Vyhláška ministerstva vnitra České socialistické republiky, kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení

Oddíl 1

Kritéria pro posuzování písemností

§ 1

Základní ustanovení

(1) Pro posuzování toho, zda písemnosti mají vzhledem k svému významu historickému, politickému, hospodářskému nebo kulturnímu trvalou dokumentární hodnotu a jsou proto archiváliemi (§ 2 zákona), jsou rozhodující tato kritéria, popřípadě jen některá z nich: doba vzniku, obsah, původ a vnější znaky písemností.

(2) Při posuzování písemností podle předchozího odstavce se zejména přihlíží:

• a) pokud jde o obsah písemnosti, k hodnotě, rozsahu a koncentraci informací v ní obsažených, k průkaznosti a jedinečnosti písemnosti, jakož i k druhu, typu a tematice písemnosti,

• b) pokud jde o původ písemnosti, ke společenskému významu, funkci a postavení původce písemnosti,

• c) pokud jde o vnější znaky písemnosti, k výtvarné hodnotě, jazyku, písmu, psací látce, způsobu vyhotovení, popřípadě k náležitostem písemnosti (pečeť, ochranný obal apod.).

(3) Podle doby vzniku nebo podle obsahu písemností lze za archiválie považovat zejména druhy písemností uvedené v příloze této vyhlášky.

§ 2

Uplatňování kritérií

Podle kritérií stanovených v § 1 se posuzují písemnosti ve skartačním řízení (§ 3) i mimo skartační řízení (§ 9 a 10).

Oddíl 2

Skartační řízení

§ 3

Obecná ustanovení

(1) Ve skartačním řízení se vyřazují písemnosti, které jsou nadále nepotřebné pro činnost státních orgánů a socialistických organizací (dále jen „organizace“). Tyto písemnosti se posuzují podle kritérií stanovených pro archiválie (§ 1). Písemnosti posouzené jako archiválie se odevzdají do archivní péče. Zničí se pouze písemnosti, které nemají trvalou dokumentární hodnotu jako archiválie.

(2) Organizace dbají, aby písemnosti vzniklé z jejich činnosti, popřípadě z činnosti jejich předchůdců, a to včetně došlých písemností, byly řádně vyřazovány podle zákona a této vyhlášky.

(3) Při zániku organizací přecházejí povinnosti dbát o vyřazení písemností ve skartačním řízení a další povinnosti stanovené v § 6 zákona na jejich právní nástupce, popřípadě na orgány pověřené likvidací organizací.

(4) Za řádné provádění skartačního řízení odpovídají vedoucí organizací, popřípadě jiní jejich pracovníci, kteří provádějí toto řízení z pověření vedoucích organizací.

(5) Písemností, které při skartačním řízení byly určeny ke zničení, lze použít pouze jako průmyslových surovin, pokud vzhledem k zvláštní povaze vyřazovaných písemností není stanoven jiný způsob jejich zničení.

§ 4

Skartační řády

(1) Příslušné ústřední orgány vydají se souhlasem ministerstva vnitra České socialistické republiky (dále jen „ministerstvo vnitra“) a ve lhůtě s ním dohodnuté skartační řády pro sebe a své přímo řízené složky, popřípadě dosavadní skartační řády upraví. Pro národní výbory vydá skartační řád ministerstvo vnitra v dohodě s ministerstvy (ústředními orgány státní správy), které řídí výkon státní správy v příslušném odvětví (úseku). Pro organizace a zařízení řízené nebo spravované národními výbory vydají se souhlasem ministerstva vnitra a ve lhůtě s ním dohodnuté skartační řády ministerstva (ústřední orgány státní správy), do jejichž působnosti náleží odvětví (úseky) řízené a spravované národními výbory.

(2) Skartační řád blíže upraví postup při vyřazování písemností v podmínkách odvětví řízeného příslušným ústředním orgánem nebo spadajícího do oboru jeho působnosti, popřípadě obsahuje též vzor skartačního návrhu (§ 7), vzor protokolu o skartačním řízení (§ 8) a jiné pomůcky pro provádění skartačního řízení.

