por el cual se establecen las Unidades principales y auxiliares de la Subdirección del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se señalan sus funciones y responsabilidades

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales que le confiere el ordinal 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y de las legales contempladas en el artículo 15 del Decreto 1680 de 1991,

DECRETA:

Del Area de Recursos Humanos

Artículo 1°. El Area de Recursos Humanos tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Planear, proponer, dirigir y coordinar estudios, diagnósticos y evaluaciones con el objeto de mejorar las condiciones laborales de los funcionarios. así como proyectar las normas, reglamentos tendientes a la adecuada administración del recurso humano en la entidad.

• 1. Elaborar y actualizar el Manual de Funciones y Requisitos en coordinación con la Unidad Auxiliar de Planeación.

• 1. Asesorar al Subdirector en el diseño de políticas generales en materia de gestión del talento humano, de mejoramiento de la calidad y productividad y en la adopción de políticas específicas del área de su competencia.

• 1. Diseñar y ejecutar en coordinación con la Unidad Principal de Planeación, programas especializados dirigidos a los funcionarios, orientados al mejoramiento del clima organizacional y de la imagen institucional, enriquecimiento de la cultura organizacional y cimentación de valores de servicio, de conformidad con las directrices de la Subdirección.

• 1. Diseñar, implementar y evaluar los planes y programas del área, a corto y mediano plazo y proyectar el presupuesto para su ejecución, de acuerdo con el Plan Institucional y las directrices de la Subdirección.

• 1. Enviar al Sistema Unico de Información de Personal la hoja de vida de los funcionarios que se retiren, en la que se especifique la causa del retiro, así como la hoja de vida de los aspirantes no seleccionados.

• 1. Diseñar e implementar, controlar y evaluar el Programa Institucional de Inducción y Reinducción de Personal.

• 1. Diseñar, implementar, evaluar y medir el impacto de los programas de Bienestar Social de los funcionarios y sus familias, ejecutar las políticas de promoción y asistencia social de los empleados y coordinar con otras entidades la realización de programas que eleven su calidad de vida laboral y familiar.

• 1. Coordinar y ejecutar el plan anual de capacitación para los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Desarrollar y evaluar programas de difusión, promoción y capacitación en normas sobre procedimientos de higiene, seguridad industrial y salud ocupacional, con énfasis en la parte preventiva, en coordinación con las instancias competentes y prestar el apoyo requerido al Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Implementar políticas, desarrollar sistemas técnicos de estímulos a la eficiencia para el personal, en concordancia con la legislación vigente.

• 1. Liderar y coordinar según directrices de la Subdirección, con las diferentes dependencias y en especial con la Unidad Principal de Planeación, los estudios de análisis ocupacional y la elaboración y actualización periódica del Manual de Funciones y Requisitos para el ejercicio de los diferentes empleos de la planta de personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Velar y responder por el cumplimiento de las normas que rigen la administración de personal.

• 1. Diseñar y elaborar los programas de selección de personal y llevarlos a cabo de conformidad con las normas vigentes y las políticas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades de la Unidad Principal de Personal y de la Unidad Principal de Bienestar Social y de Capacitación y efectuar la evaluación de su gestión.

• 1. Expedir los certificados de tiempo de servicio del personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Subdirector del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, acordes con la naturaleza del cargo.

Artículo 2°. Establécese la Unidad Principal de Personal, como una dependencia del Area de Recursos Humanos, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Revisar y coordinar la elaboración con sujeción a las normas legales, los proyectos de resolución para el reconocimiento y pago de las prestaciones sociales.

• 1. Tramitar los traslados, licencias, permisos, comisiones y demás situaciones administrativas en que se pueda encontrar un funcionario de la Entidad.

• 1. Coordinar la elaboración de las novedades de personal que deban ser enviadas al Departamento Administrativo de la Función Pública.

• 1. Diseñar los procesos y procedimientos de la dependencia y diseñar e implementar los mecanismos de autocontrol de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Comunicar a cada empleado las funciones asignadas a su cargo, con base en el manual específico de funciones.

• 1. Coordinar con las Empresas Promotoras de Salud (EPS), los Fondos de Pensiones, las Cajas de Compensación Familiar y demás entidades, los asuntos relacionados con los aportes, beneficios y prestaciones de personal y el desarrollo de planes de capacitación en salud, medicina laboral y del trabajo.

