Relativo a formación y examen de cuentas

El Gobierno de la República,

En uso de la facultad que le da el artículo 1° de la Ley 58 de 1874, y

CONSIDERANDO:

Que la práctica ha indicado la deficiencia de algunas disposiciones respecto de la formación y examen de las cuentas de los responsables del Erario,

DECRETA:

Art. 1° Es prohibido á los empleados de manejo hacer suplementos á la Caja de un cargo, bien sea de su propio peculio ó por empréstito particulares, sin autorización del Municipio del Tesoro. En consecuencia cuando haya faltado esta autorización, la Oficina general de Cuentas no reconocerá saldos provenientes de suplementos á favor de los responsables del Erario.

• 1° Cuando el Ministerio haya dado autorizaciones para hacer suplementos, el responsable describirá con claridad la partida en sus cuentas el mismo día en que se haga el suplemento, requisito sin el cual la Oficina general de Cuentas no lo reconocerá.

• 2° En consecuencia, es prohibido á los responsables del Erario confundir sus fondos particulares con los fondos públicos que manejan.

Art. 2° Las Oficinas recaudadoras de las rentas públicas que deben rendir sus cuentas directamente á la Oficina general de Cuentas, pasarán mensualmente á dicha Oficina y al Ministerio del Tesoro, una relación de las remesas que hayan hecho y de las que hayan recibido de otras Oficinas durante el mes.

La Secretaría de la Oficina general llevará cuenta á las Oficinas responsables, de las remesas que hagan y de la que reciban, para que sirva de base en el examen de las cuentas que éstas presenten. Sin que aparezca que una remesa hecha ha sido recibida en la Oficina destinataria, no se descargará de su valor al remitente sin que se compruebe que se hizo efectivamente con todas las formalidades legales.

Art. 3° Las Oficinas de manejo de espacios, como la de Depósito de útiles telegráficos, Depósitos de útiles de instrucción pública etc. agregarán á los documentos comprobantes de las operaciones, una relación de las altas y bajas con el visto bueno del empleado que las haya ordenado. Sin este requisito no podrán ser fenecidas las cuentas.

Art. 4° La falta de estampillas de timbre nacional en los documentos que deben de varias, los errores aritméticos, y otras faltas que á juicio de la Oficina general no hagan indispensable la reposición de las cuentas en todo ó en parte sustancial, no serán motivo para la devolución de éstas. Los errores aritméticos se subsanarán, una vez fenecidas las cuentas mensuales, por contrapartidas ó partidas adicionales; de las estampillas que falten se hará cargo el responsable, conforme á la ley.

Art. 5° El reconocimiento por rentas á favor del Tesoro se hará el día que se el derecho en virtud de la liquidación respectiva; y el reconocimiento á cargo del Tesoro por pagos hechos por anticipación, se verificará cuando se legalice el gasto, en vista de la correspondiente carta de aviso.

Las Oficinas que en el presente bienio económico hayan hecho los reconocimientos á cargo del Tesoro por todo lo que hayan pagado por anticipación, procederán á describir las contrapartidas necesarias con el fin de que los Capítulos del Presupuesto aparezcan afectados al Haber solamente con el valor de los gastos que hayan sido legalizados. Las contrapartidas se deducirán en el Diario y en las cuentas del Mayor que sean afectadas por ellas.

Art. 6° Las cuentas de ordenación de gastos se llevarán en la forma siguiente:

Cargando la cuenta general de Créditos Legislativos, con crédito á los Capítulos de gastos, al verificarse la liquidación del Presupuesto; y cargando las cuentas de los mismos Capítulos con el valor de lo que se reconozca con créditos á la cuenta general de Créditos Legislativos.

En las cuentas de los Capítulos se suprimirán las denominaciones de créditos legislativos, pues el Haber del Capítulo indicará el crédito legislativo, y el Debe el crédito reconocido. No se llevará en las Oficinas ordenadoras cuenta de pagos.

Art. 7° La Tesorería general pasará mensualmente á las respectivas Oficinas ordenadoras, relación de las órdenes de pago que vayan quedando sin cubrirse, de manera que en cada mes se sepa con precisión lo que quede sin pagar de la vigencia en curso.

Art. 8° Las Oficinas ordenadoras pasarán mensualmente á la Oficina general de Cuentas, un ejemplar del Balance de su cuenta, para los efectos de la 2ª parte del artículo 29 de la ley 146 de 1888.

Publíquese.

Dado en Bogotá, á 15 de Octubre de 1891.

CARLOS HOLGUÍN.

El Ministro del Tesoro,

Marcelino Arango.