Vyhláška federálního ministerstva financí o účetnictví

Oddíl I

Úvodní ustanovení

§ 1

(1) Tato vyhláška upravuje vedení účetnictví ve všech socialistických a jiných organizacích (dále jen „organizace“).

(2) Federální ministerstvo financí v dohodě s Federálním statistickým úřadem určí, v jakém rozsahu, popř. s kterými se tato vyhláška vztahuje na místní národní výbory v malých obcích, drobné provozovny místních národních výborů, zálohované organizace, malé příspěvkové organizace a jiné drobné organizace.

§ 2

Za řádný stav a vedení účetnictví a pořádek při úschově účetních písemností odpovídá vedoucí útvaru informační soustavy, a není-li tento útvar v organizaci zřízen, vedoucí útvaru účetnictví.

§ 3

Kontrolní systém v organizaci^*) musí v oboru účetnictví zabezpečit soustavné, úplné, včasné a hospodárné přezkušování účetních dokladů a účetních zápisů z hlediska jejich věcné a formální správnosti.

§ 4

(1) Organizace jsou povinny vést základní účetnictví za organizaci jako celek.

(2) V hospodářských organizacích se dále musí ve vnitropodnikovém účetnictví se zřetelem na zásady vnitropodnikového chozrasčotu sledovat náklady a výnosy a zajišťovat hospodářský výsledek podle okruhů odpovědnosti nebo podle výkonů, popř. současně podle okruhů odpovědnosti i podle výkonů.

§ 5

Účetnictví se může v organizaci decentralizovat do jejích vnitřních útvarů (např. do závodů). Rozsah decentralizace musí být v souladu s pravomocí a odpovědností přiznanou vnitřním útvarům; přitom však musí decentralizované úseky účetnictví na sebe navazovat tak, aby bylo možno sestavovat z jejich údajů účetní výkazy za organizaci jako celek.

Oddíl II

Účetní doklady

§ 6

(1) Účetními doklady se ověřuje provedení

• a) hospodářských operací (např. nákupu materiálu a jeho spotřeby, výdajů peněz) a

• b) účetních operací (např. účetních převodů při účetní uzávěrce, oprav účetních zápisů).

(2) Účetní doklady podle odst. 1 písm. a) se musí vyhotovovat neprodleně po dokončení ověřovaných operací.

(3) Za účetní doklady podle odstavce 1 se považují

• a) pro účetní zápisy odvozené programem počítače ze záznamů zachycených na jeho paměťových prostředcích, účetní doklady ověřující tyto záznamy; takto vznikající účetní zápisy musí být alespoň v jedné sestavě zvlášť vyznačeny,

• b) pro operace, které se zachycují automaticky snímáním nebo zaznamenáváním dat pomocí speciálních zařízení, opisy automaticky pořizovaných dat; tyto opisy jsou součástí účetních písemností.

§ 7

(1) Jedním účetním dokladem lze ověřit

• a) jednu hospodářskou nebo účetní operaci,

• b) více stejnorodých hospodářských nebo účetních operací, které se uskutečnily téhož dne nebo v určitém obdob, nejdéle měsíčním.

(2) Za účelem dosažení úspor v počtu účetních zápisů je dovoleno jednotlivé účetní doklady shrnovat do sběrných účetních dokladů. Do jednoho sběrného účetního dokladu se mohou shrnout údaje jednotlivých účetních dokladů (odstavec 1) seřazených v určitém pořádku (např. z hlediska časového) a ověřujících stejnorodé hospodářské nebo účetní operace, které se týkají nejvýše jednoho měsíčního účetního období. Sběrný účetní doklad se může vyhotovit i z více sběrných účetních dokladů.

