Por el cual se reforman las leyes orgánicas de la contabilidad oficial de la Nación y del Departamento de Contraloría

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de las facultades extraordinarias que le confieren las Leyes 99 y 119 de 1931,

DECRETA:

Artículo 1°. El Departamento de Contraloría será una oficina de contabilidad y de control fiscal, y no ejercerá funciones administrativas distintas de las inherentes al desarrollo de su propia organización.

Artículo 2°. El Departamento de Contraloría estará bajo la dirección y vigilancia del Contralor General de la República, el cual será elegido para la Cámara de Representantes para un período de dos años.

Si ocurriere falta absoluta del Contralor General, el Presidente de la República nombrará un Contralor General interino mientras la Cámara provee al reemplazo.

Artículo 3°. El Contralor General no podrá ser removido sino mediante juicio, por causa criminal y en, virtud de sentencia de la Corte Suprema. Pero si el Contralor General incurriere en negligencia de sus deberes, o en incapacidad permanente, podrá ser removido en cualquier tiempo por disposición conjunta de las Cámaras, previa notificación y audiencia. El que haya sido removido del empleo de Contralor General no podrá volver a ser nombrado para ese cargo.

Artículo 4°. El Contralor General tendrá, como inmediato auxiliar en el desempeño de sus funciones, un Contralor General Auxiliar, que será nombrado por el Contralor General, con la aprobación del Presidente de la República. Sin embargo, no se nombrará Contralor General Auxiliar mientras no haya terminado el período del actual Auditor General, menor que ocurriere vacante en este empleo antes de ese término, caso en el cual el cargo de Auditor General quedará suprimido. El Contralor General Auxiliar desempeñará las funciones que le asigne el Contralor General y reemplazará a éste en los casos de falta temporal, y en los casos de falta absoluta mientras se llena la vacante. Dichos funcionarios podrán ser reelegidos.

Artículo 5°. El Contralor General tendrá, además del Contralor General Auxiliar, los demás subalternos que sean necesarios para el desempeño de sus deberes, dentro de la apropiación que al efecto haga la Ley de Presupuesto anual. Tales empleados serán de libre nombramiento y remoción del Contralor General.

Artículo 6°. El sistema de contabilidad que debe establecer el Contralor General para mostrar la situación financiera de la Nación, será de tal naturaleza que señale en cualquier momento la existencia de dinero y demás recursos disponibles para atender las obligaciones del fondo común, distinto del dinero y demás recursos disponibles para hacer frente a las obligaciones procedentes de empréstitos y de otros fondos especiales que cree la ley. El dinero y demás recursos del fondo común no se usarán para atender obligaciones de ningún otro fondo, ni el dinero y demás recursos de otros fondos, para atender obligaciones del fondo común.

Artículo 7°. En cada Ministerio habrá un Oficial de Presupuesto y Contabilidad. Este empleado tendrá directamente a su carga los libros y registros de presupuesto y contabilidad del Ministerio, y contará con el personal suficiente para ello. Mantendrá al Ministro diariamente informado del estado del presupuesto y demás cuentas del Ministerio, de las disposiciones legales referentes a las apropiaciones anuales, y de todos los gastos que se propusieren en el Ministerio en desacuerdo con la ley y sus reglamentaciones; será directamente, responsable ante el Ministro de la manera de llevar los, libros, registros y cuentas, de acuerdo con la ley y sus reglamentaciones, así como de le preparación, bajo la dirección del Ministro, de los presupuestos de gastos que requiera el Ministro de Hacienda y Crédito Público para la preparación de la ley anual de apropiaciones, y de la presentación de cualquier otro informe o cuenta oficial que le solicite el Ministro de su ramo.

Artículo 8°. El Contralor General, establecerá en las diferentes secciones de la de pública las dependencias seccionales del Departamento de Contraloría que juzgue necesarias para el mejor cumplimiento de sus deberes, teniendo en cuenta lo que provea al respecto la ley de Presupuesto. Los deberes de tales dependencias seccionales serán los que les señalen la ley y el Contralor General, por medio de reglamentaciones generales o especiales. Con tal fin el Contralor queda autorizado para suprimir, refundir o aumentar las- oficinas secciónales de la Contraloría que existan en el momento o de la promulgación de este Decreto, dentro de la partida total asignada en la Ley de Presupuestos, Nadie será nombrado Auditor en una dependencia seccional mientras no demuestre a satisfacción del Contralor General, mediante un periodo de servicio en el Departamento de Contraloría, que tiene la experiencia y versación necesarias para el desempeño ese cargo, y mientras no cumpla con los requisitos que prescribe el artículo 24 de la Ley 109 de 1923 para poder ser empleado público de manejo.

