Por el cual se aprueba el Acuerdo número 037 del 2 de febrero de 1985 emanado de la Junta Directiva del ICFES, sobre la escritura orgánica y funciones de las dependencias del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior ICFES

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales,

DECRETA:

Artículo 1°. Apruébase el Acuerdo número 037 del 28 de febrero de 1985, por el cual la Junta Directiva del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, determinó la estructura orgánica y las funciones de sus dependencias, cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 037 DEI 1985

(febrero 28)

por el cual se establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directivadel Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias que le confieren los Decretos 81 de 1980 y 2743 de 1980 y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

I -DE LA ESTRUCTURA

Artículo 1° La estructura orgánica del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, será la siguiente:

• 1. Junta Directiva.

• 1. Dirección General.

2.1 Oficina de Coordinación Internacional y Convalidación de Títulos.

• 1. Secretaria General.

3.1 División Administrativa y Financiera.

3.1.1. Sección de Presupuesto y Contabilidad.

3.1.2. Sección de Tesorería.

3.1.3. Sección de Servicios Generales.

3.2 División de Personal.

3.3 División de Procesos Editoriales.

3.4 División de Sistemas e Informática.

3.4.1. Sección de Análisis y Programación.

3.4.2. Sección de Organización y Métodos.

3.4.3. Sección de Archivo, Microfilmación y Duplicaciones.

• 1. Subdirección Académica.

4.1 División de Formación Avanzada

4.2 División de Formación Universitaria

4.3 División de Formación Tecnológica

4.4 División de Formación Intermedia Profesional.

• 1. Subdirección de Planeación.

5.1 División de Análisis e Información Estadística.

5.2 División de Planeación Académica.

5.3 División de Planeación Económico-Financiera.

5.4 División de Planeación Física y Equipos.

• 1. Subdirección de Fomento.

6.1 División de Fomento Investigativo

6.2 División de Educación a Distancia y Tecnología Educativa.

6.3 División de Información y Documentación para la Educación Superior.

6.4 División de Asistencia Administrativa.

• 1. Subdirección Jurídica.

7.1 División de Evaluación Jurídica.

7.2 División de Asesoría Institucional.

7.3 División de Asesoría Interna.

• 1. Unidad Administrativa Especial del Servicio Nacional de Pruebas.

• 8.1. División de Investigación y Diseño de Pruebas.

8.1.1. Sección de Investigación.

8.1.2. Sección de Diseño.

8.1.3. Sección de Promoción y Asesoría.

8.2 División de Administración de Pruebas.

8.2.1. Sección de Exámenes.

8.2.2. Sección de Certificaciones y Diplomas.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación.

9.1 Comité de Planeación de la Educación Superior.

9.2 Comité Técnico Asesor de la Junta Directiva.

9.3 Junta de Licitaciones y Adquisiciones

9.4 Comisión de Personal.

9.5 Comités de Coordinación.

9.6 Consejos Académicos Asesores.

9.7 Consejo de Investigación.

II -DE LAS FUNCIONES

JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCIÓN GENERAL.

Artículo 2° La Junta Directiva y el Director General cumplirán las funciones para ellos señaladas en los Decretos 81 de 1980 y 2743 de 1980 y demás disposiciones que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

Artículo 3° Oficina de Coordinación Internacional y Convalidación de Títulos: Son funciones de la Oficina de Coordinación Internacional y Convalidación de Títulos, las siguientes:

• a) Coordinar las relaciones internacionales del ICFES de acuerdo con las instrucciones de la Dirección y las políticas del Instituto;

• b) Coordinar los procesos necesarios para la convalidación de títulos y homologación de materias en Educación Superior obtenidos o cursadas en el extranjero

• c) Asesorar a la Dirección General en las relaciones con Gobiernos y entidades extranjeras y con organismos internacionales;

• d) Informar a las instituciones de educación superior y a las dependencias respectivas del Instituto, sobre las ofertas de cooperación técnica y financiera de entidades y gobiernos extranjeros;

• e) Informar a las misiones diplomáticas acreditadas ante el Gobierno Colombiano y a las de Colombia en el exterior, sobre las disposiciones legales vigentes y los programas de educación superior, así como sobre los requisitos para la obtención de títulos en el país y la denominación de los mismos;

• f) Establecer y mantener contactos con la Oficina de Relaciones Internacionales del Ministerio de Educación Nacional y con la División de Relaciones Culturales del Ministerio de Relaciones Exteriores, en lo referente a la correcta interpretación de los convenios culturales;

• g) Comprobar y refrendar los títulos de educación superior cursados en Colombia que se acrediten en el exterior;

• h) Llevar y mantener actualizado el archivo de convenios culturales y sobre la educación superior de otros países;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4° Secretaría General: Son funciones de la Secretaría General las siguientes:

• a) Asesorar a la Dirección General en la administración del Instituto y dirigir, coordinar y evaluar las actividades administrativas, para un eficaz funcionamiento de la Entidad;

