por el cual se aprueba el Acuerdo número 019 del 24 de marzo de 1993, que establece la estructura interna del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior -Mariano Ospina Pérez- Icetex, y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 26 del Decreto Extraordinario 1050 de 1968 y en desarrollo del Decreto 2129 de 1992.

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 019 del 24 de marzo de 1993, emanado de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, -Mariano Ospina Pérez- Icetex, cuyo texto es el siguiente:

“ACUERDO NUMERO 019 DE 1993

(marzo 24)

por el cual se establece la estructura interna del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior -Mariano Ospina Pérez- Icetex, y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, en ejercicio de las facultades previstas en el Decreto-ley 3155 de 1968 y Decreto-ley 2129 de 1992,

ACUERDA:

CAPITULO I

Artículo 1° La estructura interna del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, será la siguiente:

NIVEL CENTRAL

• 1. Junta Directiva

• 2. Dirección General

• 2.1. Oficina de Planeación

• 2.2. Oficina Jurídica

• 2.3. Oficina de Control Interno

• 2.4. Oficina de Relaciones Internacionales y Comunicaciones

• 3. Subdirección Técnica

• 3.1. Oficina de Divulgación

• 3.2. División de Programas Internacionales

• 3.3. División de Crédito

• 3.4. División de Programas en Administración

• 4. Subdirección Financiera

4.1 División de Gestión Económica

• 4.2. División de Operación Financiera

• 5. Secretaría General

• 5.1. División de Recursos Humanos

• 5.2. División de Sistematización e Informática

• 5.3. División de Servicios Administrativos

• 6. Organos de Asesoría y Coordinación

• 6.1. Comité de Dirección

• 6.2. Comisión Nacional de Becas

6.3 Junta de Licitaciones y Adquisiciones

6.4 Comisión de Personal

• 6.5. Comités de Coordinación

NIVEL REGIONAL

• 7. Regional Bogotá

• 7.1. Dirección Regional

• 7.2. División de Crédito

• 7.3. División de Servicios al Exterior

• 7.4. División de Programas en Administración

• 7.5. División Financiera

• 7.6. Centro de Servicios del Norte

• 8. Regionales Antioquia, Atlántico, Santander y Valle

8.1 Dirección Regional

• 8.2. División de Crédito y Programas Internacionales

• 8.3. División de Programas en Administración

• 8.4. División Administrativa y Financiera

• 9. Regionales Bolívar, Boyacá, Caldas, Cauca, Cesar, Huila, Meta, Nariño, Norte de Santander, Quindío, Risaralda, Tolima.

• 9.1. Dirección Regional

• 1. Oficinas Seccionales

• 10.1. Dirección Seccional

CAPITULO II

Funciones de las Dependencias del Nivel Central, Junta Directiva y Dirección General.

Artículo 2° Corresponde a la Junta Directiva y a la Dirección General, el cumplimiento de las funciones contempladas en los Decreto Ley 3155 de 1968, en la ley 30 de 1992 y en el Decreto Ley 2129 de 1992, en los estatutos del Instituto y demás normas legales y reglamentarias vigentes.

Oficina de Planeación.

Artículo 3° La Oficina de Planeación es la unidad encargada de asesorar la Dirección General, en el diseño de políticas, planes y programas de carácter general para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• 1. Orientar y coordinar con las Subdirecciones, las Regionales y demás dependencias, los procesos de investigación socioeconómica, diagnostico externo e interno, prospección, fijación de objetivos, políticas y directrices, programación de acciones, asignación de recursos y evaluación de planes.

• 1. Definir los procesos de planeación estratégica para orientar de manera permanente las acciones que sean necesarias para el cumplimiento de la misión institucional; elaborar y coordinar con las Subdirecciones, el Plan de Desarrollo a mediano y largo plazo y los planea anuales de gestión.

• 1. Diseñar, desarrollar, implantar y mantener el sistema de estadísticas del Instituto y la colaboración de indicadores del desempeño, en coordinación con la Oficina de Control Interno, para la evaluación de los resultados de la gestión del Instituto.

• 1. Elaborar, de acuerdo con las normas vigentes y en coordinación con las subdirecciones, Secretaría General y Regionales, el anteproyecto de presupuesto anual del Instituto y coordinar los trámites necesarios para su aprobación o modificación.

• 1. Presentar al Departamento Nacional de Planeación los de inversión del Instituto para ser incorporados en el Banco de Proyectos.

• 1. Diseñar y proponer mecanismos e instrumentos que faciliten el desarrollo de un proceso de planeación participativa y permanente.

• 1. Coordinar con las demás dependencias las acciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

• 1. Las demás que lo sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina Jurídica.

