Vyhláška Ministerstva financí o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu

ČÁST PRVNÍ

NÁLEŽITOSTI VZNIKU, ZMĚNY A ZÁNIKU ORGANIZAČNÍCH SLOŽEK STÁTU

(K § 4 a 5 zákona)

§ 1

(1) Žádost o předchozí souhlas se zřízením organizační složky státu (dále jen „žádost“) podává zřizovatel (§ 4 odst. 1 zákona) Ministerstvu financí (dále jen „ministerstvo“) písemně nejpozději do 31. března běžného kalendářního roku předcházejícího rok, ve kterém má organizační složka státu (dále jen „organizační složka“) vzniknout. Pokud je zřízení organizační složky nezbytné z důvodu zvláštním zákonem provedené změny působnosti zřizovatele, lze podat žádost bez ohledu na lhůtu stanovenou v první větě.

(2) K žádosti podle odstavce 1 musí být připojen návrh zřizovací listiny organizační složky a ekonomický rozbor financování organizační složky na období nejméně tří let následujících po předpokládaném dni vzniku organizační složky. Určení majetku státu (dále jen „majetek“), který zřizovatel svěří organizační složce, se v návrhu zřizovací listiny provede pouze jako předběžné.

(3) Ministerstvo vyřídí žádost ve lhůtě 30 kalendářních dnů od jejího přijetí.

§ 2

(1) Zřizovací listina organizační složky musí obsahovat

• a) označení zřizovatele včetně uvedení identifikačního čísla osoby,

• b) název a sídlo organizační složky,

• c) den, měsíc a rok vzniku organizační složky,

• d) určení doby, na kterou se organizační složka zřizuje, popřípadě údaj, že se zřizuje na dobu neurčitou,

• e) stanovení účelu, pro který se organizační složka zřizuje, a tomu odpovídajícího předmětu činnosti organizační složky,

• f) určení majetku, který zřizovatel svěřuje organizační složce při jejím zřízení,

• g) organizační uspořádání zřizované organizační složky anebo ustanovení, že organizační uspořádání organizační složky určí její vedoucí,

• h) funkční označení vedoucího organizační složky.

(2) Zřizovatel si může ve zřizovací listině vyhradit schvalování právních jednání v souladu s ustanovením § 45 odst. 2 zákona.

(3) Opatření zřizovatele (§ 4 odst. 1, § 53 odst. 1 a 2 zákona) o změně zřizovací listiny (§ 5 odst. 1 zákona) se připojí ke zřizovací listině jako její dodatek. Změny zřizovací listiny může zřizovatel provádět pouze při zachování obsahových náležitostí zřizovací listiny podle odstavce 1.

§ 3

(1) Určení majetku svěřovaného organizační složce při jejím zřízení provede zřizovatel formou soupisu; obdobně zřizovatel postupuje, mění-li v souvislosti se změnou zřizovací listiny (§ 5 odst. 1 zákona) rozsah majetku, s nímž je organizační složka příslušná hospodařit ke dni změny.

(2) Soupis podle odstavce 1 je nedílnou součástí zřizovací listiny organizační složky, popřípadě opatření o změně zřizovací listiny.

(3) Údaje o majetku, se kterým se organizační složka stane příslušnou hospodařit teprve po svém vzniku anebo s nímž naopak po svém vzniku přestane být příslušná hospodařit a nejde přitom o dílčí změnu v rozsahu majetku z rozhodnutí zřizovatele (§ 5 odst. 1 zákona), se do zřizovací listiny nedoplňují.

§ 4

(1) Majetek se v soupisu určí v tomto členění:

• a) nemovité věci, které se evidují v katastru nemovitostí, a to jednotlivě s uvedením údajů předepsaných pro zápis do katastru nemovitostí,

• b) movité věci a nemovité věci, které se neevidují v katastru nemovitostí,

• 1. jednotlivě, pokud jsou dlouhodobým majetkem, u nemovitých věcí s uvedením pozemku, na kterém se nacházejí,

• 1. podle druhu a množství, pokud jsou zásobou,

• c) peněžní prostředky celkem

• 1. jako hotovost,

• 1. na účtech,

• d) ceniny celkem,

• e) akcie podle jednotlivých akciových společností, s uvedením ISIN, pokud bylo přiděleno, počtu kusů a údaje o jejich podobě a jmenovité hodnotě,

• f) ostatní cenné papíry podle druhu, s uvedením ISIN, pokud bylo přiděleno, počtu kusů a údaje o jejich podobě a jmenovité hodnotě,

