Vyhláška ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky, kterou se upravují podrobnosti o podmínkách a způsobu využívání archivních dokumentů

ČÁST PRVNÍ

Využívání archivních dokumentů nahlížením a studiem

§ 1

Nahlížení do archivních dokumentů a studium archivních dokumentů

(1) Archivních dokumentů uschovaných v archivech lze využívat za podmínek stanovených zákonem ( § 10 až 12 zákona) a touto vyhláškou

• a) nahlédnutím do jednotlivých archivních dokumentů, které spočívá v seznámení se s jejich obsahem a v posouzení, zda je příslušný archivní dokument vhodný k účelu, pro který bylo nahlédnutí provedeno; cílem nahlédnutí do archivních dokumentů je zejména získání poznatků o účelnosti vyžádání výpisu, opisu nebo reprodukce archivních dokumentů pro praktickou potřebu nahlížejícího,

• b) studiem jednotlivých archivních dokumentů nebo jejich souborů, které spočívá v jednorázovém nebo dlouhodobém zkoumání jejich obsahové nebo formální stránky, zejména pro vědecké účely, a to objasňováním politických, sociálních, hospodářských, kulturních nebo jiných jevů, skutečností a souvislostí, jež přímo nebo nepřímo vznik archivního dokumentu podmínily.

(2) Způsob nahlédnutí do jednotlivých archivních dokumentů, jakož i způsob studia archivních dokumentů vyplývá z povahy archivních dokumentů.^1)

(3) Jednotlivé osoby a zplnomocnění zástupci orgánů a organizací, kteří za podmínek stanovených zákonem a touto vyhláškou nahlížejí do archivních dokumentů nebo je studují, jsou badateli ve smyslu této vyhlášky.

§ 2

Povinnosti badatelů

(1) Nahlédnout do archivních dokumentů a studovat archivní dokumenty lze jen v prostorech archivu k tomu určených (dále jen „badatelna archivu“) včetně prostorů k těmto účelům zvlášť zařízených (promítací síň apod.). Do prostorů, v nichž jsou archivní dokumenty uschovány, nemají badatelé přístup.

(2) Zájemce o nahlédnutí do archivních dokumentů nebo o studium archivních dokumentů se před nahlédnutím nebo studiem prokáže platným občanským průkazem nebo průkazem jemu naroveň postaveným,^2) a jde-li o cizince, platným cestovním dokladem. Zástupci orgánů a organizací, v jejichž zájmu nebo pro jejichž potřeby má být archivních dokumentů využito, se kromě toho prokáží písemným zmocněním, popřípadě doporučením těchto orgánů nebo organizací. Jde-li o využití archivních dokumentů pro vlastní potřeby jednotlivce, vyžaduje se jeho písemná žádost.

(3) V případech, kdy se k nahlédnutí nebo ke studiu archivních dokumentů vyžaduje podle zákona (§ 11 odst. 6, § 12 odst. 2) souhlas nebo povolení ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky (dále jen „ministerstvo vnitra“), popřípadě vedoucího organizace, která archiv spravuje, nebo jejího nadřízeného orgánu, prokáže se zájemce vždy dokladem o tomto souhlasu nebo povolení.

(4) K publikaci (edici) archivních dokumentů v původním úplném nebo i zkráceném znění v cizině nebo pro cizinu si musí zájemce o studium archivních dokumentů pro takový účel vyžádat zvláštní povolení ministerstva vnitra.

(5) Zájemce o nahlédnutí do archivních dokumentů nebo o jejich studium vyplňuje badatelský list, jehož vzor tvoří přílohu č. I této vyhlášky. Badatel studující archivní dokumenty vyplňuje nový badatelský list po každé změně tématu studia, jakož i na začátku každého kalendářního roku.

(6) Badatel se při každé návštěvě archivu zapisuje do knihy návštěv.

(7) Po každém nahlédnutí nebo po každé studijní návštěvě musí badatel archivní dokumenty vrátit v takovém stavu a uspořádání, v jakém mu byly předloženy. O náhradě případně způsobené škody platí příslušné předpisy.^3)

(8) Badatel zásadně nesmí používat v badatelně archivu vlastních reprodukčních zařízení (fotografických, filmových přístrojů apod.). Použití vlastních reprodukčních zařízení v odůvodněných případech, dále použití psacích strojů, magnetofonů a jiných zařízení, které usnadňují studium archivních dokumentů, může povolit ředitel (vedoucí) archivu, pokud to provozní podmínky v badatelně archivu dovolují.