Artículo 4° La Oficina Jurídica es la unidad encargada de asesorar a la Dirección General en el trámite y solución de todos los asuntos de carácter jurídico que se presenten en la gestión del Instituto, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• 1. Estudiar y conceptuar sobre los asuntos que en materia de su competencia, sometan a su consideración las dependencias de la entidad.

• 1. Elaborar o revisar y emitir concepto, en coordinación con las dependencias del nivel central, sobre los proyectos de normas internas, contratos, convenios nacionales e internacionales, y demás actos administrativos que deban suscribir la Junta Directiva o el Director General y velar por la legalización y difusión de los mismos.

• 1. Mantener actualizada y sistematizada la compilación de normas legales y actos administrativos, tanto internos como externos relacionados con las funciones y objetivos del Instituto.

• 1. Efectuar el seguimiento jurídico de los actos administrativos de la entidad que se tramiten ante otras entidades estatales.

• 1. Coordinar y asesorar la acción jurídica de las Regionales.

• 1. Velar por la legalización y titulación de los bienes inmuebles del Icetex.

• 1. Mantener la custodia de los contratos, convenios nacionales e internacionales, títulos de propiedad de los bienes inmuebles, los originales de los actos administrativos internos, y demás documentos legales relacionados con la gestión del Instituto.

• 1. Asistir al Instituto en las acciones judiciales y extrajudiciales que se promuevan en pro o en contra del mismo y representarlo en los casos que le sean asignados.

• 1. Suministrar a las autoridades competentes la información y documentación necesaria para la defensa de los intereses del Instituto e informar a la Dirección General sobre el curso de dichos juicios.

• 1. Asesorar a las dependencias del Instituto, sobre los términos de referencia de tipo general para la celebración de contratos y convenios, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias vigentes.

• 1. Asesorar a la Subdirección Financiera en las acciones para el cobro judicial y extrajudicial de los deudores morosos del Instituto.

• 1. Proponer estrategias que faciliten el desarrollo de una cultura de servicio y propendan por la calidad del mismo.

• 1. Coordinar con las demás dependencias las acciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Control Interno.

Artículo 5° La Oficina de Control Interno es la unidad encargada de asesorar a la Dirección General en el control de calidad de la gestión institucional y en la evaluación y comprobación de la aplicación del sistema de control interno, que garanticen en el Instituto el cumplimiento de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• 1. Diseñar y proponer a la Dirección General, el sistema de control interno, métodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades del Instituto se realicen de conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

• 1. Diseñar, proponer y asesorar a las diferentes dependencias del Instituto, en la implantación de modelos e instrumentos para la evaluación de la gestión, y control de calidad del servicio.

• 1. Asesorar a la Dirección General en la evaluación del cumplimiento delas políticas, planes, programas y proyectos que se establezcan para el desarrollo de los objetivos del instituto.

• 1. Asesorar a la Dirección General y a las diferentes dependencias del Instituto en el diseño y aplicación de métodos y procedimientos de Control Interno para la vigilancia de la correcta utilización y aplicación de los recursos de la entidad.

• 1. Evaluar y comprobar permanentemente el funcionamiento del sistema de control interno.

• 1. Diseñar, proponer y asesorar a las diferentes dependencias del Instituto, en la implantación de modelos e instrumentos para la evaluación de la gestión, y control de calidad del servicio.

• 1. Rendir informes de evaluación y control de la gestión, con el fin de establecer las deficiencias y recomendar las medidas correctivas correspondientes.

• 1. Propender por la consolidación en la entidad, de una cultura de la calidad total, que se refiera a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios internos y externos del Instituto.

• 1. Coordinar con las demás dependencias las acciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Relaciones Internacionales y Comunicaciones.

Artículo 6° La Oficina de Relaciones Internacionales y Comunicaciones es la unidad encargada de asesorar a la Dirección General en el diseño y coordinación de las políticas y planes en materia de relaciones con los organismos nacionales e internacionales, que faciliten y apoyen la realización de los objetivos del instituto; de promoción e imagen corporativa; y de las comunicaciones internas que promuevan un nivel óptimo del clima organizacional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• 1. Asistir a la Dirección General en las relaciones con misiones diplomáticas y organismos internacionales que permitan gestionar oportunidades de formación y capacitación en el exterior.

• 1. Organizar y coordinar la asistencia técnica internacional que le soliciten o requiera el Instituto.

• 1. Asesorar a la Dirección General en el diseño de políticas, estrategias y programas para la promoción de la imagen del Instituto con el medio externo, tanto a nivel nacional como internacional.

