por el cual se aprueban los Acuerdos números 026 de 1996 y 003 de 1997, de la Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el literal b) del artículo 26 del Decreto 1050 de 1968,

DECRETA:

ARTICULO 1º. Aprúebase el Acuerdo número 026 de noviembre 7 de 1996 proferido por la Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom, por el cual se determina la Estructura Orgánica de Caprecom, que a la letra dice:

«ACUERDO NUMERO 026 DE 1996

(noviembre 7)

por el cual se determina la Estructura Orgánica de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom.

La Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 14 de la Ley 314 del 20 de agosto de 1996,

ACUERDA:

Artículo 1º. Estructura orgánica. Determinar la Estructura Orgánica de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom, la cual estará integrada por los Niveles Central y Regional.

Artículo 2º. Estructura del Nivel Central. La Estructura Orgánica del Nivel Central será la siguiente:

Artículo 3º. Funciones de las dependencias del Nivel Central. Las funciones de las dependencias del Nivel Central serán:

• 1. Junta Directiva

La Junta Directiva de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom, tiene como funciones las señaladas en las normas legales vigentes, en especial, la Ley 314 de 1996 por medio de la cual se modificó la Naturaleza Jurídica de la Entidad, de Establecimiento Público a Empresa Industrial y Comercial del Estado y las contenidas en el Estatuto Interno de Caprecom.

• 2. Revisoría Fiscal

El revisor fiscal cumplirá las funciones previstas en el Libro II, Título I, Capítulo Vll del Código de Comercio y se sujetará a lo allí dispuesto sin perjuicio de lo prescrito en otras normas.

• 3. Dirección General

El Director General tiene las funciones que se le señalan la Ley y el Estatuto Interno de Caprecom.

• 4. Secretaría General

El Secretario General tendrá, además de las funciones que le señala el Estatuto Interno de Caprecom, las siguientes funciones:

• 1. Actuar como delegado del Director General, cuando éste así lo determine, específicamente en las funciones que se le asignen.

• 1. Orientar, coordinar, evaluar y controlar las actividades administrativas, técnicas, financieras y operativas que desarrollen las dependencias, los servidores públicos y los contratistas de Caprecom, teniendo en cuenta los lineamientos de la Junta Directiva y del Director General.

• 1. Definir el contenido y la periodicidad de los informes ejecutivos que debe presentar cada una de las áreas de dirección, relacionados con su gestión, recibirlos, evaluarlos y presentar un informe consolidado a la Dirección General.

• 1. Reglamentar, coordinar y verificar que se cumplan los trámites relacionados con el derecho de petición, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Administrar el Régimen Unico Disciplinario, aplicable a los servidores públicos, de acuerdo con los principios, políticas, normas y procedimientos establecidos en la Ley 200 de 1994 (Régimen Unico Disciplinario), en la Ley 190 de 1994 (Estatuto Anticorrupción) y en los decretos que las reglamenten, adicionen o modifiquen, en conjunción con el Régimen Laboral Vigente en Caprecom.

• 1. Atender y coordinar a nivel Central y Regional los procesos disciplinarios que se susciten para los Servidores Públicos de la Empresa. Comunicar oportunamente los resultados del proceso a la División de Recursos Humanos para efecto de aplicar las sanciones a que haya lugar.

• 1. Definir los puntos básicos y coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la Oficina de Control Interno y la Subdirección Administrativa, el diseño y desarrollo de programas de difusión relacionados con los principios, políticas, normas y procedimientos del Régimen Unico Disciplinario.

• 1. Asesorar a la Dirección General y a todas las dependencias y servidores públicos de la Empresa en el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas, procesos y procedimientos relacionados con el Régimen Unico Disciplinario.

• 1. Elaborar los diagnósticos sobre las necesidades de capacitación de los servidores públicos que tengan personal a su cargo, en temas relacionados con el Régimen Laboral de Caprecom y el Régimen Unico Disciplinario. Definir puntos básicos en los contenidos de los programas de capacitación, inducción y reinducción y coordinar con la Subdirección de Administrativa, el desarrollo de éstos.

• 1. Diseñar, mantener, administrar y custodiar los sistemas de información sobre asuntos disciplinarios, en coordinación con la Subdirección Administrativa.

• 1. Diseñar y llevar estadísticas sobre el comportamiento disciplinario de los Servidores Públicos de Caprecom. Presentar a la Dirección General y a la Oficina de Control Interno, los informes ejecutivos mensuales sobre esta actividad, y presentar recomendaciones para adelantar acciones de educación y prevención.

• 1. Administrar el Sistema de Quejas y Reclamos de que trata el Estatuto anticorrupción. Definir los puntos básicos, los procesos y procedimientos del sistema con base en las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Articular el trabajo que realizan las personas bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.

• 1. Participar en la definición del anteproyecto de presupuesto, con base en los planes e inversiones de su competencia, y velar por su adecuada ejecución.

• 1. Participar en la definición del Sistema de Control Interno en las áreas de su competencia, responder por su aplicación y cumplimiento.

• 1. Participar activa y efectivamente en la elaboración de manuales de procedimientos, desarrollo de estudios y proponer acciones concretas para la simplificación y mejoramiento continuo del trabajo.

• 1. Velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las políticas, normas y procedimientos relacionados con la administración y desarrollo de los recursos humanos de la dependencia.

• 1. Participar en la definición del inventario de necesidades de formación y capacitación del personal de su dependencia, y cumplir con el desarrollo de los planes en esta materia.