§ 8

(1) Účetní doklady ověřující provedení hospodářských nebo účetních operací musí mít tyto náležitosti:

• a) název účetního dokladu, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,

• b) popis obsahu operace, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,

• c) peněžní částku nebo údaj o množství, popř. obojí (podle povahy operace a způsobu účtování),

• d) datum vyhotovení účetního dokladu,

• e) podpis pracovníka, který operaci nařídil nebo schválil a za ni odpovídá; v případech písemně stanovených vedoucím organizace lze nahradit tento podpis jen jménem (označením) odpovědného pracovníka nebo razítkem útvaru organizace, v němž byl dán příkaz k provedení operace,

• f) podpisy pracovníků, kteří operaci uskutečnili, jestliže to zvláštní povaha operace vyžaduje (např. v pokladním styku),

• g) podpisy pracovníků, kteří přezkoušeli účetní doklad popř. razítko příslušného útvaru, v němž byl účetní doklad přezkoušen, jestliže se provedená kontrola neprokáže jiným způsobem (např. potvrzením přezkušujícího pracovníka na příslušném sběrném účetním dokladu).

(2) Účetní doklady ověřující provedení hospodářských operací musí mít kromě náležitostí uvedených v předchozím odstavci ještě tyto náležitosti:

• a) označení účastníků operace, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,

• b) datum provedení operace, je-li ho třeba k bližšímu vymezení operace nebo nespadá-li do měsíčního účetního období, do něhož se musí účetní doklad zaúčtovat.

§ 9

(1) Sběrné účetní doklady musí mít tyto náležitosti:

• a) název vyjadřující, že jde o sběrný účetní doklad, nevyplývá-li ze sběrného účetního dokladu alespoň nepřímo,

• b) popis obsahu hospodářské nebo účetní operace, která je předmětem ověření shrnutými účetními doklady, nevyplývá-li ze sběrného účetního dokladu alespoň nepřímo,

• c) úhrn peněžních částek nebo údajů o množství, popř. oboje tyto údaje (podle povahy operací nebo způsobu účtování); úhrn je třeba rozepsat podle jednotlivých účetních dokladů, pokud jimi není jinak snadno prokazatelný,

• d) období, za které jsou ve sběrném účetním dokladu shrnuty údaje jednotlivých účetních dokladů,

• e) datum vyhotovení sběrného účetního dokladu,

• f) podpis vyhotovitele sběrného účetního dokladu, který odpovídá za jeho správnost, popř. označení (razítko) útvaru organizace, v němž byl sběrný účetní doklad vyhotoven.

(2) Pokud nejsou účetní doklady připojeny k sběrnému účetnímu dokladu, je nutno v něm uvést místo jejich uložení, popř. vyznačit návaznost mezi sběrným dokladem a jednotlivými účetními doklady.

§ 10

Ve vztahu k účetním zápisům musí mít účetní doklady včetně sběrných účetních dokladů tyto další náležitosti:

• a) měsíční účetní období, do něhož se účetní doklady musí zaúčtovat, jestliže se toto období neshoduje s obdobím, v němž byly účetní doklady vyhotoveny,

• b) účtovací předpis sloužící k vyjádření spojitosti účetních dokladů s účetními zápisy, jestliže způsob, jak mají být tyto účetní doklady zaúčtovány, nevyplývá z jejich obsahu nebo úpravy,

• c) číslo nebo jiné označení sloužící ke kontrole úplnosti zaúčtovaných účetních dokladů a jejich spojitosti s účetními zápisy, jestliže se kontrola úplnosti účetních dokladů a jejich spojitosti s účetními zápisy nezajistí jiným způsobem,

• d) poznámku o zaúčtování nebo jiné označení svědčící, že účetní doklady byly zaúčtovány, jestliže zaúčtování těchto dokladů nevyplývá z organizačních opatření při jejich manipulaci.

§ 11

(1) V účtovacím předpisu [§ 10 písm. b)] se uvádějí syntetické, popř. i analytické účty a jejich strany, na které se účetní doklady zaúčtují, a jde-li o složitý účetní zápis, též rozpis příslušných peněžních částek.

(2) V účtovacím předpisu lze stanovit složité účetní zápisy, při nichž

• a) účetní zápis na straně Má dáti (Dal) jednoho účtu má souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více účtů, nebo

• b) účetní zápisy na straně Má dáti (Dal) několika účtů mají souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více účtů.

§ 12

(1) Náležitosti účetních dokladů mohou být umístěny na více listech, které musí být spolu spojeny.

