Que reglamenta los Acuerdos de contabilidad y establece algunas formalidades en el reconocimiento, la ordenación y el pago de los gastos nacionales

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus facultades legales,

DECRETA:

Artículo 1. El reconocimiento, la ordenación y el pago de los gastos nacionales quedan sometidos á la observancia de los siguientes preceptos reglamentarios, sin perjuicio de que por las oficinas reconocedoras, ordenadoras y pagadoras se dé cumplimiento al mandato imperativo de la ley.

Artículo 2. El día sábado de cada semana habrá un Acuerdo provisional de contabilidad en el Ministerio del Tesoro, presidido por el Ministro con asistencia del Tesorero General de la República y del Jefe de la Oficina Central de Ordenación, y en el cual actuará como Secretario el Subjefe de la Sección 1. Tiene por objeto este acuerdo que el Ministro conozca la existencia en caja y cartera de la Tesorería General, de que pueda disponerse con seguridad en la semana siguiente.

Artículo 3. Del monto disponible se harán las siguientes deducciones:

• a) La suma necesaria para pagar las partidas aprobadas en relaciones semanales anteriores, que por cualquier motivo no hubieren sido cubiertas.

• b) El valor de los gastos imprevistos, de carácter urgente, cuyo pago haya perjudicado el de otros gastos incluidos en la relación semanal, los cuales deben pagarse en la semana siguiente. Es entendido que dichos pagos deben legalizarse, precisamente, por inclusión en las relaciones inmediatas.

• c) Una cuota proporcional para atender al pago de las órdenes á que se refiere la Resolución número 42 del Ministerio del Tesoro, de 29 de diciembre de 1910 (Diario Oficial número 14193). Esto, siempre que la cuantía de la suma disponible lo permita.

• d) La suma necesaria para atender á las anticipaciones de sueldos que hayan decretado los Ministerios, á los viáticos que solicite el de Relaciones Exteriores, á los bonos de licores y á las buenas cuentas por sueldos, de acuerdo con el artículo 14 del Decreto 65 de 1910. Estas sumas deben legalizarse también por inclusión en la relación inmediata.

Artículo 4. El monto líquido hechas las deducciones anteriores, será repartido entre los Ministerios Ejecutivos, procurando que las cuotas guarden proporción en la parte que le corresponde á cada uno en el Presupuesto nacional de gastos.

Para este efecto, cada Ministerio enviará al del Tesoro el día viernes cada semana el dato en globo de la suma que necesite con urgencia para atender á sus gastos en la semana siguiente, tanto en la capital como fuera de ella, separadamente.

Artículo 5. Recibido por los Ministerios el dato de la suma de que pueden disponer, formarán una relación por cuadruplicado de los gastos que hayan de reconocerse y remesarse en la semana, sin excederse de la cantidad que para tal fin les haya asignado el Acuerdo provisional de contabilidad, y la remitirán precisamente en las primeras horas de la mañana del siguiente lunes, para que sean examinadas en el Acuerdo definitivo de contabilidad. Estas relaciones deben remitirse debidamente imputadas á los respectivos artículos del Presupuesto de gastos con indicación en ellas de las oficinas de Hacienda en donde deban situarse las remesas.

Parágrafo 1. En estas relaciones se incluirán también las sumas cuyo pago esté permanentemente autorizado por el artículo 12 de este Decreto y radicado en las oficinas de manejo de fuéra de la capital de la República.

Parágrafo 2. Las oficinas ordenadoras del Ministerio del Tesoro formarán en adelante una sola relación, también por cuadruplicado, de manera que no haya dos relaciones en el mismo Ministerio.

Artículo 6. En el Acuerdo definitivo de contabilidad, al cual concurrirán los mismos funcionarios de que trata el artículo 2, y que tendrá lugar el día lunes de cada semana, se examinarán dichas relaciones. Sin confrontadas con el Presupuesto Nacional de gastos y con la cuota asignada a cada Ministerio en el acuerdo provisional se hallaren sin motivo de observación, se aprobarán y se distribuirán en la forma siguiente: un ejemplar se pasará a la Oficina Central de Ordenación, para que sirva de base á ella y para su incorporación en los libros; otro ejemplar se devolverá al respectivo Ministerio para efectos ulteriores, y los otros dos se remitirán á la Tesorería General de la República: uno para uso de esa oficina y el otro para remitirlo á la Corte de Cuentas. En caso contrario se devolverán al Ministerio de su origen con las observaciones á que haya lugar, para que se reformen en el sentido que ellas indiquen.

Artículo 7. Los Ministerios no podrán reconocer, ni el Ministerio del Tesoro ordenar, ni la Tesorería General pagar, remesar ó autorizar gasto alguno que no haya sido incluido en las relaciones y aprobado en el Acuerdo definitivo de contabilidad.