• b) Preparar, revisar y tramitar en coordinación con la Subdirección Jurídica y demás subdirecciones, los proyectos de acuerdo y resolución, que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva y Dirección General;

• c) Desarrollar las funciones de Secretaria de la Junta Directiva;

• d) Refrendar y expedir, según el caso, los actos administrativos del Instituto;

• e) Coordinar con la Subdirección Jurídica, el trámite de los contratos que deba suscribir la Dirección General;

• f) Dirigir y coordinar las divisiones a su cargo y rendir informes a la Dirección General, sobre las actividades de las mismas;

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5° División Administrativa y Financiera: Son funciones de la División Administrativa y Financiera las siguientes:

• a) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas los asuntos administrativos y financieros del Instituto;

• b) Dirigir lo relacionado con la adquisición de elementos de consumo y devolutivos, muebles e inmuebles para el normal funcionamiento del Instituto

• c) Coordinar con la Sección de Organización y Métodos la implantación y evaluación de los procedimientos, sistemas y métodos de trabajo, que se requieran para la prestación de los servicios administrativos;

• d) Establecer los mecanismos que permitan una correcta administración de los suministros del Instituto;

• e) Coordinar las actividades relacionadas con la ejecución y control presupuestal, así como el registro, análisis y operaciones financieras del Instituto

• f) Coordinar con la Secretaría General, el procesamiento de la información requerida por la dependencia para su normal funcionamiento;

• g) Coordinar las sesiones a su cargo y rendir informes a la Secretaría General, sobre las actividades de las mismas;

• h) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6° Sección de Presupuesto y Contabilidad: Son funciones de la Sección de Presupuesto y Contabilidad las siguientes:

• a) Elaborar el Proyecto de presupuesto del Instituto en coordinación con la División de Planeación Económico-Financiera de la Subdirección de Planeación;

• b) Controlar y registrar la ejecución activa y pasiva del presupuesto;

• c) Elaborar informes periódicos sobre la ejecución presupuestal y el estado financiero del Instituto;

• d) Conceptuar sobre los aspectos técnicos, presupuestales y contables que sean requeridos;

• e) Preparar los proyectos de modificaciones presupuestales con destino a la Junta Directiva y tramitar los que requieran aprobación de las dependencias competentes;

• f) Preparar los proyectos de acuerdo de gastos y obligaciones con base en las proyecciones financieras;

• g) Llevar la contabilidad general y de costos del Instituto de acuerdo con las normas prescritas por la Contraloría General de la República;

• h) Elaborar los estados financieros y los análisis de los mismos;

• i) Elaborar y tramitar las cuentas correspondientes a los pagos reconocidos y autorizados por resolución;

• j) Llevar separadamente los registros contables y presupuestales de los programas especiales que se le asignen al Instituto;

• k) Mantener depurada la información financiera de conformidad con las normas fiscales y procedimientos contables vigentes;

• l) Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal y llevar el registro de los mismos;

• ll) Elaborar los documentos y realizar los trámites correspondientes para la inclusión del presupuesto de ingresos y egresos de la entidad dentro de la ley de presupuesto;

• m) Expedir el registro presupuestal que ampara los contratos;

• n) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones referentes al régimen contable del instituto;

ñ) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7º Sección de tesorería: Son funciones de la Sección de Tesorería las siguientes:

• a) Adelantar los trámites necesarios para el recaudo oportuno de los dineros que por diferentes conceptos deben ingresar al Instituto y proceder a su contabilización en libros;

• b) Manejar y controlar las cuentas bancarias del Instituto;

• c) Manejar en cuentas separadas los recursos correspondientes al Fondo de Inversiones y los que por ley deban destinarse al Fomento de la Investigación;

• d) Efectuar en forma oportuna los pagos de las obligaciones que por cualquier concepto se presenten observando las normas fiscales, presupuestales y contables del Instituto;

• e) Elaborar el boletín diario de Tesorería;

• f) Rendir a la Contraloría General de la República (Examen de Cuentas) la cuenta mensual de ingresos y gastos para su correspondiente fenecimiento;

• g) Ejecutar los giros bancarios, traslados de fondos, avances y pagos de acuerdo con los procedimientos y disposiciones sobre el particular;

• h) Llevar los libros de caja, avances y demás que se requieran;

• i) Elaborar con base en la información suministrada por las demás dependencias las cuentas de cobro que por conceptos de trabajos y servicios se adeuden al Instituto;

• j) Recaudar y expedir los recibos de pago de venta de los servios del Instituto;

• k) Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias;

• l) Manejar y responder por los títulos valores y documentos negociables del instituto, entregados para su custodia y garantizar su oportuna efectividad;

• ll) Controlar el manejo de las cajas menores y fondos rotatorios;

• m) Recaudar el valor de las multas de que trata el artículo 189 del Decreto extraordinario 80 de 1980;

• n) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la Dependencia.