(2) Nedílnou součástí účetních dokladů jsou písemnosti prokazující správnost peněžních částek (údajů o množství) uváděných na účetních dokladech (např. propočty zdůvodňující odvodovou povinnost vůči státnímu rozpočtu jsou součástí účetního dokladu, podle něhož se zaúčtuje předpis odvodu do státního rozpočtu). Tyto písemnosti se buď s účetním dokladem spojí anebo se ukládají zvlášť v takovém pořádku, aby je bylo možno k příslušnému účetnímu dokladu snadno vyhledat.

§ 13

(1) Oběh účetních dokladů upraví závazně (příkazem, organizační směrnicí apod.) vedoucí organizace; současně vyhlásí podpisové vzory pracovníků oprávněných nařizovat a schovat hospodářské i účetní operace.

(2) Oběh účetních dokladů musí v organizaci napomáhat plynulosti prací v jejich vnitřních útvarech a účtování těchto dokladů do správného účetního období.

(3) Vedoucí organizace rovněž závazně stanoví, v které fázi oběhu, kterými pracovníky, v jakém rozsahu a jakým způsobem se jednotlivé účetní doklady přezkušují. Pokud to nestanoví zvláštní předpisy, určí vedoucí organizace i způsob, jímž se prokáže, že účetní doklady byly přezkoušeny (např. podpisem přezkušujícího na účetním dokladu).

§ 14

Jednotlivé a sběrné účetní doklady se účtují v zásadě do účetního období, s nímž ověřované operace hospodářsky souvisí. Jestliže prokazatelně není možno tuto zásadu dodržet (např. při opožděném opatření podkladů potřebných pro vyhotovení účetního dokladu), lze zaúčtovat účetní doklady i do účetního období, s nímž ověřované operace hospodářsky nesouvisí.

Oddíl III

Přezkušování účetních dokladů

§ 15

Účetní doklady se přezkušují z hlediska

• a) věcného, tj. správnosti (i početní) údajů obsažených v účetních dokladech a v rozsahu uvedeném v § 18 také přípustnosti operací těmito doklady ověřovaných, a

• b) formálního, tj. oprávněnosti pracovníků, kteří nařídili nebo schválili operace ověřované účetními doklady, a úplnosti náležitostí předepsaných pro účetní doklady.

§ 16

(1) Účetní doklady se přezkušují po věcné i formální stránce v zásadě před jejich zaúčtováním.

(2) Po zaúčtování lze účetní doklady přezkušovat po věcné stránce jen tehdy,

• a) jde-li o účetní doklady ověřující zpravidla stejnorodé operace, které se vyskytují ve velkém množství,

• b) jde-li o účetní doklady, které s ohledem na způsob zpracování nelze přezkušovat před jejich zaúčtováním, nebo

• c) je-li nutno podle směrnic k účtové osnově zaúčtovat tyto účetní doklady ihned po jejich vyhotovení (např. došlé faktury po opatření náležitostmi účetního dokladu).

(3) Jestliže byly účetní doklady přezkoušeny podle předchozího odstavce až po jejich zaúčtování, je třeba případně zjištěné chyby opravit podle ustanovení § 50 a 52.

§ 17

(1) Po věcné stránce přezkušují účetní doklady pracovníci určení vedoucím organizace z osob, jež tyto účetní doklady vyhotovují nebo se podílejí na jejich oběhu, zpracování a zaúčtování. Pro přezkušování správnosti údajů v účetních dokladech mohou být určeni i pracovníci, kteří operace zachycené v těchto účetních dokladech nařídili nebo schválili; tito pracovníci nemohou však přezkušovat přípustnost uvedených operací.

(2) Po formální stránce přezkušují účetní doklady účetní pracovníci.

§ 18

(1) Přípustnost operací se povinně přezkušuje u účetních dokladů ověřujících pořizování investic, pořizování předmětů postupné spotřeby s výjimkou drobných předmětů a krátkodobých předmětů do 3000 Kčs za 1 předmět, zúčtovávání nákladů příštích období do nákladů na činnosti, tvoření rezerv na výdaje příštích období, ostatní osobní náklady, ostatní použití hospodářského výsledku a čerpání fondu kulturních a sociálních potřeb. U ostatních operací se jejich přípustnost přezkušuje povinně jen v případech, které písemně určí vedoucí organizace, popřípadě orgán nadřízený organizaci.

