por el cual se aprueba el Acuerdo número 031 de 16 de diciembre de 1992 que fija la estructura interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se establecen las funciones de las dependencias de la Sede Nacional

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 26 literal b) del Decreto 1050 de 1968 y oído el concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública,

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase el Acuerdo número 031 del 16 de diciembre de l992 por el cual se fija la estructura interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se etablecen las funciones de las dependencias de la Sede Nacional, cuyo texto es el siguiente:

“ACUERDO NUMERO 031 DE 1992

(diciembre 16 )

“por el cual se fija la estructura interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se establecen las funciones de las dependencias de la Sede Nacional”.

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en uso de sus facultades legales y estatutarias,

ACUERDA:

Capítulo I

De la estructura.

Artículo 1° La estructura interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, será la siguiente:

• 1. Junta directiva.

• 2. Dirección general.

2.1 Oficina de Auditoría Interna.

2.1.1 División de Auditoría.

2.1.2 División de Veeduría.

2.2 Unidad de Producción, Control y Distribución de Alimentos.

2.2.1 División de Producción y Control de Calidad de Alimentos.

2.2.2 División de Producción de Alimentos Enriquecidos de Cartago (Valle).

2.2.3 División de Producción de Alimentos Enriquecidos de Paipa (Boyacá).

2.2.4 División de Producción de Alimentos Enriquecidos de Sabanalarga (Atlántico).

• 3. Secretaria General.

3.1 División de Comunicaciones.

3.2 Subdirección Operativa de Protección.

3.2.1 División Menor Abandonado o en Peligro.

3.2.2 División Menor Infractor y Contraventor.

3.2.3 División Menor de la Calle y en la Calle y otros Grupos de Población Vulnerable.

3.2.4 División de Adopciones.

3.2.5 División de Orientación Socio-Legal al Menor y la Familia.

3.3 Subdirección Operativa de Prevención.

3.3.1 División de Hogares Comunitarios de Bienestar.

3.3.2 División de Hogares Infantiles y Jardines Comunitarios.

3.3.3 División de Atención al Escolar y otros Grupos de Población.

3.4 Subdirección de Asistencia Técnica a la Atención Integral de la Familia.

3.4.1 División de Asistencia Técnica en Protección Preventiva.

3.4.2 División de Asistencia Técnica en Protección Especial.

3.5 Subdirección de Planeación y Sistemas.

3.5.1 División de Investigaciones.

3.5.2 División de Programación y Evaluación.

3.5.3 División de Organización y Métodos.

3.5.4 División de Sistemas de Información.

3.6 Subdirección Financiera.

3.6.1 División de Presupuesto.

3.6.2 División de Contabilidad.

3.6.3 División de Tesorería.

3.6.4 División de Recaudo.

3.7 Subdirección Administrativa.

3.7.1 División de Recursos Humanos.

3.7.2 División de Recursos Físicos.

3.8 Subdirección Jurídica.

• 4. Organos de Asesoría y Coordinación.

4.1 Comité General de Coordinación.

4.2 Comité Asesor.

4.3 Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

4.4 Comisión de Personal.

Capítulo II

De las funciones.

Artículo 2° Las funciones de la Junta Directiva y del Director General serán las contempladas en la Ley 7ª de 1979, el Decreto 2388 de 1979 y el Decreto 334 de 1980.

Artículo 3° Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna:

• 1. Ejercer la auditoría interna, operativa, financiera y de sistemas, comunicar a la Dirección General los resultados, proponer los ajustes y acciones correctivas y efectuar el seguimiento de las mismas.

• 1. Proponer a la Dirección General las políticas, estrategias, métodos e instrumentos para el ejercicio de la auditoría interna, operativa, financiera y de sistemas en el Instituto.

• 1. Formular recomendaciones al Director General, Secretario General y Subdirectores para la adopción o modificación de los procedimientos técnicos, administrativos, financieros, contables y presupuestales de la entidad con sujeción a las normas legales.

• 1. Asesorar, coordinar y controlar a las Regionales en la implantación y desarrollo del sistema de dependencias del Instituto, las pautas, parámetros e indicadores de eficiencia y productividad para evaluar la gestión y proponer las medidas correctivas del caso.

• 1. Realizar, en coordinación con la Subdirección de Planeación y Sistemas, el seguimiento y evaluación de los planes y programas del Instituto.

• 1. Determinar, de acuerdo con los resultados de los procesos de auditaje interno, la solidez y cumplimiento de las políticas, objetivos y normas del Instituto.

• 1. Informar a la Dirección General sobre aquellos hechos o actos que, como resultado del ejercicio de la auditoría interna, puedan constituir falta disciplinaria, para que se ordene la apertura de la correspondiente investigación.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4° Son funciones de la División de Auditoría:

• 1. Implantar y desarrollar los mecanismos, métodos y estrategias requeridos para el ejercicio de la Auditoría Interna, Operativa, Financiera y de Sistemas.

