por el cual se modifica la estructura del Fondo Adaptación y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que el Fondo Adaptación, presentó el estudio técnico de que trata el artículo 46 de la Ley 909 de 2004 y los artículos 95 a 97 del Decreto 1227 del 2005, el cual obtuvo concepto favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública;

Que el Consejo Directivo del Fondo Adaptación, en su sesión del 27 de octubre de 2011, decidió someter a aprobación del Gobierno Nacional la modificación de su estructura y sus funciones.

DECRETA:

Artículo 1°.Estructura. El Fondo Adaptación, tendrá la siguiente estructura:

• 1. Consejo Directivo

• 1. Gerencia

2.1 Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento

• 1. Subgerencia de Regiones

• 1. Subgerencia de Estructuración

• 1. Subgerencia de Proyectos

• 1. Subgerencia de Gestión del Riesgo

• 1. Secretaría General

• 1. Órganos de Asesoría y Coordinación

• 8.1. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

• 8.2. Comisión de Personal

Artículo 2°.Dirección. La dirección y administración del Fondo Adaptación estarán a cargo del Consejo Directivo y del Gerente.

Artículo 3°.Consejo Directivo. El Consejo Directivo además de las consagradas en la ley cumplirá las siguientes funciones.

• 1. Adoptar y hacer seguimiento y evaluación de resultados de las políticas y los planes, programas y proyectos que deban ejecutarse con cargo a los recursos del Fondo.

• 1. Autorizar al Fondo la contratación con personas públicas o privadas para la realización o ejecución de estudios, diseños, obras y en general, las demás actividades requeridas para el desarrollo de los planes y proyectos.

• 1. Aprobar los negocios fiduciarios que se requieran para el manejo y disposición de los recursos del Fondo.

• 1. Designar una firma de reconocido prestigio internacional para que ejerza la auditoría sobre los actos y contratos que realice el Fondo.

• 1. Rendir al Presidente de la República informes mensuales de gestión y resultados.

• 1. Estructurar, previa aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mecanismos de financiación a través de los cuales el Fondo logre obtener recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción por el fenómeno de "La Niña", tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo.

• 1. Autorizar la participación del Fondo en esquemas de participación público-privada.

• 1. Identificar, estructurar y gestionar los proyectos, la ejecución de procesos contractuales, definir los mecanismos para la disposición y transferencia de recursos.

• 1. Adoptar el Plan de Acción preparado por los Comités a que se refiere el parágrafo 3° del artículo 8° del presente acuerdo, para la fase de recuperación, construcción y reconstrucción que se ejecutará para conjurar la crisis originada por el fenómeno de La Niña e impedir la extensión de sus efectos, el cual deberá integrarse con el Plan de Acción de las fases de atención humanitaria y rehabilitación a que alude el artículo 2° del Decreto 4702 de 2010, a efecto de garantizar su coordinación.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura que consideren pertinente y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca.

• 1. Aprobar el manual de contratación de la entidad.

• 1. Delegar en el Gerente las funciones que considere necesarias para el correcto desarrollo del objeto de la entidad.

• 1. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo para su trámite ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación.

• 1. Aprobar el Código de Buen Gobierno de la entidad.

• 1. Darse su propio reglamento.

• 1. Las demás que se requieran para el cabal cumplimiento de los objetivos del Fondo y que le sean asignadas por el Gobierno Nacional.

Artículo 4°.Gerencia. De acuerdo con el artículo 4° del Decreto 4819 de 2010 y el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y las normas que los adicionen o modifiquen, el Gerente del Fondo Adaptación tendrá las siguientes funciones:

• 1. Ejercer la representación legal del Fondo Adaptación.

• 1. Ejecutar los planes y proyectos aprobados por el Consejo Directivo que deban celebrarse con cargo a los recursos del Fondo.

• 1. Presentar a consideración del Consejo Directivo las políticas generales de la entidad y los planes, programas y proyectos a ejecutar.

• 1. Celebrar como representante legal del Fondo los contratos de conformidad con el manual de funciones.

• 1. Expedir los certificados correspondientes a las donaciones recibidas.

• 1. Celebrar los contratos o convenios para la participación del Fondo en aquellos esquemas de participación público-privada aprobados por el Consejo Directivo.