Artículo 9°. Aunque se ciñan a leyes vigentes, serán requisitos indispensables previos en la celebración de cualquier contrato u otra forma de compromiso que implique erogación de fondos del Tesoro Nacional de mil pesos ($1.000) moneda legal o más:

• a) Que en la Ley de Apropiaciones del año fiscal correspondiente haya partida que autorice o a la cual pueda ser legalmente cargado el gasto proyectado. Cuando se trate de contratos que afecten apropiaciones que deban cubrir, con fondos provenientes de empréstitos, se requiere, además, que los empréstitos se hayan contratado, y los fondos provenientes de ellos, estén disponibles;

• b) Que el saldo de tal partida de la Ley de Apropiaciones, o del producto de tal empréstito, está libre de todo compromiso por causa de contratos anteriores u obligaciones, y sea además suficiente para atender por completo al contrato propuesto o a la obligación respectiva proyectada.

• e) Que el funcionario que ha de celebrarlo, someta al Contralor General una copia del contrato o convenio proyectado para que el Contralor General certifique la partida que hubiere disponible en la respectiva vigencia fiscal. Dicho certificado del Contralor General debe acompañarse al contrato proyectado, del- cual formará parte integrante, y la cantidad así afectada no estará disponible en lo sucesivo para ser gastada de distinta manera a menos que el Gobierno quede libre de tal contrato u obligación. Se entiende que esta reserva es válida por el tiempo, que fijan las leyes sobre la materia.

Artículo 10. Con sujeción a los mismos requisitos previos establecidos en el artículo anterior, podrán celebrarse contratos, pagaderos con fondos de ingresos comunes, cuya ejecución se extienda a más de la vigencia del año fiscal, con tal que en la Ley de Apropiaciones del año respectivo exista una partida disponible cuyo saldo, no comprometido, sea suficiente para atender al costo de la parte del contrato que haya de ejecutarse en ese año. Los contratos de esta naturaleza requerirán en la Ley de Apropiaciones de cada año, la partida suficiente para cubrir el costo de la parte de la obra o trabajo que haya de ejecutarse durante el correspondiente año fiscal hasta su terminación.

En todo contrato se estipulará precisamente que la entrega de las sumas de dineros a que la Nación queda obligada se subordina a las apropiaciones que de tales sumas se hagan en los respectivos presupuestos.

Artículo 11. Todos los contratos celebrados con los requisitos previos establecidos en los artículos anteriores, serán registrados en el Departamento de Contraloría, donde quedará archivada una copia de cada uno de ellos.

Todo contrato que fuere celebrado contra los requisitos consignados en los artículos anteriores, será absolutamente nulo; y el funcionario que lo celebre será responsable de cualquier perjuicio consiguiente.

Artículo 12. Salvo lo que en contrario se acuerde por contrato, todos los bonos y cupones pagados por razón de capital e intereses de la deuda pública, serán cancelados e incinerados por orden y bajo la dirección de las personas o instituciones que hicieron el pago. Estas personas o instituciones enviarán al Departamento de Contraloría un acta de la incineración, autorizada por un Notario, acompañada de una lista autenticada que indique el título, el valor nominal y la serie y los números de los bonos pagados y cancelarán los y el títulos y la serie y números de los cupones también pagados y cancelados. Si los bonos y cupones se pagan y cancelan en Bogotá por un representante fiscal del Gobierno, el acto efe la incineración de los bonos y cupones cancelados será presenciado por un del representante del Departamento de Contraloría. No obstante, si al Gobierno Nacional, copio garante del principal e intereses de cualquier emisión de bonos, se le hiciere efectiva su garantía, los bonos y cupones de intereses redimidos de esa manera no serán incinerados, sino que se depositarán en la Tesorería Nacional como comprobante de la deuda que la entidad emisora de dichos bonos tiene para con el Gobierno Nacional. Esta deuda se asentará en los libros del Departamento de Contraloría.

La copia de la diligencia notarial y la lista autenticada de los bonos y cupones incinerados, de que se habla atrás, servirán de base para asentar en los libros de Contraloría los bonos y cupones incluidos en dichas diligencias y lista.

