por el cual se aprueba un Acuerdo de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades legales, en especial de las que le confiere el artículo 19 del Decreto 2342 de 1971,

DECRETA:

ARTICULO 1º Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 009 de 1987, por el cual se modifica la Estructura Orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y se fijan las funciones de sus dependencias.

"ACUERDO NUMERO 009 DE 1987

(febrero 25)

por el cual se modifica la Estructura Orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y se fijan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, en uso de sus facultades legales y estatutarias y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

Acuerda:

CAPITULO I

DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

Artículo 1° La Estructura Orgánica de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. DIRECCION GENERAL

• 2.1. Oficina Jurídica

• 2.2. Oficina de Planeación

• 2.3. Oficina de Auditoría Interna

• 1. SUBDIRECCION DE PRESTACIONES SOCIALES

• 3.1. Sección de Expedientes

• 3.2. Sección de Reconocimiento de Prestaciones Sociales

• 3.3. Sección Créditos, Embargos y Libranzas

• 3.4. Sección de Liquidación y Control de Nómina

• 1. SUBDIRECCION DE OPERACIONES

• 4.1. Sección de Contratación de Servicios y cobranzas

• 4.2. Sección de Residencias

• 4.3. Sección de Oficinas y Locales Comerciales

• 4.4. Sección Parqueadero

• 1. SUBDIRECCION FINANCIERA

• 5.1. Sección de Presupuesto

• 5.2. Sección de Contabilidad

• 5.3. Sección de Tesorería

• 5.4. Sección de Inversiones

• 5.5. Sección de Acreedores Varios

• 1. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

• 6.1. Sección de Información, Correspondencia y Archivo

• 6.2. Sección de Personal

• 6.3. Sección de Adquisiciones, Almacenes y suministros

• 6.4. Sección de Sistemas

• 6.5. Sección de Mantenimiento

• 6.6. Sección de Seguridad y Servicios Generales

• 1. JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

• 1. COMISION DE PERSONAL

CAPITULO II

DE LAS FUNCIONES

Artículo 2°La Junta Directiva y el Director General cumplirán las funciones establecidas para ellos en los Estatutos de la Caja y demás disposiciones legales vigentes.

OFICINA JURIDICA

Artículo 3°Son funciones de la Oficina Jurídica, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General y demás dependencias en todo lo relacionado con las actividades jurídicas de la Caja.

• 1. Rendir los informes y conceptos jurídicos que requiera la Dirección General.

• 1. Representar a la Caja a través de sus abogados y por mandato del Director General, en los asuntos judiciales y extrajudiciales.

• 1. Elaborar o revisar los contratos de prestación de servicios y de obras públicas que deba suscribir la Caja.

• 1. Proponer a la Dirección General las políticas necesarias para desarrollar las obligaciones de orden legal a cargo del Instituto.

• 1. Mantener actualizadas las normas legales de interés para la entidad y velar por su difusión.

• 1. Revisar los proyectos de Acuerdo, Resolución y minutas de contrato que deban ser sometidos a la consideración de la Junta Directiva y de la Dirección General.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE PLANEACION

Artículo 4° Son funciones de la Oficina de Planeación las siguientes:

• 1. Elaborar los estudios que la entidad requiera como base para la formulación de sus planes y programas o para la introducción de cambios en los mismos, conforme a criterios y objetivos que reciba de la Dirección General.

• 1. Preparar los planes y programas relacionados con las actividades y funciones de la entidad, con sus procedimientos internos y con la utilización de sus recursos en el mediano y largo plazos, de acuerdo con prioridades fijadas por la Dirección.

• 1. Asesorar a la Dirección General y demás dependencias de la Caja en todo lo relacionado con la ejecución de los planes y programas en curso y el control de los mismos.

• 1. Evaluar los planes y programas en ejecución y proponer los ajustes pertinentes para el logro de los objetivos trazados.

• 1. Recolectar, organizar y actualizar toda la Información estadística relativa a las actividades y funciones de la Caja y de otras entidades o sectores cuya evolución revista importancia para la gestión institucional.

• 1. Elaborar en coordinación con la Subdirección Financiera el proyecto de presupuesto anual de la entidad.

• 1. Efectuar los estudios referentes a la organización interna, manuales de funciones y procedimiento, así como de planta de personal.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

Artículo 5°Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna, las siguientes:

• 1. Vigilar el desarrollo de todas las actividades administrativas y técnicas necesarias para el adecuado funcionamiento de las distintas dependencias de la Caja.

• 1. Evaluar el control interno de la Caja, incluyendo las áreas de sistemas y los procedimientos de seguridad de información.