• 1. Celebrar los contratos necesarios para la ejecución de los esquemas de financiación estructurados por el Consejo Directivo.

• 1. Establecer los procesos de comunicación, información pública y participación comunitaria en los procesos, intervenciones y demás actividades que realice el Fondo.

• 1. Coordinar las relaciones con las entidades nacionales e internacionales y liderar los procesos de cooperación.

• 1. Suscribir en calidad de representante legal los actos y contratos, ordenar los gastos y pagos y suscribir convenios necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a la entidad, con arreglo a las disposiciones vigentes y a los presentes estatutos.

• 1. Celebrar los negocios fiduciarios que se requieran para el manejo y disposición de los recursos del Fondo y que hayan sido aprobados por el Consejo Directivo.

• 1. Presentar para estudio y aprobación del Consejo Directivo el proyecto de estatutos internos, y las modificaciones a que haya lugar y, proponer al Gobierno Nacional la modificación de la estructura y la planta de personal.

• 1. Controlar el cumplimiento de los Acuerdos del Consejo Directivo.

• 1. Nombrar y remover el personal, efectuar los traslados y remociones y aplicar el régimen disciplinario, con arreglo a las normas vigentes.

• 1. Presentar a consideración del Consejo Directivo la estructura de la entidad y sus requisitos, así como el manual de funciones y procedimientos, necesarios para el cumplimiento de las funciones de la entidad.

• 1. Nombrar los apoderados especiales que demande la mejor defensa de los intereses de la entidad.

• 1. Someter a consideración y aprobación del Consejo Directivo el proyecto de presupuesto, sus adiciones y traslados, así como los estados financieros, de conformidad con las disposiciones orgánicas y reglamentarias sobre la materia.

• 1. Administrar y velar por la adecuada utilización de los bienes y fondos que constituyen el patrimonio de la entidad.

• 1. Dirigir y coordinar las acciones relacionadas con el Sistema de Control Interno del Fondo.

• 1. Las demás que se relacionen con la organización y funcionamiento de la entidad y no estén expresamente atribuidas a otra autoridad.

Artículo 5°.Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

• 1. Definir y someter a aprobación del Comité de Auditoría del Consejo Directivo, el modelo y el enfoque de auditoría que implementará el Fondo Adaptación.

• 1. Asesorar a la gerencia en la revisión periódica del cumplimiento de los objetivos misionales del Fondo.

• 1. Levantar la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas, estableciendo la información primaria y secundaria que se recogerá de fuentes internas y externas.

• 1. Coordinar y ejecutar el ejercicio para definir periódicamente el direccionamiento estratégico del Fondo.

• 1. Generar el plan maestro de proyectos de la entidad, de acuerdo con los lineamientos estratégicos.

• 1. Asesorar a todas las áreas y personas responsables en los temas relacionados con la administración de proyectos.

• 1. Elaborar y solicitar aprobación del anteproyecto de presupuesto del Fondo y realizar el seguimiento a la ejecución del mismo.

• 1. Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos de los planes de acción.

• 1. Colaborar en la planeación financiera del Fondo y comunicar los resultados a las áreas pertinentes.

• 1. Apoyar a las diferentes áreas en la recolección y producción de informes clave para los procesos y en el establecimiento de planes de mejora de los mismos.

• 1. Preparar los informes que sean de su competencia requeridos por los entes de control.

• 1. Liderar la definición, revisión e implementación de los programas de calidad y mejoramiento continuo de todos los procesos del Fondo.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Definir los instrumentos, metodologías y procedimientos para que el Fondo administre efectivamente los diferentes tipos de riesgo operativo, en concordancia con los lineamientos previstos en el sistema de administración de riesgos.

• 1. Desarrollar e implementar el sistema de reportes internos y externos de la entidad.

• 1. Coordinar la recolección de la información para alimentar el registro de riesgos operativos.

• 1. Evaluar el impacto de las medidas de control potenciales para cada uno de los eventos de riesgo operativo identificados y medidos.

• 1. Establecer y monitorear el perfil de riesgo operativo individual y consolidado de la entidad, e informarlo al órgano correspondiente.