• g) majetkové účasti spočívající v podílu v jiných obchodních společnostech než akciových podle jednotlivých obchodních společností,

• h) peněžité pohledávky, popřípadě dosud nepřijatá peněžitá plnění nebo náhrady od organizačních složek a státních organizací (§ 16) celkem, s uvedením celkové jmenovité hodnoty,

• i) práva k nehmotným statkům (ochranné známky, patenty, užitné vzory, průmyslové vzory, zlepšovací návrhy a pod.) jednotlivě,

• j) samostatně nabytý software celkem,

• k) ostatní majetek, pokud je organizační složce svěřován.

(2) Odděleně se v soupisu uvedou

• a) nemovité a movité věci, popřípadě jejich soubory prohlášené za kulturní památku,

• b) sbírky muzejní a galerijní hodnoty,

• c) knihovní fondy.

(3) U majetku vedeného v účetnictví se v soupisu současně uvedou ceny podle údajů v účetnictví zřizovatele, popřípadě jiné organizační složky jím zřízené, která byla dosud příslušná hospodařit se svěřovaným majetkem.

§ 5

(1) Při vzniku, změně nebo zániku organizační složky sdělí zřizovatel (§ 4 odst. 1, § 53 odst. 1 a 2 zákona) vydavateli Ústředního věstníku České republiky písemně datum vydání příslušného opatření, kterým o vzniku, změně nebo zániku organizační složky rozhodl, jednací číslo, pod kterým bylo vydáno, a den, kterým nastaly účinky opatření (den vzniku, změny nebo zániku organizační složky).

(2) V případě vzniku organizační složky sdělí zřizovatel (§ 4 odst. 1 zákona) vydavateli Ústředního věstníku České republiky též údaje dle zřizovací listiny v rozsahu stanoveném v ustanovení § 2 odst. 1 písm. a), b), d) a e) a identifikační číslo osoby, které bylo vzniklé organizační složce přiděleno.^2)

(3) V případě změny zřizovací listiny organizační složky v rozsahu stanoveném v ustanovení § 2 odst. 1 písm. a), b), d) a e) sdělí zřizovatel (§ 4 odst. 1, § 53 odst. 1 a 2 zákona) vydavateli Ústředního věstníku České republiky též údaje dle opatření o změně zřizovací listiny. Pokud zřizovatel rozhodl o změně organizačního uspořádání organizační složky, o změně rozsahu majetku, s nímž je organizační složka příslušná hospodařit, anebo o jiné změně zřizovací listiny, uvede ve zprávě podstatu změny. Při změně nebo zrušení výhrady schvalování právních jednání založené ve zřizovací listině se použije ustanovení § 45 odst. 2 zákona.

(4) V případě zániku organizační složky zřizovatel (§ 4 odst. 1, § 53 odst. 1 a 2 zákona) vydavateli Ústředního věstníku České republiky též sdělí, která organizační složka jím řízená přebírá výkon práv a plnění závazků po zaniklé organizační složce, anebo že tento výkon práv a plnění závazků přebírá sám.

(5) Ustanovení odstavců 1 až 4 se nepoužijí v případech, kdy se oznámení o vzniku, změně nebo zániku organizační složky v Ústředním věstníku České republiky neprovádí (§ 5 odst. 3 zákona).

ČÁST DRUHÁ

OPERATIVNÍ EVIDENCE

(K § 15 zákona)

§ 6

(1) Operativní evidenci majetku uvedeného v ustanovení § 10 zákona vedou příslušné organizační složky (§ 11 zákona) tak, aby poskytovala přehled o rozsahu, ocenění, stavu a místě uložení majetku, jakož i o způsobu, jakým tato organizační složka s majetkem naložila.

(2) Údaje a zápisy operativní evidence se pořizují průkazným způsobem, srozumitelně a čitelně a jejich opravy lze provádět pouze s uvedením data a podpisu toho, kdo opravu provedl. Evidenční pomůcky a doklady se uschovávají tak, aby nemohlo dojít k jejich ztrátě, poškození, zneužití a pozměnění neoprávněnými osobami. Elektronické vedení operativní evidence a použití prostředků výpočetní a jiné techniky a technických nosičů dat je přípustné jen při zachování pravidel vedení operativní evidence a jejího účelu a za předpokladu, že operativní evidence bude v příslušné organizační složce takto vedena jednotně a ve všech případech majetku uvedeného v ustanovení § 10 zákona; to platí obdobně, budou-li takto vedeny jen některé druhy evidenčních pomůcek.