• 1. Evaluar los procedimientos operativos y administrativos y recomendar mejoras a los mismos.

• 1. Examinar los informes contables y financieros y pronunciarse sobre su exactitud y confiabilidad.

5- Evaluar programas específico y desarrollar los sistemas de Auditoría especiales que disponga la Dirección.

• 1. Proponer y, una vez aprobados, desarrollar planes y métodos coordinados para salvaguardar los activos de la Caja, promover la eficiencia operativa y controlar el fiel cumplimiento de las políticas del Instituto.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCION DE PRESTACIONES SOCIALES

Artículo 6° Son funciones de la Subdirección de Prestaciones Sociales las siguientes:

• 1. Velar por el reconocimiento y pago oportuno de la asignación de retiro a los beneficiarios de la Caja.

• 1. Coordinar las actividades relacionadas con el trámite y estudio de las solicitudes de asignación de retiro, sustitución pensional y subsidio familiar y preparar las providencias para la decisión de la Dirección.

• 1. Dirigir y controlar el cumplimiento de las funciones de las dependencias a su cargo.

• 1. Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de sus actividades.

• 1. Dirigir y controlar la elaboración de carnés de sanidad para los afiliados y familiares con derecho a servicio médico.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE EXPEDIENTES

Artículo 7° Son funciones de la Sección de Expedientes las siguientes:

• 1. Mantener actualizados los expedientes del personal militar retirado, beneficiario de la entidad y responder por la integridad de los mismos.

• 1. Registrar la información de los beneficiarios sobre subsidio familiar y tramitar las solicitudes correspondientes.

• 1. Elaborar los informes para actualización de las novedades que se presenten sobre subsidio familiar.

• 1. Controlar el ingreso, registro, manejo y tramitación de expedientes dentro de la Caja o su remisión a otras entidades.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

Artículo 8° Son funciones de la Sección de Reconocimiento de Prestaciones Sociales las siguientes:

• 1. Preparar proyectos de resolución sobre reconocimientos de asignación de retiro y subsidio familiar, conforme a las disposiciones legales sobre la materia.

• 1. Preparar proyectos de resolución de reconocimiento de prestaciones sociales para los beneficiarios por muerte de los titulares de Asignación de Retiro.

• 1. Revisar de oficio los expedientes del personal en disfrute de asignación de retiro o de sus beneficiarios y preparar las correspondientes resoluciones a que haya lugar.

• 1. Notificar las providencias sobre prestaciones sociales de acuerdo con las normas legales vigentes.

• 1. Preparar los proyectos de respuesta a los cursos que se interpongan.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE CREDITOS, EMBARGOS Y LIBRANZAS

Artículo 9° Son funciones de la Sección de Créditos, Embargos y Libranzas las siguientes:

• 1. Organizar y mantener actualizados los kárdex de créditos, embargos y libranzas del personal beneficiario de la Caja.

• 1. Tramitar lo relacionado con los embargos judiciales de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Recibir, estudiar y tramitar las solicitudes de crédito tanto del personal beneficiario como de los empleados de la Caja.

• 1. Elaborar las relaciones de descuentos por los diferentes créditos, embargos y libranzas a Cargo de beneficiarios y empleados.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE LIQUIDACION Y CONTROL DE NOMINA

Artículo 10. Son funciones de la Sección de Liquidación y Control de Nómina las siguientes:

• 1. Dirigir y desarrollar el proceso de liquidación de las asignaciones de retiro.

• 1. Registrar, liquidar y controlar las novedades mensuales que afecten la nómina de beneficiarios.

• 1. Coordinar con las Unidades de Sistemas de la Caja y del Ministerio de Defensa Nacional, lo relacionado con el movimiento mensual de nómina.

• 1. Efectuar los descuentos de créditos, embargos y libranzas a cargo de los beneficiarios.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan dan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCION DE OPERACIONES

Artículo 11. Son funciones de la Subdirección de Operaciones las siguientes:

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la administración de los bienes de la Caja de conformidad con las disposiciones legales vigentes, y las políticas que sobre la materia adopte la entidad.

• 1. Proponer a la Dirección los reglamentos de operación y control que regulen la administración de las residencias, oficinas, parqueaderos, locales comerciales y bodegas y velar por su cumplimiento una vez aprobados.

• 1. Supervisar la elaboración y el cumplimiento de los contratos de arrendamiento de los diferentes inmuebles de propiedad de la Caja.

• 1. Dirigir el cobro oportuno de los arrendamientos a favor de la Caja y adelantar las acciones correspondientes contra los deudores morosos.

