por el cual se aprueba el Acuerdo número 003 del 16 de febrero de 1987, emanado de la Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones -Caprecom-

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales, y en especial las que le confieren los Decretos 1050 de 1968 y 1963 de 1983,

DECRETA:

ARTICULO 1º Apruébase el Acuerdo número 003 del 16 de febrero de 1987, emanado de la Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones -Caprecom- cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 003 DE 1987

(febrero 16)

por el cual se modifica la Estructura Orgánica de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

Acuerda:

Artículo 1º Para el desarrollo de las funciones propias de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, establécese la siguiente Estructura Orgánica en los diferentes niveles de su actuación en el territorio nacional, así:

NIVEL CENTRAL

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. DIRECCION GENERAL

• 2.1. Oficina de Planeación.

• 2.2. Oficina de Auditoría Interna.

• 1. SECRETARIA GENERAL

• 1. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

• 4.1. División de Relaciones Laborales.

4.1.1. Sección de Personal.

4.1.2. Sección de Bienestar Social y Divulgación.

• 4.2. División de Servicios Generales.

4.2.1. Sección de Suministros y Almacén.

4.2.2. Sección de Mantenimiento.

4.2.3. Sección de Archivo y Correspondencia.

• 1. SUBDIRECCION FINANCIERA

• 5.1. División de Recursos Financieros.

5.1.1. Sección de Presupuesto.

5.1.2. Sección de Tesorería.

5.1.3. Sección de Contabilidad.

• 5.2. División de Sistemas.

5.2.1. Sección de Análisis y Programación.

5.2.2. Sección de Producción.

• 1. SUBDIRECCION JURIDICA

• 6.1. División de Prestaciones Económicas.

6.1.1. Sección de Prestaciones Sociales.

6.1.2. Sección Información y Archivo.

6.1.3. Sección Registro Nómina Pensiones.

• 6.2. División de Asuntos Legales.

6.2.1. Sección Asuntos Administrativos.

• 1. SUBDIRECCION DE SERVICIOS DE SALUD

• 7.1. División Atención Médica.

7.1.1. Sección Supervisión Médico-Asistencial.

• 7.2. División Medicina Preventiva.

7.2.1. Sección Salud Ocupacional.

7.2.2. Sección Trabajo Social en Salud.

• 1. UNIDADES ASESORAS Y COORDINADORAS

• 8.1. Comité de Coordinación General.

• 8.2. Comité de Personal.

• 8.3. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

NIVEL REGIONAL

• 1. REGIONAL BARRANQUILLA, BOGOTA, BUCARAMANGA, CALI, CARTAGENA, IBAGUE, MANIZALES, MEDELLIN, NEIVA, POPAYAN, VILLAVICENCIO (TERRITORIOS NACIONALES)

• 9.1. Dirección Regional.

9.1.1. Sección Administrativa.

9.1.1.1. Grupo de Citas Médicas y Archivo de Historias Clínicas.

9.1.1.2. Grupo de Servicios Generales.

9.1.2. Sección Atención Médica.

9.1.2.1. Grupo de Servicios Ambulatorios y Hospitalarios.

9.1.2.2. Grupo Odontología.

9.1.2.3. Grupo Laboratorio Clínico.

9 1.2.4 Grupo de Medicina Física y Rehabilitación.

9.1.2.5. Grupo de Radiología.

9.1.2.6. Grupo de Enfermería.

II - DE LAS FUNCIONES

Artículo 2º La Junta Directiva y el Director General de la Entidad cumplirán las funciones contempladas en la ley, los estatutos y demás disposiciones legales que la adicionen o modifiquen.

OFICINA DE PLANEACION

Artículo 3º Son funciones de la Oficina de Planeación, las siguientes:

• a) Asesorar a las Directivas de la Entidad en la formulación de políticas y en la adopción de estrategias, objetivos y metas para el desarrollo de los programas trazados;

• b) Programar las actividades a desarrollar y fijar pautas en lo referente a la programación presupuestal y financiera; al desarrollo de la organización, la implantación de sistemas, métodos, procedimientos y la óptima utilización de las estadísticas;

• c) Realizar los estudios actuariales que fundamentan los planes y programas en materia de salud y seguridad social que deban incorporarse al plan de desarrollo del país de acuerdo con los organismos nacionales de planeación;

• d) Asesorar y coordinar las actividades de las diferentes dependencias de la Caja en el desarrollo de los programas propuestos en coordinación con la Oficina de Planeación del Ministerio de Comunicaciones;

• e) Coordinar la elaboración de los planes y programas de la Caja con el Departamento Nacional de Planeación y los organismos de Seguridad Social de acuerdo con las políticas que dicte el Gobierno Nacional en este ramo;

• f) Elaborar y mantener actualizada las estadísticas que requiera la Caja;

• g) Velar por la información producida en los diferentes niveles que respondan a las necesidades de la entidad en términos de cobertura, integridad, calidad y oportunidad;

• h) Preparar la información y los estudios que sobre la Entidad soliciten la Junta Directiva, la Dirección General y/o las demás Entidades de Seguridad Social;