• 1. Realizar el seguimiento permanente de los procedimientos y planes de acción relacionados

con el sistema de administración de riesgo operativo de la entidad y proponer sus correspondientes actualizaciones y modificaciones.

• 1. Desarrollar los modelos de medición de los diferentes tipos de riesgo operativo.

• 1. Coordinar con la Secretaría General el desarrollo de programas de capacitación de la entidad acordes con el sistema de administración de riesgos operativos.

• 1. Realizar seguimiento a las medidas adoptadas para mitigar los riesgos operativos con el propósito de evaluar su efectividad.

• 1. Reportar periódicamente al Gerente la evolución de los riesgos operativos, los controles implementados y el monitoreo que se realice sobre el sistema de administración de riesgos de la entidad.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°.Subgerencia de Regiones. Son funciones de la Subgerencia de Regiones, las siguientes:

• 1. Colaborar en la coordinación de los intereses de las regiones y sus comunidades y servir como facilitador en su relación con el Fondo.

• 1. Efectuar un análisis integral de las necesidades regionales que deben ser atendidas por el Fondo.

• 1. Coordinar y supervisar que los proyectos de carácter regional cumplan con una intervención integral de las necesidades regionales.

• 1. Promover participación de las instituciones y gobiernos locales en el desarrollo de los financiados por el Fondo así como en el seguimiento que debe realizarse de los proyectos en curso.

• 1. Desarrollar y mantener relaciones con los gobiernos e instituciones regionales.

• 1. Facilitar la creación de comités departamentales para la evaluación de proyectos de carácter regional a ser financiados por el Fondo.

• 1. Coordinar las actividades desarrolladas por los comités departamentales dentro del proceso de priorización y selección de proyectos a ser financiados por el Fondo.

• 1. Realizar el acompañamiento y colaborar con gestiones requeridas para facilitar la ejecución de los procesos de contratación y ejecución de proyectos regionales a ser financiados por el Fondo.

• 1. Supervisar y controlar la ejecución de los proyectos regionales acompañado de las gerencias de proyectos e interventorías externas.

• 1. Reportar a la gerencia los problemas que se identifiquen en la ejecución de los proyectos de carácter regional y proponer las medidas para solucionar estos aspectos

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°.Subgerencia de Estructuración. Son funciones de la Subgerencia de Estructuración, las siguientes:

• 1. Gestionar el proceso de estructuración de programas y proyectos promoviendo el involucramiento de las mejores fuentes de estructuración técnica y financiera que amerite el proyecto, incluyendo los estudios, pliegos, requerimientos, hitos, esquema financiero y de manejo, que procuren la mejor solución al problema hacia el cual está enfocado el proyecto y la adecuada operación de los activos que se generen.

• 1. Acompañar a la Secretaría General, en los procesos de Contratación de estructuradores y gerentes de estructuración idóneos para la efectiva estructuración técnica, financiera y legal de los proyectos así como de inversionistas para complementar el fondeo de los proyectos.

• 1. Validar los proyectos que los terceros formulen para el Fondo.

• 1. Definir los requerimientos de adquisición predial, manejo ambiental y social de los proyectos a estructurar.

• 1. Contribuir en la coordinación ante las entidades competentes en la obtención de licencias y permisos requeridos, cuando así se establezca en los respectivos contratos.

• 1. Identificar y proponer, como resultado del análisis de viabilidad financiera, legal y técnica de los proyectos, las modificaciones requeridas a los mismos, asegurando el cumplimiento de los lineamientos y políticas de vinculación del capital privado emitidos por las entidades encargadas de la planeación.

• 1. Promover la realización de investigaciones sobre las condiciones de los mercados, con el fin de conocer las mejores prácticas en materia de inversión en infraestructura y demás sectores económicos a intervenir con proyectos financiados por el Fondo, tanto a nivel nacional como internacional,

• 1. Presentar los estudios definitivos de las estructuraciones técnicas, legales y financieras desarrollados, para su aprobación por parte de la Gerencia y del Consejo Directivo.

• 1. Promocionar los proyectos estructurados aprobados entre los potenciales inversionistas.

• 1. Elaborar en coordinación con la Secretaría General los términos de referencia y supervisar el proceso de contratación de las interventorías.