• 1. Verificar el cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros de acuerdo con los procedimientos y control fiscal para el movimiento de fondos, valores y bienes del Instituto.

• 1. Velar por la correcta ejecución de las operaciones, convenios y contratos de la entidad y comprobar la exactitud de los movimientos de sus fondos y valores.

• 1. Promover el establecimiento de sistemas de control de gestión administrativa, financiera y de resultados de la entidad.

• 1. Realizar las evaluaciones periódicas sobre el cumplimiento del plan estratégico del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y proponer los correctivos que sean necesarios.

• 1. Presentar al jefe de la oficina informes sobre los resultados y recomendaciones derivadas del ejercicio de la auditoría interna.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5° Son funciones de la División de Veeduría:

• 1. Practicar las investigaciones disciplinarias a los funcionarios del Instituto y de las Instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar por presunta violación de las normas técnicas o administrativas, o por el incumplimiento de sus funciones, a fin de presentarlas a la Dirección General para lo de su competencia.

• 1. Recibir y tramitar las quejas y reclamos que se presenten con relación al cumplimiento de las funciones y la prestación del servicio del Instituto y velar porque sean atendidas oportuna y eficientemente.

• 1. Instruir los procesos disciplinarios y llevar el registro correspondiente.

• 1. Asesorar y orientar a las Regionales en el desarrollo y aplicación del régimen disciplinario de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Asesorar a los jefes de las distintas dependencias del nivel central y regional en el desarrollo de las investigaciones disciplinarias y aplicación de las sanciones de amonestación escrita o censura que sean de competencia de dichos funcionarios.

• 1. Mantener un registro actualizado de todas las diligencias de averiguación y procesos de investigación que se adelanten por parte de las regionales y controlar su desarrollo y culminación.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6° Son funciones de la Unidad de Producción, control y distribución de alimentos:

• 1. Proponer estrategias y mecanismos que permitan asegurar la producción, adquisición, comercialización y distribución de mezclas vegetales y demás alimentos de consumo humano de alto valor nutricional y bajo costo.

• 1. Coordinar con las Subdirecciones Administrativa, Financiera y de Planeación y Sistemas las acciones requeridas para la oportuna provisión de los recursos físicos, humanos y financieros requeridos para el normal funcionamiento de las Plantas Productoras de Mezclas Vegetales que estén a cargo del Instituto.

• 1. Coordinar con las Subdirecciones Operativas de Protección y Prevención la elaboración del plan de producción o adquisición y distribución de mezclas vegetales.

División de Producción y Control de Calidad de Alimentos.

• 1. Supervisar la operación técnica de las Plantas Productoras de Mezclas Vegetales que estén a cargo del Instituto.

• 1. Proponer las fórmulas de los diferentes alimentos que deba producir o adquirir el Instituto y ejercer el control permanente de calidad de la totalidad de los alimentos distribuidos.

• 1. Evaluar la producción, distribución y comercialización de mezclas vegetales.

• 1. Controlar el proceso de yodización de la sal y proponer las investigaciones que dicho proceso requiera.

• 1. Asesorar las entidades encargadas de la producción de la sal en el proceso de yodización.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Producción de Alimentos Enriquecidos de: Cartago (Valle), Paipa (Boyacá) y Sabanalarga (Atlántico).

• 1. Ejecutar el plan de producción de alimentos enriquecidos de acuerdo con los lineamentos técnicos dados por la Unidad de Producción, Control y Distribución de Alimentos de la Sede Nacional.

• 1. Presentar oportunamente a la Unidad de Producción Control y Distribución de Alimentos de la Sede Nacional el plan de necesidades de materia prima requerida.

• 1. Coordinar con la Unidad de Producción, Control y Distribución de Alimentos de la Sede Nacional, la adquisición de materiales y suministros y la celebración de contratos necesarios para el normal funcionamiento de las plantas.

• 1. Rendir oportunamente a la Unidad de Producción, Control y Distribución de Alimentos de la Sede Nacional, los datos que ella requiera.

• 1. Desarrollar los procedimientos para el control de calidad de la materia prima del producto en proceso y terminado.

• 1. Coordinar con la Unidad de Producción, Control y Distribución de Alimentos de la Sede Nacional, los estudios tendientes a diversificar la producción de alimentos en la planta.

• 1. Dar cumplimiento a las normas técnicas sobre uso y conservación de los equipos.

• 1. Efectuar un adecuado almacenamiento y conservación de las materias primas y del producto terminado, de acuerdo con las normas dadas por la Unidad de Producción, Control y Distribución de Alimentos de la Sede Nacional.

• 1. Dar cumplimiento a las normas de seguridad industrial establecidas por las autoridades competentes.

• 1. Ejecutar las políticas sobre administración y desarrollo del personal de la Planta de acuerdo con las normas vigentes.

• 1. Mantener actualizados los registros y licencias exigidos por el Gobierno Nacional para el funcionamiento de la Planta Productora de Alimentos.