• 1. Elaborar el programa anual de vacaciones del personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en coordinación con las demás dependencias de la entidad.

• 1. Atender y tramitar los asuntos relativos a la administración de personal y llevar el registro y control sobre las novedades que se produzcan.

• 1. Atender y tramitar los asuntos relacionados con el cumplimiento y pago de los salarios y prestaciones sociales de los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Atender y tramitar las comisiones tanto en el interior del país como al exterior y el pago oportuno de los viáticos y pasajes correspondientes a los funcionarios de la Presidencia de la República, de conformidad con las normas y reglamentos vigentes.

• 1. Elaborar y tramitar oportunamente la nómina del personal que presta sus servicios en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Presentar los informes que le solicite el Jefe del Area de Recursos Humanos en relación con los asuntos a su cargo.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Jefe del Area de Recursos Humanos acordes con la naturaleza del cargo.

Artículo 3°. Establécese la Unidad Principal de Bienestar Social y de Capacitación, como una dependencia del Area de Recursos Humanos, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Analizar, recomendar y programar acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la dependencia y la entidad.

• 1. Reportar las novedades de personal a la Caja de Compensación Familiar a la que se encuentre afiliada la entidad, a Prosocial y promover los servicios ofrecidos por dichas entidades.

• 1. Mantener actualizados los registros personales y familiares de los funcionarios de la entidad.

• 1. Diseñar, implementar y evaluar los programas y eventos culturales, deportivos y recreativos en beneficio de mejorar el nivel de vida de los funcionarios y sus familias.

• 1. Evaluar, diagnosticar y promover programas orientados a mejorar el clima organizacional y el enriquecimiento de la cultura organizacional.

• 1. Elaborar un plan anual de capacitación de acuerdo con las necesidades de cada dependencia.

• 1. Promover, organizar y hacer seguimiento de los créditos educativos para estudios de pregrado y postgrado.

• 1. Coordinar las Brigadas de Primeros Auxilios y el Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial de la entidad.

• 1. Revisar, dirigir y evaluar las actividades de la oficina y de los funcionarios a cargo.

• 1. Elaborar y someter a consideración del Jefe del Area de Recursos Humanos, los programas de bienestar social y de capacitación para el personal del Departamento.

• 1. Velar por el cumplimiento de las políticas sobre bienestar social y capacitación.

• 1. Adelantar los procesos de inducción del personal sobre los servicios a que se tiene derecho en razón de la vinculación a la entidad.

• 1. Presentar los informes que le solicite el Jefe del Area de Recursos Humanos en relación con los asuntos a su cargo.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Jefe del Area de Recursos Humanos acordes con la naturaleza del cargo.

Del Area Administrativa y Financiera

Artículo 4°. El Area Administrativa y Financiera tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Dar apoyo administrativo y prestar los servicios necesarios para asistir al Presidente de la República, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales.

• 1. Proponer políticas, planes y programas relacionados con el manejo presupuestal y financiero y los servicios administrativos, en coordinación con las demás dependencias.

• 1. Dirigir, evaluar y controlar los procesos inherentes a la gestión financiera y a los servicios administrativos que requiera la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir, controlar y coordinar con las demás dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, los trámites de contratación que deba adelantar la Nación - Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir y controlar la ejecución del presupuesto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir y controlar las adquisiciones de bienes y servicios que requieran las distintas dependencias de la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir, planear y controlar la prestación de los servicios administrativos de la Presidencia de la República.

• 1. Velar por el cumplimiento de los reglamentos internos y el manual de procedimientos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades de la Unidad Principal de Contratos y Adquisiciones, la Unidad Principal Financiera y la Unidad Principal Operativa, y sus dependencias y efectuar la evaluación de su gestión.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Subdirector del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República acordes con la naturaleza del cargo.

Artículo 5°. Establécese la Unidad Principal de Contratos y Adquisiciones como una dependencia del Area Administrativa y Financiera, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Coordinar y tramitar con las dependencias correspondientes lo relativo a los procesos licitatorios, los concursos y en general, los mecanismos de selección de los contratistas, para la celebración de los contratos.

• 1. Controlar y verificar la elaboración legal de los contratos y de las resoluciones de reconocimiento y pago del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y adelantar los trámites de su legalización.

• 1. Verificar y coordinar el cumplimiento de los contratos en ejecución y preparar los actos administrativos por incumplimiento de las obligaciones de los contratistas.