(2) Přezkušováním přípustnosti operací pověří vedoucí organizace v souladu s ustanovením § 17 odst. 1 pracovníky, kteří jsou k tomuto přezkušování odborně způsobilí.

(3) Zjistí-li pracovník určený k přezkušování účetních dokladů nepřípustnost ověřované operace, je povinen uvědomit o tom pracovníka, který operaci nařídil nebo schválil; trvá-li tento pracovník na jejím provedení nebo neučiní-li opatření k odstranění následků již uskutečněné nepřípustné operace, je pracovník určený k přezkušování účetních dokladů povinen uvědomit o tom písemně vedoucího organizace a opisem vedoucího útvaru informační soustavy (vedoucího útvaru účetnictví).

§ 19

Vedoucí organizace je povinen zajistit, aby pracovníci věcně příslušných útvarů organizace poskytovali pracovníkům, kteří přezkušují účetní doklady, požadovaná vysvětlení, popř. písemné odborné posudky.

§ 20

(1) Účetní doklady shrnované do sběrného účetního dokladu se přezkušují podle § 15 až 18 se zřetelem k povaze operací buď postupně při jejich vzniku nebo najednou ve sběrném účetním dokladu.

(2) U sběrných účetních dokladů se přezkušuje shoda jejich číselných údajů s číselnými údaji jednotlivých účetních dokladů do nich shrnutých a úplnost náležitostí předepsaných pro sběrné účetní doklady.

(3) Sběrné účetní doklady přezkušují v rozsahu podle odstavce 2 účetní pracovníci.

Oddíl IV

Účetní zápisy a účetní knihy

§ 21

Účetními zápisy se zachycují v účetních knihách stavy hospodářských prostředků a jejich změny, k nimž dochází v důsledku provedených hospodářských a účetních operací (dále jen „účetní případy“). Účetní zápisy musí být doloženy účetními doklady.

§ 22

(1) Účetní případy se při zapisování v účetních knihách třídí a seskupují v zásadě podle věcného hlediska. Účetní zápisy je třeba uspořádat tak, aby umožňovaly přezkoušení zaúčtování všech účetních případů správnými částkami do patřičného účetního období a na správné účty a jejich strany; k tomu účelu se musí účetní případy zachycovat alespoň v jedné účetní knize podle jednotlivých, popř. sběrných účetních dokladů.

(2) Průkaznost úplnosti účetních případů a správnosti jejich zaúčtování do patřičného účetního období je možno také zajistit účetní knihou, v níž se účetní případy zachycují v časovém uspořádání (v deníku nebo v denících).

(3) Při vedení účetnictví formou sestav vyhotovovaných stroji na děrné štítky nebo počítači (dále jen „sestava“), musí alespoň jedna výstupní sestava, představující účetní knihu, obsahovat údaje umožňující kontrolu návaznosti jednotlivých položek na vstupní data (např. čísla účetních dokladů) a na kontrolní součty vstupních dat. Průkaznost úplnosti účetních případů v účetnictví vedeném formou sestav lze zabezpečovat i zhotovováním sestavy zahrnující opis vstupních dat; data je třeba vhodně uspořádat a ukončit kontrolními součty.

§ 23

(1) Účetní případy se podle věcného hlediska zapisují

• a) v syntetické evidenci (v hlavní knize),

• b) v analytické evidenci, v niž se podrobněji rozvádějí nebo doplňují zápisy na jednotlivých syntetických účtech.

(2) Organizace si sestaví pro každý rok účtový rozvrh, v němž podle stanovené osnovy^*) uvede číselná označení a názvy syntetických účtů nutných k zachycení účetních případů, které se mohou v organizaci během roku vyskytnout a může jej doplnit i o analytické účty. Vznikne-li v průběhu roku potřeba dalších účtů, účtový rozvrh se doplní.

(3) Jestliže se na jednom syntetickém účtě sleduje velké množství skupin a druhů hospodářských prostředků (např. různých druhů materiálů ve více skladech a pod odpovědností více osob) je dovoleno vytvářet z jednotlivých analytických účtů skupiny, a stavy a pohyby na těchto účtech sledovat ještě zvlášť v úhrnech za vytvořené skupiny na skupinových analytických účtech. Z jednotlivých skupinových analytických účtů lze vytvářet skupinové analytické účty vyššího stupně.