• 1. Elaborar y presentar estudios sobre mantenimiento de las instalaciones y promoción y desarrollo de los servicios con miras a incrementar sus rendimientos económicos.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE CONTRATACION DE SERVICIOS Y COBRANZAS

Artículo 12. Son funciones de la Sección de Contratación de Servicios y Cobranzas las siguientes:

• 1. Asesorar a la Subdirección de Operaciones en la elaboración y legalización de los contratos de arrendamiento de los inmuebles de la Caja.

• 1. Representar a la Caja por mandato de la Dirección en las controversias judiciales o administrativas en que la entidad sea parte por razón de la ejecución de los contratos de arrendamiento de inmuebles o de servicios que presta la entidad, proponiendo las acciones a seguir.

• 1. Mantener actualizadas las disposiciones, conceptos jurídicos, doctrinas y normas que se relacionen con el régimen de arrendamientos.

• 1. Recibir y mantener actualizado el estado de cuenta de cada uno de los arrendatarios y adelantar las gestiones para su cancelación oportuna.

• 1. Elaborar mensualmente las cuentas de cobro a los inquilinos y los huéspedes de acuerdo con el contrato.

6.Coordinar con las Secciones de Contabilidad y Tesorería la información sobre pagos.

7.Revisar las consignaciones que, a nombre de la Caja y por concepto de arrendamientos, hagan algunos arrendatarios en bancos e Informar de cualquier situación de mora.

• 1. Presentar mensualmente informes del estado de Cartera.

• 1. Presentar a la Dirección General para su aprobación las pólizas de seguro para la protección de los bienes de propiedad de la Caja, llevar su registro y mantener su actualización.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de su dependencia.

SECCION DE RESIDENCIAS

Artículo 13. Son funciones de la Sección de Residencias las siguientes:

• 1. Dirigir y controlar la administración de las Residencias según las normas vigentes de hotelería y los reglamentos internos de operación.

• 1. Estudiar las solicitudes de hospedaje de las Residencias y, mediante análisis de antecedentes, solvencia económica y referencias comerciales, autorizarlas o negarlas.

• 1. Efectuar el cobro por concepto de hospedaje y demás servicios a los inquilinos.

• 1. Atender, evaluar y solucionar los reclamos, sugerencias y solicitudes presentadas por los huéspedes dentro de las normas reglamentarias de las Residencias.

• 1. Informar a la Sección de Contratación de Servicios y Cobranzas los casos de incumplimiento del contrato, para que ésta inicie la acción correspondiente.

• 1. Informar a la Subdirección y coordinar con la Sección de Mantenimiento, los trabajos a realizar en lo concerniente a reparaciones locativas y mantenimiento de las Residencias.

• 1. Dirigir y controlar el personal de la Caja que labora en las Residencias e informar de las novedades a la Sección de Personal.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE OFICINAS Y LOCALES COMERCIALES

Artículo 14. Son funciones de la Sección de Oficinas y Locales Comerciales las siguientes:

• 1. Dirigir y controlar la administración de las oficinas, locales y bodegas, según las normas vigentes que rigen el comercio inmobiliario, y los reglamentos internos de operación.

• 1. Estudiar las solicitudes de arrendamiento de oficinas, locales comerciales y bodegas mediante análisis de antecedentes, solvencia económica y referencias comerciales para autorizarlas o negarlas.

• 1. Efectuar el cobro de las obligaciones por concepto de arrendamientos y demás servicios.

• 1. Atender, evaluar y solucionar los reclamos, sugerencias y solicitudes de los inquilinos dentro de las normas reglamentarias.

• 1. Informar a la Sección de Contratación de Servicios y Cobranzas los casos de incumplimiento del contrato, para que ésta inicie la acción correspondiente.

• 1. Informar a la Subdirección y coordinar con la Sección de Mantenimiento los trabajos de reparaciones locativas y mantenimiento a realizar en las oficinas y locales.

• 1. Dirigir y controlar el personal de la Caja que labora en esta Sección e informar de las novedades a la Sección de Personal.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION PARQUEADERO

Artículo 15. Son funciones de la Sección de parqueadero las siguientes:

• 1. Administrar el parqueadero de la Caja.

• 1. Coordinar con la Sección de Tesorería los pagos por concepto de arrendamiento de parqueaderos y emitir los informes a que haya lugar.

• 1. Realizar las labores de control de entrada y salida de vehículos, y efectuar el mantenimiento y aseo de las instalaciones respectivas.

• 1. Dirigir y controlar al personal que labora en la Sección e informar de las novedades a la Sección de Personal.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia

SUBDIRECCION FINANCIERA

Artículo 16. Son funciones de la Subdirección Financiera las siguientes: