Sobre contabilidad en el servicio del ramo telegráfico

El Presidente de los Estados Unidos de Colombia,

decreta :

CAPITULO 1.º

oficinas telegráficas.

Art. 1.° Las oficinas telegráficas llevarán para su cuenta i despacho los siguientes Rejistros, arreglados a los modelos adjuntos, en armonía con las disposiciones del reglamento económico dictado por el Inspector jeneral:

1.° Rejistro copiador de telegramas recibidos.

2.º Id. de telegramas trasmitidos:

3.º ld. de telegramas recibidos.

4.º Id. de totalizacion de telegramas recibidos i trasmitidos, por oficinas i valores.

5.º Rejistro diario del estado de las líneas.

6.º Id. de inventario de las máquinas i aparatos, muebles, materiales i útiles para el telégrafo.

1.° Estos Rejistros se abrirán, en cada oficina, el día que se reciba en ella el presente decreto, i en su portada se estenderá una dilijencia, suscrita por la autoridad política del lugar i el Telegrafista, asi: "Rejistro (aquí el que fuere) de la Oficina telegráfica de …, abierto en esta fecha para el servicio del año económico de… Contiene (aquí el número de hojas), fecha i firmas."

2.° Las operaciones se asentarán en estos Rejistros diariamente, como se previene por el artículo 45 del decreto orgánico de 12 de agosto último.

3.° Los errores que se cometan se salvarán por medio de notas puestas ántes de las firmas. Toda borradura, rasadura i entrerenglonadura que aparezca en los Rejistros se tendrá como falsificacion cometida por el empleado a cuyo cargo están.

Art. 2.° Semanalmente se remitirá por las oficinas telegráficas a la Direccion jeneral de Correos, una copia de los asientos hechos en los Rejistros 2.º, 3.° i 5.° en cada semana, i en los primeros cinco dias del mes, remitirá también a la Direccion, las copias de lo correspondiente a la última semana del mes anterior, i una de la cuenta de totalizacion correspondiente a todo él, conforme al modelo número 4,° visadas por la autoridad, i la copia de la dilijencia de visita.

Art. 3. º Una copia de lo correspondiente en cada semana del Rejistro de totalizacion, se pasará semanalmente por el Telegrafista al Administrador principal de Hacienda de que dependa, con el producto íntegro de lo recaudado en ella : i en los primeros cinco días del mes se le pasará copia de la misma cuenta de totalizacion en todo el mes anterior, i de la dilijencia de visita, con los fondos que aún no se hubieren enviado.

Art. 4.° El dia último del año económico se cerrarán los Registros, estampando al fin de ellos una dilijencia en que asi conste, firmada por la autoridad o el respectivo Inspector i el Telegrafista, i se remitirán a la Direccion jeneral los marcados con los números 2°, 3.°, 4.° i 5.° El copiador de telegramas recibidos i el de inventario, se mantendrán en la oficina, el primero para las rectificaciones que haya necesidad de hacer posteriormente, i el segundo para que se continúe haciendo en él la anotacion de los efectos que se reciben. De esto último se remitirá una copia a la Direccion, de lo correspondiente al año.

Art. 5.° Los telegrafistas no podrán hacer gasto alguno de los fondos que recaudan, sino por órden escrita del respectivo Administrador principal de Hacienda. Cuando ocurra un gasto urgente darán aviso a este empleado para que lo ordene.

Art. 6. º Las Oficinas telegráficas serán visitadas, en los primeros cinco dias del mes, por el Inspector de la Seccion a que, corresponden, i, en su ausencia, por la prímera autoridad polítíca del lugar. La diligencia se contraerá : l.° A examinar si los, Rejistros 2.° a 6.° se llevan con la limpieza i puntualidad debidas i arreglados a sus respectivos modelos ; 2.º A examinar por el Telegrafista se ha cumplido con lo dispuesto en los parágrafos 2. i 3.º del artículo 1.º i los artículos 2.º i 3.º de este decreto ; 3.º A contar la existencia en dinero resultante en la semana ; i 4.º A examinar el estado de los aparatos, muebles i útiles de la oficina. En la dilijencia que se estienda se hará constar el resultado del examen en cada uno de los puntos indicados.

No será permitido al Inspector ni a la autoridad, en su caso, el examen del Rejistro número 1.°, ni de los legajos de telegramas trasmitidos. Estos apenas serán contados a su presencia por el Telegrafista.

Art. 7.° A los documentos que deben remitirse a la Direccion jeneral de correos, conforme se dispone por el artículo 2,° se acompañará copia de los despachos oficiales trasmitidos.