• 1. Preparar los reportes que le sean requeridos para la aprobación por parte del Consejo Directivo y/o de la Gerencia del Fondo en las diversas etapas de estructuración.

• 1. Manejar y proponer las diferentes fuentes de apoyo adecuadas para la estructuración y gestión de la estructuración, incluyendo terceros y entidades oficiales.

• 1. Acompañar a la Gerencia en las relaciones con bancos, fondos y otras posibles fuentes de financiamiento de los proyectos.

• 1. Dar apoyo especializado en análisis, incentivos y estructuras financieras a las decisiones y definiciones de la gerencia del Fondo.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8°.Subgerencia de Proyectos. Son funciones de la Subgerencia de Proyectos, las siguientes:

• 1. Coordinar de manera directa la ejecución de los proyectos que serán desarrollados por el Fondo en todas sus fases.

• 1. Actuar como responsable frente a los sectores en la ejecución de los proyectos que se adelanten por el Fondo.

• 1. Colaborar con la Gerencia del Fondo en el manejo de las relaciones con las autoridades sectoriales, incluyendo gremios y autoridades públicas correspondientes.

• 1. Involucrar a los sectores gremiales para garantizar su apoyo y ayuda cuando sea necesario.

• 1. Colaborar con la Oficina de Planeación y Cumplimiento en la adopción de las directrices y lineamientos para el seguimiento y control de la ejecución de los proyectos individualmente considerados.

• 1. Acompañar a la Subgerencia de Regiones en la gestión y ejecución de proyectos regionales.

• 1. Acompañar a la Subgerencia de Regiones en la identificación de proyectos integrales que pretendan efectuar intervenciones regionales, a partir de las solicitudes efectuadas por las autoridades locales para lograr soluciones definitivas.

• 1. Involucrar a las autoridades gremiales en caso de que se necesite su apoyo u opinión en la gestión de los proyectos.

• 1. Involucrar expertos y consultores externos cuando sea apropiada su opinión.

• 1. Coordinar ejecución de comités ad hoc para estudiar la viabilidad de la ejecución de proyectos debido a su magnitud y complejidad.

• 1. Preparar reportes para la aprobación por parte del Consejo Directivo y/o de la Gerencia del Fondo frente a la ejecución de proyectos y en especial sobre las actividades de priorización y selección de proyectos.

• 1. Supervisar y controlar proyectos de gran envergadura con el apoyo de gerentes externos para proyectos específicos, interventorías y Direcciones Regionales.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9°. Subgerencia de Gestión del Riesgo. Son funciones de la Subgerencia de gestión del riesgo:

• 1. Promover la incorporación de la gestión de riesgo de desastres y la adaptación al cambio climático en las principales decisiones y actividades del Fondo.

• 1. Promover que la gestión del riesgo sea un propósito fundamental en el proceso de estructuración de los proyectos que serán desarrollados por el Fondo.

• 1. Promover que los proyectos adelantados por el Fondo contribuyan a la reducción del riesgo de desastre, no reproduzcan las condiciones de vulnerabilidad y fortalezcan la capacidad de recuperación de las comunidades tras los desastres.

• 1. Asesorar la toma de decisiones del Fondo en la consideración de la gestión del riesgo de desastre en los procesos de priorización de proyectos.

• 1. Definir las políticas de producción y manejo de la información requerida para la correcta evaluación del riesgo de desastres en las acciones, proyectos e intervenciones que desarrolle el Fondo de Adaptación, en coordinación con las entidades públicas y privadas que hacen parte del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres.

• 1. Orientar y promover el proceso de identificación y evaluación de los factores de riesgo (amenazas, exposición y vulnerabilidad) en las regiones y sectores en los cuales se van a adelantar proyectos por parte del Fondo, en coordinación con las entidades nacionales y territoriales.

• 1. Orientar los procesos de evaluación de los posibles riesgos de desastre que pueden resultar de los proyectos o intervenciones desarrollados por el Fondo y promover el establecimiento de medidas para su control.

• 1. Definir el plan de acción de la dependencia, efectuar el seguimiento a su ejecución y evaluar los resultados.

Artículo 10.Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

• 1. Ejercer la secretaría del Consejo Directivo de la entidad y llevar los libros de actas correspondientes.

