Por el cual se reorganiza la Biblioteca y Archivo Nacionales

Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus atribuciones legales y en desarrollo del artículo 3° del Decreto 1637 de 1960,

DECRETA

Estructura y funciones.

Artículo 1°. La Biblioteca y Archivo Nacionales, entidad del Ministerio de Educación Nacional. Dependerá del Director del mismo.

Artículo 2°. Son funciones de la Biblioteca y Archivo Nacionales:

• a) Coleccionar, conservar, administrar v facilitar la consulta, mediante su adecuada clasificación y catalogación, de documentos, libros, revistas, periódicos, mapas, grabaciones, películas educativas, etc., nacionales y extranjeros adquiridos a cualquier título por la entidad.

• b) Hacer conocer en el país y en el Extranjero la producción nacional de los elementos a que se refiere el ordinal a), a través del sistema de canje y de otros medios adecuados.

• c) Cumplir y hacer cumplir los compromisos bilaterales o multilaterales sobre canje, contraídos por el país.

• d) Centralizar y conservar los documentos, diagramas, mapas, dibujos, fotografías, etc., de importancia nacional, y facilitar su consulta.

• e) Llevar un registro de los documentos, mapas, diagramas, dibujos, fotografías, etc., de importancia nacional que se conserven en manos de particulares. y procurar su adquisición.

• f) Conservar los manuscritos e impresos depositados en cumplimiento. de las disposiciones relativas a propiedad intelectual.

• g) Publicar obras de bibliografía,

• h) Coordinar sus actividades con las de los organismos nacionales e internacionales que adelanten funciones similares.

Artículo 3°. La reorganización de la Biblioteca y Archivo Nacionales será la siguiente:

A Dirección.

B División de Servicios Técnicos.

a Sección de Selección y Adquisiciones.

1 Grupo de Selección de Material Bibliográfico y audiovisual.

• 1. Grupo de Canje.

• 1. Grupo de Depósito de Propiedad Intelectual.

b)-Sección do Clasificación " Catalogación.

• I. Grupo de Clasificación.

• 1. Grupo de Catalogación.

3 Grupo de Catálogos. E-.Sección de Auxiliares.

1.Grupo de Encuadernación y.

2.-Grujió de Grabación.

A. Crispo de Fotoduplicación.

I.-Grupo de Publicaciones.

C - División de Archivos Nacionales.

Sección de Investigación e Inspección. B-Sección de Referencia c Información. C-Stccíón de Paleografía v Copias.

D - Sección de Salas y Servicios Auxiliares.

Grupo de Salas Generales.

• 1. Grupo de Salas Especializadas.

Sala de Incunables y libros raros.

Sala de 'Enciclopedias y Diccionarios. Sala Infantil.

Sala para Ciegos.

Sala para trabajos de investigación.

Sala de Música.

Sala de Mapas.

Hemeroteca.

• 1. Grupo de Depósitos.

• 1. Grupo de Vigilancia y Mantenimiento 5. Grupo de Proveeduría.

Entidades Asesoras II Cooardintulonia

A - Consejo Nacional de Bibliotecas.

B - Consejo Nacional de Archivos.

C - Junta de Selección de Adquisiciones.

D - Comité de Coordinación.

IT Dirección.

Artículo 4°. La Dirección de la Biblioteca y Archivo Nacionales corresponde al Director, quien la ejercerá con la inmediata colaboración de los Jefes de División y de acuerdo con las disposiciones. Generales emanadas del Ministerio de Educación Nacional.

Artículo 5°. Son funciones del Director:

• a) Responder ante el Director del Ministerio de Educación Nacional por el cumplimiento de sus funciones.

• b) Preparar los proyectos de planes y programas anuales de trabajo, y presentarlos al Director del Ministerio de Educación para su aprobación.

• c) Dirigir la preparación de planes detallados de labores de acuerdo con urogramas anuales de trabajo

• d) Orientar y dirigir las labores de la entidad.

• e) Coordinar las actividades de la entidad- con. las actividades de entidades públicas y privada-, dedicadas a labores afines.

• f) Representar a la entidad en todos los actos oficiales y atender las relaciones públicas de la organización.

• g) Velar por el cumplimiento de las disposiciones orgánicas y reglamentarias y por la conservación de los documentos de la Biblioteca y Archivo Nacionales.

• h) Presentar el proyecto de distribución del presupuestó al Director del Ministerio de Educación Nacional.