Todos los bonos y cupones pagados y cancelados y que se hallen actualmente archivados en el Departamento de Contraloría, salvo los exceptuados arriba, serán incinerados. En el Departamento de Contraloría se archivará la diligencia notarial del acto y de incineración y una lista autenticada de los títulos, números, etc., de tales bonos y cupones incinerados.

Artículo 13. Todo funcionario, empleado o agente del Gobierno Nacional que por razón de sus funciones deba recibir, desembolsar o manejar de cualquier otra manera fondos o bienes nacionales, estará obligado a prestar fianza de manejo. Cada uno de tales funcionarios, empleados, persona, firma o compañía que por virtud de la ley deba prestar fianza para asegurar su manejo, lo hará por la surta y en la forma prevista por la ley y de acuerdo con las reglamentaciones que establezca el Contralor General.

Artículo 14. El Contralor General de1erntinará la forma, garantías y cuantías de las fianzas que deban prestarse de acuerdo con el artículo anterior, a menos que dicha cuantía esté determinada por ley distinta, y será el Contralor la única autoridad facultada para aprobarlas, revisarlas v ordenar su cancelación. Mientras esté pendiente la aceptación de una fianza, el Contralor General fijará el tiempo y condiciones en que el respectivo empleado, persona o entidad pueda comenzar a ejercer las funciones o prestar los servicios que la fianza garantice. Las garantías de las fianzas pueden consistir en depósitos bancarios pagaderos a la orden del Tesorero Nacional, en la firma personal de un fiador, en hipotecas, en bonos emitidos por cl Gobierno Nacional, en cédulas hipotecarias de los Bancos, o en fianzas de compañías de seguros. El Contralor General no aceptará ninguna fianza por más de quinientos pesos ($500), cuya garantía sea la sola firma personal del fiador, sino por tiempo provisional, cuya duración fijará el mismo Contralor, mientras se presta la fianza definitiva en debida forma.

Artículo 15. Las fianzas de que trata el artículo 14 contendrán una cláusula en que se estipule que las garantías corresponderán no solamente por los actos de los respectivos funcionarios, empleados o agentes en el desempeño de los deberes específicos de sus cargos o empleos, y por las multas que se les impongan, sino también por el desempeño de cualesquiera otros encargos o concisiones que lealmente les encomiende el Gobierno. Se estipulará también de la fianza se extiende al manejo del recomendado del respectivo empleado en el caso del artículo 297 de la Ley 4ª de 1913.

Artículo 16. Las fianzas a que se refieren los artículos anteriores serán registradas y archivadas en el Departamento de Contraloría. Es deber del Contralor General velar por la conservación del monto y efectividad de las fianzas de todas las fianzas de manejo.

Artículo 17. Ningún empleado del Gobierno Nacional a quien se nombre interina o provisionalmente para un empleo cuyo manejo deba ser asegurado con fianza, podrá, sin haberla prestado, desempeñar ese cargo por tiempo mayor del que fije el Contralor General por medio del reglamento general.

Artículo 18. Las cuentas que rindan los empleados o demás agentes del Gobierno Nacional encargados de recaudar rentas u otros fondos públicos, serán examinadas en el menor tiempo posible por el Departamento de Contraloría. En relación con esas cuentas, el Contralor General podrá ordenar en cualquier tiempo la práctica de visitas a las oficinas, registros y archivos oficiales de los respectivos empleados o agentes. Terminadas tales visitas, se dará aviso escrito de los resultados del examen de las cuentas correspondientes, a los mencionados empleados o agentes. Según fuere, en cada caso, la gravedad de las observaciones que con motivo de tales visitas hiciere la Contraloría, el Contralor General fijará el término dentro del cual los responsables deben contestar tales observaciones o procederá sin demora a tomar las medidas legales que a su juicio fueren necesarias para salvaguardar los intereses nacionales. Esto sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 42 de 1923, el término para contestar las observaciones en el caso del referido artículo será fijado por el Contralor.

Artículo 19. En el examen y fenecimiento de cuentas rendidas de acuerdo con estipulaciones de contratos sobre obras públicas, el Departamento de Contraloría se limitará a cerciorarse de que las cuentas estén de acuerdo con las cláusulas y condiciones de los respectivos contratos. La solución de cualquier cuestión técnica que surja con motivo de cumplimiento de los contratos, o cualquiera modificación de sus términos y condiciones, será de competencia exclusiva de la autoridad que celebró el respectivo contrato, con tal que los nuevos términos y condiciones de éste se ajusten a la ley, lo mismo que se ajustaban los términos y condiciones originales, y que las modificaciones hayan sido debidamente autorizadas y comunicadas al Departamento de Contraloría.

