Por el cual se dictan algunas disposiciones relacionadas con los archivos del servicio postal

El Presidente de la República de Colombia,

DECRETA:

Artículo 1° El archivo de los servicios postales se compondrá:

• a) De toda clase de documentos particulares u oficiales exclusivamente relacionados con el servicio postal; y

• b) De los documentos y publicaciones particulares u oficiales de interés general para el servicio público y administrativo del país.

Artículo 2° Como documento de carácter exclusivo postal se considerarán:

• a) Las comunicaciones oficiales y particulares que se dirijan a las oficinas en las cuales se traten asuntos propios del servicio postal;

• b) Los expedientes que se inician en las oficinas relacionadas con investigaciones practicadas para conocer el curso impuesto a las correspondencias y encomiendas y todos los demás que se formen para deducir responsabilidad a los empleados postales por malversación de caudales públicos, o por cualquiera otra clase de incorrecciones en que incurran en el desempeño de sus cargos.;

• c) Los expedientes relacionados con los Congreso Postales, Convenios especiales sobre canje de encomiendas postales con el Exterior, establecimiento o supresión de determinados servicios internacionales, intercambio de despachos por las Oficinas de Cambio colombianas con el Exterior, sobre valijas diplomáticas, etc.;

• d) Los expedientes relacionados con la creación o supresión de Oficinas Postales y las referentes a la creación o supresión de determinados servicios:

• e) Los libros copiadores de correspondencia postal y telegráfica;

• f) los libros copiadores de decretos y resoluciones referentes a nombramientos, renuncias, licencia, posesiones y demás asuntos relacionados con el personal postal;

• g) Los libros copiadores de actas y de los boletines de verificación que se formulen por las oficinas a sus corresponsales:

• h) Los libros y documentos sobre estadísticas y contabilidad;

• i) Los libros de recibo de las correspondencias;

• j) Las libretas talonarias de giros postales y todas las demás correspondientes a los formularios que se confeccionen en las oficinas sobre asuntos relacionados con el servicio;

• k) Los originales de los contratos celebrados con los participantes

• l) Los originales de las actas de visita que practiquen a las oficinas los Visitadores Postales o cualquiera otra entidad oficial;

• ll) Las planillas, pasaportes, actas, boletines de verificación y demás documentos relacionados con los despachos de correspondencia y encomiendas;

• m) Todo documento de importancia para la historia del país.

Artículo 3° Al segundo grupo de archivo mencionado en el artículo 1°, pertenecen:

• a) El Diario Oficial, La Revista Postal y Telegráfica y todas las publicaciones emanadas del Congreso Nacional, Asambleas, Concejos y demás entidades oficiales,

• b) Las memorias de los Ministerios, informes de las oficinas públicas y demás publicaciones análogas;

• c) Las obras y demás publicaciones de carácter postal originarias de las Administraciones de la Unión Postal Universal.

Artículo 4° Los documentos enunciados en los dos artículos anteriores serán cuidadosamente legajados y clasificados en las oficinas, según la naturaleza de ellos, y se conservarán en armarios cerrados, estantes o archivadores especiales, con todas las precauciones necesarias para prevenir la posible destrucción o deterioro de los papeles, o su extravío del recinto de la oficina.

Artículo 5° Con carácter de archivo permanente se conservarán en las oficinas:

• a) Todas las publicaciones mencionadas en el artículo 3°; y

• b) Los documentos mencionados en los puntos b), c), d), e), f), h), k), y m) del artículo2°

Artículo 6° El archivo provisional o no permanente, se compondrá de los documentos mencionados en los puntos a), g), i), j), l) y ll) del artículo 2°

Parágrafo. Los documentos de que se trata en este artículo se conservarán, durante tres años en las respectivas oficinas; transcurrido este tiempo, podrán incinerarse. En ningún caso podrá venderse este archivo a los particulares.

Artículo 7° Los Jefes de las Oficinas Postales llevarán al día un inventario de todas las publicaciones mencionadas en el artículo 3° y anualmente formarán otro inventario de los documentos según las disposiciones del presente Decreto, se expresará en la caratula que deben llevar cada uno de los legajes que se formen, la naturaleza de su contenido y el periodo al cual pertenezca cada legajo. Los libros copiadores serán marcados en serie numérica, con sus índices rigurosamente formados, y llevarán una caratula que indique el periodo para el cual hayan servido y la serie numérica que corresponda a las comunicaciones copiadas en cada tomo.

Artículo 8° Sin autorización especial del Ministro de Correos y Telégrafos, es absolutamente prohibido retirar de las oficinas cualquier clase de documentos que pertenezcan al archivo, y solamente podrán adquirirse las consultas, dentro del recinto de las oficinas de aquellos documentos que por su naturaleza no tengan carácter reservado.

Artículo 9° Los Jefes de las Oficinas que para la formación de los archivos dejaron de cumplir las disposiciones contenidas en este Decreto, que por descuido o por cualquier otra causa voluntaria dejarse extraviar o deteriorar documentos pertenecientes a los archivos, sufrirán, a juicio del Ministerio de Correos y Telégrafos, sanciones por valor de $ 1 a $50, sin perjuicio de seguir a los responsables la acción civil a que hubiere lugar.

Artículo 10. En las actas de las visitas que se practiquen en las Oficinas Postales, se hará mención del estado de los archivos y de la manera como se haya dado cumplimiento al presente Decreto.

Artículo 11. Los útiles y demás elementos que sean necesarios para la conservación de los archivos, serán suministrados por el Gobierno de acuerdo con las necesidades propias de cada Oficina Postal.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá a 13 de enero de 1927.

MIGUEL ABADIA MENDEZ - El Ministro Correos y Telégrafos, José Jesús GARCIA