§ 5

Skartační plány

(1) Nevydají-li ústřední orgány skartační plán jako součást skartačního řádu, jsou organizace povinny postupem stanoveným ve skartačním řádu upravit své dosavadní skartační plány a v případě, že skartační plán dosud nemají, jsou povinny jej sestavit. Skartační plány obsahují v souladu se spisovým plánem, popřípadě s jiným plánem uspořádání písemností, skartační lhůty pro jednotlivé druhy písemností, pokud nejsou stanoveny zvláštními předpisy,^1) jakož i skartační znaky A, S, V pro písemnosti (odstavec 3).

(2) Skartační lhůty počínají běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení písemnosti. Skartačními lhůtami se stanoví doba, po kterou písemnosti zůstávají uloženy u příslušných organizací. Výjimečně mohou organizace, pokud písemnosti nezbytně potřebují pro svou činnost, skartační lhůtu prodloužit po předchozím projednání s příslušným archivním orgánem (§ 6).

(3) Skartační znaky označují jednotlivé písemnosti, které po uplynutí skartačních lhůt se ve skartačním řízení navrhnou k předání do příslušného archivu (skartační znak „A“) nebo k zničení (skartační znak „S“) anebo k posouzení, má-li se písemnost předat do archivu nebo má-li se zničit (skartační znak „V“).

§ 6

Archivní orgány

(1) Archivními orgány jsou archivy, které dohlížejí na vyřazování písemností a přitom posuzují jejich trvalou dokumentární hodnotu,^2) popřípadě jiné archivy pověřené posuzováním písemností,^3) a ministerstvo vnitra (odstavec 2).

(2) Ministerstvo vnitra dohlíží na vyřazování písemností a posuzuje přitom jejich trvalou dokumentární hodnotu, jde-li o skartační řízení u těch ústředních státních orgánů a státních a jiných socialistických organizací, které mají archivy zvláštního významu, jakož i v dalších případech, ve kterých si to vyhradí.^4)

§ 7

Skartační návrhy

(1) Po uplynutí skartačních lhůt se provede skartační řízení.

(2) Organizace předloží příslušnému archivnímu orgánu návrhy na vyřazení písemností, které pro svoji další činnost nepotřebují (dále jen „skartační návrhy“). Skartační návrhy se předkládají archivnímu orgánu v pravidelných lhůtách s ním dohodnutých; nedojde-li k dohodě, určí lhůty archivní orgán.

(3) Ke skartačním návrhům organizace připojí seznamy všech písemností, které jsou předmětem skartačního řízení. Písemnosti jsou rozděleny do skupin podle skartačních znaků A a S; do těchto skupin organizace rozdělí též písemnosti označené skartačním znakem V (§ 5 odst. 3).

(4) Organizace mohou zřídit k vypracování skartačních návrhů skartační komisi; zvláštní předpisy o povinném zřízení skartační komise nejsou dotčeny.^5)

§ 8

Dohled na vyřazování písemností

(1) Archivní orgán při dohledu na vyřazování písemností přezkouší návaznost skartačního návrhu na předchozí skartační řízení a zjistí stav péče o písemnosti a další předpoklady řádného průběhu skartačního řízení; přezkoumá správnost a úplnost skartačního návrhu, posoudí dokumentární hodnotu vyřazovaných písemností podle stanovených kritérií, schvaluje protokol o skartačním řízení a uděluje souhlas k zničení písemností, které nemají trvalou dokumentární hodnotu archiválií; upozorňuje na nedostatky, které zjistí, a navrhne jejich odstranění, popřípadě uložení příslušné sankce.

(2) Bude-li při archivním zpracování převzatých archiválií zjištěno, že byly kromě archiválií převzaty též písemnosti, které hodnotu archiválií nemají, budou na podkladě rozhodnutí archivního orgánu dodatečně určeny k zničení; o tom se sepíše protokol.

(3) Archiválie se stává odevzdáním do archivu předmětem archivní péče (§ 15 odst. 1 zákona), ze které se nesmí bez souhlasu archivního orgánu vyjmout.

Oddíl 3

Posuzování písemností mimo skartační řízení

§ 9

Písemnosti organizací jiných než socialistických

Podrobnosti postupu při posuzování trvalé dokumentární hodnoty písemností jako archiválií, které vznikly z činnosti organizací jiných než socialistických, podle kritérií stanovených v § 1 dohodne ministerstvo vnitra s těmito organizacemi.