Artículo 20. Cuando en el examen y fenecimiento de gastos autorizados por la ley, ciertos documentos y comprobantes suplementarios exigidos, por el Contralor General no puedan presentarse sin gran dificultad o demora, el Contralor aceptará en su hogar aquellos documentos o comprobantes que serian aceptables para justificar gastos similares, dentro de las más autorizadas prácticas comerciales.

Artículo 21. Si al examinar cuentas rendidas a la Contraloría por funcionarios pagadores o por cualquier otra persona que haya erogado fondos públicos, se hallaren partidas de gastos que un examinada glose por no estar conformes con la ley o con los reglamentos aplicables, y se viere que partidas de gastos similares han sido aceptadas sin observación por la Contraloría en el examen de otra cuenta anterior rendida por el mismo empleado pagador o por la misma persona que rindió la cuenta en que figuran dichas partidas glosadas, estas últimas serán aceptadas por el Contralor General sin perjuicio de la facultad de desglosarlas en cuenta posterior que rinda el mismo empleado pagador o la misma persona responsable. Sin embargo, no serán aceptadas tales partidas si con anterioridad y en tiempo oportuno hubiere prevenido el Contralor a dicho empleado pagador o a la persona responsable que esas partidas no se aceptarían después de tal prevención.

Artículo 22. El Contralor General examinará todas las cuentas de desembolsos efectuados por empleados pagadores o por contratistas, en cumplimiento de contratos de obras públicas, o por quien deba hacerla según la ley, dentro del término de ciento ochenta (181) días a partir de la fecha en que las recibiere el Departamento de Contraloría para su estudio, y dentro del mismo término enviará aviso de tal examen a los respectivos responsables. Si alguna cuenta no fuere estudiada, o si no fuere remitido el aviso que dispone este artículo, antes de la expiración del tiempo dicho, cesará automáticamente la responsabilidad por los gastos relacionados en ella, de la persona que tenía la obligación de rendirlas, salvo la responsabilidad por fraude u otros actos sancionables por los Códigos Civil y Penal, la cual subsistirá en todo momento.

Artículo 23. Todos los empleados pagadores, contratistas y demás personas que hayan desembolsado fondos públicos tendrán un término de ciento veinte (120) días para contestar las observaciones del Contralor General que resulten del exornen d,, sus cuentas. Si no se contestan dentro de dicho término, o no se presentan dentro del mismo los documentos que exija el Contralor General en relación con sus observaciones, éste dará por terminado ipso facto el examen de las cuentas respectivas, y el saldo de ellas será de cargo del empleado pagador o persona responsable o se le deducirá de cualesquiera sumas que el Gobierno le deba pagar. El término de ciento veinte días establecido en el presente artículo empezará a contarse desde la fecha en que el aviso de las observaciones sea dado por correo o en cualquier otra forma al responsable, y dicho término podrá prorrogarse por el Contralor cuando se le demuestre que motivos de fuerza mayor o de caso fortuito impidieron al responsable contestar las observaciones dentro de ese plazo. En todo caso, el responsable tendrá derecho al recurso ante el Consejo de Estado.

Artículo 24. Todo empleado o agente d J, Gobierno Nacional que recaude, administre, desembolse o esté encargado de custodiar o vigilar fondos o bienes nacionales, rendirá cuenta de su manejo al Departamento de Contraloría en la forma y en las épocas que disponga el Contralor General.

Artículo 25. Ningún nombramiento de empleado o agente del Gobierno Nacional encargado del manejo de caudales o bienes públicos será efectivo mientras tal nombramiento no haya sido registrado en el Departamento de Contraloría, y mientras no haya prestado la fianza correspondiente al empleo. Cuando se trate de un nombramiento de interino en que sea preciso llenar la vacante inmediatamente, el Ministro del Despacho respectivo nombrará un encargado con carácter de interinidad hasta por sesenta días, prescindiendo de las formalidades prescritas para la presentación de pruebas y confirmación del nombramiento, pero siempre que se asegure su manejo con una fianza provisional que sea aceptada por el Departamento de la Contraloría.