• i) Dirigir la preparación del proyecto anual de presupuesto de inversiones y funcionamiento de la Caja en coordinación con la Subdirección Financiera con base en los planes y programas previstos;

• j) Rendir los informes que le solicite la Dirección General y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

Artículo 4º Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna las siguientes:

• a) Controlar y evaluar la implantación de políticas, normas, sistemas y procedimientos administrativos y financieros en las dependencias de la Caja a fin de verificar que las operaciones se ajusten a las disposiciones legales y estatutarias y a los procedimientos establecidos;

• b) Examinar y verificar las cuentas, registros libros, balances y demás estados financieros de la Caja y comprobar su veracidad;

• c) Controlar la adecuada administración de los recursos humanos, físicos y financieros de la Entidad;

• d) Analizar y evaluar los informes periódicos que rindan cada una de las dependencias de la Caja;

• e) Reportar a la Dirección General las fallas detectadas y sugerir las acciones o sanciones que deban aplicarse;

• f) Revisar y controlar la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de cada uno de los servicios que presta la Caja, a nivel central y regional;

• g) Rendir los informes que le solicite la Dirección General y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECRETARIA GENERAL

Artículo 5º Son funciones de la Secretaría General:

• a) Estudiar los informes periódicos y ocasionales que las Subdirecciones y Regionales rindan al Director General y consignar las observaciones que de ese estudio se desprendan;

• b) Preparar para el Director General los informes o estudios especiales que éste le encomiende;

• c) Organizar el registro de las disposiciones que se produzcan en la Entidad y expedir la copia que de ellas sea solicitada;

• d) Preparar o revisar los proyectos de Acuerdo o resoluciones que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva o del Director General, y los demás documentos que deba tramitar la Entidad;

• e) Organizar y mantener actualizado el registro de las funciones propias de la Secretaría de la Junta Directiva;

• f) Responder ante el Director General y la Junta Directiva por la debida ejecución de la labor del área;

• g) Refrendar los actos expedidos por el Presidente de la Junta Directiva y el Director General de la Entidad;

• h) Rendir los informes que le soliciten la Dirección General y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Artículo 6º Son funciones de la Subdirección Administrativa:

• a) Asistir a la Dirección General en la determinación de objetivos, estrategias, políticas y metas relacionadas con la administración general de la Entidad;

• b) Planear, dirigir y coordinar las actividades del orden administrativo para el correcto funcionamiento de la Entidad;

• c) Dirigir y coordinar a través de la División de Relaciones Laborales el manejo, selección, promoción y evaluación de personal de acuerdo con las normas legales y reglamentarias vigentes;

• d) Dirigir y coordinar el desarrollo de los planes y programas de capacitación, bienestar social y recreación para los funcionarios de la Entidad;

• e) Establecer mecanismos que permitan una mejor administración de los suministros y dotación de las dependencias de la Entidad, con el fin de procurar niveles adecuados en términos de calidad, cantidad, oportunidad y eficiencia;

• f) Dirigir la elaboración del programa anual de compras;

• g) Establecer y controlar programas de divulgación de la Entidad con destino a los afiliados, beneficiarios y a la opinión pública en coordinación con los demás subdirectores;

• h) Coordinar y controlar la prestación de los servicios generales para el normal funcionamiento de las dependencias de la Entidad;

• i) Coordinar con la Secretaría General la elaboración de los proyectos de actos que deban ser sometidos a la aprobación del Director General relacionados con la dependencia;

• j) Rendir los informes que le solicite la Secretaría General y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• k) Las demás que le sean asignadas y corresponda a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE RELACIONES LABORALES

Artículo 7º Son funciones de la División de Relaciones Laborales las siguientes:

• a) Supervisar y controlar el desarrollo de la política de personal mediante aplicación de técnicas modernas laborales de los funcionarios de la Entidad;

• b) Velar por la adecuada aplicación de las normas y reglamentos sobre carrera administrativa, reclutamiento, selección, remuneración y de administración de personal en general;

• c) Dirigir la elaboración del manual de funciones y requisitos a nivel de cargo de la Entidad;

• d) Velar por la adecuada ejecución de los programas de inducción para los nuevos funcionarios de la Entidad;

• e) Vigilar la aplicación del sistema de evaluación de servicios y de régimen disciplinario en coordinación con los jefes de las diferentes dependencias;

• f) Dirigir la elaboración de los programas de capacitación y bienestar social;

• g) Rendir los informes que le solicite la Subdirección Administrativa y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE PERSONAL

Artículo 8º Son funciones de la Sección de Personal las siguientes:

• a) Realizar actividades relacionadas con el manejo de personal en lo referente a la selección, evaluación y promoción;

• b) Elaborar los proyectos de resolución sobre nombramientos, ascensos, traslados, retiros y demás situaciones administrativas del personal al servicio de la Entidad;

• c) Velar por la aplicación del régimen disciplinario de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes;

• d) Controlar el cumplimiento de los reglamentos de personal en todas las dependencias de la Entidad;

e)Llevar los registros, el control y las estadísticas del personal al servicio de la Entidad y mantenerlos debidamente actualizados;