Art. 8.° En las Oficinas telegráficas unidas a Administraciones subalternas de Hacienda nacional, cumplirán los telegrafistas, en materia de Contabilidad, los deberes que por este decreto se les imponen, sin perjuicio de llenar separadamente los que tienen como Administradores de Hacienda.

CAPÍTULO 2 °

administraciones principales de hacienda

Art. 9.° Cuando a virtud de la autorizacion conferida al Inspector jeneral por el artículo 8.° i a los seccionales por el inciso 11 del 10, del decreto de 12 de agosto último, por el cual se organiza el servicio telegráfico, sea preciso hacer gastos urjentes para la reparacion i mantenimiento de las líneas, los Administradores principales de Hacienda nacional de la respectiva seccion, cubrirán, con los fondos existentes en su poder, las órdenes que jiren dichos Inspectores, debiéndose espresar ellas el objeto u objetos, materia del gasto : i, si procede de un contrato, acompañar éste o una copia autorizada. De esta operacion darán aviso inmediato a la Direccion jeneral, el Administrador pagador i el Inspector que la ordena.

Art. 10. Cuando haya sido preciso que el Inspector haga los gastos en el acto mismo que recorre la línea i no escedan de diez pesos, se reintegrará de ellos presentando cuanta de cobro, comprobada con los correspondientes recibos, al respectivo Administrador principal de Hacienda, quien se los abonará, dando aviso a la Direccion jeneral. Este mismo aviso dará el Inspector, expresando los objetos materia del gasto.

Art. 11. Los gastos que no sean urjentes se ordenarán en la capital de la Union, por el conducto regular i con las formalidades establecidas por los reglamentos de contabilidad.

Art. 12. Las Administraciones de Hacienda son pagadoras de los sueldos de los Inspectores, Telegrafistas i demás empleados de estas oficinas, gastos de material de ellas, cabos mentados i guardas, como en seguida se espresa:

La de Cali, del Inspector de la Seccion 3,ª personal i material de las oficinas de Cali, Buenaventura, Palmira, Buga, Tuluá, Cartago, Córdova i Cerrito, cabo montado i guardas comprendidos entre Palmira i Buenaventura.

La de Popayan. los de personal i material de las oficinas de Popayan, Santander (Quilichao) i guardas que sirven entre esas, dos oficinas i la Palmira:

La de Ibagué, los del Inspector de la Seccion 2,ª personal i material de las oficinas de Ibagué, Ambalema, Salento i Honda, Cabo montado de la Seccion, i guardas comprendidos entre Ibagué i Palmira e Ibagué i la Mesa;

La de Tunja, los de personal i material de las oficinas de Tunja, Chiquinquirá i Moniquirá, i guardas comprendidos entre Tunja i cada una de las otras dos oficinas;

La del Socorro, sueldo del Inspector de la 5.ª Seccion, i personal i material de las oficinas de Puente nacional, Vélez, Suaita, Oiba, Socorro, Barichara, Sanjil, Zapatoca, Piedecuestas i Bucaramanga i Cabo montado de la misma Seccion 5.ª;

La de San José de Cúcuta, personal i material de las oficinas de San José, Chinácota i Pamplona;

La Administracion anexa a la Direccion jeneral de correos pagará los sueldos de los Inspectores, jeneral i de las Secciones 1.ª i 4.ª, lo de personal i material de las oficinas de Bogotá, Facatativá, Guáduas, Villeta, La Mesa, Cipaquirá, Nemocon i Ubaté, Cabos de las Secciones dichas i guardas comprendidos entre Bogotá i La Mesa, Bogotá i Honda i Bogotá i Ubaté.

Art. 13. Las nuevas oficinas que se establezcan dependerán, en lo jeneral, d las Adnimistraciones principales de Hacienda mas inmediatas, miéntras no se disponga otra cosa por el Poder Ejecutivo

Art. 14. Las Administraciones principales de Hacienda, con vista de los gastos a que tienen que atender conforme al artículo que precede i de los fondos que mensualmente reunen en su caja, formarán i pasarán a la Direccion jeneral de Correos un presupuesto de las cantidades con que en cada trimestre deben ser ausiliadas para el completo pago de dichos gastos.

Art. 15. De estos presupuestos formará la Direccion jeneral una relacion que comprenda todas las Administraciones principales de Hacienda que deben ser ausiliadas, i la pasará a la Secretaría de Guerra, para que por ésta se solicite de la del Tesoro i Crédito nacional, disponga se hagan oportunamente las remesas. Una copia de esta relacion se pasará por la Direccion a la oficina jeneral de cuentas, para que se tenga presente en el examen de las de las oficinas a las cuales se hace la remesa.

Art. 16. Las Administraciones principales, teniendo en cuenta la residencia de los empleados a quienes deben pagar sus sueldos, podran delegar a las subalternas el pago de los que les estén mas cercanos, a fin de que en ningún caso la demora en el pago sirva de pretesto del mal servicio.

