Vyhláška ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky, kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archivních dokumentů a upravují některé podrobnosti o postupu při vyřazování (skartaci) písemností

ČÁST PRVNÍ

Kritéria pro posuzování písemností jako archivních dokumentů

§ 1

Základní ustanovení

(1) Při posuzování skutečnosti, zda písemnosti mají vzhledem ke svému historickému, politickému, hospodářskému nebo kulturnímu významu trvalou dokumentární hodnotu a jsou proto archívními dokumenty (§ 2 zákona), jsou rozhodující tato kritéria, popřípadě jen některá z nich

• a) doba vzniku,

• b) obsah,

• c) původ a

• d) vnější znaky písemností.

(2) Při posuzování písemností podle odstavce 1 se zvláště přihlíží, pokud jde

• a) o obsah písemnosti, k hodnotě, rozsahu a souhrnu informací v ní obsažených, k jedinečnosti a průkaznosti písemnosti, jakož i k druhu, typu a tematice písemností,

• b) o původ písemnosti, ke společenskému významu, funkci a postavení původce (orgány, organizace, občané) písemnosti,

• c) o vnější znaky písemnosti, k výtvarné hodnotě, jazyku, písmu, psacímu materiálu, způsobu vyhotovení a k náležitostem (pečeti, ochranný obal apod.) písemnosti.

(3) Podle doby vzniku nebo podle obsahu písemností lze za archivní dokumenty považovat zejména druhy písemností uvedené v příloze této vyhlášky.

§ 2

Uplatňování kritérií

Podle kritérií stanovených v § 1 se posuzují písemnosti ve skartačním řízení (§ 3) i mimo skartační řízení (§ 9 a 10).

ČÁST DRUHÁ

Skartační řízení

§ 3

Obecná ustanovení

(1) Ve skartačním řízení se vyřazují písemnosti, které již nejsou potřebné pro činnost státních orgánů a socialistických organizací (dále jen „organizace“). Tyto písemnosti se posuzují podle kritérií stanovených v § 1. Písemnosti posouzené ve skartačním řízení jako archivní dokumenty se odevzdají do archivní péče (§ 16 odst. 1 zákona). Písemnosti, které nemají trvalou dokumentární hodnotu, a proto nejsou archivními dokumenty, se zničí (§ 6 odst. 2 a 3 zákona).

(2) Organizace dbají, aby písemnosti, které pocházejí z jejich činnosti nebo z činnosti jejích předchůdců, a to včetně došlých písemností, byly řádně a pravidelně vyřazovány podle zákona a této vyhlášky.

(3) Při zániku organizací přecházejí povinnosti dbát o vyřazení písemností ve skartačním řízení a další povinnosti stanovené v § 6 zákona na jejich nástupce, popřípadě na orgány pověřené likvidací organizací.

(4) Za řádné a pravidelné vyřazování písemností ve skartačním řízení odpovídají vedoucí organizací, popřípadě jimi pověření pracovníci organizací.

(5) Písemnosti, které byly při skartačním řízení určeny ke zničení, lze použít jen jako průmyslovou surovinu, pokud není vzhledem k jejich zvláštní povaze stanoven jiný způsob zničení.

(6) Při odevzdávání vyřazených písemností ke zničení jsou organizace povinny předložit písemný souhlas archivního orgánu (§ 7 a 8), že odevzdávané písemnosti lze zničit.

§ 4

Skartační řády

(1) Příslušné ústřední orgány vydají se souhlasem ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky (dále jen „ministerstvo vnitra“) a ve lhůtě s ním dohodnuté skartační řády pro sebe a pro organizace ve své působnosti, popřípadě upraví dosavadní skartační řády. Pro národní výbory vydá skartační řád ministerstvo vnitra v dohodě s ministerstvy a jinými ústředními orgány státní správy, které řídí výkon státní správy v příslušném odvětví (úseku). Pro organizace a zařízení řízené nebo spravované národními výbory vydají se souhlasem ministerstva vnitra a ve lhůtě s ním dohodnuté skartační řády ministerstva a jiné ústřední orgány státní správy, do jejichž působnosti náleží odvětví (úseky) řízené a spravované národními výbory.

(2) Skartační řád blíže upraví v souladu se zákonem a touto vyhláškou postup při vyřazování písemností v podmínkách celého odvětví (úseku) řízeného příslušným ústředním orgánem nebo náležícího do jeho působnosti; obsahuje i vzor skartačního návrhu a jeho příloh (§ 6), vzor protokolu o skartačním řízení (§ 8) a jiné pomůcky pro skartační řízení.