(9) Badatel může informací, které získal z archivních dokumentů, použít jen k účelům, které uvedl v badatelském listu. Badatel je povinen ve svých vědeckých nebo jiných pracích uvést název archivu, názvy využitých archivních souborů a označení archivních dokumentů, z nichž čerpal.

(10) Badatel je povinen archivu oznámit, z kterého archivního dokumentu čerpal, bibliografické údaje o své publikované práci a zaslat mu jeden její výtisk. Čerpal-li z archivních dokumentů více archivů, zašle výtisk práce jen archivu, z jehož archivních dokumentů čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí bibliografické údaje.

(11) Badatel je povinen dodržovat další povinnosti stanovené v badatelském řádu (§ 14).

§ 3

Opatření při porušení povinností badatelů

Badatelům, kteří poruší některou z povinností stanovených touto vyhláškou nebo badatelským řádem, mohou být další nahlížení do archivních dokumentů nebo další studium archivních dokumentů odepřeny, popřípadě udělený souhlas nebo vydané povolení zrušeny.

§ 4

Povinnosti archivů^4)

(1) Archivy badatelům umožňují nahlédnutí do archivních dokumentů nebo jejich studium a kontrolují stav archivních dokumentů po jejich vrácení. K nahlédnutí nebo ke studiu se archivní dokumenty předkládají ve lhůtě a v množství podle provozních podmínek archivu a se zřetelem na společenský význam účelu nahlédnutí nebo studia.

(2) Nezačne-li badatel s využíváním archivních dokumentů do sedmi dnů od dohodnutého dne jejich předložení, nebo přeruší-li využívání na dobu delší než třicet dnů, přesune archív archivní dokumenty z badatelny archivu zpět do prostorů, v nichž jsou trvale uschovány.

(3) Návštěvní doba pro badatele a informace o umístění badatelny archivu musí být vyznačeny na viditelném místě.

(4) Archivy vedou evidenci badatelských listů.

(5) K nahlédnutí a ke studiu zásadně nelze předložit

• a) archivní dokumenty, které ještě nejsou archivně uspořádány a zpracovány,

• b) archivní dokumenty, které by mohly být vzhledem k svému fyzickému stavu při dalším využívání poškozeny nebo znehodnoceny.

(6) Výjimku z ustanovení odstavce 5 písm. a) může povolit ředitel (vedoucí) archivu, vyžaduje-li to veřejný zájem. Jsou-li k archivním dokumentům uvedeným v ustanovení odstavce 5 písm. b) vyhotoveny reprodukce, je zpravidla nutno předložit k nahlédnutí nebo ke studiu tyto reprodukce.

(7) Archivní dokumenty, které byly svěřeny archivům do úschovy na základě dohod, lze předkládat k nahlédnutí nebo ke studiu jen za podmínek stanovených v dohodách.

(8) Originály^5) archivních dokumentů I. a II. kategorie^6) se předkládají k nahlédnutí nebo ke studiu jen tehdy, jestliže nebyly vyhotoveny jejich reprodukce; jestliže to však povaha studijního úkolu nezbytně vyžaduje, lze předložit se souhlasem ředitele (vedoucího) archivu ke studiu takové originály i když jsou jejich reprodukce zhotoveny.

(9) Archivy mohou zajistit na žádost badatelů potřebné archivní dokumenty i z jiných archivů, je-li to účelné a hospodárné. Výpůjčky archivních dokumentů do jiných archivů povoluje ředitel (vedoucí) archivu za podmínek stanovených pro nahlížení nebo studium archivních dokumentů a jestliže lze zabezpečit zachování jejich fyzického stavu.

(10) Archivní dokumenty uschované v archivech nelze zasílat a předkládat badatelům mimo archivy. Výjimky povoluje v naléhavých případech pro státní orgány nebo státní organizace, které v souvislostí s plněním svých úkolů potřebují nahlédnout do archivních dokumentů, ředitel (vedoucí) archivu; archiv, státní orgán nebo státní organizace jsou v těchto případech povinny zajistit, aby archivní dokumenty byly vráceny v původním stavu a množství.