Art. 17. Los gastos de personal i material del servicio telegráfico, pagados por las i Administraciones principales de Hacienda, se reputarán como anticipaciones, i se i comprobarán en la forma i términos prescritos por los reglamentos de contabilidad i jeneral que les compete observar, considerando a las Oficinas telegráficas como asimiladas a las Administraciones subalternas, de acuerdo con el artículo 35 de decreto orgánico de 12 de agosto último, siendo de cargo de dichas oficinas pagadoras solicitar la legalizacion de tales gastos.

Art. 18. Aparte de las operaciones que las Administraciones principales deben asentar en sus libros Diario i Mayor a virtual de la recaudacion que hacen de los productos del Telégrafo, i los gastos que ocasiona este servicio, abrirán un libro ausiliar para que en él lleven cuanta especial a cada una de las oficinas telégraficas de su dependencia, debitándolas con los gastos que causa en casa mes, i acreditándolas con los productos, los cuales se suponen ingresados íntegramente en dinero.

Art. 19. Los documentos que deben enviar los Telegrafistas a las Adiministraciones principales de Hacienda, conforme al artículo 3.º de este decreto, servirán a estas de comprobantes, en materia de ingresos de los correspondientes artículos del Diario.

Art. 20. Cuando por los documentos que debe enviar la oficina telegráfica a la Administracion principal de Hacienda se convenza el Administrados de que el Telegrafista ha llenado sus deberes, i que los enteros que ha hecho correspondientes al mes, se hallan conformes con los productos de la oficina, avisará por telégrafo en el mismo dia que reciba los documentos, a la Direccion jeneral, lo siguiente: "La oficina (la que fuere) corriente en el mes (tal)." Si no estuviere corriente, lo avisará así al Inspector de la respectiva seccion inmediantemente, para lo de su cargo i a la direccion jeneral.

Art. 21. Si el aviso dado a la Direccion fuere favorable, dará ésta órden por el telegrama para que se pague al Telegrafista el sueldo correspondiente al mes a que se refiere el informe, previo el descuento de las multas que se le hubieren impuesto. Sin la órden de la Direccion no se hará e pago, sino bajo la responsabilidades del Administrador.

Art. 22. Al tiempo de pagar los Administradores principales de Hacienda los sueldos a los empleados en el servicio telegráfico, deducirán las multas que les hayan sido impuestas a éstos, segun los avisos que deben darles los funcionarios superiores que pueden imponerlas, siendo los Administradores responsables de las que dejen de cobrar.

Art. 23. Para los efectos del artículo que precede, el funcionario que imponga una multa a un empleado de! ramo telegráfico, dará inmediatamente aviso a la oficina que debe pagar el sueldo del empleado multado, i a la Direccion jeneral de Correos; i ésta, mes por mes, pasará una relacion de las multas impuestas a la Oficina jeneral de Cuentas, para que se tenga presente al verificar el exámen de las de los responsables que deben cobrarlas.

Art. 24. El pago de los sueldos de los empleados en el servicio telegráfico, se hará por meses vencidos, con vista de una nómina que presentarán por duplicado. Las de los Inspectores de Seccion visadas por el Inspector jeneral, i en su defecto, por el Jefe o Prefecto del Departamento en que últimamente hubieren permanecido: las de los telegrafistas i demás empleados de sus oficinas que deben pagarse fuera de Bogotá, por la primera: autoridad política del lugar donde prestan el servicio, o por el Inspector de la respectiva Seccion, si estuviere presente; i las de los cabos i guardas, que se hallan en el mismo caso, por el Inspector de la Seccion, i en su defecto, por el telegrafista de la oficina cerca de la cual se halla el trayecto i de la línea que les está encargado. Las nóminas de los empleados, que deben ser pagadas por la Administracion anexa, serán visadas por el Director jeneral.

Art. 25. Los gastos de material de las oficinas se pagarán por trimestres anticipados, con cuenta de cobro, por duplicado, comprobada con los recibos correspondientes, miéntras tanto no se disponga otra cosa.

Art. 26. Los Administradores principales de Hacienda remitirán a la Direccion jeneral de Correos, en los primeros ocho dias de cada mes, una relacion de los productos i gastos de las Oficinas telegráficas en el mes anterior, por oficinas, tomada del libro de que trata el artículo 18 de este decreto, i visada por el funcionario que pasa la visita.

Art. 27. El libro ausiliar que deben llevar los Administradores principales de hacienda conforme al artículo 18, lo acompañarán a la cuenta del año que deben remitir a la Oficina jeneral de Cuestas.

