por el cual se aprueba la estructura orgánica de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente de las que confiere el numeral 3 del artículo 120 de la Constitución Nacional, el artículo 2 del Decreto 1050 de 1968, en concordancia con el literal d) del artículo 7 del Decreto 1588 del 18 de julio de 1989,

DECRETA:

Artículo primero. Apruébase la estructura orgánica de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, acordada por su Consejo Directivo en sesión celebrada el día 13 de febrero de 1991 y cuyo texto es el siguiente:

Empresa Colombiana de Vías Ferreas, Ferrovías.

<<ACUERDO NUMERO 003 DE 1991

(febrero 13)

" por el cual se establece la estructura orgánica de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, y se determinan las funciones de sus dependencias".

El Consejo Directivo de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial de la conferida por el literal d) artículo 7° del Decreto 1588 de 1989 y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

• I. DE LA ESTRUCTURA

Artículo 1º. La estructura orgánica de la Empresa Colombiana de Vías Férreas, Ferrovías, será la siguiente:

Nivel Central.

• 1. Consejo Directivo.

• 2. Presidencia.

2.1 Oficina de Planeación.

2.2 Oficina de Informática y Procedimientos.

2.3 Oficina de Auditoría Operacional.

2.4 Oficina Jurídica.

• 3. Secretaria General.

3.1 Dirección de Contratos.

3.2 Grupo de Correspondencia y Archivo.

• 4. Vicepresidencia de Iinfraestructura.

4.1 Dirección de Vías Férreas.

4.2 Dirección de Puentes, Túneles y Edificaciones.

4.3 Dirección de Comunicaciones y Señalización.

4.4 Dirección de Materiales.

• 5. Vicepresidencia de Operaciones.

5.1 Dirección de Transportes.

5.1.1 Centro Nacional de Regulación y Control de Tráfico Férreo.

5.2 Dirección de Equipos y Seguridad.

5.3 Dirección de Comercialización y Desarrollo.

5.4 Dirección de Acuerdos Operacionales.

• 6. Vicepresidencia Financiera y Administrativa.

6.1 Dirección de Relaciones Industriales.

6.1.1 Departamento de Registro y Control de Personal.

6.1.2 Departamento de Capacitación y Bienestar Social.

6.2 Dirección Financiera.

6.2.1 Departamento de Presupuesto.

6.2.2 Departamento de Contabilidad.

6.2.3 Departamento de Tesorería.

6.2.4 Departamento de Cartera.

6.3 Dirección de Compras y Servicios.

6.3.1 Departamento de Almacenes e Inventarios.

6.3.2 Departamento de Servicios Generales.

6.4 Dirección de Administración de Bienes y Facturación. 6.4.1 Departamento Legal de Inmuebles.

• 7. Organos de Asesoría y Coordinanción.

7.1 Comité de Presidencia.

7.2 Comité de Personal.

7.3 Comités de Coordinación Interna.

7.4 Junta de Licitaciones y Compras.

Nivel Regional.

• 8. Regionales:

Regional Magdalena.

Regional Santander.

Regional Antioquia.

Regional Central.

Regional Pacífico, que tendrán la siguiente estructura básica:

8.1 Dirección Regional.

8.2 Departamento de Administración.

8.3 Departamento de Infraestructura.

8.3.1 Sectores Férreos.

8.3.2 Grupo de Comunicaciones y Señalización.

8.4 Departamento de Operaciones.

8.4.1 Centro Regional de Control de Tráfico Férreo.

8.4.2 Estaciones. 8.5 Comité de Coordinación Regional.

• II. DE LAS FUNCIONES

Consejo Directivo y Presidencia.

Artículo 2º. El Consejo Directivo y la Presidencia cumplirán las funciones a ellos asignadas en los estatutos de la entidad y en las demás disposiciones legales vigentes.

Oficina de Planeación.

