualmente reconocen o administran simultáneamente las pensiones y los derechos pensionales de servidores públicos y particulares, y que se causen con posterioridad a la recepción de esos afiliados por parte de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones.

• b) Efectuar el reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas relacionadas con el Régimen de Prima Media con Prestación Definida a cargo de las actuales administradoras del régimen en el orden nacional encargadas de la administración exclusiva de afiliados servidores públicos, que se causen con posterioridad a que se ordene su liquidación o se defina el cese de actividades como administradora, siempre y cuando, para el momento de la liquidación o cesación de actividades, los afiliados o quienes estuvieron afiliados no hayan cumplido los requisitos de tiempo de servicio y de edad exigidos por las normas legales o que, para el momento de la liquidación o cesación de actividades, el servidor público tenga cumplida la edad necesaria pero no el tiempo de servicio.

• c) Realizar la administración de derechos y prestaciones del régimen de prima media con prestación definida, reconocidas por las administradoras del régimen del orden nacional, que tuvieren a su cargo la función de afiliación, reconocimiento y administración simultánea de las pensiones y derechos pensionales de particulares y servidores públicos y los que reconozca Colpensiones.

• 1. Administrar los beneficios económicos periódicos en los términos que establezcan las normas legales y los reglamentos.

• 1. Adelantar la gestión comercial que requiera la Empresa, que involucra el diseño de mercadeo, la divulgación y capacitación, la afiliación de nuevas personas y la administración y fidelización de quienes ya se encuentran afiliados.

• 1. Adelantar la gestión integral de servicio al cliente, recibir, orientar, radicar, clasificar, direccionar y solucionar adecuada y oportunamente las peticiones, solicitudes y requerimientos.

• 1. Adelantar la gestión de recursos de los regímenes que administre y de los recursos propios de la Empresa, determinar los ingresos, gestionar el recaudo y cobro, incluyendo cobro coactivo, y administrar las reservas e inversiones.

• 1. Gestionar la historia laboral y pensional, los registros de sus beneficiarios, adelantar los registros de novedades, analizar la consistencia de información y hacer el manejo, la conservación y la custodia documental.

• 1. Determinar, reconocer y notificar los beneficios y prestaciones legales a su cargo, previa las correspondientes calificaciones y valoraciones.

• 1. Administrar la nómina de quienes se les reconozcan beneficios y prestaciones, gestionar las novedades, liquidar, verificar y pagar los correspondientes beneficios y prestaciones.

• 1. Evaluar, tramitar y aceptar el traslado de los afiliados al régimen de prima media con prestación definida del orden nacional y de los afiliados de otros regímenes que quieran acceder a este último.

• 1. Elaborar y mantener actualizados los cálculos actuariales con el fin de cuantificar el pasivo pensional de las mesadas actuales, futuras, conmutaciones pensionales, bonos, cuotas partes y realizar los demás cálculos que sean necesarios de conformidad con las normas legales.

• 1. Revisar el reconocimiento de sumas periódicas a cargo de los fondos públicos que administra, en los términos del artículo 20 de la Ley 797 de 2003 y demás normas que la sustituyan, modifiquen y adicionen.

• 1. Gestionar la planeación de la Empresa y de los regímenes a su cargo, que involucra diagnóstico, formulación y ejecución de estrategias y la propuesta de mejoramientos continuos y en organización y métodos de la Empresa.

• 1. Estudiar, señalar, publicar, capacitar y promover al interior de la Empresa o frente a terceros, criterios unificados sobre la actualización e interpretación de las disposiciones normativas que corresponden a las prestaciones a que se refiere el objeto social.

• 1. Evaluar, formular y desarrollar estrategias jurídicas unificadas para la defensa judicial de la Empresa y de los intereses del Estado en relación con las prestaciones que por ley deba administrar la Empresa.

• 1. Formular, elaborar, ejecutar y evaluar proyectos de inversión.

• 1. Realizar las operaciones financieras con sujeción a las normas legales y autorizaciones pertinentes, que requiera para el cumplimiento de sus funciones.

