Sobre régimen interno del Ministerio de Instrucción Pública

El Presidente de la República de Colombia

CONSIDERANDO:

Que el señor Ministro del Ramo ha visitado personalmente las diferentes secciones del Ministerio de su cargo, así como la Oficina del Instituto Nacional de Artesanos, y hallado en ellas ciertas corruptelas que exigen corrección inmediata;

Que es inaceptable el sistema de órdenes verbales, con las cuales comúnmente se contrarían disposiciones legales ó se introducen prácticas inconvenientes, pues todo empleado deba tener el valor moral necesario para sostener sus actos, sin temor de que quede constancia de ellos en los libros;

Que los destinos públicos no son cosa que se asuma, se traspase ó se abandone á voluntad del interesado; y

Que los empleados deben persuadirse de que los destinos públicos no son sinecuras: quien vive del Tesoro tiene obligación de servir al país con eficacia, y hay necesidad de sacudir la pereza, vicio característico de nuestra raza y una de las principales rémoras del progreso en Colombia,

DECRETA:

Artículo 1.° Equipárase el Instituto Nacional de Artesanos á Sección del Ministerio, y figurará como Sección 4. ª, de la cual será Jefe el Director del Instituto.

Corresponde, pues, exclusivamente al Ministerio firmar todas las comunicaciones y demás providencias que se relacionen con dicha Sección.

Artículo 2.° Las horas de despacho tanto en el Ministerio como en las otras oficinas de su dependencia son: de ocho á once de la mañana y de una á cinco de la tarde; por consiguiente es obligatoria la asistencia de todos los empleados durante ese tiempo. Los empleados que desempeñaren cátedras en algún establecimiento de educación, ó tuvieren alguna otra ocupación fuera de la oficina procurarán que tal trabajo no coincida con el de éste, y si ello no fuere posible, se entenderán con el Ministro á fin de obtener el respectivo permiso en cuanto ello no sea del todo opuesto á la buena marcha de las oficinas

Artículo 3.° Es absolutamente prohibido á los empleados del Ministerio ser contratistas, directos ni indirectos, en los negocios que dependan de él, así como recibir comisión, con ningún pretexto ni en forma alguna, en lo que con ellos se relacione. Quien contraviniere á esta prohibición será reemplazado en su empleo sin consideraciones de ningún género.

Artículo 4.° Fíjanse las siguientes horas para la conferencia diaria de los Jefes de Sección con el Ministerio:

Ocho y media, Jefe de la Sección 3. ª

Nueve, Jefe de la Sección 4. ª

Nueve y media, Jefe de la Sección 2. ª

Diez, Jefe de la Sección 1. ª

No obstante el Subsecretario del Ministerio tiene á toda hora entrada franca en el Despacho del Ministro.

Artículo 5.° Como los lunes se verifican los Consejos de Ministros, y los jueves los Acuerdos presidenciales, fíjase la hora de tres á cuatro de los días martes, miércoles, viernes y sábado para las audiencias particulares, cada una de las cuales durará á lo más cinco minutos.

Artículo 6.° Se prohíbe á los empleados citar á la Oficina á sus amigos ú otras personas para tratar asuntos particulares; los extraños no deben permanecer dentro de la oficina sino el tiempo indispensable para obtener los documentos ó datos oficiales que soliciten, y siempre deben entrar en la oficina con la cabeza descubierta. Cuando esto no suceda, los empleados, que deben ser los primeros en dar ejemplo de respeto, los excitarán con la cortesía que como servidores públicos deben emplear siempre con toda persona en sus oficinas, para que cumplan esté deber.

Artículo 7.° Durante las horas de trabajo los empleados deben estar en sus puestos, y ocupados exclusivamente en los asuntos de la oficina. En ella es prohibido fumar y leer novelas ú otros libros ajenos al servido.

Artículo 8.° Será destituido de su destino el empleado que por dos veces se presentare ebrio en la oficina: la vez primera le amonestará el Ministro, y la segunda le notificará la destitución.