§ 5

Skartační plány

(1) Ústřední orgány vydají zároveň se skartačním řádem jako jeho součást skartační plán, který Je pomůckou k vyřazování jednotlivých druhů písemností v příslušném odvětví (úseku). Podle tohoto skartačního plánu si organizace upraví své dosavadní skartační plány a v případě, že skartační plán dosud nemají, jsou povinny jej sestavit. Skartační plány obsahují v souladu se spisovým, popřípadě s ukládacím plánem, uspořádání písemností podle jejich věcného obsahu, dále skartační lhůty pro jednotlivé druhy písemností, pokud tyto lhůty nejsou stanoveny zvláštními předpisy^1), a skartační znaky „A“, „S“, „V“ pro písemnosti (odstavec 3).

(2) Skartačními lhůtami se stanoví doba, po kterou písemnosti zůstávají uloženy v ústředních nebo zvláštních spisovnách organizací. Skartační lhůty počínají běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení písemnosti. Jestliže organizace nadále nutně potřebují písemnosti pro svou činnost, mohou skartační lhůtu po projednání s příslušným archivním orgánem (§ 7) prodloužit. Skartační lhůty nelze zkrátit.

(3) Jednotlivé písemnosti se již před jejich uložením do ústřední nebo zvláštní spisovny organizace označují skartačními znaky, podle nichž se po uplynutí skartačních lhůt navrhnou při vyřazování ve skartačním řízení, jsou-li označeny

• a) skartačním znakem „A“ (archiv), k předání do trvalé archivní péče příslušného archivu,

• b) skartačním znakem „S“ (skart), ke zničení,

• c) skartačním znakem „V“ (výběr), k opětovnému posouzení a k rozhodnutí, zda se má písemnost předat do trvalé archivní péče příslušného archivu nebo k zničení.

§ 6

Návrhy na vyřazení písemností

(1) Po uplynutí skartačních lhůt se provede vyřazení písemností ve skartačním řízení.

(2) Organizace předloží příslušnému archivnímu orgánu (§ 7) písemný návrh na vyřazení písemností, které již nejsou pro její činnost potřebné (dále jen „skartační návrh“). Skartační návrhy se předkládají archivnímu orgánu v pravidelných lhůtách s ním dohodnutých; nedojde-li k dohodě, určí lhůty archivní orgán.

(3) Ke skartačnímu návrhu připojí organizace seznamy všech písemností, které jsou předmětem skartačního řízení. Písemnosti v těchto seznamech jsou roztříděny do skupin podle skartačních znaků „A“ a „S“; do těchto skupin organizace roztřídí též písemnosti označené skartačním znakem „V“.

(4) Organizace si mohou zřídit k vypracování skartačních návrhů skartační komisi; zvláštní předpisy o povinném zřízení skartační komise nejsou dotčeny.^1)

§ 7

Archivní orgány

(1) Archivními orgány ve skartačním řízení jsou státní archivy, které podle § 18 až 23 zákona vykonávají dozor nad vyřazováním písemností a přitom posuzují, zda písemnosti mají trvalou dokumentární hodnotu (§ 2 odst. 2 zákona), dále archivy, které tímto posuzováním pověří ministerstvo vnitra, jakož i ministerstvo vnitra samo (§ 2 odst. 3 zákona).

(2) Ministerstvo vnitra jako archivní orgán dozírá na vyřazování písemností a posuzuje přitom jejich trvalou dokumentární hodnotu, jde-li o skartační řízení u těch orgánů a organizací, které spravují zvláštní archivy (§ 26 zákona), jakož i v dalších případech, ve kterých si to vyhradí.

§ 8

Dozor nad vyřazováním písemnosti

(1) Archivní orgán při dozoru nad vyřazováním písemností ve skartačním řízení prověří, zda skartační návrh navazuje na předchozí skartační řízení, zjistí stav předarchivní péče o písemnosti (§ 6 zákona) a zda byly splněny další předpoklady pro řádný průběh skartačního řízení; odborně přezkoumá správnost a úplnost skartačního návrhu, zejména seznamy roztříděných písemností, posoudí podle stanovených kritérií a rozhodne, zda a které písemnosti navrhované na vyřazení mají trvalou dokumentární hodnotu, udělí písemný souhlas ke zničení písemností bez trvalé dokumentární hodnoty a schválí protokol o skartačním řízení; upozorní na zjištěné nedostatky a navrhne jejich odstranění, popřípadě uložení příslušného opatření za porušeni povinností (§ 30 zákona).

