Por el cual se aprueba el Acuerdo número 015 de 1987 que establece la estructura orgánica de la Zona Franca Industrial y Comercial de Buenaventura y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el artículo 26 del Decreto extraordinario 1050 de 1968,

DECRETA:

ARTICULO 1° Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 015 del 7 de octubre de 1987, emanado de la Junta Directiva de la Zona Franca Industrial y Comercial de Buenaventura, cuyo texto es el siguiente:

ACUERDO NUMERO 015 DE 1987

"por el cual se establece la estructura orgánica de la Zona Franca Industrial y Comercial de Buenaventura y se determinan las funciones de sus dependencias".

La Junta Directiva de la Zona Franca Industrial y Comercial de Buenaventura, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

Capítulo I

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

Artículo 1°Para el cumplimiento de sus objetivos la Zona Franca Industrial y Comercial de Buenaventura, tendrá la siguiente Estructura Interna:

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. GERENCIA

2.1 Oficina de Planeación

SUBGERENCIA GENERAL

3.1 División Industrial

3.2 División Comercial

3.2.1 Sección de Operaciones

3.3 División Técnica

3.4 División Financiera

3.4.1 Sección de Contabilidad y Presupuesto

3.4.2 Sección de Tesorería

3.5 División Administrativa

3.5.1 Sección de Personal

3.5.2 Sección de Almacén

• 1. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

4.1 Comité de Gerencia

4.2 Junta de Licitaciones y Adquisiciones

4.3 Comisión de Personal

Capitulo II

DE LAS FUNCIONES

Artículo 2°JUNTA DIRECTIVA Y GERENCIA. La Junta Directiva y el Gerente cumplirán las funciones asignadas en la Ley 109 de 1985, en los Estatutos de la Entidad y en las demás disposiciones legales que los adicionan, modifiquen o sustituyan.

Artículo 3°OFICINA , DE PLANEACION. Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Asesorar a la Gerencia en la formulación y evaluación de los planes, programas y proyectos que deba realizar la Zona Franca;

• b) Realizar investigaciones tendientes a determinar la situación económica y social del área de influencia y del país en general;

• c) Elaborar en coordinación con la Subgerencia General los planes y programas que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la Entidad;

• d) Evaluar en coordinación con la División Técnica el desarrollo de los programas y proyectos que adelante la Zona;

• e) Programar y coordinar con ]a Subgerencia General, la elaboración del proyecto anual de presupuesto y someterlo a consideración de la Gerencia;

• f) Elaborar en coordinación con las demás dependencias los estudios sobre organización, métodos y procedimientos, presentarlos a la Gerencia y una vez aprobados coordinar su implantación;

• g) Organizar y llevar las estadísticas de la Zona Franca y presentar los informes que le sean solicitados;

• h) Organizar y desarrollar las actividades necesarias para el procesamiento de la información técnica y administrativa de la Zona;

• i) Colaborar con la Sección de Personal en la elaboración de los manuales descriptivos de funciones y de requisitos a nivel de cargo;

• j) Elaborar los estudios de factibilidad técnico económica de los proyectos que pretenda desarrollar la Zona;

• k) Elaborar para la consideración de la Gerencia, propuestas sobre modificación de las tarifas que cobre la Zona por la prestación de los servicios;

• l) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4°SUBGERENCIA GENERAL. Son funciones de la Subgerencia General las siguientes:

• a) Dirigir, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades administrativas, financieras y técnicas de la Zona Franca, de acuerdo con las políticas y programas establecidos por la Junta Directiva y la Gerencia;

• b) Asistir a la Gerencia en la formulación de políticas, programas y proyectos que se consideren convenientes para el cumplimiento del objetivo de la Zona Franca;

• c) Coordinar con la Oficina de Planeación la elaboración de programas y proyectos que se requieran para el normal funcionamiento de la Zona Franca;

• d) Actuar como Secretario de la Junta Directiva y refrendar los actos expedidos por la misma;

• e) Refrendar los actos administrativos que expida el Gerente;

• f) Revisar los documentos que deban someterse a la aprobación del Gerente;

• g) Llevar la representación del Gerente cuando éste lo determine en los actos o asuntos de carácter técnico o administrativo y asistirlo en los asuntos que le sean asignados;

• h) Controlar el cumplimiento de las normas, reglamentos y procedimientos adoptados por la Entidad para el desarrollo de sus actividades;

• i) Presentar los informes que le sean solicitados;

• j) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5°DIVISION INDUSTRIAL. Son funciones de la División Industrial:

• a) Coordinar las actividades que se realicen en el área industrial de la Zona, de acuerdo con las normas legales o reglamentos establecidos;

• b) Ejecutar el plan anual de promoción de la Zona Franca en coordinación con la Oficina de Planeación;

• c) Diseñar e implantar programas encaminados a promover y facilitar la vinculación de empresas industriales a la Zona Franca;

• d) Participar en las actividades de promoción industrial programadas por el Gobierno Nacional;