§ 5

Přeprava originálů archivních dokumentů

Originály archivních dokumentů I. a II. kategorie se přepravují zásadně prostřednictvím kurýra, určeného ředitelem (vedoucím) archivu z pracovníků archivu. Při výjimečném jiném způsobu přepravy je nutno takové originály pojistit na přiměřenou sumu. Jestliže se přeprava takových archivních dokumentů provádí na žádost a v zájmu jejich využivatele (§ 4 odst. 9), hradí náklady s ní spojené využivatel.

ČÁST DRUHÁ

Využíváni archivních pomůcek a knihoven

§ 6

Archivní pomůcky

Archivy umožňují badatelům využívat též archivních pomůcek, a to za podmínek stanovených pro nahlížení nebo studium archivních dokumentů.

§ 7

Archivní knihovny

Studijní využívání knih, časopisů a novin z archivní knihovny vymezuje výpůjční řád, který vydá ředitel (vedoucí) archivu.

ČÁST TŘETÍ

Jiné způsoby využíváni archivních dokumentů

§ 8

Vystavování a vypůjčování archivních dokumentů^7)

(1) Archivní dokumenty lze vystavovat nebo půjčovat mimo archiv k jiným účelům než k nahlédnutí a studiu jen zcela výjimečně se zřetelem ke společenskému významu jejich využití, a to za podmínky, že bude zajištěna jejich všestranná ochrana a zachování fyzického stavu. Ustanovení § 5 platí obdobně.

(2) Souhlas k využití archivních dokumentů v originálech způsobem uvedeným v odstavci 1 uděluje ministerstvo vnitra; v ostatních případech uděluje souhlas ředitel (vedoucí) archivu.

§ 9

Vydávání výpisů, opisů a reprodukci archivních dokumentů

(1) Výpisy, opisy a reprodukce archivních dokumentů mohou archivy vydávat na základě žádosti a v souladu se společenským zájmem jen v těch případech, kdy žadateli může být udělen souhlas nebo povolení využívat archivních dokumentů anebo mu toto využívání nemůže být odepřeno (§ 11 a 12 zákona).

(2) Vyžádané výpisy, opisy a reprodukce archivních dokumentů, jakož i další údaje o těchto dokumentech zasílají archivy do ciziny prostřednictvím ministerstva vnitra.

§ 10

Exkurze do archivů

Při exkurzích do archivů se postupuje stejně jako při nahlížení do archivních dokumentů. Vstupovat do jiných prostorů archivu jako do badatelny archivu lze jen s povolením těch orgánů, které udělují souhlas k nahlédnutí do archivních dokumentů.

ČÁST ČTVRTÁ

Závěrečná ustanovení

§ 11

Zvýšená ochrana při využívání archivních dokumentů posouzených jako kulturní památky a archivních dokumentů prohlášených za národní kulturní památky

Zvýšenou ochranu při využívání archivních dokumentů posouzených jako kulturní památky (§ 3 zákona) a archivních dokumentů prohlášených za národní kulturní památky (§ 4 zákona) upravuje zvláštní předpis.^8)

§ 12

Poplatky

Zvláštní předpisy^9) stanoví, které úkony poskytované archivy při využívání archivních dokumentů podléhají poplatkům.

§ 13

Využívání archivních dokumentů uložených v kulturních a kulturně výchovných organizacích a zařízeních

Využívání archivních dokumentů uložených v organizacích a zařízeních ministerstva kultury Slovenské socialistické republiky (§ 29 zákona) se řídí ustanoveními této vyhlášky.

§ 14

Badatelský řád

Orgány a organizace, které řídí nebo spravují archivy, vydají do jednoho roku od účinnosti této vyhlášky pro své archivy badatelský řád; přitom budou vycházet ze vzorového badatelského řádu, který tvoří přílohu č. II této vyhlášky. Organizace, které spravují podnikové archivy, vydají pro tyto archivy badatelský řád po projednání s příslušným státním archivem.

§ 15

Účinnost

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. listopadu 1976.

Ministr:

Ing. Lazar v. r.

Příloha 1 k vyhlášce č. 122/1976 Sb.