• 1. Desarrollar las tareas de investigación, planeación y ejecución relacionadas con las tecnologías de la información con el objeto de implementar las soluciones que requiera la entidad para el desenvolvimiento de su función.

• 1. Analizar, diseñar y construir, directamente o a través de terceros, o adquirir los sistemas de información requeridos para el desarrollo de su objeto social.

• 1. Efectuar las relaciones jurídicas que sean necesarias para adquirir y/o intercambiar servicios, experiencias, tecnología, información y, en general, valores agregados que contribuyan al desarrollo del objeto social y de sus funciones.

• 1. Cumplir las actividades administrativas, financieras, de talento humano y documental que requiera la Empresa para el desarrollo de su objeto.

• 1. Adoptar estrategias y mecanismos dirigidos a cumplir los procedimientos, actividades o funciones de la empresa, sea directamente, a través de externalización de procesos o, en general, a través de cualquier estrategia o mecanismo que procure la eficiencia en la adecuada prestación de los servicios.

• 1. Las demás que sean propias de su naturaleza, que deba cumplir por asignación legal.

CAPITULO II

Estructura interna

Artículo 6°.Estructura interna. Para el desarrollo de sus funciones, la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, tendrá la siguiente estructura:

• 1. Junta Directiva

1.1 Revisoría Fiscal

1.2 Defensoría del Cliente

• 1. Presidencia

2.1 Oficina de Control Interno

2.2 Oficina de Control Interno Disciplinario

2.3 Oficina de Planeación

• 1. Vicepresidencia de Tecnología

• 1. Vicepresidencia Jurídica y Doctrinal

• 1. Vicepresidencia Administrativa

5.1 Gerencia Económica

5.2 Gerencia de Administración de Bienes e Insumos

• 1. Vicepresidencia de Talento Humano

• 1. Vicepresidencia Comercial

7.1 Gerencia Diseño de Mercadeo

7.2 Gerencia Ejecución de Mercadeo

• 1. Vicepresidencia de Servicio al Cliente

• 1. Vicepresidencia de Gestión de Recursos

9.1 Gerencia de Ingresos

9.2 Gerencia de Recaudo

9.3 Gerencia de Cobro

• 1. Vicepresidencia de Gestión de Historia Laboral y Pensional

10.1 Gerencia de Archivo

• 1. Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones

11.1 Gerencia de Determinación

11.2 Gerencia de Reconocimiento

11.3 Gerencia de Nómina

• 1. Gerencias Departamentales

• 1. órganos de Coordinación y Asesoría

Artículo 7°.Junta Directiva. La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, cumplirá las funciones señaladas en las normas legales, en los reglamentos y en los Estatutos de la Empresa.

Artículo 8°.Revisoría Fiscal. Son funciones de la Revisoría Fiscal las siguientes:

• 1. Verificar que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la Empresa se ajusten a las prescripciones de la constitución, la ley, los reglamentos, los estatutos internos y a las decisiones de la Junta Directiva.

• 1. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Junta Directiva o al Presidente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la Empresa y en el desarrollo de sus negocios.

• 1. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la Empresa y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.

• 1. Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la Empresa y las actas de las reuniones de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la Empresa y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.

• 1. Inspeccionar asiduamente los bienes de la administradora y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.

• 1. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.

• 1. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.

• 1. Convocar junta directiva a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.

• 1. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes, los reglamentos, o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Junta Directiva.

Artículo 9°.Defensoría del Cliente. Son funciones de la Defensoría del Cliente las siguientes:

• 1. Ser vocero de los clientes o usuarios ante la Empresa, y conocer de forma objetiva, oportuna y gratuita las quejas que presenten, relacionadas con la calidad o el cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y estatutarias que rigen la prestación de los servicios.

• 1. Solicitar a la Empresa y al cliente la información que sea necesaria para el estudio de las quejas presentadas.

• 1. Resolver las solicitudes y quejas en cumplimiento del procedimiento y términos establecidos en las normas legales y reglamentarias.