• f) Reportar las novedades de personal a la División de Sistemas para la elaboración de las nóminas;

• g) Expedir constancias y certificaciones sobre antecedentes de personal que sean solicitadas por funcionarios y exfuncionarios de la Entidad, de conformidad con el reglamento que para el efecto se dicte;

• h) Proyectar, tramitar y notificar las resoluciones sobre reconocimiento de prestaciones sociales de los empleados de la Entidad con destino al Fondo Nacional de Ahorro y elaborar los reportes correspondientes;

• i) Elaborar y mantener actualizado el manual de funciones y requisitos a nivel de cargo de la Entidad;

• j) Rendir los informes que le solicite la Subdirección Administrativa y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE BIENESTAR SOCIAL Y DIVULGACION

Artículo 9º Son funciones de la Sección de Bienestar Social y Divulgación:

• a) Ejecutar los programas dirigidos al bienestar social de los empleados y sus familias a nivel nacional y regional;

• b) Divulgar los planes y programas de Prosocial, Cajas de Compensación, Fondo de Bienestar Social y fomentar la participación de los funcionarios de Caprecom y sus familias;

• c) Fomentar las relaciones personales y sociales entre los funcionarios de la Entidad promoviendo encuentros culturales, sociales y deportivos;

• d) Coordinar con las entidades competentes la prestación del servicio de guardería para los hijos de los funcionarios de la Entidad;

• e) Realizar cursos de inducción con el objeto de dar un acercamiento claro y objetivo a los nuevos funcionarios de la Entidad;

• f) Programar, organizar y coordinar la realización de cursos y conferencias para el personal afiliado en todo el país, con el fin de buscar la educación médica de la población beneficiaria en aquellos aspectos que de acuerdo con las investigaciones realizadas lo requieran;

• g) Efectuar evaluaciones de los resultados obtenidos entre personal afiliado asistente a la realización de cursos y conferencias, con el fin de suministrar la información del caso al cuerpo médico para fijar las pautas necesarias en la prestación de los servicios;

• h) Divulgar entre los afiliados los servicios, actividades y programas que en su beneficio desarrolle la Entidad a través de periódicos, revistas, afiches, circulares y boletines que sean necesarios para la difusión;

• i) Elaborar, ejecutar o coordinar programas de capacitación y bienestar social para los funcionarios de la Entidad;

• j) Rendir los informes que le solicite la Subdirección Administrativa y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE SERVICIOS GENERALES

Artículo 10. Son funciones de la División de Servicios Generales las siguientes:

• a) Velar por la adecuada y oportuna prestación de los servicios generales que se requieran para el correcto funcionamiento de la Entidad;

• b) Controlar la organización y funcionamiento de los servicios de mantenimiento de las instalaciones, equipos, archivo y correspondencia;

• c) Dirigir el proceso de compras, almacenamiento e inventario;

• d) Supervisar el manejo de la caja menor y los fondos de viáticos y pasajes y de servicios públicos, de conformidad con reglamentos previstos;

• e) Elaborar el plan de suministros para las distintas dependencias de la Entidad;

• f) Rendir los informes que le solicite la Subdirección Administrativa y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE SUMINISTROS Y ALMACEN

Artículo 11. Son funciones de la Sección de Suministros y Almacén las siguientes:

• a) Elaborar el programa anual de compras y presentarlo a consideración de la División de Servicios Generales y de la Junta de Adquisiciones;

• b) Atender y tramitar las solicitudes de elementos que hagan las distintas dependencias de la Entidad y disponer las solicitudes de cotizaciones de los elementos que deben adquirirse directamente;

• c) Controlar las existencias de elementos y materiales en los almacenes y llevar registros detallados de entradas y salidas de mercancías según las normas establecidas;

• d) Elaborar los comprobantes de altas y bajas de elementos;

• e) Llevar los inventarios de bienes en servicio y en depósito le acuerdo con las normas fiscales vigentes;

• f) Velar por el mantenimiento, conservación y seguridad de los elementos en depósito;

• g) Recibir los elementos que lleguen al almacén, verificando su cantidad y calidad;

• h) Mantener actualizado el registro de proponentes de la Entidad;

• i) Atender los trámites de importación de elementos y equipos que requiera la Entidad de acuerdo a las normas, requisitos, procedimientos y disposiciones legales vigentes;

• j) Coordinar, controlar y evaluar los sistemas de compra;

• k) Elaborar los cuadros comparativos de las licitaciones que se efectúen;

• l) Rendir los informes que le solicite la Subdirección Administrativa y los que de acuerdo con los reglamentos deban presentarse periódicamente;

• ll) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE MANTENIMIENTO

Artículo 12. Son funciones de la Sección de Mantenimiento las siguientes:

• a) Prestar los servicios de mantenimiento, transporte de la Entidad;

• b) Mantener en buen estado de uso y aseo las instalaciones y las oficinas, así como la maquinaria y el equipo en servicio;

• c) Adelantar las actividades de remodelación y mantenimiento de los muebles de la Entidad;