(3) Správnost údajů a postupů operativní evidence ověřují příslušné organizační složky pravidelnou každoroční inventarizací, prováděnou vždy k 31. prosinci kalendářního roku formou kontroly stavu a úrovně vedení evidenčních pomůcek a dokladů, v případě nemovitých věcí evidovaných v katastru nemovitostí též porovnáním údajů v evidenčních pomůckách s údaji v katastru nemovitostí a v případě jiných věcí porovnáním údajů v těchto evidenčních pomůckách se skutečným stavem.

(4) Organizační složka příslušná hospodařit s majetkem podle ustanovení § 11 odst. 2 zákona vede majetek v operativní evidenci podle svých územních pracovišť^22) a při používání evidenčních pomůcek postupuje podle ustanovení § 7 až 13. To platí i v případě, je-li příslušná hospodařit s majetkem na základě opatření vydaného ministerstvem podle ustanovení § 11 odst. 3 zákona.

(5) Organizační složky příslušné hospodařit s majetkem podle ustanovení § 11 odst. 1 zákona a organizační složky příslušné hospodařit s majetkem na základě opatření vydaného ministerstvem podle ustanovení § 11 odst. 3 zákona, nejde-li o organizační složku uvedenou v odstavci 4, postupují při používání evidenčních pomůcek podle ustanovení § 7 až 13 s přihlédnutím k povaze evidovaného majetku a postupům, které těmto organizačním složkám ukládají zvláštní právní předpisy. Ministerstvo a ostatní věcně příslušné ústřední správní úřady mohou pro tyto organizační složky upravit podrobnější pravidla vedení operativní evidence vnitřní směrnicí.

§ 7

(1) K vedení operativní evidence slouží tyto evidenční pomůcky:

• a) rejstřík podstat,

• b) jmenný index k rejstříku podstat,

• c) seznam, popis a ocenění majetku,

• d) skladní knihy,

• e) přehled o pohybu klíčů,

• f) dokladový spis.

(2) Způsob uložení evidenčních pomůcek podle odstavce 1 musí vylučovat volný přístup ze strany osob, které nejsou zaměstnanci zařazení v útvaru zajišťujícím v rámci organizační složky hospodaření s majetkem uvedeným v ustanovení § 10 zákona. Tomu odpovídající způsob ochrany a používání evidenčních pomůcek musí být zajištěn i tehdy, jsou-li evidenční pomůcky vedeny elektronicky.

(3) Evidenční pomůcky podle odstavce 1 písm. a) až e) vydává ministerstvo ve formě tiskopisů. Obsah, údaje a uspořádání stanovené v těchto tiskopisech pro jednotlivé evidenční pomůcky jsou závazné i pro evidenční pomůcky vedené elektronicky. Požaduje-li tato vyhláška pro evidenční pomůcku zvláštní náležitosti spojené s celistvostí a zabezpečením průkaznosti evidenční pomůcky, musí být tyto podmínky srovnatelným způsobem splněny i v případě, je-li evidenční pomůcka vedena elektronicky. Evidenční pomůcka vedená elektronicky musí být vedena tak, aby trvale zachycovala postupné pořizování jednotlivých záznamů, veškeré jejich změny a doplnění, jakož i jakékoli jiné zásahy do evidenční pomůcky.

(4) Pokud má organizační složka přejít z listinného vedení evidenční pomůcky na elektronické vedení evidenční pomůcky anebo naopak, dokončí používání dosavadní evidenční pomůcky pro rozpracované případy a nové případy započne vést v nově založené evidenční pomůcce. Při změně vedení evidenční pomůcky z elektronického na listinné anebo z důvodu vyčerpání kapacity dosavadní evidenční pomůcky vedené jako listinná požádá organizační složka s dostatečným předstihem ministerstvo o zaslání potřebné evidenční pomůcky.

§ 8

(1) Rejstřík podstat je vázaný a jeho jednotlivé listy jsou očíslovány a prošity. Je opatřen údajem o počtu listů, které obsahuje, a v místě prošití je opatřen pečetí. V rejstříku podstat se vyznačí den, měsíc a rok, kdy bylo započato s jeho používáním. Je vždy opatřen podpisem toho vedoucího zaměstnance, který v daném období řídí útvar (vnitřní organizační jednotku) zajišťující v rámci organizační složky hospodaření s majetkem uvedeným v ustanovení § 10 zákona.

