por el cual se aprueba la Estructura Interna de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, el artículo 155 de la Ley 1151 de 2007 y el artículo 7° del Decreto Ley 4121 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto-ley 4121 de 2011 cambió la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, a la de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, por lo que se hace necesario ajustar la estructura interna de Colpensiones.

Que la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones - presentó al Departamento Administrativo de la Función Pública el estudio técnico de que tratan los artículos 46 de la Ley 909 de 2004 y 95 y 96 del Decreto 1227 de 2005, para efectos de modificar la estructura, la cual obtuvo concepto favorable de ese Departamento Administrativo.

Que la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, según Acta número 031 del 22 de noviembre de 2011, decidió someter a aprobación del Gobierno Nacional la propuesta de modificación de la estructura interna.

DECRETA:

CAPÍTULO I

Naturaleza, objeto, régimen legal, patrimonio y funciones de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones

Artículo 1°.Naturaleza jurídica. La Administradora Colombiana de Pensiones -Colpensiones, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio del Trabajo, para que ejerza las funciones señaladas en el presente decreto y en las disposiciones legales vigentes, con la finalidad de otorgar los derechos y beneficios establecidos por el Sistema General de Seguridad Social consagrado en el artículo 48 de la Constitución Política.

Artículo 2°.Objeto. De conformidad con el artículo 155 de la Ley 1151 de 2007, la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, hace parte del Sistema General de Pensiones y tiene por objeto la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales que las normas legales le asignen, y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005, en los términos que determine la Constitución y la ley, en su calidad de entidad financiera de carácter especial.

Artículo 3°.Régimen Legal. Las operaciones de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, se regirán por el Decreto-ley 4121 de 2011, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y sus estatutos.

La supervisión y vigilancia estará a cargo de la Superintendencia Financiera de Colombia, quien en cumplimiento de sus objetivos legales propenderá para que Colpensiones cumpla con las funciones establecidas en las normas legales vigentes.

Artículo 4°.Patrimonio. El patrimonio de la entidad estará conformado por los activos que reciba para el funcionamiento y la acumulación de los traslados que se hagan de otras cuentas patrimoniales, las transferencias del Presupuesto General de la Nación, los activos que le transfiera la Nación y otras entidades públicas del orden nacional y los demás activos e ingresos que a cualquier título perciba.

Parágrafo 1°. Para la protección de los derechos de los afiliados, pensionados, ahorradores y beneficiarios de Colpensiones y una adecuada y transparente administración de los recursos, no harán parte del patrimonio de Colpensiones y tendrán contabilidades separadas los fondos y cuentas destinados al pago de las pensiones, las prestaciones económicas y los aportes con los cuales estos se conforman. Así mismo, los fondos, cuentas y aportes del sistema de ahorros con Beneficios Económicos Periódicos no harán parte del patrimonio de Colpensiones y se contabilizarán en forma independiente.

Parágrafo 2°. Dado el cambio de su naturaleza jurídica, para mantener separados los recursos propios de los que administra, una vez Colpensiones inicie sus operaciones como administradora de los fondos, el Ministerio del Trabajo transferirá directamente a los fondos administrados por Colpensiones los recursos del Presupuesto General de la Nación destinados al pago de las pensiones y prestaciones a su cargo y de los Beneficios Económicos Periódicos de acuerdo con lo establecido en la ley.

Parágrafo 3°. Los excedentes financieros anuales que genere Colpensiones en su operación se destinarán a los fondos para el pago de las pensiones de vejez, sin perjuicio de lo dispuesto por el Decreto 4121 de 2011.

Para constituir y mantener el capital que determine el Gobierno Nacional, la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, dispondrá como mínimo de un treinta por ciento (30%) de los excedentes financieros anuales que genere en su operación. Una vez se alcance el capital, la totalidad de los excedentes se destinarán conforme lo dispone este parágrafo.

Artículo 5°. Funciones. En desarrollo de su objeto, además de las funciones señaladas en la normativa vigente, la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, cumplirá las siguientes:

• 1. Administrar el régimen solidario de prima media con prestación definida del Sistema General de Seguridad Social en pensiones. Inicialmente, asumirá las siguientes funciones en relación con el reconocimiento de mesadas pensionales y la administración del Sistema, de manera gradual:

• a) Efectuar el reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas en favor de los afiliados al Régimen de Prima Media con Prestación Definida del orden nacional, que estén vinculados en esta condición a las entidades que actualmente reconocen o administran simultáneamente las pensiones y los derechos pensionales de servidores públicos y particulares, y que se causen con posterioridad a la recepción de esos afiliados por parte de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones;

• b) Efectuar el reconocimiento de los derechos pensionales y prestaciones económicas relacionadas con el Régimen de Prima Media con Prestación Definida a cargo de las actuales administradoras del régimen en el orden nacional encargadas de la administración exclusiva de afiliados servidores públicos, que se causen con posterioridad a que se ordene su liquidación o se defina el cese de actividades como administradora, siempre y cuando, para el momento de la liquidación o cesación de actividades, los afiliados o quienes estuvieron afiliados no hayan cumplido los requisitos de tiempo de servicio y de edad exigidos por las normas legales o que, para el momento de la liquidación o cesación de actividades, el servidor público tenga cumplida la edad necesaria, pero no el tiempo de servicio;

• c) Realizar la administración de derechos y prestaciones del régimen de prima media con prestación definida, reconocidas por las administradoras del régimen del orden nacional, que tuvieren a su cargo la función de afiliación, reconocimiento y administración simultánea de las pensiones y derechos pensionales de particulares y servidores públicos y los que reconozca Colpensiones.