Artículo 8. Para el efecto indicado en el artículo anterior y para la correcta fiscalización de los gastos que hagan ó sumas que se reciban por empleados de manejo fuéra de la capital de la República, el Tesorero General acompañará mensualmente á sus cuentas las relaciones semanales en virtud de las cuales hayan fundado sus pagos, remesas o autorizaciones.

El Magistrado de la Corte que examine las cuentas de la Tesorería General tomará nota de las cantidades que se le hayan remesado á cada empleado de manejo, u pagará relación de ellas al Magistrado o Magistrados que examinen las cuentas de dichos empleados, á efecto de exigirles la responsabilidad á que hubiere lugar.

Artículo 9. Las oficinas de contabilidad de los Ministerios continuarán llevando el libro por debe y haber de que trata el Decreto 679 de 1909 (Diario Oficial número 13728), así: en el debe se anotará la relación de los créditos que hayan de reconocerse; y en el haber, las sumas que, de acuerdo con la relación semanal respectiva, debidamente aprobada, deban haberse pagado.

Artículo 10. El cobro de los sueldos nacionales de cualquier naturaleza que sean se hará por medio de nóminas, según el Presupuesto de gastos. Los gastos de material ó servicios que no sean sueldos, se comprobarán y cobrarán por medio de facturas ó listas autorizadas por el respectivo empleado superior y con el visto bueno del Ministro á cuyo despacho esté adscrito el servicio.

Artículo 11. Todo individuo que reciba de la Tesorería General suma alguna por anticipación de sueldos, viáticos, contratos, pasaportes, etc., otorgará previamente un documento de fianza, mancomunada y solidariamente con un fiador cuya responsabilidad sea conocida al tenor de lo dispuesto por el artículo 1222 del Código Fiscal. Los empleados públicos no serán aceptados como fiadores en esta clase de documentos.

Artículo 12. Todos los empleados de manejo que funcionen fuéra de la capital de la República quedan permanentemente autorizados para liquidar y cubrir previa legal comprobación, dentro de los límites del Presupuesto anual, los gastos para servicio público ordinario á expresarse:

Departamento de Justicia.

• a) Personal de las Fiscalías.

• b) Personal de los Tribunales de Distrito Judicial.

• c) Personal de los Juzgados Superiores y de los del Circuito.

• d) Raciones de presos.

Departamento de Hacienda.

• a) Personal de las Administraciones y de los Resguardos de las Aduanas de la República.

• b) Útiles de escritorio y arrendamiento de locales de las mismas oficinas.

• c) Personal de las Administraciones y de los Resguardos de las Salinas.

• d) Personal de las Administraciones de Hacienda Nacional.

• e) Útiles de escritorio y arrendamiento de locales de las mismas oficinas.

Departamento de Guerra.

• a) Gastos de alumbrado y arrendamiento de los cuarteles.

Departamento de Instrucción Pública.

• a) Personal y material de las Direcciones de Instrucción Pública.

• b) Personal de las Escuelas Normales de Institutores é Institutoras.

• c) Pensiones alimenticias de empleados y de alumnos becados de las mismas.

Departamento de Pensiones.

Las pensiones y auxilios á iglesias y conventos radicados en las Administraciones de Hacienda Nacional en virtud de la Resolución número 4 del Ministerio del Tesoro, del 18 de Enero de 1910.

Departamento de Fomento.

El personal y material de las oficinas de navegación fluvial.

Artículo 13. Para pagos de distinta naturaleza de los enumerados en el artículo anterior, como por ejemplo los gastos extraordinarios é imprevistos, los de vigencias anteriores, etc., es necesario que los empleados pagadores soliciten previamente, por telégrafo, del respectivo Ministerio, que incluya la partida necesaria en una de las relaciones semanales del Acuerdo de contabilidad, para que la Tesorería General pueda dar la autorización del pago ó hacer la remesa correspondiente, según el caso.

En consecuencia, fuéra de los pagos ordenados por ley en una oficina, como por ejemplo a amortización de documentos de crédito público y de libranzas y de bonos de ferrocarriles, ningún responsable del Erario podrá hacer dentro del territorio de la República pago alguno sino en virtud de autorización permanente ó especial, ó de remesas que para ello le haya hecho el Tesorero General, y éste tampoco podrá hacer ni autorizar erogación que no haya sido ordenada previamente por el Ministro del Tesoro.

Artículo 14. Los gastos que deban pagarse en los consulados se cubrirán únicamente de cuadro con las radicaciones en ellos establecidas por resoluciones del Ministro del Tesoro, y con las órdenes que en cada caso especial le comunique el Tesorero General, de acuerdo con el mismo Ministerio.

Artículo 15. Los pagos fuéra de las condiciones expresadas en los artículos anteriores, los liquidará la Corte de Cuentas á cargo de quien corresponda.

