Sobre reorganización de la contabilidad oficial y creación del Departamento de Contraloría

El Congreso de Colombia

decreta:

CAPITULO I

Organización del Departamento de Contraloría.

Artículo 1º. Créase como servicio nacional administrativo el Departamento de Contraloría, el cual será independiente de los demás Departamentos administrativos. El Gobierno dictara en cada caso los decretos reglamentarios pertinentes.

Artículo 2º. El Departamento de Contraloría estará a cargo de un funcionario denominado Contralor General de la República, y de un ayudante denominado Auditor General, quienes serán nombrados por el Poder Ejecutivo Nacional, con la aprobación de la Cámara de Representantes, y devengaran salarios no inferiores a seis mil pesos ($6,000) y cuatro mil pesos ($4,000), anuales, respectivamente.

Artículo 3º. El Contralor General será el Jefe del Departamento de Contraloría. El Auditor General desempeñara todas las funciones que le asigne el Contralor General, y reemplazara a este en los casos de falta temporal o accidental y en los casos de falta absoluta mientras se llena la vacante.

Artículo 4º. El Contralor General y el Auditor General duraran en sus funciones por un periodo de cuatro años, pero el periodo de los dos primeros que se nombren expirara el 30 de junio de 1927. De allí en adelante la fecha inicial del periodo será el 1 de julio. Dichos funcionarios podrán ser reelegidos.

Artículo 5º. El Departamento de Contraloría tendrá un Oficial Mayor, un Contralor en Jefe y los Auditores Seccionales y demás funcionarios y dependientes que sean necesarios para el desempeño de las funciones del Departamento. Tales empleados serán de libre nombramiento y remoción de Contralor General. El número y las asignaciones de estos empleados serán fijados por el Congreso.

CAPITULO II

Competencia del Contralor General.

Artículo 6º. El Contralor General tendrá competencia exclusiva en todos los asuntos referentes al examen, glosa y fenecimiento de cuentas de los funcionarios o empleados encargados de recibir, pagar y custodiar fondos o bienes de la Nación, en lo relativo al examen y revisión de todas las deudas y reclamaciones, de cualquier naturaleza, a cargo o a favor de la República, derivados de la Administración activa y pasiva del Tesoro Nacional, y en todos los asuntos relacionados con los métodos de contabilidad y con la manera de llevar las cuentas de la Nación, la conservación de los comprobantes y el examen e inspección de los libros, registros y documentos referentes a dichas cuentas. Lo dispuesto en este artículo no obsta para que los empleados administrativos puedan exigir a sus subalternos los informes y cuentas que a bien tengan y para hacerles las observaciones que estimen conducentes al buen servicio.

Artículo 7º. Toda decisión del Contralor o de Auditor Seccional, tomada dentro de sus respectivas facultades, será obligatoria para todos los empleados y funcionarios administrativos a que ella se refiera; pero podrá apelarse de tal decisión por el que se crea agraviado con ella, dentro de un mes, contado desde la notificación de la providencia recurrida, ante el Consejo de Estado, si se tratare de decisión del Contralor General, y ante este, si la decisión proviniere del Auditor Seccional.

Artículo 8º. Todas las apelaciones se harán por escrito, y en ellas se expresara la resolución apelada y las razones legales y de otro orden en que se apoye el recurso, al que deben acompañarse al mismo tiempo todos los documentos del caso.

Las entidades que deben conocer de estas apelaciones las sustanciaran y fallaran de acuerdo con el procedimiento que actualmente rige para los juicios de cuentas que se ventilan ante la Corte del ramo.

CAPITULO III

Facultades y deberes del Contralor General.

Artículo 9º. El Contralor General tendrá las facultades y deberes que se expresan en los artículos siguientes:

Artículo 10. Llevará las cuentas generales de la Nación, incluyendo las relacionadas con la deuda pública.

Artículo 11. El Contralor prescribirá los métodos de contabilidad y la manera de rendir todos los informes financieros de cualquier Ministerio, Dirección, Servicio, Oficina, Sección u otra entidad administrativa del Gobierno.

Artículo 12. Prescribirá los procedimientos que han de seguir todos los funcionarios, empleados y agentes encargados del manejo de fondos o propiedades de la Nación, para presentar sus cuentas, formar y confrontar inventarios, así como para todo lo que se refiere a la enajenación de esos fondos o bienes, en cualquiera forma que se haga.