BADATELSKÝ LIST

[image omitted] [image omitted]

ZÁZNAMY O PŘEDLOŽENÍ A VRÁCENÍ ARCHIVNÍCH DOKUMENTŮ

Poř. č.	Značka (název) souboru — dokumentu	Předloženo dne	Podpis badatele	Vráceno dne	Poznámky

Příloha 2 k vyhlášce č. 122/1976 Sb.

VZOROVÝ

BADATELSKÝ ŘÁD

Podle ustanovení § 14 vyhlášky ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky č. 122/1976 Sb., kterou se upravují podrobnosti o podmínkách a způsobu využívání archivních dokumentů, vydávám pro .............................................. archiv v ..................................... tento badatelský řád:

Čl. 1

Úvodní ustanovení

Osoby, orgány a organizace mohou v souladu se společenskými zájmy využívat pro svoje potřeby archivní dokumenty uschované v ............. archivu v ................................... za podmínek stanovených zákonem SNR č. 149/1975 Sb., o archivnictví (dále jen „zákon“), vyhláškou ministerstva vnitra SSR č. 122/1976 Sb., kterou se upravují podrobnosti o podmínkách a způsobu využívání archivních dokumentů a tímto badatelským řádem.

Čl. 2

Nahlížení do archivních dokumentů a studium archivních dokumentů

(1) Nahlédnout do archivních dokumentů a studovat archivní dokumenty lze jen v prostorech archivu k tomu určených (dále jen „badatelna archivu“), včetně prostorů k těmto účelům zvláště zařízených (promítací síň apod.). Do prostorů, v nichž jsou archivní dokumenty uschovány, nemají badatelé přístup.

(2) Zájemce před nahlédnutím nebo studiem archivních dokumentů prokáže svoji totožnost občanským průkazem nebo průkazem jemu naroveň postaveným, a jde-li o cizince, platným cestovním dokladem. Zástupci orgánů a organizací, v jejichž zájmu nebo pro jejichž potřeby má být archivních dokumentů využito, se mimo to prokáží písemným zmocněním, popřípadě doporučením těchto orgánů nebo organizací. Jde-li o využití archivních dokumentů pro vlastní potřeby jednotlivce, vyžaduje se jeho písemná žádost.

(3) V případech, kdy se vyžaduje k využití archivních dokumentů podle zákona (§ 11 odst. 6 a § 12 odst. 2) souhlas nebo povolení ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky (dále jen "ministerstvo vnitra"), popřípadě vedoucího organizace, která archiv spravuje nebo jejího nadřízeného orgánu, musí se zájemce prokázat dokladem o tomto souhlasu nebo povolení.

(4) Zájemce o studium archivních dokumentů za účelem publikování (edice) archivních dokumentů v původním úplném nebo zkráceném znění je povinen, jestliže se má takové publikování uskutečnit v cizině nebo pro cizinu, vyžádat si zvláštní povolení ministerstva vnitra.

(5) Badatel vyplní badatelský list. Badatel, který studuje archivní dokumenty, vyplňuje tento list i při každé změně účelu, popřípadě tématu studia, jakož i na počátku každého kalendářního roku.

(6) Badatelé se zapisují čitelně při každé návštěvě archivu do knihy návštěv. Do této knihy se zapisuje i každý účastník exkurze do archivu.

(7) K nahlédnutí nebo ke studiu se předkládají archivní dokumenty ve lhůtě a v množství podle provozních podmínek archivu a se zřetelem k společenskému významu účelu nahlédnutí nebo studia.

(8) jestliže badatel nezapočne s využíváním archivních dokumentů do sedmi dnů ode dne dohodnutého k jejich předložení, anebo jestliže využívání přeruší na čas delší než třicet dnů, archiv přesune archivní dokumenty z badatelny archivu zpět do prostorů, v nichž jsou trvale uschovány.

(9) Badatelé si před vstupem do badatelny archivu odloží kabát, aktovku, tašku apod. na místě k tomu určeném.

(10) Při nahlížení do archivních dokumentů nebo při studiu archivních dokumentů se badatelé řídí pokyny pracovníka pověřeného dozorem v badatelně archivu. Tento pracovník není povinen pomáhat při čtení textu archivních dokumentů, ani při jeho překladu do jiných jazyků apod.

(11) V badatelně archivu je třeba zachovávat ticho; není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít apod.