§ 24

(1) Syntetické účty musí být označeny číselně a slovně, a to podle účtového rozvrhu. Analytické účty musí být označeny alespoň číselně, přičemž z jejich označení musí být zřejmé, ke kterému syntetickému účtu (účtům) se vedou.

(2) V sestavách postačí označovat syntetické a analytické účty alespoň číselně, popř. zvolenými číselnými znaky.

§ 25

(1) Syntetická evidence se vede v peněžních jednotkách.

(2) Analytická evidence se podle povahy hospodářských operací a podle potřeb organizace vede v peněžitých jednotkách nebo v jednotkách množství, popř. v obojích těchto jednotkách. Vede-li se analytická evidence jen v jednotkách množství, je nutno zajistit vazbu v peněžních jednotkách na zápisy syntetické evidence alespoň v souhrnu.

(3) Peněžní částky v analytické evidenci musí odpovídat příslušným souhrnným peněžním částkám na syntetickém účtě (účtech), k němuž (k nimž) se analytická evidence vede.

Oddíl V

Přezkušování účetních zápisů

§ 26

Účetní zápisy se přezkušují z hlediska

• a) věcného, tj. zda všechny účetní případy správně zaúčtovány (§ 22 odst. 1) a zda stavy na účtech odpovídají skutečnosti, a

• b) formálního, tj. zda je dodržena podvojnost zápisů, číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech a číselná shoda údajů syntetických účtů se součty údajů na příslušných analytických účtech.

§ 27

(1) Úplnost a správnost zaúčtování účetních případů do patřičného účetního období a na správné účty a jejich strany se musí zabezpečit organizačními a kontrolními a prokazuje se měsíčně účetní knihou, v níž musí být účetní případy zachyceny podle jednotlivých, popř. sběrných účetních dokladů (§ 22). Správnost stavů hospodářských prostředků na účtech se ověřuje inventarizacemi hospodářských prostředků.^*)

(2) Formální správnost účetních zápisů se ověřuje ke konci posledního dne měsíce za uplynulé účetní období sestavováním předvah (§ 28) a kontrolních soupisek (§ 29).

§ 28

(1) Podvojnost zápisů v hlavní knize a číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech se přezkušuje předvahou. Předvaha se sestavuje buď jen za sledovaný měsíc anebo za celé uplynulé období od začátku roku. V předvaze se pro jednotlivé účty hlavní knihy uvádějí

• a) jejich číselná označení,

• b) jejich zůstatky k začátku prvního dne sledovaného měsíce (nebo k začátku prvního dne roku), popř. rozvedené na aktivní a pasívní,

• c) jejich obraty za sledovaný měsíc (nebo od začátku roku),

• d) jejich zůstatky ke konci posledního dne měsíce, popř. rozvedené na aktivní a pasívní.

(2) Odchylně od ustanovení předchozího odstavce může předvaha obsahovat

• a) namísto obratů uvedených v odst. 1 písm. c) součty těchto obratů účtů s jejich zůstatky uvedenými v odst. 1 písm. b) nebo

• b) namísto zůstatku a obratů uvedených v odst. 1 písm. b) a c) jen zůstatky uvedené v odst. 1 písm. d), pokud číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech vyplývá přímo z účetních knih (při použití určité účetní techniky, např. propisovací metody).

(3) Předvaha se nemusí sestavovat, jestliže dodržení podvojnosti zápisů v hlavní knize a číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech vyplývá přímo z účetních knih nebo z použité účetní techniky.

§ 29

(1) Číselná shoda údajů syntetických účtů se součty údajů na příslušných analytických účtech se měsíčně přezkušuje podle obratů nebo zůstatků příslušných účtů. Nevyplývá-li tato číselná shoda přímo z účetních knih nebo z použité účetní techniky, musí se jako podklad k jejímu přezkoušení sestavit ke každému syntetickému účtu kontrolní soupiska z obratů nebo zůstatků příslušných analytických účtů.