Por el cual se señalan las funciones de los Visitadores de la Sección 2ª de Contabilidad y Estadística del Ministerio de Obras Públicas

EI Presidente de la República de Colombia,

En uso de sus facultades constitucionales y legales,

DECRETA:

Artículo 1°. Son atribuciones y obligaciones de los Visitadores de la Sección 2ª de Contabilidad y Estadística, del Ministerio de Obras Públicas, las siguientes:

1ª Controlar los fondos recibidos por los empleados de manejo y verificar si las existencias de caja coinciden con el saldo que aparezca en los libros, los cuales deberán mantenerse al día.

2ª Revisar los documentos que forman la cuenta de inversiones de caja y cerciorarse de que están ceñidos a las disposiciones legales y reglamentarías.

3ª Verificar la exactitud de las imputaciones estadísticas y de contabilidad en los comprobantes por ingresos y egresos de fondos o materiales y obtener que se ajusten a la- nomenclatura establecida.

4ª Comprobar el correcto asiento de los libros, de los documentos ya estudiados.

5ª Verificar el control de materiales, comparando los saldos que aparezcan en los libros con las existencias reales y dejar constancia de las diferencias que resulten, analizando las causas o justificación de ellas hasta dejar definida la responsabilidad. También deberán constatar si en los comprobantes por traspaso, consumo, reintegro, retiro o destrucción, se han llenado todos los requisitos exigidos legalmente en las operaciones aritméticas.

6ª Practicar, sobre los comprobantes por materiales adquiridos, un estudio minucioso de los precios y cerciorarse de que los elementos han ingresado a los almacenes; y que su valor está incorporado en los libros de contabilidad de los mismos.

7ª Comprobar si los cálculos y cargos, por concepto de depreciación, están bien hechos.

8ª Organizar, en aquellas dependencias en donde no lo haya sido, la contabilidad, la estadística y los almacenes, de acuerdo con las disposiciones dictadas por el Ministerio y por la Contraloría General de la República.

9ª Conceptuar acerca de la organización de los almacenes, e intervenir en ésta.

• 10. Velar porque se cumplan las disposiciones sobre estadística relacionadas con el recorrido de vehículos, consumo de combustibles, lubricantes, repuestos y llantas, ya que estos datos constituyen la base fundamental del control de tales materiales.

• 11. Dar a los empleados del ramo todas las instrucciones claras y precisas acerca de la manera como deben desempeñar sus cargos, y, especialmente, cómo deben llevar, comprobar y rendir las cuentas de que son responsables, dentro de los términos, forma y condiciones prescritas por la Contraloría.

• 12. Exigir el fiel cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios en materia de control, contabilidad y estadística.

• 13. Informar mensualmente al Ministerio de Obras Públicas sobre las actividades desarrolladas en el ejercicio de sus funciones, e inmediatamente y por telégrafo, cuando descubran que se ha cometido una irregularidad grave.

• 14. Proponer al Ministerio de Obras Públicas las medidas de control y las reformas que estimen deban introducirse en los sistemas de contabilidad y estadística implantados.

• 15. Informar confidencialmente al Ministerio de Obras Públicas, sobre la idoneidad y honorabilidad de los empleados visitados.

• 16. Cumplir las órdenes que le comunique el Ministerio de Obras Públicas y desempeñar las comisiones que el mismo le confíe.

• 17. Dar cumplimiento a los artículos 20 y 21 de la Ley 36 de 1918 y 2° de la 5ª de 1923. Si en cumplimiento de estas disposiciones el Visitador suspendiere un empleado de manejo, dará cuenta inmediatamente al Ministerio de Obras Públicas, expresando la causa de la suspensión, para que éste provea lo conducente.

• 18. Averiguar sobre la clase de caución que hayan prestado los empleados visitados para responder de su manejo y sobre la solvencia de los fiadores,

• 19. Informarse si los empleados visitados rinden sus cuentas oportunamente a la Contraloría General de la República, si han contestado las glosas formuladas a sus cuentas y satisfecho los alcances y multas que se les hubieren declarado.

• 20. Castigar con apercibimiento o con multas hasta de veinte pesos ($ 20), mediante la respectiva resolución, las faltas graves cometidas por los empleados visitados en el ejercicio de sus funciones. En estas resoluciones los Visitadores deberán expresar con toda claridad las razones que justifiquen la pena, y aquellas no producirán efecto alguno sin la aprobación del Ministerio de Obras Públicas.

Artículo 2° De toda visita que se practique, se extenderá un acta detallada en el libro que para tal efecto llevará el Visitador. En dicha acta se dejará constancia de las observaciones formuladas por el Visitador; de las instrucciones que dé al empleado visitado; de las irregularidades que encuentre, y de los descargos del empleado al cual se practica la visita. Esta acta será firmada por el Visitador, por el empleado visitado y por los demás empleados que intervengan en la visita. Si el empleado visitado se negare a suscribirla, la firmará por él un testigo. De dicha acta se sacarán cuatro copias: una quedará en la oficina del empleado visitado y las tres restantes se remitirán por el Visitador al Ministerio de Obras Públicas, a la Contraloría General de la República y al Director o Jefe de la obra.

Comuníquese y publíquese.

Dada en Bogotá a 9 de marzo de 1937.

ALFONSO LOPEZ

El Ministro de Obras Públicas,

César GARCIA ALVAREZ