• i) Presidir el Comité de Coordinación General de que trata el artículo 41 de presente Decreto

• j) Autorizar con su firma los actos que se señalen de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto número 0550 de 1900.

• k) Presentar al Director del Ministerio de educación Nacional un informe anual sobre las actividades de la institución.

III DE LA División de servicios técnicos

Artículo 6°. Dependerán de la División de Servicios Técnicos la Sección de Selección V Adquisiciones, la Sección de Clasificación y Catalogación v la Sección dé Procesos Auxiliares.

Artículo 7°. La División de Servicios Técnicos tendrá un Jefe, cuyas funciones serán las siguientes:

• a) Responder ante el Director de la Biblioteca y Archivo Nacionales, por el cumplimiento de sus funciones.

• b) Desempeñar las funciones del Director en caso de ausencia temporal-de éste.

• c) Colaborar, con el Director, en la preparación de los proyectos de planes y programa anuales de trabajo.

• d) Elaborar, con base en él Han penara de trabajo, conjuntamente con los Jefes de las Secciones Técnicas, los planes detallados de labores.

• e) Dirigir y coordinar el trabajo de las Secciones que integran la División de Servicio técnicos

• f) Asesorar al Director en asuntos técnicos.

• g) Recibir y evaluar los informes de sus subalternos y rendir informes al D rector de la biblioteca y Archivo Nacionales.

10 Asistir a la Junta de Selección de Adquisiciones y al Comité de Coordinación General.

• i) Autorizar con su firma los actos que se señalen de conformidad con el artículo 10 del Decreto 0050 de 1960.

Artículo 8°. Son funciones generales de los Jefes de las Secciones de la División de Servicios Técnicos:

• a) Responder ante el Jefe de la División de Servicios Técnicos por el cumplimiento de su-funciones.

• b) Ejecutar, por medio de sus dependencias los planes de trabajo, aprobados.

• c) dirigir y coordinar y supervisar el trabajo de los funcionarios de la respetiva sección.

• d) Recibir y evaluar los informes de sus subalternos y rendir informes al Jefe de la División,

Artículo 9°. La Sección de Selección y Adquisiciones estará integrado por los Grupos de Selección de Material Bibliográfico y Audiovisual, de Canje y de Depósito de Propiedad Intelectual.

Artículo 10. Son funciones del Grupo ele Selección de Material Bibliográfico y Audiovisual:

• a) Llevar un registro permanente de la producción colombiana de libros, revistas, periódicos, mapas, grabaciones, películas educativas, etc.

• b) Coleccionar obras de referencia y bibliografía, nacionales y extranjeras.

• c) Extractar del registro y de la bibliografía, la producción literaria y el material audiovisual que se considere conveniente adquirir.

• d) Presentar al Jefe de la Sección listas de adquisición y de suscripción.

• e) Preparar bibliografías especiales con destino a las Salas de Lectura Especializada.

• f) Preparar obras sobre bibliografía colombiana.

• g) Mantener relaciones con el Consejo Internacional Consultivo de Bibliografía de la UNESCO, y con otros centros bibliográficos del país y del Exterior.

Artículo 11. Son funciones del Grupo de Canje:

• a) promover, organizar y atender permanentemente el canje nacional e internacional de publicaciones.

• b) Dar cumplimiento a los convenios de carácter bilateral o multilateral suscritos por el país, relativos a canje.

• c) Recibir y distribuir en el país y en el Extranjero, las publicaciones editadas por el Gobierno Nacional, por los Gobiernos Departamentales y Municipales o por entidades públicas o privadas con la ayuda económica del Estado.

• d) Distribuir entre las bibliotecas del país, de acuerdo con un pian establecido, las publicaciones que se reciban del Exterior y por canje o donación.

• e) Coordinar sus tareas con el Centro de Canje de Publicaciones de la UNESCO, y servir de órgano receptor y distribuidor de las listas de canje remitidas por ese organismo internacional.

• f) Controlar y confrontar permanentemente, los saldos existentes en el depósito, y mantener al día las respectivas listas del material disponible para el canje.

Artículo 12. Son funciones del Grupo de Depósito de Propiedad Intelectual;

• a) Tomar las medidas necesarias para hacer efectivo el cumplimiento de las disposiciones legales sobre entrega de ejemplares a la Biblioteca y Archivo Nacionales, de toda obra editada en territorio colombiano, o de las que se editen en el Extranjero con subvención del Estado colombano.