Artículo 3º. Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Asesorar a la Presidencia en la definición de políticas de inversión y en la elaboración y evaluación de los planes generales de la empresa;

• b) Coordinar la planeación global de la empresa;

• c) Adelantar o coordinar la evaluación de los planes y programas de construcción, mantenimiento, mejora y administración de las vías férreas nacionales;

• d) Coordinar los estudios requeridos para la formulación de políticas de peajes, tarifas, tasas o cualquier otro derecho del cual sea titular la Empresa.

• e) Realizar o coordinar los estudios necesarios para identificar y evaluar nuevas fuentes de ingresos para la empresa;

• f) Consolidar y elaborar en coordinación con las demás dependencias, el proyecto anual de presupuesto y evaluar su ejecución conforme a los planes y programas establecidos;

• g) Asesorar a las dependencias correspondientes en la formulación de las condiciones generales y particulares para la utilización del sistema férreo nacional;

• h) Realizar estudios y presentar propuestas relacionadas con las modificaciones a la organización administrativa de la Empresa;

• i) Organizar y mantener actualizadas las estadísticas que requiera la entidad;

• j) Coordinar con el Ministerio de Obras Públicas y Transporte, Departamento Nacional de Planeación, Consejos Regionales de Planificación y otros organismos, lo referente a los planes y programas de desarrollo de la Empresa;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Informática y Procedimientos

Artículo 4º. Son funciones de la Oficina de Informática y Procedimientos:

• a) Diseñar sistemas de información que aporten los elementos requeridos en los diferentes niveles y dependencias de la Empresa para la toma de decisiones;

• b) Diseñar, implementar y mantener sistemas de información para fines técnicos, organizacionales, financieros y administrativos;

• c) Planear, coordinar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con el procesamiento de la información que requiera la Empresa;

• d) Propender por la integración de la información que maneja las diferentes dependencias de la Empresa;

• e) Establecer sistemas de control para el manejo de la información de la Empresa;

• f) Preparar los estudios de métodos y procedimientos que demande la Empresa y colaborar en su implantación;

• g) Elaborar, en coordinación con las dependencias de la Empresa, los manuales de procedimientos y mantenerlos actualizados;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Auditoria Operacional

Artículo 5º. Son funciones de la Oficina de Auditoría Operacional:

• a) Controlar la correcta y oportuna aplicación de las normas y procedimientos técnicos, de operaciones, administrativos y financieros en la Empresa;

• b) Realizar estudios necesarios para lograr una mayor eficiencia y calidad de las operaciones de la Empresa;

• c) Identificar y precisar las fallas que se presenten en la ejecución de las operaciones de la Empresa en sus diferentes áreas y proponer oportunamente los correctivos necesarios;

• d) Realizar periódica o esporádicamente visitas de inspección a las diferentes dependencias de la Empresa a fin de evaluar su funcionamiento, detectar posibles deficiencias, conflictos e irregularidades y sugerir a la Presidencia y a las dependencias correspondientes las medidas necesarias;

• e) Supervisar la efectividad y el cumplimiento de los controles internos previstos;

• f) Atender los reclamos, quejas u observaciones que formulen los usuarias de la Empresa;

• g) Adelantar investigaciones sobre accidentes férreos, con el fin de precisar los factores causantes de los mismos y proponer las medidas de prevención y corrección correspondientes;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina Jurídica.

Artículo 6º. Son funciones de la Oficina Jurídica.

• a) Asesorar a la Presidencia y conceptuar sobre la aplicación de las normas relacionadas con la Empresa y demás asuntos jurídicos que le sean sometidos a su consideración por otras dependencias;

• b) Revisar y conceptuar sobre los contratos y convenios relacionados con el desarrollo del objeto empresarial, que deba suscribir el Presidente de la Empresa;

• c) En virtud de mandato otorgado por la Presidencia, representar judicial y extrajudicialmente a la Empresa;

• d) Preparar o revisar los proyectos de Acuerdo, Resolución y demás actos que deban someterse a consideración del Consejo Directivo y la Presidencia de la Empresa;

• e) Conocer, estudiar, conceptuar y preparar los proyectos de resolución sobre los recursos que se interpongan contra los actos administrativos expedidos por la Empresa;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Secretaria General.