CAPÍTULO 3.º

direccion jeneral de correos

Art. 28. Establécese en la Direccion jeneral de Correos una Seccion ausiliar encargada de la contabilidad, correspondencia i estadística del ramo telegráfico.

Art. 29. Esta seccion estará a cargo de un contador con las siguientes funciones

1.ª Examinar los documentos que se semanal i mensualmente deben enviar a la Direccion los telegrafistas i Administradores principales de Hacienda i comparando los de los primeros con los de sus corresponsales, i lo de los Administradores, deducir a cada uno de aquellos los cargos que les resulten por las diferencias que advierta i por el valor de los despachos que hayan trasmitido como oficiales no siéndolo conforme a la resolucion dictada por el despacho de la secretaría de Guerra i Marina, de fecha 5 de setiembre último.

2.ª Presentar al Director jeneral un pliego de las observaciones que deduzca a cargo de cada uno de los telegrafistas, semanal i mensualmente, para que por ella se comuniquen a los responsables.

3.ª Llevar un libro de cuentas corrientes con cada oficina, en las cuales figuren en el débito los gastos, i en el crédito los productos, de acuerdo con los documentos que envian las mismas i la Administraciones de Hacienda.

4.ª Llevar un libro, con las casillas correspondientes, para anotar, mes por mes, respecto de casa oficina, el número de telegramas recibidos, el de los trasmitidos i los oficiales.

5.ª Formar por duplicado, en los primeros quince dias del mes, un cuadro que manifieste el resultado de los libros espresados, en el mes anterior.

6.ª Llevar un Rejistro copiador de todos los contratos que se hayan celebrado i se celebren al ramo telegráfico, dejando en cada hoja una márjen ancha a la izquierda para anotar el objeto del contrato, nombre del contratista, duracion i valor.

7.ª Llevar otro Rejistro de los nombramientos de telegrafistas, con espresion de la oficina, fecha de aquellos i de la posesion.

8.ª Llevar la cuenta jeneral de los gastos de servicio telegráfico i productos de las oficinas. Los datos necesarios para que esta cuenta sea completa, los solicitará la Direccion de las oficinas que puedan suministrarlos.

9.ª Llevar la correspondecia referente al ramo bien sea de la Direccion, bien de la Secretaría de Guerra.

• 1. Legajar la que se recibe en la Direccion referente al reamo telegráfico, con separacion de la que corresponda a la Secretaría de Guerra i a la Direccion, dividiendo una i otra en legajos por negocios i oficinas.

• 1. Formar mensualmente inventario de los documentos que deben estar archivados.

• 1. Dar al Director jeneral, i con anuencia de éste o del Secretario de Guerra, en su caso, a todos los empleados Jefes de oficina, los informes que le pidan sobre los negocios relacionados con el ramo.

• 1. Llevar un Indice de los decretos, resoluciones i circulares relativos al ramo que se publiquen en el Diario Oficial, o que se hayan publicado despues del 12 de agosto último.

• 1. Desempeñar las demas funciones i encargos que se le hagan por la Secretaria de Guerra i la Direccion jeneral.

• 1. Preparar todos los informes que el Director jeneral debe dar, mensual o anualmente, en lo relativo al ramo.

Art. 30. El Contador tendrá para su despacho un Escribiente, al cual encargará el trabajo de copiar i los demas que a su juicio pueda desempeñar.

Art. 31. El Director jeneral pasará a la Oficina jeneral de cuentas, en los primeros quince días de cada mes, uno de los ejemplares del cuadro que espresa el inciso 5.° del artículo 29.

Art. 32. La Direccion jeneral de correos formará cada seis meses, con la anticipacion debida, un presupuesto del gasto de locales i escritorio para las Oficinas telegráficas, i lo pasará a la Secretaria de Guerra para que se les provea de dicho material en los términos que disponga el Poder Ejecutivo.

Art. 33. A los telegrafistas que no contesten dentro del término que lo haya señalado la Direccion las observaciones que les deduzca el Contador, les impondrá aquella tina multa hasta de cinco pesos, i si concedido un nuevo término tampoco dieren satisfaccion, se declarará de su cargo el valor de las glosas hechas.

CAPÍTULO 4.º

disposiciones varias

Art. 34. Los libros existentes en las Oficinas telegráficas, servirán para sus operaciones en el presente año económico, llevándose a ellos, por primera partida, el día que se abran los prevenidos por el artículo 1.° el resúmen de los meses anteriores.

Art. 35. Toda vez que se cambie el Jefe de una Oficina telegràfica, se entregará ésta por inventario, el cual se llevará al respectivo libro i se suscribirá por el individuo que entrega i el que recibe, remitiéndose por éste una copia a la Direccion jeneral.