• b) Recibir las obras impresas o manuscritas que se depositen en cumplimiento de la legislación sobre propiedad intelectual, y expedir los recibos correspondientes.

Artículo 13. La Sección de Clasificación y Catalogación estará integrada por el Grupo de Clasificación, el Grupo de Catalogación y el Grupo de Catálogos.

Artículo 14. Es función del Grupo de Clasificación, Clasificar todos los documentos, libros, revistas, periódicos, mapas, grabaciones, películas educativas, diagramas, etc., que lleguen a la Biblioteca y Archivo Nacionales.

Artículo 15. Es función del Grupo de Catalogación Catalogar todos los documentos, libros, revistas, periódicos, mapas, grabaciones, películas educativas, diagramas, etc., que lleguen a la Biblioteca y Archivo Nacionales.

Artículo 16. Es función del Grupo de Catálogos: Administrar el Catálogo Central y los catálogos especializados, preparando fichas, revisando periódicamente las mismas v controlando la perfecta presentación de los catálogos.

Artículo 17. La Sección de Procesos Auxiliares estará integrada por el Grupo de Encuadernaron y Restauración, el Grupo de Grabación, el Grupo de Fotoduplicación y el Grupo de Publicaciones.

Artículo 18. Son funciones del Grupo de Encuadernación y Restauración;

• a) Encuadernar y restaurar los libros y documentos de acuerdo con las guías dadas por el Jefe, de la Sección.

• b) Informar periódicamente sobre las necesidades de material para cumplir su labor.

Artículo 19. Son funciones del Grupo de Grabación:

• a) Grabar las conferencias, entrevistas, discursos, etc., que tengan lugar en el país, cuando por la importancia del tema tratado justifiquen su registro y conservación para utilización futura, de acuerdo con las órdenes y guías del Jefe de la Sección.

• b) Grabar música selecta y folclórica colombiana y extranjera, para ser utilizada en la Sala

Música.

Artículo 20. son funciones del tipo fotoduplicacion

• a) Foto duplicar el material que se estime necesario, de acuerdo con los programas adopta-dos.

• b) Facilitar fotoduplieaciones del material existente en la Biblioteca y Archivo Nacionales, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto se establezca;

• c) Facilitar equipos para la lectura de microfilms.

Artículo 21. Son funciones del Grupo de Publicaciones:

• a) Dirigir la publicación de la bibliografía colombiana, de las bibliografías especiales y de los estudios bibliográficos que puedan ser "de utilidad para una adecuada prestación de los servicios.

• b) Dirigir la publicación de los manuales y publicaciones periódicas de la institución.

• c) Editar libros para la Sala de Lectura para Ciegos.

IV - División, de Archivos Nacionales

Artículo 22. Dependerán de ,1a División d£ Archivos Nacionales, la Sección de Investigación e Inspección, la Sección de Referencia e Información v la Sección de Paleografía y Copias.

Artículo 23. Son funciones del Jefe de la División de Archivos Nacionales:

• a) Responder ante el Director de la Biblioteca y Archivo Nacionales por el cumplimiento de sus funciones.

• b) Colaborar con el Director en la preparación de los proyectos de planes y programas anuales de trabajo.

• c) Elaborar, con base en el plan general de trabajo, los programas de actividades para su dependencia.

• d) Dirigir y coordinar las actividades de las dependencias a su cargo.

• e) Preparar folletos e instrucciones sobre manejo de archivos históricos, sobre clasificación y conservación de los documentos, y sobre destrucción del material desechable.

• f) Asesorar al Director en los asuntos relativos a los archivos.

• g) Recibir y evaluar los informes periódicos de sus subalternos, y rendir: informes al Director.

Artículo 24. Son funciones de la Sección de Investigación e Inspección:

• a) Analizar los documentos que reposan en el archivo, con el objeto de lograr su adecuada clasificación, y de informar a la Sección de Referencia e Información respecto a su naturaleza, utilidad, valor histórico, etc.

• b) Investigar la ubicación de los documentos de valor histórico que no pertenezcan a la Biblioteca y Archivo Nacionales, v procurar su adquisición.

• c) Informar a la Sección de Referencia e Información sobre la ubicación de los documentos de valor histórico que no pertenezcan a la Biblioteca v Archivo Nacionales.