Artículo 8º Sección de Servicios Generales: Son funciones de la Sección de Servicios Generales las siguientes:

• a) Programar el trabajo de los grupos que la conforman y velar por su oportuna y eficaz ejecución;

• b) Elaborar la programación de compras de bienes muebles del Instituto;

• c) Elaborar proyectos de pliegos de condiciones en las licitaciones que se requieran;

• d) Efectuar las compras autorizadas por la Dirección o la Secretaría General;

• e) Responder por la entrada, conservación, almacenamiento, custodia, entrega y baja de los bienes del Instituto;

• f) Mantener al día el inventario de bienes del Instituto y del Almacén y efectuar inventarios físicos periódicos reportando el resultado de los mismos a la Sección de Contabilidad y Presupuesto;

• g) Rendir las cuentas del Almacén a la Auditoría de acuerdo con las normas administrativas y fiscales vigentes;

• h) Mantener en bodega existencias suficientes de bienes que permitan atender oportuna y adecuadamente las necesidades de las dependencias del Instituto;

• i) Mantener en adecuado estado de funcionamiento las instalaciones oficinas, muebles y equipos al servicio del Instituto;

• j) Dirigir, coordinar y prestar los servicios de transporte, vigilancia, seguridad, ornato, aseo, cafetería, conmutador, recepción, correspondencia y mensajería;

• k) Mantener actualizados los registros de contratistas y proveedores;

• l) Preparar con destino a la División de Asesoría Interna todos los documentos necesarios para la elaboración de las minutas de los contratos de adquisición de bienes;

• ll) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9º División de personal Son: funciones de la División de Personal las siguientes:

• a) Adelantar las actividades relacionadas con la administración de personal de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias;

• b) Preparar y mantener actualizado en coordinación con la Sección de Organización y Métodos y con las distintas dependencias del Instituto el Manual de funciones y Requisitos mínimos a nivel de cargo;

• c) Proponer y ejecutar las políticas de selección y promoción del personal;

• d) Preparar y realizar las pruebas necesarias para la selección del personal

• e) Instruir al personal que se vincule sobre la naturaleza, objetivos y organización del Instituto y sobre las funciones y responsabilidades de su cargo;

• f) Coordinar la oportuna evaluación del personal, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes;

• g) Dirigir y controlar el cumplimiento de las normas que sobre salarios y prestaciones rigen para los empleados del Instituto;

• h) Colaborar con la Subdirección Jurídica en el trámite de los negocios que se susciten ante lo contencioso administrativo en materia de personal;

• i) Velar por la correcta aplicación de las normas vigentes sobre calificación de servicios y régimen disciplinario del Instituto;

• j) Llevar los registros, el control y las estadísticas del personal al servicio del Instituto y coordinar con la División de Sistemas e Informática el procesamiento de la información requerida por la división;

• k) Llevar y mantener el registro de las hojas de vida de los funcionarios del Instituto;

• l) Informar oportunamente a la División de Asesoría Interna los casos de incumplimiento de los contratos de prestación de servicios personales;

• ll) Coordinar con las entidades competentes del Sector Público las políticas y servicios para el personal;

• m) Realizar las gestiones que se requieran sobre administración de personal ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil;

• n) Coordinar y controlar el trámite de los asuntos relativos a las diferentes situaciones administrativas del personal del Instituto;

ñ) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10. División de Procesos Editoriales: Son funciones de la División de Procesos Editoriales las siguientes:

• a) Elaborar y coordinar el diseño, diagramación y edición de las publicaciones técnicas y operativas que requiera el Instituto;

• b) Coordinar y controlar la elaboración de documentos de circulación interna dirigidos a suministrar información a los empleados de la institución;

• c) Coordinar y controlar la ejecución de contratos relacionados con la impresión de publicaciones que el ICFES realice con otras entidades;

• d) Elaborar presupuestos e informes de costos de las publicaciones del Instituto;

• e) Conservar en debida forma, las matrices y originales de los trabajos que se realicen;

• f) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11. División de Sistemas e lnformática: Son funciones de la División de Sistemas e Informática las siguientes:

• a) Diseñar el sistema integrado de información del Instituto y promover su desarrollo a todos los niveles;

• b) Dirigir la elaboración de diseños de sistemas y procedimientos sistematizados que sean requeridos para el desarrollo de las actividades del Instituto;

• c) Dirigir el procesamiento, clasificación y archivo de datos e información que produzca o reciba el Instituto,

• d) Salvaguardar y controlar los archivos maestros, registros en tarjetas, discos, diskette, cintas, equipos y programas de exclusivo uso del Instituto;

• e) Presentar planes de programación y sistemas de información que permitan optimizar las actividades de la institución y la racionalización de recursos;

• f) Asesorar a los usuarios de los servicios de sistemas en el desarrollo de los mismos;

• g) Dirigir y coordinar las actividades de procesamiento y producir la información que sea necesaria para el cumplimiento de los objetivos del Instituto;

• h) Velar por el mantenimiento y actualización del Archivo General del Instituto;

• i) Evaluar y controlar la información sistematizada de los procesos existentes en el Instituto;

• j) Coordinar las secciones a su cargo y rendir informes a la Secretaria General, sobre las actividades de las mismas;