Artículo 9.° Son obligaciones de los Jefes de Secciones:

• a) Entregar al Subsecretario, para el archivo del Ministerio, un inventario escrupuloso, debidamente firmado, del mobiliario, biblioteca y útiles de su respectiva Sección. Copia de este mismo inventario se conservará también en la Sección respectiva;

• b) Llevar un libro de registro de todos los asuntos que entren en su oficina. En la Sección 1.ª el Oficial de registro anotará el mismo día todos los documentos que lleguen al Ministerio y los distribuirá sin demora á las Secciones correspondientes; los Jefes de éstas, previa consulta al Ministro, diligenciarán lo conducente, contestando los telegramas el mismo día de su recibo y los demás asuntos en el menor término posible, de suerte que jamás transcurran ocho días sin resolver ninguno. Al pie de cada documento se dejará constancia firmada de la resolución que se dicte. De toda demora injustificada en el despacho de cualquier asunto será responsable el Jefe de la Sección, y cuando esta clase de faltas sean frecuentas, el empleado responsable será primero amonestado por el Ministro, y si no hubiere corrección ó reforma se ordenará el correspondiente reemplazo;

• c) Mantener perfectamente arreglado el archivo, con la debida separación de asuntos de las respectivas entidades, por meses y años. Cada Jefe será responsable de todo expediente que haya pasado á su Sección;

• d) Conservar la biblioteca y la colección del Diario oficial correspondiente á su Sección en perfecto arreglo, evitando cambios con los libros pertenecientes á las otras Secciones;

• e) Llevar una minuta de todos los decretos y resoluciones que se relacionen con su Sección;

• f) Cuidar de que los copiadores se lleven con sumo aseo, que las copias queden perfectamente legibles, que el orden numérico sea riguroso y que los libros tengan su correspondiente índice, el cual debe ir con el día;

• g) Llevar un registro de órdenes verbales, en el cual anotarán las que reciban diariamente del Ministro y del Subsecretario. Al margen anotarán lo que hayan hecho en cumplimiento de cada orden;

• h) Mantener rigurosa reservaren los asuntos que cursen en su Sección. Cuando sean solicitudes de particulares, informarán á éstos sobre el estado en que se encuentren, y les notificarán las resoluciones que se dicten, sin permitir que se saque ningún documento de los que deben reposar en la Oficina ó en el archivo;

• i) Distribuir equitativamente el trabajo entre sus empleados subalternos para que el servicio marche con toda regularidad y pueda mantenerse el Despacho siempre al corriente; y

• j) El visto bueno que dé el Jefe de la Sección á los negocios que le corresponden debe llevar no sólo el sello respectivo sino la firma responsable.

Artículo 10. La Sección 2.ª tendrá la estadística perfectamente arreglada, de suerte que allí pueda obtenerse siempre el dato preciso del número y denominación de los establecimientos de educación públicos y privados que existen en toda la República, indicando los que costea el Gobierno no sólo en los Departamentos sino en los Territorios, á cargo de quiénes funcionan, y número de alumnos matriculados y asistentes en cada uno de ellos; si tales establecimientos son de instrucción primaria, secundaria ó profesional; cuáles son de carácter oficial nacional, departamental, provincial ó municipal, y cuáles de carácter particular, especificando cuáles son para varones y cuáles para mujeres. De los establecimientos oficiales de cualquier naturaleza que sean, qué rentas tienen, qué auxilios ó subvenciones reciben y en virtud de qué acto oficial, si de ley, ordenanza, decreto legislativo ó ejecutivo, ó de acuerdo municipal; si han percibido puntualmente los auxilios concedidos, ó desde cuándo no los reciben y porqué; en dónde está radicado el pago de los mismos y quiénes son los apoderados legales ó encargados de cobrarlos. Cuáles establecimientos han funcionado sin interrupción y cuáles han suspendido sus tareas y porqué. En cuáles hay alumnos becado oficiales y éstos qué gasto nacional, departamental ó municipal ocasionan mensualmente y quienes son en la actualidad los Rectores o Directores de tales establecimientos de beneficencia. Todos los anteriores informes se allegarán; asimismo en lo tocante á los establecimientos de beneficencia, como hospitales asilos de locos, niños ó inválidos. El Jefe de la Sección 2. ª procurará obtener también un informe anual de todos los Directores de instrucción pública sobre las conveniencias ó necesidades del Ramo en su respectivo Departamento.