• 1. Presentar a la Empresa y a las autoridades de vigilancia, los informes requeridos por las normas legales y reglamentarias.

• 1. Establecer el reglamento al cual se sujetará su actividad, en los términos de la ley y de los reglamentos.

• 1. Llevar un registro y archivo de las quejas presentadas y de su fecha.

• 1. Presentar anualmente, en la oportunidad convenida con la Empresa, una relación de los gastos que demande la defensoría del cliente, en los términos que dispongan las normas legales y reglamentarias.

• 1. Las demás que le asignen las normas legales, reglamentarias y estatutarias.

Artículo 10.Presidente. Son funciones del Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, además de las que se establezcan en los estatutos y en las normas legales y reglamentarias, las siguientes:

• 1. Ejercer la representación legal de la Empresa y constituir apoderados especiales para la representación judicial y administrativa.

• 1. Desarrollar y controlar el cumplimiento de las decisiones y acuerdos de la Junta Directiva, ejecutarlas y rendir los informes que le sean solicitados.

• 1. Adoptar las medidas necesarias para la administración de los Beneficios Económicos Periódicos, teniendo en cuenta las disposiciones aplicables y las políticas y directrices dictadas por la Junta Directiva.

• 1. Someter a consideración y aprobación de la Junta Directiva los anteproyectos anuales de presupuesto, como también los proyectos de adición y traslados presupuestales con arreglo a las disposiciones orgánicas y reglamentarias sobre la materia.

• 1. Someter a consideración y aprobación de la Junta Directiva las operaciones de crédito de conformidad con las normas legales vigentes.

• 1. Realizar la ejecución presupuestal, comprometer y ordenar el gasto, elaborar los actos que la representación legal obligue, realizar las operaciones y celebrar los contratos y convenios que se requieran para el normal funcionamiento de la Empresa.

• 1. Presentar a consideración de la Junta Directiva los planes, programas, proyectos y manuales que debe desarrollar la Empresa.

• 1. Presentar a consideración de la Junta Directiva, para su aprobación, los estados financieros.

• 1. Nombrar, posesionar, distribuir y remover a los empleados públicos de la Empresa y, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias y con las políticas y reglas generales de la Junta Directiva, vincular a los trabajadores oficiales, suscribir los contratos laborales y darlos por terminados de acuerdo con las normas vigentes.

• 1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones propias de la organización y de su personal.

• 1. Proponer a la Junta Directiva la apertura o cierre de Gerencias Departamentales y del Distrito Capital, como también de la apertura o cierre de sucursales y de agencias que operen en esas gerencias.

• 1. Rendir los informes solicitados por las entidades de inspección, control y vigilancia y las demás autoridades a las que se les debe reportar información.

• 1. Garantizar el ejercicio del control interno de gestión y propender por el mejoramiento institucional.

• 1. Dirigir las políticas de control de lavado de activos y nombrar de entre los funcionarios del nivel asesor, al Oficial de Cumplimiento y su suplente, quienes se posesionarán y cumplirán sus funciones, conforme lo establecido por el Decreto-ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), los reglamentos y las demás normas que los modifiquen o adicionen.

• 1. Expedir los actos que requiera la administración interna de la institución.

• 1. Conocer y fallar en segunda instancia los procesos disciplinarios contra los servidores y ex servidores públicos de la Empresa, tendientes al esclarecimiento de las conductas que puedan constituir faltas disciplinarias, sin perjuicio de la competencia preferente de la Procuraduría General de la Nación.

• 1. Diseñar el Manual de Riesgo Operativo y someterlo a aprobación de la Junta Directiva.

• 1. Desarrollar las gestiones y funciones asignadas por las normas legales y reglamentarias, relacionadas con la administración del riesgo operativo y nombrar, de entre los funcionarios del nivel asesor, a las personas encargadas del reporte y cumplimiento de esas funciones.

• 1. Dirigir las acciones encaminadas a la atención de los riesgos de mercado e indicar los funcionarios que realizarán estas labores en las diferentes dependencias de la empresa.