Artículo 7º.Son funciones de la Secretaría General:

• a) Asistir a la Presidencia en la coordinación general de los asuntos relacionados con la gestión de la Empresa;

• b) Colaborar con la Presidencia en la vigilancia del cumplimiento de las políticas, planes y programas que deba ejecutar la Empresa y del eficiente desarrollo de las actividades en las diferentes unidades que la conforman;

• c) Cumplir y hacer cumplir las normas y reglamentos de la Empresa;

• d) Tramitar en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de Acuerdo o Resolución que deban expedir el Consejo Directivo o la Presidencia;

• e) Refrendar y comunicar de acuerdo con las disposiciones legales, los actos administrativos que expida el Consejo Directivo o la Presidencia de la entidad;

• f) Dirigir las actividades relacionadas con los procesos de contratación que adelante la Empresa;

• g) Velar por la oportuna y eficiente atención del servicio de correspondencia, tramitación de documentos y peticiones que se presentan a la Empresa y por la custodia de los documentos de ésta;

• h) Representar al Presidente en los asuntos que éste le solicite o delegue;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Dirección de Contratos.

Artículo 8º. Son funciones de la Dirección de Contratos:

• a) Coordinar con las dependencias correspondientes, la elaboración de los pliegos de condiciones y términos de referencia para las licitaciones y concursos de méritos que deban efectuarse en la Empresa;

• b) Preparar y tramitar, bajo la orientación de la Secretaría General, los procesos de contratación, especialmente las licitaciones y concursos de méritos que adelante la entidad;

• c) Coordinar y elaborar las minutas de los contratos que proyecte celebrar la Empresa, adelantar los trámites correspondientes para su perfeccionamiento y velar por su ejecución;

• d) Llevar y mantener actualizados los registros de contratistas de la entidad; e) Controlar el cumplimiento de los términos, plazos y garantías de los contratos que celebre la Empresa;

• f) Llevar registros actualizados de los contratos vigentes, liquidados o en liquidación;

• g) Dar su conformidad para la cancelación de las sumas que deban pagarse a los contratistas por la ejecución de contratos;

• h) Coordinar con la Oficina Jurídica la revisión final de todos los contratos que proyecte celebrar la Empresa;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Grupo de Correspondencia y Archivo.

Artículo 9º. Son funciones del Grupo de Correspondencia y Archivo:

• a) Recibir, clasificar, radicar y distribuir la correspondencia que se tramite en la Empresa, de conformidad con las normas y procedimientos establecidos;

• b) Organizar, preservar y mantener actualizado el archivo general de la entidad;

• c) Desarrollar, en coordinación con la Oficina de Informática y Procedimientos, los mecanismos de organización y control para la consulta y utilización de los documentos y correspondencia de la Empresa;

• d) Conservar mediante métodos modernos los documentos que así lo requieran y propender por la incineración de aquellos que no se requieran en el archivo permanente, previo el cumplimiento de las normas y procedimientos sobre la materia;

• e) Rendir los informes que se le soliciten;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Vicepresidencia de Infraestructura.

Artículo 10. Son funciones de la Vicepresidencia de Infraestructura:

• a) Asistir a la Presidencia de la Empresa en la determinación de políticas, metas y estrategias en los campos de vías, edificaciones, comunicaciones, señalización y demás aspectos de la infraestructura y superestructura férreas requeridos para el cumplimiento del objetivo de la Empresa;

• b) Dirigir y coordinar la preparación de estudios técnicos y demás aspectos de ingeniería que demanden las obras que deba adelantar la Empresa;

• c) Planear, dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la construcción, mejora y mantenimiento de las vías férreas y demás obras de infraestructura que adelante la Empresa;