Artículo 13. Escribira también la forma que deben tener los libros de contabilidad, recibos, comprobantes y todos los documentos que se refieren al recibo o desembolso de fondos, así como de cualesquiera formularios relacionados con las cuentas de los empleados o agentes de la República.

Artículo 14. Exigira regularmente informes o relaciones diarias, semanales o mensuales de todo empleado del Gobierno, así como cualesquiera informes extraordinarios que desee obtener.

Artículo 15. Hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad nacional; efectuara la revisión y fenecimiento de las cuentas de todas las personas que manejen caudales del Tesoro Público o bienes nacionales; examinara y revisara todas las deudas y reclamaciones de la clase que fueren, que el Gobierno de la República deba satisfacer en cualquiera de sus ramos, lo mismo que los créditos existentes a favor de él.

Artículo 16. Pasará, a intervalos convenientes, un aviso oficial por escrito a todo empleado o agente del Gobierno cuyas cuentas hayan sido revisadas total o parcialmente, en el que expondrá todo saldo a cargo del responsable y las diferencias que resulten de la revisión, por razón de tal cargo, o de partidas aplazadas o rechazadas por el mismo Contralor. Tales avisos deberán ser debidamente detallados y expresaran en cada caso el motivo del cargo, del rechazo o del aplazamiento. Cualquier cargo o partida aplazada que no fueren satisfactoriamente explicados por el empleado responsable, dentro del plazo de noventa días, a contar de la fecha de la notificación personal o del depósito, en el correo de dicho aviso, se considerara como una partida definitivamente desautorizada, a menos que el mismo Contralor prorrogue dicho plazo por escrito.

Artículo 17. Podrá dispensar las faltas o defectos menores que existan en los comprobantes y documentos de las cuentas rendidas, cuando, a su juicio, los intereses del Gobierno lo exijan, siempre que el monto de tales faltas o defectos, imputable a cualquier empleado o agente, no exceda de veinte pesos ($20) moneda legal en un año.

Artículo 18. Vigilara y procurara, por los medios adecuados, la recaudación y efectividad de todas las deudas y la restitución de todos los fondos y propiedades que resulten deberse al Gobierno en virtud de la revisión y liquidación de cuentas.

Artículo 19. Examinara, contara y verificara el numerario y demás caudales en poder de cada uno de los empleados o agentes del Gobierno encargados del manejo de fondos públicos, cada vez que él lo juzgue necesario.

Artículo 20. Revisará y verificara, cada vez que lo juzgue necesario, las cantidades de útiles o materiales en poder de los distintos Ministerios, Secciones, Oficinas y demás servicios del Gobierno, para lo cual podrá contar tales elementos en los respectivos depósitos.

Artículo 21. Revisará y verificara, cada vez que lo juzgue necesario, las cantidades de estampillas postales, de timbre nacional o de consumo, papel sellado u otros valores en poder de los diversos empleados o agentes autorizados por las leyes o por los reglamentos para recibir y expender tales especies.

Artículo 22. Examinara y verificara las entradas y licenciamientos, tanto del Ejército como de la Policía Nacional.

Artículo 23. Llamará la atención del funcionario administrativo correspondiente hacia cualquier gasto de fondos públicos o uso de propiedades públicas que, a su juicio, sea irregular, innecesario, excesivo o superfluo.

Artículo 24. Recibirá del Ministerio de Hacienda todos los bonos y cupones redimidos y pagados, los cuales examinaran y se cerciorara de su autenticidad, de que su pago fue debidamente hecho y de que estén debidamente cancelados, llevara un estado detallado de ellos y los archivara.

Artículo 25. Firmará todos los bonos y otros documentos de la deuda pública emitidos por el Gobierno. Ningún bono u otro documento de deuda pública será válido sin que sea refrendado por el contralor, o por otro empleado debidamente autorizado por el para hacerlo.

Artículo 26. Tomará parte en la incineración o destrucción del papel moneda, cedulas y bonos del Gobierno que circulan como moneda, cambiados o amortizados por el mismo Gobierno, como también en la incineración o destrucción que efectué el Banco de la República de billetes por el emitidos.

CAPITULO IV

Investigaciones.

Artículo 27. A solicitud del Presidente de la República, o en virtud de proposición acorde aprobada por ambas Cámaras, el Contralor General practicara exámenes en cualquier Ministerio, Departamento o Sección Administrativa, a fin de informar sobre los métodos empleados para el manejo de los negocios públicos y hacer recomendaciones o sugestiones para la mejora de tales métodos.