• 1. Asistir a la Dirección en el manejo de los medios de comunicación y preparar el material que se requiera en estos casos.

• 1. Diseñar y editar boletines y demás instrumento con fines informativos y de comunicación interna, que promuevan el mejoramiento continuo del clima organizacional del Instituto.

• 1. Propiciar y coordinar la presencia del Icetex en eventos de carácter nacional o internacional, relacionados con los objetivos del Instituto.

• 1. Regular el diseño y edición de boletines, publicaciones y demás instrumentos con fines de promoción, divulgación e información institucional.

• 1. Coordinar con las demás dependencias las acciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignan y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Subdirección Técnica.

Artículo 7°. La Subdirección Técnica es la unidad encargada de dirigir y coordinar el diseño y desarrollo de planes, programas y proyectos de los servicios que ofrece el Instituto, en concordancia con las políticas generales y directrices formuladas por la Junta Directiva y la Dirección General, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• 1. Dirigir y coordinar el diseño y desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos que permitan el cumplimiento de los objetivos del Icetex.

• 1. Dirigir y coordinar el seguimiento, control y evaluación de las políticas, planes, programas de servicios y convenios internacionales.

• 1. Dirigir y coordinar el diseño de estrategias relacionadas con la divulgación de los servicios y con el desarrollo de mecanismos de orientación y consejería para estudios en el exterior.

• 1. Proponer y asesorar a la Dirección General, políticas, planes y acciones que permitan establecer convenios y acuerdos de cooperación internacional, en materia de educación y coordinar la elaboración de los términos de referencia para la negociación de la cooperación técnica internacional de acuerdo con las disposiciones vigentes.

• 1. Proponer a la Dirección General los mecanismos que permitan concretarlas oportunidades educativas de la cooperación técnica internacional y coordinar las acciones que conduzcan a su ejecución.

• 1. Dirigir y coordinar el diseño, programación y ejecución de los programas de crédito educativo, de acuerdo con las políticas, planes y reglamentaciones aprobadas.

• 1. Dirigir y coordinar con la Subdirección Financiera el diseño, programación y ejecución de los programas financiamiento a instituciones de educación superior.

• 1. Dirigir y coordinar la concertación y negociación de convenios, acuerdos, programas y proyectos con organismos públicos o privados, destinados a la financiación de la formación de recursos humanos tanto en el país como en el exterior.

• 1. Coordinar y supervisar la administración del Colegio Mayor Colombiano "Miguel Antonio Caro", con sede en Madrid, España.

• 1. Proponer a la Dirección General los reglamentos que se deben seguir para la prestación de los servicios.

• 1. Coordinar con la Subdirección Financiera y la Oficina de Planeación, la elaboración del anteproyecto de presupuesto anual de los Programas de inversión en servicios y la incorporación de nuevos programas al Banco de Proyectos del Departamento Nacional de Planeación.

• 1. Proponer a la Dirección General la asignación de recursos a nivel Regional, para cada uno de los programas de servicios.

• 1. Promover estrategias que faciliten el desarrollo de una cultura de servicio y propendan por la calidad del mismo.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Divulgación.

Artículo 8°. Serán funciones de la Oficina de Divulgación las siguientes:

• 1. Diseñar, proponer y ejecutar estrategias y proyectos para la divulgación de los servicios del Instituto.

• 1. Asistir a la Subdirección Técnica y a las Oficinas Relacionales en el manejo de los medios y recursos de divulgación de los servicios.

• 1. Diseñar, implantar y mantener sistemas y mecanismos de información a los usuarios y al público en general, sobre los servicios del Icetex en coordinación con las dependencias del nivel central y Regional.

• 1. Diseñar, implantar, manejar y mantener actualizado el sistema de divulgación e información dirigida y especializada de los servicios internacionales, hacia los usuarios.

• 1. Diseñar y producir boletines, publicaciones y demás instrumentos de divulgación de los servicios, en coordinación con las otras dependencias del Instituto.

• 1. Asesorar y coordinar a las Regiones en la producción y distribución de instrumentos de divulgación de los servicios.

• 1. Coordinar con las Divisiones de la Subdirección Técnica el suministro de la información requerida para la divulgación de los servicios.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Programas Internacionales.

Artículo 9°. Serán funciones de la División de Programas Internacionales las siguientes:

• 1. Diseñar, proponer y revisar periódicamente los términos de referencia para la formulación de políticas en materia de educación internacional, para la negociación de convenios, programas de becas de cooperación internacional y de intercambio educativo.

• 1. Efectuar el seguimiento y evaluación de los convenios y programas internacionales que administra el Icetex y controlar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por las partes.