§ 10

Jiné písemnosti

Mimo skartační řízení se též posuzují podle kritérií stanovených v § 1

• a) písemnosti, jichž má nabýt stát do vlastnictví (§ 7 odst. 2, § 10 odst. 1 zákona),

• b) písemnosti vyvážené z Československé socialistické republiky, lze-li důvodně předpokládat, že jde o archiválie (§ 8 odst. 2 zákona),

• c) písemnosti nalezené,

• d) písemnosti nabídnuté archivu k převzetí do úschovy,

• e) písemnosti, o jejichž posouzení, zda jsou archiválie, požádá jejich vlastník z vlastního podnětu, popřípadě z podnětu archivního orgánu.

Ministr:

Ing. Jung v. r.

Příloha vyhlášky č. 117/1974 Sb.

Přehled

druhů písemností, které lze zejména považovat za archiválie podle doby vzniku nebo podle obsahu

(§ 1 odst. 3 vyhlášky)

Oddíl I

Písemnosti, které lze považovat za archiválie podle doby jejich vzniku

Podle doby vzniku lze považovat za archiválie zejména:

• 1. písemnosti vzniklé do roku 1850,

• 1. písemnosti z oborů průmyslové a zemědělské výroby, finančního podnikání, jakož i důlního podnikání, včetně patentů na významné vynálezy, vzniklé do roku 1900,

• 1. fotografické, filmové a zvukové záznamy vzniklé do roku 1920.

Oddíl II

Písemnosti, které lze považovat za archiválie podle jejich obsahu

Podle obsahu lze považovat za archiválie zejména:

jiné než v oddílu I uvedené písemnosti, které výrazným způsobem dokládají strukturu společnosti v jednotlivých fázích jejího vývoje, její vnější uspořádání i vnitřní skladbu, její dobové instituce, život obyvatelstva ve všech oblastech činnosti a na všech sociálních úrovních, rozsah a intenzitu politické, hospodářské i kulturní aktivity jeho jednotlivých skupin, stavů i tříd nebo působení významných osobností.

Za těchto předpokladů jsou archiváliemi:

A. z písemností bez ohledu na historická období

• a) zápisy ze zasedání všech sborových orgánů zákonodárné, vládní i výkonné státní moci (před rokem 1945 i všech obdobných orgánů územní samosprávy) na všech stupních řízení, jakož i právních předchůdců všech těchto orgánů;

• b) písemnosti o vnější i vnitřní organizační struktuře, vedení, správě, činnosti a jejich výsledcích

• 1. ústředních a všech jim podřízených orgánů státní správy a jejich předchůdců (před rokem 1945 i územní samosprávy) a všech jejich oblastních i oborových složek,

• 1. justičních složek všech stupňů i druhů, notářství a prokuratur i jejich předchůdců,

• 1. národních výborů všech stupňů a jejich výkonných orgánů,

• 1. hospodářských, rozpočtových a všech ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných národními výbory nebo jinými státními orgány a předchůdců těchto organizací,

• 1. družstevních a společenských organizací včetně jejich podniků a hospodářských zařízení, jakož i jejich předchůdců,

• 1. všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek;

• c) písemnosti

• 1. o životních poměrech obyvatelstva v dobových státoprávních a ekonomických podmínkách, zvláště o složení a pohybu obyvatelstva,

• 1. o plánování rozvoje národního hospodářství, jakož i důležité účetní a statistické výkazy a přehledy,

• 1. o vývoji a stavu zdravotnictví, sociální péče a úrovně bydlení,

• 1. o vývoji a stavu vědy a techniky,

• 1. o vývoji a stavu školství, kultury a umění,

• 1. o tvorbě právních předpisů včetně jejich neuskutečněných návrhů,

• 1. o právní úpravě mezinárodních vztahů,

• 1. povahy majetkoprávní, zvláště o převodu soukromého majetku do společenského vlastnictví,

• 1. finanční, rozpočtové a účetní povahy,

• 1. o územním plánování, státních hranicích, hranicích správních obvodů, symbolech státu a o místních názvech a symbolech,

• 1. o geologických a půdních průzkumech,

• 1. geodetické a kartografické,

• 1. o technickém rozvoji, včetně patentů na významné vynálezy a o dokumentaci staveb,