Artículo 11. El Ramo de becas queda adscrito á la Sección 2.ª donde se llevará la cuenta pormenorizada del movimiento que se verifique en este particular.

Artículo 12. El Jefe de la Sección 3. ª deberá tener debidamente legajados, foliados y con índice los contratos que le celebren, todos los cuales deberán elaborarse de acuerdo con las prescripciones legales.

Artículo 13. Llevará además un memorándum de las remesas que el Tesoro general la República comunique haber ordenado, con la debida discriminación de las cantidades destinadas a cada Departamento.

Artículo 14. Formará un cuadro en que se especifique con precisión, hasta, el más pequeño gasto que haya de hacerse en toda la República por cuenta de este Ministerio, á fin de que las remesas sean exactas y conformes. A esta efecto está en la obligación de rendir, llegado el momento, cualquier; informe que se le pida sobre el particular.

Artículo 15. Rectificará toda operación aritmética antes de darle la aceptación correspondiente.

Artículo 16. Todo error de imputación, de nombres ó de cifras deberá corregirse sin demora, y darse precisamente el aviso correspondiente á la Tesorería general por medio de una nota, á fin de los libros de ambas Oficinas estén siempre en completo; acuerdo.

Artículo 17. Las libretas de las órdenes de pago serán llevadas con especial esmero, de suerte que no haya número de orden repetido ni queden por ningún motivo talones en blanco; cuando una orden de pago se anule, se dejará la debida constancia en el comprobante ó talón respectivo, especificando la causa: esta constancia será firmada por el Jefe de la Oficina.

Artículo 18. Los reconocimientos deberán hacerse con el cuidado que se requiere, á fin de que siempre estén perfectamente de acuerdo con los comprobantes que los acompañan. Dichos reconocimientos harán una exposición completa y minuciosa del servicio que se reconoce.

Artículo 19. Una vez firmado un documento por el Ministro es absolutamente prohibido hacer en él variación alguna sin su anuencia previa.

Artículo 20. Las cuentas de cobro deben presentarse con sus comprobantes respectivos minuciosamente detallados, de manera que no haya gasto alguno, por insignificante que sea, que no tenga su comprobante ó recibo correspondiente.

En las cuentas de cobro por pensiones deben constar el número y el nombre de los alumnos pensionados ó empleados, especificando el decreto ó resolución en virtud de la cual tienen derecho á la suma reclamada. Se prohíbe hacer gasto que no esté expresamente autorizado por ley, decreto ó previa resolución firmada por el Ministro y para el cual no haya partida en el presupuesto.

Artículo 21. Toda cuenta de cobro pasará previamente por la mesa del Tenedor de libros para que éste estudie la legalidad del gasto y examine escrupulosamente los comprobantes respectivos, á fin de que si los halla conformes los pase á la mesa del Jefe de la Sección 3.ª para que éste les ponga el visto bueno correspondiente.

Artículo 22. Por ningún motivo se aceptará una nómina ni se ordenará el pago del sueldo de un individuo que no ha sido nombrado oficialmente, toma de posesión y prestado el servicio correspondiente.

Artículo 23. El Jefe de la Sección 4.ª tendrá también una lista detallada de todas las escuelas nocturnas que funcionan en la República, nombres de los empleados de éstas, asignación mensual que tienen y, gasto que ocasionan por material; número de alumnos matriculados y asistencia ordinaria de cada una de las referidas escuelas.

Artículo 24. El Subsecretario hará mensualmente visita á cada una de las Secciones del Ministerio para cerciorarse de la manera como se dé cumplimiento á lo ordenado en el presente Decreto, y dará cuenta al Ministro del resaltado de estas visitas.

Artículo 25. Que han derogadas todas al presente, consignadas en los Decretos números 3 de 23 de Enero de 1891 y 190 de 7 de Septiembre de 1904, reglamentarios de este Ministerio, en el Reglamento general para las escuelas del Instituto Nacional de artesanos y en la Resolución adicional número 63 de 25 de Enero del presente año.

Publíquese.

Dado en Bogotá, á 16 de Junio de 1908.

R. REYES

EI Ministro de Instrucción Pública,

EMILIANO ISAZA