• 1. Despachar oportunamente a las Regionales y diferentes destinatarios, los alimentos producidos de acuerdo con la programación dada por la Unidad de Producción, Control y Distribución de Alimentos de la Sede Nacional.

• 1. Controlar adecuadamente los costos de producción.

• 1. Administrar el presupuesto y recursos asignados de acuerdo con las normas administrativas y fiscales vigentes.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7° Son funciones de la Secretaría General:

• 1. Ejecutar las funciones de Secretario de la Junta Directiva, refrendar sus actos y los del Director General y comunicar las decisiones correspondientes a las dependencias respectivas.

• 1. Asistir a la Dirección General en la formulación de la política general del Instituto y del Plan Nacional de Bienestar Familiar.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la gestión de las Subdirecciones Operativas y las Subdirecciones de Apoyo Técnico: Asistencia Técnica a la Atención Integral de la Familia, Planeación y Sistemas, Financiera, Administrativa y Jurídica.

• 1. Elaborar en coordinación con las distintas Subdirecciones los planes de inversión y funcionamiento del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Asistir a la Dirección General en la coordinación de actividades de las Regionales con el fin de que los programas adoptados tengan un desarrollo integral y dinámico.

• 1. Promover el desarrollo integral y armónico de los planes y programas de las Areas Operativas y de Apoyo de la Sede Nacional, en función de los objetivos y políticas del Instituto.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar los programas de comunicación, divulgación y publicaciones relacionadas con las actividades propias del Instituto.

• 1. Llevar y mantener bajo su custodia los libros de actas y acuerdos de la Junta Directiva y de resoluciones de la Dirección General.

• 1. Preparar, en coordinación con la Subdirección Jurídica, los proyectos de acuerdo, resoluciones y demás actos administrativos que deban ser sometidos a consideración del Director General o a la Junta Directiva.

• 1. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8° Son funciones de la División de Comunicaciones:

• 1. Preparar, de acuerdo con la política del Instituto, programas de comunicación y divulgación relacionados con las actividades propias del servicio de Bienestar Familiar y presentarlos a consideración de la Secretaría General.

• 1. Dirigir, coordinar y supervisar la realización de los programas aprobados en materia de divulgación, publicaciones, medios audiovisuales y otros canales de información.

• 1. Emitir concepto a la Secretaría General sobre las publicaciones que propongan las diferentes áreas del Instituto o entidades ajenas a éste.

• 1. Informar a los usuarios sobre los servicios que presta la entidad y la forma de utilización de los mismos, mediante el uso de los medios de comunicación existentes.

• 1. Coordinar con las subdirecciones y regionales del Instituto los programas de divulgación para la educación de la comunidad en relación con los objetivos del Servicio de Bienestar Familiar.

• 1. Coordinar con las dependencias del Instituto e instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, las publicaciones sobre temas especializados y la divulgación de los programas de servicio.

• 1. Coordinar y controlar la prestación de los servicios en consulta e información en áreas especializadas tanto a nivel interno como externo, a través de los servicios de documentación y biblioteca.

• 1. Asesorar a las diferentes unidades que intervienen en la preparación de material de divulgación y educativo, para su edición en el Instituto y fuera de él.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas dentro del área de su competencia.

Artículo 9° Son funciones de la Subdirección Operativa de Protección:

• 1. Asistir al Secretario General en la formulación de las políticas y directrices que orienten la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar en lo relativo a la protección especial de los menores que, de acuerdo con las normas vigentes, se hallen en situación irregular.

• 1. Efectuar la coordinación e integración de las entidades públicas y privadas, del orden nacional, que cumplan actividades del Servicio de Bienestar Familiar en los aspectos de protección especial del menor, con el fin de consolidar la prestación de dicho servicio.

• 1. Orientar a las Regionales en las acciones de coordinación que deben desarrollar con las entidades e instituciones territoriales, públicas y privadas, que cumplan actividades del Servicio de Bienestar Familiar en los aspectos de protección especial al menor, para consolidar la prestación de dicho servicio.

• 1. Dirigir, en coordinación con la Subdirección de Planeación y Sistemas, la organización, operación y actualización del subsistema de información que permita el seguimiento y monitoreo de las acciones legales, psicosociales, educativas y nutricionales, los costos, las coberturas y en general, el proceso operativo de los diferentes proyectos, medidas de protección y modalidades de atención adoptadas por el Instituto para la protección especial del menor y el fortalecimiento de la familia.

• 1. Coordinar con la Subdirección de Asistencia Técnica a la Atención Integral de la Familia, el diseño y desarrollo del marco conceptual y las normas técnicas que regulen las acciones que deben desarrollarse en los proyectos de protección especial, tendientes a proporcionarle una atención integral al menor en situación irregular y al fortalecimiento de la familia.

• 1. Orientar y supervisar a las Regionales en la aplicación de las normas técnico-administrativas y en el desarrollo de las acciones que, de acuerdo con el marco conceptual, deben ejecutarse en los diferentes proyectos y servicios de protección especial al menor en situación irregular.