Por el cual se aprueba el Acuerdo numero 568 de1988 que establece la estructura orgánica del Fondo Nacional de Ahorros y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el artículo 26 del Decreto extraordinario 1050 de 1968,

DECRETA:

ARTICULO 1° Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 568 del 29 de febrero de 1988, emanado de la Junta Directiva del Fondo Nacional de Ahorro, cuyo texto es el siguiente:

ACUERDO NUMERO 0568 DE 1988

"por el cual se establece la estructura orgánica del Fondo Nacional de Ahorro y se determinan las funciones de sus dependencias".

La Junta Directiva del Fondo Nacional de Ahorro, en uso de sus facultades legales, previo concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

CAPITULO I

DE LA ESTRUCTURA

Artículo 1°La estructura orgánica del Fondo Nacional de Ahorro, será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA.

• 1. DIRECCION GENERAL.

• 2.1. Oficina de Auditoría Interna.

• 2.2. Oficina de Organización y Sistemas.

2.2.1. División de Organización y Métodos.

2.2 2. División de Sistemas.

• 1. SECRETARIA GENERAL.

• 1. SUBDIRECCION DE CESANTIAS.

• 4.1. División de Análisis de Cesantías.

4.1.1. Sección de Cesantías Parciales.

4.1 2. Sección de Cesantías Definitivas.

• 4.2. División de Entidades Afiliadas.

• 1. SUBDIRECCION TECNICA.

• 5.1. División de Estudios Sociales.

• 5.2. División de Análisis y Evaluación de Proyectos.

• 5.3. División de Control de Proyectos.

• 1. SUBDIRECCION FINANCIERA.

• 6.1. División de Tesorería.

6.1.1. Sección de Pagaduría .

6.1.2. Sección de Registro y Caja.

• 6.2. División de Contabilidad.

• 6.3. División de Presupuesto.

• 6.4. División de Crédito.

6.4.1. Sección de Análisis de Crédito.

6.4.2. Sección de Control de Crédito.

• 6.5. División de Cartera Hipotecaria.

6.5.1. Sección de Cobranzas.

• 1. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA.

• 7.1. División de Personal.

7.1.1. Sección de Registro y Control.

7.1.2. Sección de Capacitación y Bienestar Social.

• 7.2. División de Atención al Afiliado.

• 7.3. División Administrativa.

7.3.1. Sección de Almacén.

7.3.2. Sección de Servicios Generales.

7.3.3. Sección de Archivo y Correspondencia.

• 1. SUBDIRECCION JURIDICA.

• 8.1. División de Asesoría y Control Judicial.

8.1.1. Sección de Cobro Judicial.

• 8.2. División Legal de Crédito.

• 1. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION.

• 9.1. Comité de Dirección.

• 9.2. Comisión de Personal.

• 9.3. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

CAPITULO II

DE LAS FUNCIONES

Artículo 2°JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCION GENERAL. Corresponde a la Junta Directiva y a la Dirección General ejercer las funciones que le señalan la ley, los estatutos y demás disposiciones que los adicionen o modifiquen.

Artículo 3°OFICINA DE AUDITORIA INTERNA. Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna:

• a) Velar por la adecuada aplicación de los sistemas de control interno diseñados para la entidad;

• b) Ejercer sobre todas las áreas de trabajo del Fondo Nacional de Ahorro, la debida inspección, vigilancia a fin de mantener un permanente y adecuado control de gestión;

• c) Verificar la consistencia y razonabilidad de los estados financieros de la entidad, por medio de comprobaciones periódicas y selectivas de los registros contables y presupuestales, y los análisis de los mismos;

• d) Verificar la implantación de los procedimientos establecidos para las diferentes dependencias de la Entidad;

• e) Asesorar a la Dirección General, y demás dependencias de la Entidad, en los aspectos relacionados con el control de gestión;

• f) Ejecutar la auditoría de sistemas en la Entidad;

• g) Evaluar la efectividad y el cumplimiento de los controles internos previstos para la Entidad y sugerir los correctivos pertinentes;

• h) Rendir a la Dirección General los informes que le sean solicitados;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4°OFICINA DE ORGANIZACION Y SISTEMAS. Son funciones de la Oficina de Organización y Sistemas:

• a) Asesorar a la Dirección General y demás dependencias del Fondo Nacional de Ahorro en los aspectos relacionados con organización, sistemas y procedimientos administrativos;

• b) Dirigir y coordinar la elaboración y ejecución de los planes referentes a la sistematización de la información de la Entidad;

• c) Coordinar el desarrollo de los estudios que en materia de organización, procedimientos y sistemas deban adelantarse en la Entidad;

• d) Orientar y supervisar la implantación de los procedimientos establecidos en los diferentes manuales elaborados por la Oficina;

• e) Rendir a la Dirección General los informes que le sean solicitados;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5°DIVISION DE ORGANIZACION Y METODOS. Son funciones de la División de Organización y Métodos:

• a) Realizar estudios sobre simplificación y agilización de sistemas y procedimientos, en coordinación con la División de Sistemas, y asistir a las dependencias del Fondo en su implantación;

• b) Elaborar y mantener actualizados los manuales de procedimientos administrativos y de usuarios del sistema de la Entidad;

• c) Diseñar y mantener el control de las formas requeridas para llevar a cabo los procedimientos establecidos para cada una de las dependencias de la Entidad;

• d) Realizar estudios y efectuar recomendaciones acerca de la estructura administrativa y funcionamiento de las dependencias del Fondo Nacional de Ahorro;

• e) Realizar estudios sobre volúmenes y cargas de trabajo para determinar necesidades de recursos humanos o técnicos y buscar la adecuada distribución de funciones, en coordinación con la División de Personal;

• f) Elaborar y mantener actualizado el manual de funciones y requisitos a nivel de cargo, en coordinación con la División de Personal;

• g) Analizar la utilización del espacio físico y sugerir las modificaciones que sean necesarias;

• h) Rendir a la Oficina de Organización y Sistemas los informes que le sean solicitados;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia;

Artículo 6°DIVISION DE SISTEMAS. Son funciones de la División de Sistemas:

• a) Realizar el análisis, diseño y programación de las aplicaciones que se van a sistematizar;

• b) Efectuar estudios técnicos para determinar los requerimientos de equipos de computación y aplicaciones para el Fondo Nacional de Ahorro;

• c) Dirigir y coordinar la operación de los equipos de procesamiento, de acuerdo con los programas de trabajo elaborados para tal fin;

• d) Establecer mecanismos de seguridad para el acceso al sistema y control de las instalaciones centrales y periféricas;

• e) Asistir a las demás dependencias en la implantación de los diferentes procesos sistematizados desarrollados para el Fondo Nacional de Ahorro;

• f) Diseñar en coordinación con la División de Organización y Métodos, los sistemas de información y promover su desarrollo a todos los niveles;

• g) Efectuar el mantenimiento necesario a los programas de computador para satisfacer los cambios en las especificaciones de los sistemas;

• h) Velar por el buen funcionamiento y mantenimiento de los equipos de soporte de los sistemas automatizados del Fondo Nacional de Ahorro;

• i) Establecer criterios técnicos para la recolección, procesamiento y emisión de información, en coordinación con la División de Organización y Métodos;

• j) Colaborar con la División de Organización y Métodos, en la elaboración de los manuales de usuarios de las diferentes aplicaciones;

• k) Rendir a la Oficina de Organización y Sistemas los informes que le sean solicitados;

• l) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°SECRETARIA GENERAL. Son funciones de la Secretaría General:

• a) Preparar o revisar y tramitar en coordinación con la Subdirección Jurídica los proyectos de Acuerdo o Resolución que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva o de la Dirección General, respectivamente;

• b) Desempeñar las funciones de Secretaría de la Junta Directiva;

• c) Refrendar los actos expedidos por la Junta Directiva y la Dirección General;

• d) Tramitar en coordinación con la Subdirección Jurídica todos los contratos que deba suscribir la Dirección General;

• e) Colaborar en lo concerniente a la preparación y trámite de proyectos de ley o decreto relacionados con el Fondo Nacional de Ahorro;

• f) Atender lo pertinente a los recursos que sean interpuestos ante la Entidad;

• g) Rendir a la Dirección General los informes que le sean solicitados;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8°SUBDIRECCION DE CESANTIAS. Son funciones de la Subdirección de Cesantías:

• a) Asistir a la Dirección General en la formulación de propuestas sobre políticas para el pago de cesantías, manejo de aportes y captación de ahorro;

• b) Dirigir y coordinar la elaboración y ejecución de planes y programas que deba adelantar el Fondo Nacional de Ahorro en materia de pago de cesantías, manejo de aportes y captación de ahorro;

• c) Dirigir y coordinar la tramitación de cesantías;

• d) Supervisar el cumplimiento de los convenios en materia de aportes y reportes, celebrados con las entidades afiliadas al Fondo Nacional de Ahorro;

• e) Controlar las actividades relacionadas con el manejo de aportes y reportes de cesantías;

• f) Rendir a la Dirección General los informes que le sean solicitados;

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9° DIVISION DE ANALISIS DE CESANTIAS. Son funciones de la División de Análisis de Cesantías;

• a) Programar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la recepción, trámite y pago de cesantías;

• b) Diseñar los planes y programas relacionados con el trámite y pago de cesantías;

• c) Coordinar con la División Administrativa la publicación de los avisos sobre pagos de cesantías;

• d) Colaborar con la Oficina de Organización y Sistemas en la elaboración de los procedimientos para la recepción, trámite y pago de las cesantías a los afiliados del Fondo Nacional de Ahorro;

• e) Rendir a la Subdirección de Cesantías los informes que le sean solicitados;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10. SECCION DE CESANTIAS PARCIALES. Son funciones de la Sección de Cesantías Parciales:

• a) Elaborar y ejecutar los planes y programas que deba adelantar el Fondo Nacional de Ahorro respecto al pago de cesantías parciales;

• b) Estudiar las solicitudes de cesantías parciales, para continuar con el trámite de aprobación;

• c) Realizar el trámite correspondiente a la liquidación de cesantías e intereses de las solicitudes, previa emisión de la orden de pago;

• d) Rendir a la División de Análisis de Cesantías los informes que le sean solicitados;

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11. SECCION DE CESANTIAS DEFINITIVAS. Son funciones de la Sección de Cesantías Definitivas:

• a) Elaborar y ejecutar los planes y programas que deba adelantar el Fondo Nacional de Ahorro respecto al pago de cesantías definitivas;

• b) Estudiar las solicitudes de cesantías definitivas, para continuar con el trámite de aprobación;

• c) Realizar el trámite correspondiente a la liquidación de cesantías e intereses de las solicitudes, previa emisión de la orden de pago;

• d) Determinar la información correspondiente a los avisos sobre pagos de cesantías de afiliados fallecidos que deban ser publicados;

• e) Rendir a la División de Análisis de Cesantías los informes que le sean solicitados;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 12. DIVISION DE ENTIDADES AFILIADAS. Son funciones de la División de Entidades Afiliadas:

• a) Controlar el oportuno recibo y tramitación de los reportes de cesantías que deban hacer las entidades afiliadas al Fondo Nacional de Ahorro;

• b) Controlar la cuenta individual de las transferencias de cesantías de las entidades afiliadas al Fondo Nacional de Ahorro;

• c) Calcular la causación de los aportes mensuales de las entidades afiliadas al Fondo Nacional de Ahorro;

• d) Realizar el cobro efectivo de los saldos de acuerdo al estado de obligaciones por aportes de las entidades afiliadas al Fondo Nacional de Ahorro;

• e) Realizar la conciliación de los reportes y aportes de cesantías;

• f) Atender y coordinar todo lo referente con el envío de información que se suministre a las entidades sobre reportes y aportes de cesantías;

• g) Coordinar con las entidades afiliadas al Fondo Nacional de Ahorro y con la Oficina de Organización y Sistemas el trámite de los reportes de cesantías;

• h) Colaborar con la Oficina de Organización y Sistemas en la elaboración de los procedimientos referentes a la División;

• i) Rendir a la Subdirección de Cesantías los informes que le sean solicitados;

• J) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 13. SUBDIRECCION TECNICA. Son funciones de la Subdirección Técnica:

• a) Asistir a la Dirección General en la formulación de propuestas sobre políticas relacionadas con la gestión técnica en materia de vivienda que adelante el Fondo Nacional de Ahorro;

• b) Dirigir y coordinar la elaboración y ejecución de planes y programas que deba realizar la Entidad en materia de vivienda;

• c) Conceptuar sobre las ofertas que presenten los constructores para los diferentes planes de vivienda que proyecte el Fondo;

• d) Dirigir y coordinar los estudios tendientes a determinar las necesidades de los afiliados en materia de vivienda;

• e) Asistir a la Dirección General en la coordinación de convenios celebrados con entidades públicas y privadas tendientes a buscar solución de vivienda para los afiliados al Fondo Nacional de Ahorro;

• f) Controlar, desde el punto de vista técnico, el cumplimiento de los convenios celebrados con otras entidades, para el desarrollo de los programas de vivienda;

• g) Coordinar con la Subdirección Administrativa la publicación de los avisos para concurso de los oferentes constructores;

• h) Presentar ante la Dirección General, las propuestas que han sido seleccionadas de acuerdo con las consideraciones técnicas y económicas de cada una de ellas;

• i) Rendir a la Dirección General los informes que le sean solicitados;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 14. DIVISION DE ESTUDIOS SOCIALES. Son funciones de la División de Estudios Sociales:

• a) Elaborar estudios sobre oferta y demanda de vivienda que permita la formulación de políticas y planes de la misma;

• b) Evaluar periódicamente los programas de vivienda que desarrolla el Fondo para sus afiliados;

• c) Realizar estudios sobre la demanda de vivienda de los afiliados al Fondo Nacional de Ahorro, para determinar el estado socio-económico, socio-físico y socio-demográfico de los mismos, y presentar las recomendaciones a que haya lugar;

• d) Promover o desarrollar las investigaciones que sirvan de base a las directivas del Fondo Nacional de Ahorro para la revisión y actualización de la política de vivienda dirigida hacia los afiliados de la entidad;

• e) Adelantar programas de educación comunitaria, tendientes al manejo de los problemas de la comunidad;

• i) Colaborar con la Oficina de Organización y Sistemas en la elaboración de los procedimientos referentes a la División;

• j) Rendir a la Subdirección Técnica los informes que le sean solicitados;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 15. DIVISION DE ANALISIS Y EVALUACION DE PROYECTOS. Son funciones de la División de Análisis y Evaluación de Proyectos:

• a) Determinar las características de diseño, tecnología y producción que los constructores deben cumplir en la ejecución de los respectivos proyectos;

• b) Evaluar y determinar los modelos de diseño, tipologías, agrupaciones de vivienda, servicios comunitarios, y sistemas de construcción adecuados para llevar a cabo los proyectos específicos habitacionales;

• c) Analizar y calificar técnica y económicamente las propuestas presentadas por los oferentes constructores para las diferentes planes de vivienda a desarrollar por la entidad;

• d) Tramitar el envío de las novedades presentadas en el proceso de selección de propuestas a las partes interesadas;