Artículo 28. A solicitud de Departamento o Municipio, y con la aprobación del Consejo de Ministros el Contralor General practicara exámenes y rendirá informes análogos en servicios dependientes de tales entidades. El Gobierno Nacional podrá exigir que el Departamento o Municipio que pida el servicio expresado cubra el costo de él.

Artículo 29. Contralor General, el Auditor General, o cualquier otro funcionario del Departamento de Contraloría, debidamente autorizado para tal efecto por el Contralor General, tendrán autoridad para citar testigos, tomar juramentos y recibir declaraciones en cualquier investigación referente a asuntos que sean de la competencia del Contralor General.

Parágrafo. El Contralor General y los demás funcionarios de que habla este artículo, podrán usar de los apremios fijados en el artículo 334 de la Ley 105 de 1890.

Artículo 30. La persona que rinda declaraciones falsas al Contralor General o a cualquier otro funcionario del Departamento de Contraloría que esté debidamente autorizado para recibirlas, será castigada de acuerdo con el Código Penal.

Artículo 31. Si resultare de cualquier investigación efectuada por el Contralor General que se ha cometido soborno, cohecho u otro delito semejante, presentara todo lo relacionado con el asunto a la autoridad judicial competente.

CAPITULO V

Auditores Seccionales.

Artículo 32. El Contralor General organizara las Auditorias Seccionales que el Congreso autorice en los Departamentos, Intendencias y Comisarias de la República. Dichas Auditorias estarán a cargo de Auditores Seccionales, quienes desempeñaran todas las funciones que les asignen el Contralor y los reglamentos del Gobierno.

Artículo 33. Son atribuciones de los Auditores Seccionales:

Examinar e inspeccionar las oficinas de toda persona encargada del manejo de caudales o bienes del Gobierno Nacional en la zona que les corresponda; transmitir las órdenes y disposiciones del Contralor a dicha persona; dar instrucciones con respecto a la manera de formular las cuentas e informes; recibir y revisar las cuentas, y dar aviso al Contralor de cualquier fraude que observen en la recaudación de contribuciones o derechos.

Artículo 34. Los empleados de las Auditorias del Departamento de Contraloría estarán directamente bajo las órdenes del Auditor Seccional respectivo, y serán nombrados y removidos libremente por el Contralor General.

CAPITULO VI

Empleados de Manejo.

Artículo 35. Todo empleado o Agente del Gobierno Nacional encargado de recibir o custodiar fondos públicos, o de hacer pagos con ellos, preparara y rendirá al Contralor General, durante los primeros cinco días de cada mes y por conducto del Auditor Seccional donde exista, la cuenta comprobada de su manejo correspondiente al mes anterior, en la forma que ordene dicho Contralor.

Artículo 36. El Contralor General puede prorrogar por escrito el plazo señalado para la presentación de cuentas, toda vez que, en su opinión, las conveniencias del servicio lo exijan.

Artículo 37. Si las cuentas no fueren presentadas dentro del plazo señalado en esta Ley, o dentro del plazo adicional que otorgue el Contralor General, deberá este solicitar del funcionario a quien corresponda proveer el puesto, la inmediata suspensión del empleado responsable, y dicho funcionario estará en el deber de suspender al empleado mientras se investiga si hubo razón justificada de tal demora.

Artículo 38.

Ningún nombramiento de empleados o agentes del Gobierno Nacional encargados del manejo de caudales o bienes públicos será efectivo mientras tal nombramiento o haya sido registrado en el Departamento de Contraloría, salvo el caso de que se trate de un nombramiento de interino en que sea preciso llenar la vacante inmediatamente.

Artículo 39. Todo empleado o agente del Gobierno de la República, cuyas atribuciones permitan o exijan la posesión o custodia de caudales o propiedades públicos, será responsable de estos, y de su custodia, de conformidad con las disposiciones de esta Ley.

Artículo 40. Las personas responsables de fondos del Gobierno deberán responder de todas las pérdidas que resulten del depósito, uso o empleo ilegales de los mismos y de todas las perdidas provenientes de negligencia en la custodia de aquellos.

Artículo 41. Todo empleado o agente responsable de propiedades de la Nación deberá responder por su valor en dinero en caso de pérdida de dichas propiedades proveniente de uso impropio o no autorizado de las mismas, hecho por el o por cualquier personas de cuyos actos sea responsable, y en general deberá responder de todo daño o deterioro ocasionado por descuido en la conservación o uso de dicha propiedad, estuviere o no en aquella fecha bajo su custodia personal.