(2) Archivní dokument se po odevzdání do trvalého uschování příslušnému archivu stana předmětem archivní péče (§ 16 odst. 1 zákona), z níž nesmí být bez souhlasu archivního orgánu vyňat.

(3) Zjistí-li archiv při zpracování převzatých archivních dokumentů, že byly kromě archivních dokumentů převzaty též písemnosti, které nemají trvalou dokumentární hodnotu, budou tyto písemnosti rozhodnutím archivního orgánu dodatečně určeny k vyřazení; o vyřazení sepíše archiv protokol.

ČÁST TŘETÍ

Posuzování písemnosti mimo skartační řízení

§ 9

Písemnosti jiných než socialistických organizaci

Postup při posuzování trvalá dokumentární hodnoty písemností pocházejících z činnosti jiných než socialistických organizací dohodne ministerstvo vnitra s těmito organizacemi podle kritérií stanovených v § 1.

§ 10

Jiné písemnosti

Podle kritérií stanovených v § 1 se posuzují mimo skartační řízení též

• a) písemnosti, které má nabýt stát do vlastnictví ( § 9 odst. 1 zákona),

• b) písemnosti nabídnuté archivu k převzetí do archivní úschovy (§ 7 odst. 2 zákona),

• c) písemnosti, které mají být vyvezeny do ciziny, lze-li důvodně předpokládat, že jde o archivní dokumenty (§ 8 odst. 1 zákona),

• d) písemnosti nalezené,

• e) písemnosti, o jejichž posouzeni požádá jejich vlastník.

Ministr:

Ing. Lazar v. r.

Příloha k vyhlášce č. 63/1976 Sb.

DRUHY PÍSEMNOSTÍ,

které lze především považovat za archivní dokumenty podle doby vzniku nebo podle obsahu

(§ 1 odst. 3 vyhlášky)

Část I

Písemnosti, které lze považovat za archivní dokumenty podle doby jejich vzniku

Podle doby vzniku lze považovat za archivní dokumenty zejména:

• 1. písemnosti, které vznikly do roku 1850,

• 1. písemnosti z oborů průmyslové a zemědělské výroby, finančního podnikání, jakož i důlního a hutního podnikání, včetně patentů na významné vynálezy, které vznikly do roku 1900,

• 1. fotografické, filmové a zvukové záznamy, které vznikly do roku 1945.

Část II

Písemnosti, které lze považovat za archivní dokumenty podle jejich obsahu

Podle obsahu lze považovat za archivní dokumenty zejména:

jiné než v části I uvedené písemnosti, které výrazně dokumentují strukturu společnosti v jednotlivých fázích vývoje, její vnější uspořádání a vnitřní skladbu, její dobové instituce, život obyvatelstva ve všech oblastech činnosti a na všech sociálních úrovních, rozsah a intenzitu politické, hospodářské a kulturní aktivity jeho jednotlivých skupin, stavů a tříd nebo působení významných osobností.

Za těchto předpokladů jsou archivními dokumenty:

A. z písemností bez ohledu na historické období

• a) zápisy ze zasedání všech sborových orgánů zákonodárné, vládní a výkonné státní moci (před rokem 1945 i všech obdobných orgánů územní samosprávy) na všech stupních řízení, jakož i předchůdců všech těchto orgánů;

• b) písemnosti o vnější i vnitřní organizační struktuře, vedení, správě, činnosti a výsledcích

• 1. ústředních a všem jim podřízených orgánů státní správy a jejich předchůdců (před rokem 1945 i územní samosprávy) a všech jejich oblastních i oborových složek.

• 1. justičních složek všech stupňů a dru hů, státních notářství a prokuratur, jakož i jejich předchůdců,

• 1. národních výborů všech stupňů a jejich výkonných orgánů,

• 1. hospodářských, rozpočtových a všech ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných národními výbory nebo jinými státními orgány a předchůdců těchto organizací,

• 1. družstevních a společenských organizací včetně jejich podniků a hospodářských zařízení, jakož 1 jejich předchůdců,

• 1. všech součástí a zařízení ozbrojených sil a ozbrojených bezpečnostních sborů;

• c) písemnosti

• 1. o životních poměrech obyvatelstva v dobových státoprávních a ekonomických podmínkách, dokumentující zejména jeho složení, politické a sociální pohyby a třídní zápasy,

• 1. o plánování rozvoje národního hospodářství, jakož i důležité účetní a statistické výkazy, rozbory a přehledy,