• 1. Administrar los Beneficios Económicos Periódicos en los términos que establezcan las normas legales y los reglamentos.

• 1. Administrar en forma separada de su patrimonio los recursos correspondientes al régimen de prima media con prestación definida, de conformidad con la ley.

• 1. Administrar en forma separada de su patrimonio el portafolio de inversiones, ahorros y pagos del Sistema de Ahorros de Beneficios Económicos Periódicos, así como los incentivos otorgados por el Gobierno Nacional para el fomento de esta clase de ahorro a cargo de Colpensiones.

• 1. Adelantar la gestión comercial que requiera la Empresa, que involucra el diseño de mercadeo, la divulgación y capacitación, la afiliación de nuevas personas y la administración y fidelización de quienes ya se encuentran afiliados.

• 1. Adelantar la gestión integral de servicio al cliente, recibir, orientar, radicar, clasificar, direccionar y solucionar adecuada y oportunamente las peticiones, solicitudes y requerimientos.

• 1. Adelantar la gestión de recursos de los regímenes que administre y de los recursos propios de la Empresa, determinar los ingresos, gestionar el recaudo y cobro, incluyendo cobro coactivo, y administrar las reservas e inversiones.

• 1. Gestionar la historia laboral y pensional, los registros de sus beneficiarios, adelantar los registros de novedades, analizar la consistencia de información y hacer el manejo, la conservación y la custodia documental.

• 1. Determinar, reconocer y notificar los beneficios y prestaciones legales a su cargo, previas las correspondientes calificaciones y valoraciones.

• 1. Administrar la nómina de quienes se les reconozcan beneficios y prestaciones, gestionar las novedades, liquidar, verificar y pagar los correspondientes beneficios y prestaciones.

• 1. Evaluar, tramitar y aceptar el traslado de los afiliados al régimen de prima media con prestación definida del orden nacional y de los afiliados de otros regímenes que quieran acceder a este último.

• 1. Elaborar y mantener actualizados los cálculos actuariales con el fin de cuantificar el pasivo pensional de las mesadas actuales, futuras, conmutaciones pensionales, bonos, cuotas partes y realizar los demás cálculos que sean necesarios de conformidad con las normas legales.

• 1. Revisar el reconocimiento de sumas periódicas a cargo de los fondos públicos que administra, en los términos del artículo 20 de la Ley 797 de 2003 y demás normas que la sustituyan, modifiquen y adicionen.

• 1. Gestionar la planeación de la Empresa y de los regímenes a su cargo, que involucra diagnóstico, formulación y ejecución de estrategias y la propuesta de mejoramientos continuos y en organización y métodos de la Empresa.

• 1. Estudiar, señalar, publicar, capacitar y promover al interior de la Empresa o frente a terceros, criterios unificados sobre la actualización e interpretación de las disposiciones normativas que corresponden a las prestaciones a que se refiere el objeto social.

• 1. Evaluar, formular y desarrollar estrategias jurídicas unificadas para la defensa judicial de la Empresa y de los intereses del Estado en relación con las prestaciones que por ley deba administrar la Empresa.

• 1. Formular, elaborar, ejecutar y evaluar proyectos de inversión.

• 1. Desarrollar las tareas de investigación, planeación y ejecución relacionadas con las tecnologías de la información con el objeto de implementar las soluciones que requiera la entidad para el desenvolvimiento de su función.

• 1. Analizar, diseñar y construir, directamente o a través de terceros, o adquirir, los sistemas de información requeridos para el desarrollo de su objeto social.

• 1. Efectuar las relaciones jurídicas que sean necesarias para adquirir y/o intercambiar servicios, experiencias, tecnología, información y, en general, valores agregados que contribuyan al desarrollo del objeto social y de sus funciones.

• 1. Cumplir las actividades administrativas, financieras, de talento humano y documental que requiera la Empresa para el desarrollo de su objeto.

• 1. Adoptar estrategias y mecanismos dirigidos a cumplir los procedimientos, actividades o funciones de la empresa, sea directamente, a través de externalización de procesos, mediante corresponsales o, en general, a través de cualquier estrategia o mecanismo que procure la eficiencia en la adecuada prestación de los servicios.