(12) Badatelé jsou povinni šetřit archivní dokumenty, a proto jich nesmějí používat jako psacích podložek, přímo z nich kopírovat (mapy, plány apod.), podtrhovat v nich, přeškrtávat nebo do nich vpisovat.

(13) Pořizují-li se z archivních dokumentů výpisy a poznámky, lze používat jen obyčejnou tužku střední tvrdosti. Tyto výpisy a poznámky nesmějí badatelé zanechávat v badatelně archivu.

(14) Badatelé zásadně nesmějí v badatelně archivu používat vlastních reprodukčních zařízení (fotografických, filmových přístrojů apod.). Použití vlastních reprodukčních zařízení v odůvodněných případech, dále použití psacích strojů, magnetofonů a jiných zařízení, která usnadňují nahlížení a studium archivních dokumentů, může povolit ředitel (vedoucí) archivu, jestliže to provozní podmínky v badatelně archivu dovolují.

(15) Po každém nahlédnutí nebo po každé studijní návštěvě musí badatel vrátit archivní dokumenty v takovém stavu a uspořádání, v jakém mu byly předloženy. O náhradě případně způsobené škody platí příslušné předpisy.

(16) Badatel může používat Informací, které získal z archivních dokumentů pouze k účelům uvedeným v badatelském listě. Badatel je povinen ve svých vědeckých nebo jiných pracích uvést název archivu, názvy využitých archivních souborů a označení archivních dokumentů, z nichž čerpal.

(17) Badatel je povinen oznámit archivu, z jehož archivních dokumentů čerpal, bibliografické údaje o své publikované práci a zaslat mu jeden její výtisk. Jestliže čerpal z archivních dokumentů uschovaných ve vice archivech, zašle výtisk práce jen archivu, z jehož archivních dokumentů čerpal nejvíce; ostatním archivům oznámí bibliografické údaje.

Čl. 3

Využívání archivních pomůcek

Badatelé mohou nahlížet do archivních pomůcek (pomocné evidence souborů archivních dokumentů) za podmínek stanovených v článku 1 a 2 tohoto řádu.

Čl. 4

Vydávání výpisů, opisů a reprodukcí archivních dokumentů

Žádostem o vydání výpisů, opisů a reprodukcí archivních dokumentů lze vyhovět, je-li to v sou ladu se společenským zájmem a pouze v těch případech, kdy žadateli může být udělen souhlas nebo povolení využívat archivních dokumentů, nebo mil toto využívání nemůže být odepřeno (§ 11 a 12 zákona).

Čl. 5

Využívání archivní knihovny

Badatelé mohou v souvislosti s účelem nahlédnutí do archivních dokumentů nebo v souvislosti se studijním úkolem a v jejich rozsahu využívat i knih, časopisů a novin z archivní knihovny.

Čl. 6

Poplatky za úkony

Zvláštní předpisy stanoví, které úkony poskytované archivy při využívání archivních dokumentů podléhají poplatkům. Badatelé mohou požádat o nahlédnutí do těchto předpisů.

Čl. 7

Závěrečná ustanovení

(1) Využíváním archivních dokumentů nesmějí být ohroženy státní nebo společenské zájmy nebo právem chráněné zájmy dosud žijících osob.

(2) Badatelům, kteří poruší některou z povinností uložených tímto řádem, může být další nahlížení do archivních dokumentů anebo další studium archivních dokumentů odepřeno, popřípadě udělený souhlas nebo vydané povolení zrušeny.

V .................................. dne ......................

Podpis

(Vedoucí orgánu — organizace, která řídí nebo spravuje archiv)

^1) Např. u zvukových záznamů jejich přehrávání, u filmových záznamů jejich promítání.

^2) Průkazy poslanců FS, SNR, ČNR, členů vlády ČSSR a vlád ČSR a SSR, vojenský průkaz vojáků v činné službě, služební průkaz příslušníků SNB, platný čs. cestovní pas nebo cestovní doklad, který jej nahrazuje.

^3) Občanský zákoník, hospodářský zákoník aj.

^4) § 18 až 23, 25 a 26 zákona.

^5) Originálem se rozumí každý archivní dokument, a to i tehdy, jde-li z technického hlediska jen o opis (fotokopii, jinou reprodukci), pokud byl jako takový posouzen podle ustanovení § 2 zákona jako archivní dokument.