• 1. o kulturních památkách, o jejich údržbě, rekonstrukci a ochraně, jakož i o chráněných částech přírody,

• 1. o životě a díle významných osobností;

B. z písemností charakteristických pro období do 8. května 1945

písemnosti

• a) o ukazatelích průmyslové a zemědělské výroby, průmyslového, důlního, obchodního, finančního, živnostenského i družstevního podnikání,

• b) o politických a sociálních bojích dělnické třídy, jejích organizací, zvláště o činnosti Komunistické strany Československa,

• c) o činnosti dalších politických stran a hnutí, spolků a společností, jakož i jejich zájmových složek, církví a náboženských společností,

• d) o narůstajících třídních rozporech, národnostních i jiných rozporech (stavovských, rasových, náboženských atd.), vykořisťování dělnictva a ostatních pracujících, o příčinách, průběhu a důsledcích hospodářských konjunktur a krizí, stávek a výluk, o působení domácích i cizích monopolů, koncernů a trustů,

• e) o postoji našich národů a jejich představitelů a o chování národnostních skupin v mnichovské krizi a v období ji předcházejícím a za okupace, o domácím i zahraničním odboji a činnosti okupačních orgánů a úřadů, o národní, politické a rasové persekuci, jakož i o ostatních závažných událostech v průběhu první a druhé světové války (zejména vliv Velké říjnové socialistické revoluce, narůstání revolučního hnutí za první světové války aj.);

C. z písemností charakteristických pro období od 9. května 1945

písemnosti

• a) o obnovení republiky, vzniku a upevňování lidově demokratického zřízení,

• b) o likvidaci následků okupace a války, repatriaci a reemigraci, národní očistě, osídlování a budování pohraničí a o hospodářské obnově po okupaci,

• c) o činnosti politických stran, zvláště Komunistické strany Československa, odborů, ostatních organizací a jejich význačných představitelů,

• d) o budování socialistického státu, socialistické ekonomiky, výstavbě socialistické společnosti a o všech s tím souvisejících politických, ekonomických, sociálních i kulturních přeměnách,

• e) o vzniku a budování nových orgánů státní moci a správy, justice a prokuratury,

• f) o znárodňovacím procesu a socializaci vesnice,

• g) o spolupráci se socialistickými státy na úseku politickém, hospodářském, vědeckém a kulturním,

• h) o hospodářské spolupráci s ostatními státy a o dalších mezinárodních vztazích,

• ch) o společenské a životní úrovni občanů, socialistickém podnikání a budovatelském úsilí našeho lidu,

• i) o rozvoji vědy, techniky a kultury,

• j) o rozvoji mládežnického hnutí, tělesné výchovy, sportu a jiných zájmových oblastí,

• k) o rozvoji socialistického právního řádu, federalizaci státu a změnách z ní vyplývajících.

Oddíl 4

Ustanovení závěrečná

§ 11

Zrušovací ustanovení

Zrušuje se vyhláška ministerstva vnitra č. 62/1953 Ú. l., o zásadách pro vyřazování (skartaci) písemností.

§ 12

Účinnost

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 1975.

^1) Nařízení vlády Československé socialistické republiky č. 153/1971 Sb., o informační soustavě organizací. Směrnice federálního ministerstva vnitra ze dne 23. prosince 1971, čj. SKÚ-207/1971 pro manipulaci a dopravu písemných a jiných materiálů obsahujících skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, oznámené v částce 6 Sbírky zákonů z r. 1972, aj.

^2) Ustanovení § 17 odst. 2, § 18 odst. 2, § 19 odst. 2, § 20 odst. 2 a § 21 odst. 2 zákona České národní rady č. 97/1974 Sb., o archivnictví.

^3) Ustanovení § 2 odst. 3 zákona České národní rady č. 97/1974 Sb., o archivnictví.

^4) Ustanovení § 2 odst. 3 zákona České národní rady č. 97/1974 Sb., o archivnictví.

^5) Nařízení vlády Československé socialistické republiky č. 153/1971 Sb., o informační soustavě organizací. Směrnice federálního ministerstva vnitra ze dne 23. prosince 1971, čj. SKÚ-207/1971 pro manipulaci a dopravu písemných a jiných materiálů obsahujících skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, oznámené v částce 6 Sbírky zákonů z roku 1972, aj.