• 1. o vývoji a stavu zdravotnictví, sociální péče a úrovni bydlení,

• 1. o vývoji a stavu vědy a techniky,

• 1. o vývoji a stavu školství, kultury a umění,

• 1. o tvorbě právních předpisů, včetně jejich neuskutečněných návrhů,

• 1. o právní úpravě mezinárodních vztahů,

• 1. majetkoprávní povahy, zejména o převodu soukromého majetku do společenského vlastnictví,

• 1. finanční, rozpočtové a účetní povahy,

• 1. o územním plánování, státních hranicích, hranicích správních obvodů, symbolech státu a o místních názvech a symbolech,

• 1. o geologických a půdních průzkumech,

• 1. geodetické a kartografické,

• 1. o technickém rozvoji, včetně patentů na významné vynálezy a o dokumentaci staveb,

• 1. o kulturních památkách, o jejich údržbě, rekonstrukci a ochraně, jakož i o chráněných částech přírody,

• 1. o životě a díle významných osobností;

B. z písemností charakteristických pro období do osvobození v letech 1944-1945

písemnosti

• a) o ukazatelích průmyslové a zemědělské výroby, průmyslového, důlního a hutního, obchodního, finančního, živnostenského i družstevního podnikání,

• b) o politických a sociálních bojích dělnické třídy, jejích organizací, zejména o činnosti Komunistické strany Československa a Komunistické strany Slovenska,

• c) o činnosti dalších politických stran a hnutí, spolků a společností, jakož i jejich zájmových složek, církví a náboženských společností,

• d) o narůstajících třídních rozporech, národnostních a jiných rozporech (stavovských, rasových, náboženských atd.), o vykořisťováni dělnictva a ostatních pracujících, o příčinách, průběhu a důsledcích hospodářských konjunktur a krizí, stávek a výluk, o působení domácích a cizích monopolů, koncernů a trustů,

• e) o postoji našich národů a jejích představitelů a o chování národnostních skupin v mnichovské krizi a v období jí předcházejícím a za tzv. Slovenského štátu, o domácím i zahraničním odboji a o činnosti ilegálních národních výborů a partyzánském hnutí, o činnosti orgánů a úřadů a okupačních vojsk za tzv. Slovenského štátu, o národní, politické a rasové perzekuci, jakož i o ostatních závažných událostech v průběhu první a druhé světové války (zejména vliv Velké říjnové socialistické revoluce, narůstání revolučního hnutí za první světové války aj.);

C. z písemností charakteristických pro období po osvobození v letech 1944-1945

písemnosti

• a) o obnovení republiky, vzniku a upevňování lidově demokratického zřízení,

• b) o likvidaci následků okupace a války, o repatriaci a reemigraci, národní očistě, osídlování a budování pohraničí a o hospodářské obnově po okupaci,

• c) o činnosti politických stran, zejména Komunistické strany Československa, Komunistické strany Slovenska, Revolučního odborového hnutí, ostatních organizací Národní fronty a jejich význačných představitelů,

• d) o budování socialistického státu, socialistické ekonomiky, o výstavbě socialistické společnosti a o všech s tím souvisejících politických, ekonomických, sociálních a kulturních přeměnách,

• e) o vzniku a budování nových orgánů státní moci a správy, justice a prokuratury,

• f) o znárodňovacím procesu a socializaci vesnice,

• g) o spolupráci se socialistickými státy na politickém, hospodářském, vědeckém a kulturním úseku,

• h) o hospodářské spolupráci s ostatními státy a o dalších mezinárodních vztazích,

• ch) o společenské a životní úrovni občanů, socialistickém podnikání a budovatelském úsilí našeho lidu,

• i) o rozvoji vědy, techniky a kultury,

• j) o rozvoji mládežnického hnutí, tělesné výchovy, sportu a jiných zájmových oblastí,

• k) o rozvoji socialistického právního řádu, o federalizaci státu a změnách z ní vyplývajících.

ČÁST ČTVRTÁ

Ustanovení závěrečná

§ 11

Zrušovací ustanovení

Zrušuje se vyhláška ministerstva vnitra č. 94/ 1953 Ú. v., o zásadách pro vyřazování (skartaci) písemností.

§ 12

Účinnost

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. července 1976.

1) Nařízení vlády Československé socialistické republiky č. 153/1971 Sb., o informační soustavě organizací. Směrnice federálního ministerstva vnitra ze dne 23. prosince 1971 čj. SKÚ-207/1971 pro manipulaci a dopravu písemných a jiných materiálů obsahujících skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, oznámené v částce 0 Sbírky zákonů z roku 1972 a publikované pod č. 11/1972 Ústředního věstníku Slovenské socialistické republiky, aj.