• 1. Verificar y efectuar el trámite previo para el cobro de los riesgos asegurados en la contratación, cuando hubiere lugar a ello.

• 1. Verificar el libro de control de los contratos vigentes, liquidados o en proceso de liquidación.

• 1. Presentar al Comité de Compras, los planes de compras, de mantenimiento y suministro de bienes.

• 1. Ejecutar las decisiones, adoptadas por el Comité de Compras, según las necesidades de las dependencias de la Presidencia de la República, verificando la adecuada selección de los contratistas.

• 1. Dirigir y controlar el proceso de cotizaciones a los proveedores y verificar su respuesta oportuna.

• 1. Revisar los trámites de reconocimiento para el pago de los bienes y servicios que se adquieren o contraten.

• 1. Coordinar con el Grupo de Adquisiciones la actualización de la base de datos de proveedores del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Elaborar y mantener actualizado el registro interno de inhabilidades por razón de declaratorias de caducidad administrativa y remitir la información a la entidad que maneja el Registro Unico de Proponentes.

• 1. Atender las consultas jurídicas y emitir concepto sobre la terminación, modificación e interpretación unilaterales de los contratos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Atender las reclamaciones de los contratistas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Preparar y tramitar los actos administrativos de declaratoria de desierta de las licitaciones o concursos, cuando hubiere lugar a ello.

• 1. Presentar los informes de ley y los que solicite el Jefe del Area Administrativa y Financiera, en relación con las funciones a su cargo.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades de la Unidad Auxiliar de Contratos, de los grupos y en general del personal bajo su dependencia.

• 1. Llevar a cabo la aprobación de la Garantía Unica.

• 1. Expedir las certificaciones que soliciten los contratistas y proveedores.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Jefe del Area Administrativa y Financiera acordes con la naturaleza del cargo.

Artículo 6°. Establécese la Unidad Auxiliar de Contratos como una dependencia de la Unidad Principal de Contratos y Adquisiciones, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Preparar y tramitar las licitaciones, concursos y procedimientos de selección del contratista que deba realizar el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Estudiar y elaborar de acuerdo con los términos de las licitaciones, concursos y mecanismos de selección del contratista, los contratos y convenios que requiera celebrar el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Verificar y velar por el cumplimiento de las normas vigentes y procedimientos establecidos en los procesos de contratación.

• 1. Llevar la secretaría y archivo de las actas de los comités de licitaciones y adquisiciones.

• 1. Tramitar y perfeccionar las adiciones, prórrogas, modificaciones y aclaraciones de los contratos.

• 1. Preparar los informes de ley y presentar los informes que le solicite el Jefe del Area Administrativa y Financiera y el Coordinador de la Unidad Principal de Contratos y Adquisiciones, en relación con los asuntos a su cargo.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Coordinador de la Unidad Principal de Contratos y Adquisiciones acordes con la naturaleza del cargo.

Artículo 7°. Establécese la Unidad Principal Financiera, como una dependencia del Area Administrativa y Financiera, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Coordinar y controlar la ejecución del Presupuesto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y presentar los informes sobre el ejercicio presupuestal.

• 1. Gestionar los recursos presupuestales destinados para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas.

• 1. Orientar y evaluar los registros contables de la Presidencia de la República, dirigir, supervisar y controlar su funcionamiento y coordinar los servicios que deban prestarse.

• 1. Estudiar, evaluar y conceptuar en materia financiera las licitaciones que requiera celebrar el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• 1. Gestionar ante el Ministerio de Hacienda los trámites relacionados con las modificaciones a las apropiaciones presupuestales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus entidades adscritas.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades de la Unidad Auxiliar de Presupuesto, la Unidad Auxiliar de Tesorería, la Unidad Auxiliar de Contabilidad, la Unidad Auxiliar de Sistemas, la Unidad Auxiliar de Planeación y de los grupos de trabajo bajo su dependencia.

• 1. Presentar los informes que le solicite el Jefe del Area Administrativa y Financiera en relación con los asuntos a su cargo.

• 1. Las demás que sean asignadas por el Jefe del Area Administrativa y Financiera acordes con la naturaleza del cargo.

Artículo 8°. Establécese la Unidad Auxiliar de Presupuesto, como una dependencia de la Unidad Principal Financiera, la cual tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• 1. Preparar con destino a la Unidad Auxiliar de Planeación, la información para la elaboración de los proyectos de presupuesto.