Artículo 16. En los primeros cinco días de cada mes todos los responsables del Erario enviarán al respectivo Ministerio relaciones por duplicado de los pagos que hubieren hecho en el mes anterior, en virtud de autorización permanente ó especial, ó de acuerdo con las remesas que les haya hecho la Tesorería General; otro ejemplar de cada una de estas relaciones lo remitirán á esta oficina. Si los pagos hechos en un mes corresponden á distintos artículos del Presupuesto, se formarán tantas relaciones cuantos sean los artículos á que dichos pagos se imputan como lo dispone el parágrafo 3 del artículo 247 del Decreto número 1036 de 27 de Diciembre de 1904, sobre contabilidad de la Hacienda Nacional. Estas relaciones deben remitirse numeradas en serie continua, expresando en ellas el nombre de la persona á quien se hizo el pago, el motivo del gasto y la suma á que asciende.

Artículo 17. Por el hecho de no remitir las relaciones dentro del término expresado, incurrirán los responsables en una multa de $5 a $10 oro, que impondrá el Jefe de la Sección de Contabilidad del respectivo Ministerio, con la firma del Ministro. En caso de reincidencia se destituirá al empleado responsable.

Artículo 18. Recibidas tales relaciones en las Secciones de Contabilidad de los Ministerios, serán cuidadosamente examinadas, y si se hallaren corrientes, los Tenedores de Libros describirán en vista de ellas los asientos á que hubiere lugar, y enviarán los duplicados a la Oficina Central de Información.

En caso de que en algunas de dichas relaciones observaren pagos hechos sin autorización ó sin las formalidades legales, dichas Secciones devolverán los dos ejemplares de aquellas el respectivo empleado pagador, con las observaciones á que hubiere lugar, y darán cuenta á la Corte del ramo para que deduzca la responsabilidad á quien corresponda. Las relaciones mal formadas se devolverán á la oficina de su procedencia, con las observaciones del caso, para que sean corregidas y remitidas nuevamente al respectivo Ministerio.

Artículo 19. El Director de la Contabilidad General de la República visitará, por lo menos una vez al mes, las oficinas de contabilidad de los Ministerios, dejando en una acta, que se publicará en el Diario Oficial, la constancia del estado de las cuentas, y cuidará muy especialmente de que los reconocimientos no excedan de las partidas fijadas en la liquidación del Presupuesto de gastos y de que las relaciones de los pagos hechos fuéra de la capital de la República se reclamen por los Ministerios y se envíen oportunamente al del Tesoro los ejemplares correspondientes.

Artículo 20. El día viernes de cada semana todos los empleados de manejo (excepto los Cónsules) suministrarán por telégrafo, con carácter urgente, al Tesorero General el estado de caja, indicando el saldo pendiente, ó sea la suma que deba remesárseles para atender á los gastos ordenados y á los que deban cubrirse en virtud de la autorización permanente otorgada por el artículo 12 del presente Decreto; ó el saldo disponible, ó sea la cantidad efectiva sobre la cual pueda girar la Tesorería, una vez atendidos los gastos ordenados y radicados en su oficina.

Artículo 21. Dichos empleados de manejo y los Cónsules que tengan carácter de Administradores de Hacienda, continuarán remitiendo á la Tesorería General, por el primer correo de cada mes, el movimiento de caja del mes anterior, indicando el saldo que viene, los ingresos habidos durante el mes y el total de egresos. Al detallar los ingresos deben enumerarse, una á una, todas las remesas recibidas. Los empleados que no cumplan con este deber incurrirán en un a multa de $5 oro.

Artículo 22. La Tesorería General atenderá precisamente al pago de los gastos públicos tal como fueren aprobados en el Acuerdo de contabilidad, en el orden siguiente:

Lunes, Ministerio de Relaciones Exteriores.

Martes, Ministerio de Gobierno.

Miércoles, Ministerios de Hacienda y del Tesoro.

Jueves, Ministerio de Guerra.

Viernes, Ministerio de Obras Públicas.

Sábado, Ministerio de Instrucción Pública.

Los pagos de embargos judiciales y buenas cuentas á los empleados se harán los días 10, 20 y 30 de cada mes.

En consecuencia, los tenedores de órdenes de pago pueden presentarlas en los días indicados, en la seguridad de que serán cubiertas, En caso de que los días determinados fueren feriados, se harán los pagos el día siguiente hábil.

Artículo 23. Para la oportuna expedición de las órdenes de pago los Ministerios del Despacho enviarán al del Tesoro, con la debida anticipación, los reconocimientos de gastos de cada semana.

Artículo 24. Quedan derogadas todas las disposiciones reglamentarias contrarias al presente Decreto, el cual principiará á regir el desde la fecha su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese.

Dado en Bogotá a 30 de Enero de 1911.

CARLOS E. RESTREPO

El Ministro del Tesoro,

G. Martínez A.