• d) Orientar la elaboración y aplicación de normas técnicas y especificaciones para la construcción, montaje, adecuación o mejora de las vías férreas, estructuras, puentes, edificaciones, sistemas de señales y de comunicación;

• e) Efectuar el seguimiento técnico en la ejecución de los contratos para verificar su conformidad con las especificaciones contenidas en los mismos;

• f) Dirigir y orientar la interventoría y control de las diferentes obras que adelante la Empresa, en materia de infraestructura;

• g) Dirigir y coordinar las actividades de las dependencias que conforman el área y propender por su adecuado desarrollo en la sede principal y en el nivel regional;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Dirección de Vias Ferreas.

Artículo 11. Son funciones de la Dirección de Vías Férreas:

• a) Dirigir, coordinar y controlar la realización de estudios, diseños, especificaciones y demás aspectos de ingeniería en vías férreas.

• b) Planear, orientar y coordinar la ejecución de las actividades relacionadas con la construcción, mejora, rehabilitación y mantenimiento de las vías férreas;

• c) Velar por la aplicación de las normas técnicas y especificaciones para el diseño, construcción, adecuación, rehabilitación, mejora y mantenimiento de las vías férreas;

• d) Preparar los estudios e informes que en materia de vías requieran las instancias de orden superior;

• e) Emitir los conceptos técnicos que le sean solicitados sobre ofertas, consultorías, licitaciones y concursos de méritos en materia de vías férreas;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Dirección de Puentes, Túneles y Edificaciones.

Artículo 12. Son funciones de la Dirección de Puentes, Túneles y Edificaciones:

• a) Dirigir, coordinar y controlar la elaboración de estudios, diseños, especificaciones y demás aspectos de ingeniería y arquitectura en materia de estructuras, puentes y túneles que requiera la Empresa en la vía férrea;

• b) Planear, orientar y coordinar la ejecución de las actividades relacionadas con la construcción, mejora, rehabilitación y mantenimiento de los puentes, túneles y obras complementarias de éstos;

• c) Velar por la aplicación de normas técnicas y especificaciones para el diseño, construcción y mantenimiento de puentes, túneles y obras complementarias;

• d) Preparar los estudios e informes que en materia de diseño, construcción y mantenimiento de puentes y túneles requieran la Vicepresidencia de Infraestructura y la Presidencia de la Empresa;

• e) Elaborar o coordinar los estudios, especificaciones y presupuestos para la construcción, mejora, adecuación o mantenimiento de las edificaciones;

• f) Estudiar y emitir concepto sobre los presupuestos y estudios en materia de construcción y edificaciones;

• g) Dirigir y coordinar la ejecución de obras relacionadas con la construcción, mejora y adecuación de edificaciones;

• h) Llevar a cabo los estudios de campo requeridos para precisar las necesidades en materia de edificaciones por parte de la Empresa;

• i) Coordinar y responder por el mantenimiento de las distintas instalaciones de la Empresa;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Dirección de Comunicaciones y Señalización.

Artículo 13. Son funciones de la Dirección de Comunicaciones y Señalización:

• a) Diseñar y desarrollar los planes de adecuación, mejora, mantenimiento, rehabilitación y modernización de los sistemas de comunicaciones y señalización;

• b) Coordinar o elaborar los estudios técnicos, diseños, normas, especificaciones y presupuestos para la adopción, ampliación y modernización de los sistemas de comunicaciones y señalización;

• c) Emitir los conceptos técnicos que le sean solicitados sobre ofertas, consultorías, adquisición y licitaciones en materia de comunicaciones y señalización;

• d) Supervisar el funcionamiento de los sistemas de comunicaciones y señalización;

• e) Realizar los trámites para la obtención, renovación y ampliación de frecuencias ante el Ministerio de Comunicaciones;

• f) Conceptuar sobre el uso y afectación que sobre los sistemas de comunicación y señalización hagan entidades públicas, privadas o personas naturales;

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.