• d) Revisar los documentos de los archivos de los organismos oficiales, v ordenar su traslado al Archivo Nacional, de acuerdo con las normas que para el efecto dicte el Consejo Nacional de Archivos. •

• e) Investigar el valor histórico de los documentos originados en entidades privadas, y pro poner su adquisición.

Artículo 25. Son funciones de la Sección de Referencia e Información:

• a) Mantener al día la referencia de los documentos de valor histórico pertenecientes a la Biblioteca y Archivo Nacionales, y colaborar en localización de aquellos documentos que no pertenecen a la misma.

• b) Facilitar al público la consulta de los documentos.

• c) Informar al público sobre la localización y utilidad de documentos históricos que no pertenezcan a la Biblioteca y Archivo Nacionales.

• d) Controlar las salas de consulta de documentos históricos.

Artículo 26. Son funciones de la Sección d Paleografía y Copias:

• a) Leer e interpretar los documentos antiguos

• b) Expedir copias de los documentos que re posen en el Archivo.

• c) Efectuar los trabajos de paleografía ordenados por el Jefe de la División de Archivos Nacionales.

V Sección de Salas a Servicios Auxiliares

Artículo 27. La Sección de Salas y Servicios Auxiliares estará integrada por el Grupo de Salas Generales, el Grupo de Salas Especializadas, el Grupo de Depósitos, el Grupo de Vigilancia y Mantenimiento, y el Grupo de Proveeduría.

Artículo 28. Son funciones del Jefe de la Sección de Salas y Servicios Auxiliares:

• a) Responder ante el Director por el cumplimiento de sus funciones.

• b) Colaborar con el Director en la preparación de los proyectos de planes y programas anuales de trabajo.

• c) Elaborar, con uso el plan de trabajo y conjuntamente con los jefes de los grupos 43 fe-, de los que intervengan la sección de los programas de actividades que deben.

• d) Colaborar con el Director en la preparación de proyectos de decretos y resoluciones referentes a la Institución.

• e) Elaborar el proyecto de distribución del presupuesto de la Biblioteca y Archivo Nacionales.

• f) Administrar la Caja Menor y el Fondo Rotatorio de la Biblioteca y Archivo Nacionales.

• g) Dirigir los asuntos administrativos de la Biblioteca y Archivo Nacionales.

• h) Atender la correspondencia interna y externa de la institución.

• i) Tener al día el inventario permanente de bienes de la Biblioteca y Archivo Nacionales, y efectuar inventarios físicos periódicos.

• j) Recibir y evaluar los informes periódicos de los subalternos y rendir informes al Director.

• k) Informar al Director de los asuntos que por su naturaleza y urgencia requieran inmediata atención.

1) Autorizar con su firma los actos que se le señalen, dé conformidad con el artículo 10 del Decreto número 0550 de 1960.

Parágrafo. El Jefe de la Sección de Salas y Servicios Auxiliares es el responsable directo de los bienes pertenecientes a la Biblioteca y Archivo Nacionales, y responderá por la pérdida o daño de los mismos, siempre que tales daños o pérdidas no sean ocasionados por deterioro natura! o por casos fortuitos. Deberá, en consecuencia, -constituir fianza en los términos que establezca la Contraloría General de la República.

Artículo 29. Son funciones del Grupo de Salas Generales:

• a) Prestar a los lectores la información y asesoría necesarias para el uso de los materiales de las Salas Generales.

• b) Enviar al Grupo de Depósitos las papeletas de solicitud de los lectores,

• c) Hacer respetar los reglamentos relativos al comportamiento de los lectores y al uso de los materiales en las Salas Generales.

• d) Vigilar los objetos de carácter personal de propiedad de los lectores.

Artículo 30. El Grupo de Salas Especializadas estará encargado de la Sala de Incunables y Libros Raros, de la Sala de Enciclopedias y Diccionarios, de la Sala Infantil, de la Sala para Ciegos, de la Sala para trabajos de investigación, de la Sala de Música, de la Sala de Mapas y de la Hemeroteca.

Artículo 31. Son funciones del Grupo de Salas Especializadas:

• a) Prestar a los lectores la información y asesoría necesarias para el uso de los materiales de las Salas Especializadas.

• b) Enviar al Grupo de Depósitos las papeletas de solicitud de los lectores.

• c) Hacer respetar los reglamentos relativos al comportamiento de los lectores y al uso de los materiales en las Salas Especializadas.