(2) Do rejstříku podstat se zapisuje každý případ majetku uvedeného v ustanovení § 10 zákona, a to podle pořadí, ve kterém se organizační složka o případu dozvěděla. Zahrnuje-li případ skupinu více majetkových položek (např. dědictví), učiní se o případu jeden zápis. Jednotlivé zápisy se číslují v průběhu let bez přerušení.

(3) Věcné označení případu se řídí právním důvodem nabytí majetku státem, popřípadě důvodem podle ustanovení § 10 písm. b) zákona; současně se uvedou souvztažné údaje předepsané pro jmenný index k rejstříku podstat (§ 9).

(4) Zjistí-li se dodatečně, že se nejedná o majetek státu, poznamená se toto zjištění v rejstříku podstat po ukončení případu.

§ 9

(1) Jmenný index k rejstříku podstat se vede abecedně podle příjmení anebo názvu posledního vlastníka, popřípadě jiného oprávněného, pokud je znám. Není-li poslední vlastník, popřípadě jiný oprávněný znám, zapisují se jednotlivé případy vedené v rejstříku podstat do jmenného indexu abecedně

• a) podle katastrálního území, jde-li o nemovitou věc,

• b) podle názvu orgánu, který jiný majetek než nemovitou věc organizační složce předal anebo je původcem právního důvodu nabytí majetku státem.

(2) V případě majetku uvedeného v ustanovení § 10 písm. b) zákona se jednotlivé případy vedené v rejstříku podstat zapisují do jmenného indexu k rejstříku podstat abecedně podle názvu organizační složky, popřípadě státní organizace (§ 54 až 56 zákona), která byla naposledy příslušná s majetkem hospodařit, a není-li známa, pod označením „stát“.

(3) K údaji podle odstavce 1 nebo 2 se vždy poznamená pořadové číslo, pod nímž je případ veden v rejstříku podstat.

§ 10

(1) Seznam, popis a ocenění majetku tvoří vždy součást dokladového spisu a označuje se pořadovým číslem, pod kterým je případ veden v rejstříku podstat. Zápisy v seznamu lze doplnit, pokud jsou další související majetkové položky nebo předepsané údaje zjištěny postupně.

(2) Majetek se v seznamu rozepisuje podle jednotlivých majetkových položek. Popis majetkových položek se provede tak, aby umožňoval jejich identifikaci a vylučoval vzájemnou záměnu. V rámci jedné majetkové položky lze uvést počtem kusů pouze druhově shodné části majetku, které jsou bezcenné nebo mají nepatrnou cenu. U každé majetkové položky se uvede místo, popřípadě způsob uložení. Jde-li o pohledávku nebo jiné právo, uvedou se údaje o dlužníkovi.

(3) Pro údaj o ocenění věcí se zásadně použije ocenění dle jejich stavu v době, kdy se hospodaření s nimi organizační složka podle své příslušnosti ujala. U nemovitých věcí, dopravních prostředků a těch movitých věcí, u nichž lze důvodně předpokládat vyšší cenu, jakož i u práv a jiných majetkových hodnot, kde nelze jejich cenu vyjádřit jmenovitou hodnotou, je pro tyto účely rozhodující vždy ocenění podle právních předpisů upravujících oceňování majetku a účinných ke dni ocenění. Jde-li o věci prohlášené za kulturní památku, umělecké předměty a sbírky muzejní nebo galerijní hodnoty, lze pro tyto účely využít též ocenění, které provede odborné pracoviště určené Ministerstvem kultury. Jde-li o archiválie,^3) lze pro tyto účely využít též ocenění, které provede Ministerstvo vnitra. Bylo-li ocenění provedeno znalcem buď v řízení předcházejícím převzetí majetku organizační složkou anebo jinak při příležitosti nabytí majetku státem, uvede se v seznamu podle odstavce 1 cena takto zjištěná.

(4) Ocenění movitých věcí, které nevyžadují ocenění podle odstavce 3, může komisionálně provést organizační složka. Doklady o způsobu ocenění podle tohoto odstavce i podle odstavce 3 jsou vždy součástí dokladového spisu. Bylo-li ocenění provedeno hromadně, lze se na uložení těchto dokladů v jiném dokladovém spisu odvolat.