• 1. Implementar las políticas y normas establecidas a través de los manuales y circulares internas y por la normatividad vigente para el sector.

• 1. Apoyar a la entidad en su relación con los entes de control y vigilancia, y preparar, si es del caso, los informes requeridos.

• 1. Autenticar los documentos que le corresponda de acuerdo con la ley.

• 1. Dirigir los procesos de compras y contratación de bienes y servicios, ejecutarlos, elaborar los contratos y resoluciones respectivas y hacer su seguimiento conforme la normatividad vigente.

• 1. Informar al área competente las reservas económicas que se deben realizar con ocasión de los litigios adelantados en contra de la entidad.

• 1. Elaborar las resoluciones y demás actos administrativos relacionadas con las actividades del Fondo.

• 1. Dirigir los procesos de gestión de personal y proponer las políticas que guiarán la administración del recurso humano en la entidad.

• 1. Administrar el recurso humano de la entidad, en todo lo concerniente a vinculación, capacitación, bienestar, evaluación de desempeño y retiro de servidores.

• 1. Administrar la nómina de la entidad.

• 1. Liderar el proceso de comunicaciones internas y externas.

• 1. Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el área.

• 1. Coordinar la elaboración de los términos de referencia o pliegos de condiciones para las licitaciones, concursos y contrataciones directas que lo requieran.

• 1. Coordinar la presentación de respuestas del Gerente a los requerimientos de los miembros del Congreso, las Comisiones o las Plenarias y velar por que estas sean entregadas al Congreso dentro de los términos legales.

• 1. Asesorar al Gerente, a los Subgerentes en asuntos de carácter jurídico y conceptuar sobre los asuntos jurídicos relacionados con el Fondo, cuya competencia no haya sido asignada a otras Direcciones.

• 1. Dar respuesta oportuna a los derechos de petición, tutelas y acciones de cumplimiento que sean incoados ante el Gerente del Fondo.

• 1. Coordinar con las diferentes Subgerencias del Fondo los asuntos jurídicos, con el propósito de unificar y fijar criterios y conceptuar sobre los temas que, según su naturaleza, hayan sido previamente proyectados y debatidos en otras dependencias, sobre los cuales existan criterios encontrados, y deba fijarse la posición jurídica del Fondo.

• 1. Notificarse, de acuerdo con la delegación realizada por el Gerente, de los diferentes procesos interpuestos con ocasión de la actividad del Fondo, y otorgar el poder correspondiente.

• 1. Hacerse parte en los procesos jurisdiccionales o administrativos, previa delegación o disposición del Gerente, que se promuevan con ocasión de la actividad del Fondo; así como coordinar la defensa de los procesos que se instauren ante las altas cortes, en los que se vean afectados o amenazados gravemente los intereses del Fondo.

• 1. Elaborar los contratos y/o convenios que requiera el Fondo, y velar por su perfeccionamiento y legalización, con excepción de los de competencia de otras dependencias

de este Fondo.

• 1. Certificar la suscripción, legalización y vigencia de los contratos.

• 1. Liquidar los contratos dentro del plazo establecido.

• 1. Participar en la elaboración del plan estratégico, plan operativo, indicadores de gestión y mapa de riesgos de la Secretaría y la Función Jurídica y realizar su seguimiento y evaluación.

• 1. Coordinar y elaborar los diferentes informes exigidos por la ley, solicitados por los organismos de control y en general todos aquellos que le sean requeridos de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

• 1. Definir el plan de acción de la dependencia, efectuar el seguimiento a su ejecución y evaluar los resultados.

• 1. Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11.Órganos de Asesoría y Coordinación. Los árganos de asesoría y coordinación que se organicen e integren cumplirán sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

El Gerente podrá crear comités permanentes o transitorios especiales para el estudio, análisis y asesoría en temas alusivos a la institución.

Artículo 12.Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se integrará y cumplirá sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.

Artículo 13.Comisión de Personal. La Comisión de Personal se integrará y cumplirá las funciones de conformidad con la ley y las disposiciones reglamentarias sobre la materia.

Artículo 14.Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el Decreto 2918 de 2011 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 16 de diciembre de 2011.

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Juan Carlos Echeverri Garzón.

La Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública,

Elizabeth Rodríguez Taylor.