• 1. Participar en el diseño de los sistemas de información de la Secretaría.

• 1. Establecer y mantener mecanismos de coordinación e intercambio de información con las dependencias de la Empresa, en concordancia con las políticas y normas que establezca la Oficina de Comunicaciones.

• 1. Participar en la definición y desarrollo de los planes estratégicos corporativos y definir los de la Secretaría.

• 1. Las demás que le asigne la Dirección General de la Empresa, o las que como resultado de la operación o de nuevas directrices tanto internas como externas deban ser adoptadas en las áreas de su competencia.

• 5. Oficina de Control Interno

• 1. Desarrollar las funciones establecidas por la Ley 87 de 1993 y las normas que la modifiquen o adicionen.

• 1. Velar por el estricto cumplimiento de las normas que conforman el marco legal y estatutario interno de la Empresa y verificar en forma permanente su validez con relación a las normas generales y a la efectividad y productividad de la gestión empresarial, promover los ajustes que se requieran y verificar su implantación.

• 1. Verificar que el Sistema de Control Interno opere efectivamente, que su aplicación sea inherente al desarrollo de las funciones de las dependencias y de cada uno de los cargos, en especial de los que tengan responsabilidad de dirección y mando.

• 1. Verificar y evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión empresarial en todos los aspectos relacionados con planeación, dirección, organización, coordinación, evaluación y control.

• 1. Asesorar a la Dirección General y las demás dependencias, en la toma de decisiones y en la evaluación de las políticas, estrategias, planes y programas de la Empresa, dentro de los marcos legales y jurídicos, y proponer los controles correspondientes para un eficiente desarrollo de los mismos.

• 1. Fijar los procedimientos de auditoría que permitan medir la eficacia y eficiencia en el desarrollo de los planes y programas.

• 1. Efectuar seguimiento, en coordinación con la Oficina de Planeación y con cada una de las dependencias interesadas, a los planes y programas previamente establecidos, con el objeto de identificar y evaluar posibles desviaciones para recomendar los correctivos pertinentes y hacer un seguimiento permanente de los ajustes definidos.

• 1. Velar por el establecimiento y mantenimiento de procesos y procedimientos en todas las dependencias de la Empresa y verificar en forma permanente la validez de éstos con relación a las políticas, estrategias, planes y programas.

• 1. Verificar que a los procesos que se ejecutan en la Empresa, se les definan parámetros o estándares técnicamente cuantificables y que se establezcan índices de gestión y de resultados que faciliten la evaluación, el control y la toma de decisiones.

• 1. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por los responsables de su ejecución.

• 1. Definir y aplicar medidas para prevenir y minimizar los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten y que puedan afectar el logro de los objetivos de la Empresa.

• 1. Adelantar acciones propias y coordinar con las demás dependencias de la Entidad, acciones específicas que conduzcan al mantenimiento y desarrollo de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión empresarial.

• 1. Establecer los sistemas de control de gestión para las alianzas estratégicas, los convenios y contratos que celebre la Empresa en cumplimiento de su misión y objeto social.

• 1. Realizar en forma sistemática y continua, los análisis críticos a todas las operaciones de la Empresa y comparar si los resultados reales obtenidos, se ajustan a las políticas, estrategias, planes y programas establecidos y conceptuar sobre su aplicación en acciones futuras.

• 1. Evaluar el grado de oportunidad de obtención de los recursos, su empleo y utilización y asegurar que se efectúe de conformidad con las normas constitucionales, legales y con sujeción a estrictos criterios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía y oportunidad.

• 1. Efectuar auditoría a la estructura, la organización y los resultados de las Oficinas de negocio de Caprecom.

• 1. Examinar, conceptuar e informar periódicamente a la Dirección General sobre los informes financieros y demás cuentas de la Empresa.

• 1. Examinar, conceptuar e informar periódicamente a la Dirección General sobre todos los aspectos relacionados con los sistemas de información, de telecomunicaciones y planes de seguridad y de contingencia que funcionen en la Empresa.

• 1. Efectuar el control previo administrativo de los contratos tal como lo establece el artículo 65 de la Ley 80 de 1993.

• 1. Verificar que los Servidores Públicos encargados de aplicar el régimen disciplinario, ejerzan adecuadamente esta función.

• 1. Presentar como mínimo un informe mensual de las actividades desarrolladas.

• 1. Definir puntos básicos para elaboración de manuales de procedimientos y desarrollo de estudios de simplificación del trabajo.

• 1. Participar en el diseño e implantación de los ajustes institucionales que se requieran y en la definición de los Sistemas de Garantía y Control de Calidad de la Atención en Salud, y de Contención y Racionalización de Costos.

• 1. Informar permanentemente a la Dirección General acerca del estado del Sistema de Control Interno dentro de la Empresa, identificando explícitamente las fortalezas y debilidad detectadas y proponer acciones concretas de mejoramiento continuo.

• 1. Vigilar el sistema de recepción, trámite y atención de quejas y reclamos que formulen los usuarios y rendir los informes pertinentes, de acuerdo con las normas legales sobre la materia.

• 1. Elaborar y mantener actualizados los Manuales de Control Interno indispensables para el desarrollo de sus funciones.

• 1. Articular el trabajo que realizan las personas bajo su responsabilidad, con el fin de que éste se desarrolle dentro de una concepción clara y participativa de la gestión empresarial.