Artículo 42. Ningún empleado o agente del Gobierno será relevado de responsabilidad por haber obrado en virtud de orden de un funcionario superior, en el pago, empleo o disposición de los fondos o propiedades de que sea responsable; pero el funcionario que ordene tal pago o empleo ilegal de dichos haberes será responsable en primer término por la pérdida que sufra la Nación.

Artículo 43. Ningun empleado o agente del Gobierno encargado del recibo, desembolso o administración de fondos o bienes nacionales, quedara libre de responsabilidad por la perdida, merma, hurto o depreciación de tales haberes, mientras el Contralor General no lo haya expresamente exonerado de dicho cargo.

Artículo 44. Todo Jefe de una oficina pública y todo empleado o agente encargado del manejo de fondos públicos o de las administración de propiedades nacionales, podrá pedir al Contralor General que dicte una decisión por escrito respecto al objeto o alcance de cualquier apropiación, o fondo especial de reserva, como también la aplicación de una renta o la legalidad de una erogación, y sobre la disposición de cualquier propiedad del Gobierno. El Contralor deberá dictar tal decisión.

CAPITULO VII

Recibo de Fondos Públicos.

Artículo 45. Salvo disposición en contrario, de los fondos recaudados oficialmente por cualquier empleado público, a cualquier título y en cualquier ocasión, deberá darse razón como fondos del Gobierno.

Artículo 46. Todo empleado o agente del Gobierno que recaude fondos pertenecientes a la Nación, o que hayan sido confiados al cuidado del Gobierno, deberá expedir a la persona o personas de quienes los recaudo un recibo oficial en el que se indiquen la fecha, la cantidad pagada, el nombre y apellido del que paga y la cuenta a que deba aplicarse, pero no será necesario este recibo cuando se trate de los dineros recaudados por razón del expendio de estampillas de timbre nacional, papel sellado, de correos, tiquetes de transportes y otros documentos análogos.

CAPITULO VIII

Desembolso de fondos públicos en la ciudad de Bogotá.

Artículo 47. Toda erogación de fondos públicos que se verifique en la ciudad de Bogotá, se hará por medio de órdenes de pago giradas a cargo del Tesorero General de la República y expedidas, bien directamente a la orden del acreedor, bien a la orden de un empleado pagador oficial. Las órdenes de pago que se extiendan directamente a favor de un acreedor del Gobierno deben llevar una inscripción impresa que diga: orden definitiva, y las que se expidan a favor de un funcionario pagador, una que diga: Anticipo para gastos oficiales.

Artículo 48. Los pagos a los acreedores se harán únicamente mediante la aprobación de la cuenta o nomina respectiva por el Ministro o el Jefe de la oficina correspondiente, o por la persona que esta para ello debidamente autorizada.

Artículo 49. Ninguna orden será pagada por el Tesoro Nacional, ni anotada como pagadera por un depositario de fondos del Gobierno, ni será válida, mientras no esté refrendada por el Contralor General, o por algún empleado del Departamento de Contraloría, autorizado debidamente para dicho objeto.

Artículo 50. Las órdenes a cargo del Tesoro de la Nación se expedirán por el Ministro o por el Jefe de la oficina que pueda disponer de la apropiación o del fondo contra el cual dichas órdenes son giradas, o por el subalterno que uno de ellos designe con tal fin.

Artículo 51. Los fondos que reciban los funcionarios pagadores por órdenes de Anticipos para gastos oficiales se invertirán según las reglas que prescriba el Contralor General.

CAPITULO IX

Desembolso de fondos públicos fuera de Bogotá.

Artículo 52. Todos los pagos, anticipos o traspasos de fondos públicos que hagan los funcionarios o empleados del Gobierno y que deban efectuarse fuera de la ciudad de Bogotá, estarán sujetos a las disposiciones que dicte el Contralor General.

CAPITULO X

Restricciones sobre la celebración de contratos por el Gobierno.

Artículo 53. Ningún empleado o agente del Gobierno podrá celebrar contrato o contraer obligación alguna que requiera la erogación de fondos públicos, a menos que haya en el Presupuesto una apropiación para ello, cuyo saldo no gastado, libre de otras obligaciones, sea suficiente para cubrir el gasto proyectado.