(5) Pokud na stát v souvislosti s nabytím majetku přešly dluhy předchozího vlastníka anebo je majetek zatížen zástavním právem, které přechodem na stát nezaniká (§ 41 zákona), v seznamu se přiměřeně podle odstavců 1 až 4 uvedou i tyto dluhy a zástavní práva; povinnost vedení závazků v účetnictví podle ustanovení § 38 zákona tím není dotčena.

§ 11

(1) Skladní kniha se vede zvlášť pro movité věci, které má organizační složka uložené u sebe ve skladu, a zvlášť pro cenné a drobné movité věci (včetně např. vkladních knížek a listinných cenných papírů) uložené v trezoru. Je vázaná a jednotlivé listy jsou očíslovány.

(2) Do skladní knihy se zapisují věci jednotlivě, pokud nejde o soubor věcí jednoho druhu v rámci jednoho případu; vedle výstižného popisu věci se uvede i pořadové číslo případu dle rejstříku podstat a datum, kdy k uložení došlo. Vydává-li se věc ze skladu nebo z trezoru, ve skladní knize se uvede, kdy a z jakého důvodu se tak stalo a kdo věc převzal.

(3) Pokud je věc uložena v bezpečnostní schránce, platí odstavce 1 a 2 obdobně; o zvláštním způsobu uložení se ve skladní knize provede poznámka. Pro převzaté nebo pořízené klíče uložené v trezoru, popřípadě v bezpečnostní schránce platí ustanovení § 12.

§ 12

O převzetí anebo pořízení klíčů, o jejich uložení v trezoru, popřípadě v bezpečnostní schránce a o dalším nakládání s nimi se vede samostatný přehled o pohybu klíčů, do kterého se provádějí zápisy obdobným způsobem jako do skladní knihy.

§ 13

(1) Pro každý případ vedený v rejstříku podstat se založí a vede samostatný dokladový spis. Označuje se pořadovým číslem případu dle rejstříku podstat a rokem, v němž byl případ zapsán do rejstříku podstat. Jednotlivé listy dokladového spisu se číslují v časovém sledu a jeho obsah se průběžně vede na samostatném listu. Do dokladového spisu se zakládají veškeré písemnosti k případu.

(2) Poté, kdy s majetkem předepsaným způsobem naloží (§ 15 odst. 2 a 3 zákona) a vypořádá případně na stát přešlé dluhy (§ 41 zákona), nejdéle však při skončení doby uvedené v ustanovení § 15 odst. 4 zákona, organizační složka vyhotoví a do dokladového spisu zařadí závěrečnou sestavu majetku. V závěrečné sestavě majetku vyčíslí celkovou hodnotu státem původně získaných aktiv, celkovou hodnotu dosud skutečně přijatých plnění a výnosů z prodeje majetku a celkovou hodnotu dosud státem vypořádaných dluhů; současně uvede výši s tím souvisejících dosud vynaložených nákladů.

(3) Dokladový spis se uzavře po ukončení všech úkonů nezbytných pro naložení s majetkem, vymožení pohledávek a vypořádání dluhů a po úhradě nákladů s tím spojených. Nelze-li dokladový spis takto uzavřít ani ve lhůtě stanovené v ustanovení § 15 odst. 4 zákona, pokračuje se dále v jeho vedení podle potřeby. Tato skutečnost se poznamená v rejstříku podstat a současně se v seznamu, popisu a ocenění majetku uvede, se kterými položkami bude nadále organizační složka příslušná hospodařit podle ustanovení § 9 zákona. Pokračováním ve vedení dokladového spisu není dotčen postup podle ustanovení § 14 odst. 2 zákona; při zavedení majetku do účetnictví se použije údaj o jeho ocenění podle dosavadní operativní evidence.

(4) U věcí ve skladu, jakož i věcí (klíčů) v trezoru (bezpečnostní schránce), s nimiž organizační složka bude nadále příslušná hospodařit podle ustanovení § 9 zákona, se o tom do skladní knihy (do přehledu o pohybu klíčů) učiní poznámka. Pokud dojde k převzetí těchto věcí jiným útvarem (vnitřní organizační jednotkou) v rámci příslušné organizační složky, evidence ve skladní knize (v přehledu o pohybu klíčů) se ukončí.

(5) S uzavřením dokladového spisu dává písemně souhlas vedoucí zaměstnanec útvaru, v jehož rámci je dokladový spis bezprostředně veden. Souhlas s uložením a archivací dokladového spisu dává písemně vedoucí zaměstnanec podle ustanovení § 8 odst. 1.

ČÁST TŘETÍ