• e) Preparar y divulgar conforme a las directrices del Gobierno Nacional, programas de promoción de la Zona Franca a nivel nacional e internacional;

• f) Presentar propuestas de incentivos para propiciar la permanencia o establecimiento de las empresas industriales en la Zona Franca;

• g) Asesorar a las empresas industriales inscritas en la Zona Franca en la identificación de mercados para la colocación de sus productos;

• h) Llevar y mantener actualizado el registro de las empresas nacionales y extranjeras e instituciones con las cuales la Zona Franca tenga relaciones de naturaleza promocional y de operación;

• i) Elaborar en coordinación con la Subgerencia el proyecto de la reglamentación sobre el control de tránsito del personal vinculado a las empresas industriales que operan en la Zona;

• j) Velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de funcionamiento de la Zona Franca;

• k) Realizar en coordinación con la División Técnica el recibo y entrega de bodegas industriales a los usuarios de la Zona Franca;

• l) Autorizar la entrega y salida de mercancías, maquinaria y equipos del área industrial de la Zona, previo el cumplimiento de los requisitos legales;

• ll) Autorizar la transacción comercial entre empresas establecidas en la Zona Franca, previo visto bueno de la gerencia;

• m) Llevar y mantener registros actualizados de los bienes de origen nacional y extranjero de las empresas industriales y efectuar inventarios selectivos;

• n) Llevar las estadísticas relacionadas con la dependencia y presentarlas a la Oficina de Planeación para su correspondiente consolidación;

ñ) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación los estudios sobre modificación de tarifas del área industrial;

• o) Prestar asesoría a los usuarios de la Zona en todo lo relacionado con los trámites aduaneros y de comercio exterior;

• p) Presentar los informes que le sean solicitados;

• q) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°DIVISION COMERCIAL. Son funciones de la División Comercial:

• a) Autorizar la entrada o salida de mercancías al área comercial de la Zona previo el cumplimiento de los requisitos y normas establecidos para el efecto;

• b) Coordinar las actividades que se realicen en el área comercial de la Zona de acuerdo a las normas legales o reglamentos establecidos;

• c) Estudiar y proponer sistemas y procedimientos para el mejor funcionamiento de las actividades comerciales de la entidad;

• d) Prestar asesoría a los usuarios de la Zona en todo lo relacionado con los trámites aduaneros y de comercio exterior;

• e) Presentar informes sobre las variaciones de las operaciones comerciales ocurridas en la Zona Franca y los demás que le sean solicitadas;

• f) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación estudios sobre la modificación de tarifas del área comercial;

• g) Dirigir, coordinar y controlar las labores que desarrolle la Sección de Operaciones;

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°SECCION DE OPERACIONES. Son funciones de la Sección de Operaciones:

• a) Coordinar y controlar las operaciones de almacenamiento, distribución y conservación de las bodegas y patios de la Zona Franca;

• b) Controlar y supervisar el cumplimiento de las normas establecidas para el recibo y entrega de las mercancías, maquinaria y equipos consignados en la Zona Franca;

• c) Efectuar la revisión de las mercancías enviadas diariamente por el Terminal Marítimo a la Zona Franca;

• d) Coordinar en los muelles del Terminal Marítimo la salida de mercancías con destino a la Zona

Franca;

• e) Coordinar el recibo de las mercancías, para establecer su ubicación, de acuerdo a la codificación establecida en la Zona Franca;

• f) Controlar que los costos de bodegaje, causados por la mercancía, maquinaria, y equipo recibidos por la Zona Franca sean liquidados de acuerdo con las tarifas establecidas;

• g) Presentar los informes que le sean solicitados;

• h) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8°DIVISION TECNICA. Son funciones de la División Técnica:

• a) Determinar los criterios básicos y las normas de diseño para las obras que deba realizar la Zona Franca;

• b) Realizar directamente o por contrato los trabajos de diseño, ingeniería y construcción de las obras que requiera la entidad;

• c) Analizar las propuestas técnicas de estudios y diseños presentados por los contratistas para la ejecución de las obras que deba adelantar la Zona:

• d) Preparar en coordinación con la Oficina de Planeación, la programación para la ejecución de las obras de acuerdo con los planes de construcción y disponibilidad presupuestal;

• e) Estudiar las especificaciones de las obras y formular las bases técnicas para los concursos, licitaciones y contratos;

• f) Preparar la liquidación de los contratos de las obras a su cargo y llevar el registro actualizado de sus costos;

• g) Controlar la ejecución de los trabajos y actividades de los contratistas por medio de interventores;

• h) Organizar y mantener actualizado el registro de contratistas;

• i) Velar por el mantenimiento de las distintas instalaciones de la Zona Franca;

• j) presentar los informes que le sean solicitados;

• k) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9°DIVISION FINANCIERA. Son funciones de la División Financiera:

• a) Dirigir, coordinar y controlar las operaciones financieras y contables de la Zona Franca;

• b) Estudiar y analizar los informes y estados financieros y someterlos a consideración de la Subgerencia General;