• 1. Realizar las operaciones de recaudo, pago y transferencias de los recursos que deba administrar. Para este efecto, podrá hacerlo por medio de terceros, asociándose, celebrando acuerdos de colaboración empresarial, efectuando convenios o contratando con instituciones financieras o sociedades que presten servicios de administración de redes de bajo valor. También podrá realizar estas operaciones directamente de acuerdo con las normas vigentes, siempre y cuando demuestre que está en condiciones de hacerlo a costos inferiores que los que encuentre en el mercado.

• 1. Diseñar y adoptar estrategias para otorgamiento de servicios adicionales o complementarios, para uso y disfrute de sus afiliados, ahorradores, pensionados y beneficiarios, tales como servicios de pago y transacciones virtuales o tarjetas monederos, para lo cual podrá celebrar convenios con establecimientos públicos o privados, cajas de compensación, entre otros.

• 1. Las demás que sean propias de su naturaleza, que deba cumplir por asignación legal.

CAPÍTULO II

Estructura Interna

(Modificado por: Art 1 Decreto 2727 de 2013)

Artículo 6°.Estructura interna. La estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones para el desarrollo de sus funciones, será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA

1.1 REVISORÍA FISCAL

1.2 DEFENSORÍA DEL CONSUMIDOR FINANCIERO

• 1. DESPACHO DEL PRESIDENTE

2.1 OFICINA DE CONTROL INTERNO

2.2 OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

2.3 OFICINA DE INGENIERÍA DE PROCESOS

• 1. VICEPRESIDENCIA DE FINANZAS E INVERSIONES

• 1. VICEPRESIDENCIA DE SERVICIO AL CIUDADANO

• 1. VICEPRESIDENCIA COMERCIAL

• 1. VICEPRESIDENCIA DE BENEFICIOS Y PRESTACIONES

• 1. VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOGÍA

• 1. VICEPRESIDENCIA DE PLANEACIÓN Y RIESGOS

• 1. VICEPRESIDENCIA JURÍDICA Y SECRETARÍA GENERAL

• 1. VICEPRESIDENCIA DE TALENTO HUMANO

• 1. VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA

• 1. ÓRGANOS INTERNOS DE COORDINACIÓN Y ASESORÍA

Artículo 7°.Junta Directiva. La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, cumplirá las funciones señaladas en las normas legales, en los reglamentos y en los Estatutos de la Empresa.

Artículo 8°.Revisoría Fiscal. Son funciones de la Revisoría Fiscal las siguientes:

• 1. Verificar que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la Empresa se ajusten a las prescripciones de la Constitución, la ley, los reglamentos, los estatutos internos y a las decisiones de la Junta Directiva.

• 1. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Junta Directiva o al Presidente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la Empresa y en el desarrollo de sus negocios.

• 1. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la Empresa y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.

• 1. Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la Empresa, las actas de las reuniones de la Junta Directiva, se conserve debidamente la correspondencia y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.

• 1. Inspeccionar los bienes de la administradora y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título, de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

• 1. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre el patrimonio de la Empresa, los recursos del régimen de prima media con prestación definida, los ahorros del Sistema de Beneficios Económicos Periódicos.

• 1. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, previo su análisis y dictamen y presentar el informe correspondiente.

• 1. Convocar a la Junta Directiva a reuniones extraordinarias cuando sea necesario.

• 1. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes, los reglamentos, o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Junta Directiva.

Artículo 9°. Defensoría del Consumidor Financiero. Son funciones de la Defensoría del Consumidor Financiero de conformidad con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las siguientes:

• 1. Atender de manera oportuna y efectiva a los consumidores financieros de Colpensiones.

• 1. Conocer y resolver en forma objetiva y gratuita para los consumidores, las quejas que estos le presenten, dentro de los términos y el procedimiento que se establezca para tal fin, relativas a un posible incumplimiento de Colpensiones de las normas legales, contractuales o procedimientos internos que rigen la ejecución de los servicios o productos que ofrece o presta, o respecto de la calidad de los mismos.

• 1. Actuar como conciliador entre los consumidores financieros y Colpensiones en los términos indicados en la Ley 640 de 2001, su reglamentación, o en las normas que la modifiquen o sustituyan si a ello hubiere lugar.

• 1. Ser vocero de los consumidores financieros ante Colpensiones.

• 1. Efectuar recomendaciones a Colpensiones relacionadas con los servicios y la atención al consumidor financiero, y en general, en materias enmarcadas en el ámbito de su actividad.

• 1. Proponer a las autoridades competentes las modificaciones normativas que resulten convenientes para la mejor protección de los derechos de los consumidores financieros.

• 1. Las demás que le asigne el Gobierno Nacional y que tengan como propósito el adecuado desarrollo del Sistema de Atención al Consumidor.

Artículo 10.Despacho del Presidente. Son funciones del Despacho del Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, además de las señaladas en la Ley 489 de 1998, las siguientes:

• 1. Administrar y ejercer la representación legal de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.