• c) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación, el proyecto de presupuesto anual de la entidad y velar por su correcta ejecución;

• d) Preparar los proyectos de acuerdos mensuales de ordenación del gasto, de obligaciones así como los traslados y modificaciones al presupuesto;

• e) Dirigir, coordinar y controlar el movimiento y custodia de los fondos y valores de la Zona Franca;

• f) Expedir los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal;

• g) Presentar los informes que le sean solicitados;

• h) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10. SECCION DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. Son funciones de la Sección de Contabilidad y Presupuesto:

• a) Llevar la contabilidad de la Zona Franca de acuerdo a las normas legales establecidas;

• b) Elaborar los balances consolidados y los estados financieros de la Zona Franca, efectuar el análisis, y presentar informes de los mismos;

• c) Efectuar el control contable sobre los inventarios

y activos fijos de la Entidad;

• d) Controlar la ejecución financiera del presupuesto;

• e) Llevar el control de la cartera de la Zona, elaborar e implantar los sistemas y procedimientos que se estimen convenientes a fin de agilizar el cobro respectivo;

• f) Llevar el registro actualizado de las cuentas de los usuarios de la Zona Franca;

• g) Presentar los informes que le sean solicitados sobre las actividades desarrolladas;

• h) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11. SECCION DE TESORERIA. Son funciones de la Sección de Tesorería:

• a) Recaudar y custodiar los fondos y valores de la Zona;

• b) Realizar los giros bancarios, traslados de fondos, avances y pagos de acuerdo con los procedimientos y disposiciones sobre el particular;

• c) Efectuar las conciliaciones bancarias;

• d) Elaborar y presentar a la Contraloría General de la República los informes financieros de acuerdo con las disposiciones legales vigentes;

• e) Realizar los arqueos de Caja;

• f) Presentar los informes que le sean solicitados;

• g) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 12. DIVISION ADMINISTRATIVA. Son funciones de la División Administrativa:

• a) Coordinar y supervisar la adquisición, almacenamiento, custodia y distribución de elementos y equipos necesarios para el normal funcionamiento de la Zona Franca;

• b) Prestar los servicios de archivo y correspondencia;

• c) Organizar y atender la prestación de los servicios de aseo, vigilancia, transporte, publicaciones, cafetería, recepción y demás que sean necesarios para el normal funcionamiento de la entidad;

• d) Elaborar el programa anual de compras, mantener actualizado el registro de proveedores, y el catálogo de suministros;

• e) Coordinar y supervisar el manejo de inventarios y los registros de ingreso y egreso de elementos para la mejor organización y utilización de los recursos de la Zona Franca;

• f) Dirigir las actividades de administración de personal;

• g) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 13. SECCION DE PERSONAL. Son funciones de la Sección de Personal:

• a) Atender las actividades relacionadas con la Administración de Personal de la Zona Franca;

• b) Adelantar las actividades de reclutamiento, selección, capacitación, adiestramiento y bienestar social de acuerdo con las políticas establecidas por la entidad;

• c) Atender lo referente con la liquidación y trámite de la nómina y las prestaciones sociales a que tengan derecho los empleados públicos y los trabajadores oficiales de la Zona Franca;

• d) Organizar y atender las actividades de registro y control de personal e informar al Departamento Administrativo del Servicio Civil sobre las novedades que se produzcan;

• e) Elaborar proyectos de providencias sobre las diferentes situaciones administrativas del personal y tramitar las modificaciones de planta;

• f) Velar por la aplicación del sistema de calificación de servicios y del régimen disciplinario;

• g) Realizar los estudios referentes a la clasificación e los empleos y elaborar los manuales descriptivos de funciones a nivel de cargo en coordinación con la Oficina de Planeación;

• h) Coordinar con los correspondientes organismos el desarrollo de las actividades de capacitación y bienestar social, para los funcionarios y sus familias;

• i) Presentar los informes que le sean solicitados;

• j) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 14. SECCION DE ALMACEN. Son funciones de la Sección de Almacén:

• a) Adelantar las actividades relacionadas con la recepción, clasificación, almacenamiento, mantenimiento y control de equipos, materiales y demás elementos que requiera la Zona;

• b) Llevar el registro de entrada y salida de elementos y equipos y mantener actualizados los inventarios;

• c) Efectuar el inventario físico de elementos devolutivos en servicio o en préstamo y demás bienes de uso de la Entidad;

• d) Suministrar oportunamente los pedidos de elementos o equipos que se le soliciten, previo cumplimiento de los requisitos establecidos;

• e) Determinar los niveles mínimos de existencias y proveerlos oportunamente;

• f) Tramitar la autorización fiscal para dar de baja en forma definitiva los elementos obsoletos o inservibles;

• g) Presentar los informes que le sean solicitados;

• h) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

Artículo 15. COMITE DE GERENCIA. El Comité de Gerencia estará integrado por:

• a) El Gerente, quien lo presidirá;